15 個秘訣助您建立真正有用的待辦清單

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJanuary 11th, 202100
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待辦清單是一份清單,上面列出需要完成的事項。也就是說,基本上任何事情都可以放入清單。然而,光是把待辦事項寫下來,並不代表這份清單就真的有用。有效地追蹤工作時限可以幫助您安排事情的優先順序,並出色地完成工作。但很多時候,待辦清單不僅雜亂無章,且和實際在做的事情沒有關聯,而這會降低思緒的清晰度,並導致必須處理更多的工作待辦事項。

好消息是,編寫待辦清單不一定總是徒勞無功。利用以下這 15 個秘訣可以充分掌握您的待辦事項,建立真正有用的待辦清單。

第一件事:告別書面待辦清單

如果您還沒開始這麼做的話,要建立真正有用的待辦清單,第一步就是使用待辦清單應用程式來編寫清單。手寫的待辦清單會讓人在劃掉清單上的事項時,產生一種非常滿足的感受,但這卻也是追蹤待辦事項時最糟糕的方法。事實上,手寫的待辦清單不僅雜亂,也容易出錯或遺失,效率十分低落。

反之,您應該從使用待辦清單應用程式開始著手。與手寫的待辦清單不同,待辦清單應用程式的優勢包括:

  • 整理與安排工作的先後順序。使用手寫待辦清單時,如果想要改變任何事項的順序,您都得重寫整份清單。而使用待辦清單應用程式時,則可以很輕鬆地拖曳和放置項目。不僅如此,大部分的待辦清單應用程式都提供自訂標籤,方便追蹤工作的優先順序。

  • 不會遺失。不同於手寫待辦清單,您不可能「遺失」線上的待辦清單。您可以隨時存取清單,所以不論身在何處都可以記下待辦事項。

  • 為您的待辦事項添加額外的背景資訊。大多數的待辦清單應用程式都能讓您在描述區加入額外的資訊。在書面待辦清單中,只有幾個字的空間可以描述待進行的工作。而在待辦清單應用程式中,每個待辦事項都有可展開的描述區,用以新增相關的任務詳情、工作文件,或是重要資訊。

  • 在同一個地方建立多個分立的清單。在選擇待辦清單應用程式之前,請確保該應用程式能夠建立多於一份「清單」。舉例來說,您可能會想建立一份個人工作的待辦清單、一份團隊工作的待辦清單,以及一份關於個人專業發展的清單。如果該應用程式支援多重清單,便可以將所有的待辦事項都存放在同一個地方。

  • 設定截止日期、提醒和通知。若是不能及時完成工作,則待辦清單便會失去意義。有了待辦清單應用程式,您便可以追蹤工作的時限,並設定提醒或通知,確保待辦事項能夠及時完成。

  • 協作 如果個人的待辦清單組織完善且有清楚的優先順序,便可以更有效地為團隊的專案和行動做出貢獻。換句話說,您愈是有條不紊,與團隊的協作便會愈輕鬆容易。

免費試用 Asana 待辦事項清單功能

倘若您尚在尋覓待辦清單的應用程式,不妨試試 Asana。Asana 是一種工作管理工具,可幫助您整理工作,確實掌握待辦事項的內容、任務的重要性,以及完成工作的方式。您可以利用 Asana 追蹤工作事項、將之連結至更大規模的專案、串連團隊成員,並確保所有事項穩當無虞。

建立更有效的待辦清單:我的任務範例

15 個秘訣助您建立更有效的待辦清單

若您已準備好讓您的待辦清單更上層樓,請試試以下這 15 個秘訣,讓您思緒清晰、效率加倍。請留意,這些小撇步是假設您已正在使用待辦清單應用程式整理工作及提升效率

1. 記錄一切大小事項

與其事後忘記一開始想要做的事情,不如先將之記錄下來留待稍後完成。很多時候,我們會在沒有準備好寫下想法時突然靈光乍現,而靈感的出現是不等人的。 如果腦中突然出現關於如何改進某專案的想法,或是值得向上司提出的好主意,將它新增到待辦清單中就對了。

這也是為什麼選擇具有出色行動裝置體驗的待辦清單應用程式極其重要。如此一來,即便您正在外出,也可以不費力地在應用程式中先記下筆記,之後再回到電腦前繼續進行。

減少我們對大腦和記憶的依賴,會使未來的自己生活更加輕鬆。Asana 能幫助人們降低大腦的認知負擔並提供清晰的思緒。

2. 清單、清單、更多的清單

待辦清單之所以讓人感到崩潰,其中一個原因是它們包含了太多隨機混雜的枝微末節。您在工作上可能必須同時兼顧多個專案,如果在存入檢視稍後活動簡介的提醒時,旁邊有另一個活動的供應商筆記,那麼這可能會令人很快地陷入困惑當中,也難怪您會覺得不知所措。

如果想要掌握待辦清單並達成最佳工作表現,不妨考慮建立多重清單。例如,確保每個專案或大規模行動都有屬於自己的清單。此外,考慮替手上的工作建立一份立即可行動的待辦清單、一份關於未來專案發想的清單,以及一份關於個人提醒事項的清單。如此一來,您只需要開啟與執行中事項相關的待辦清單,藉此更專注於需要完成的事項。

深入瞭解:更有效率的線上工作待辦清單應用程式

3. 根據工作流程、優先順序或截止日期整理待辦清單

每天重新整理待辦清單即便有時候能帶來樂趣,但還是相當浪費時間。為您的待辦清單建立良好的結構,可以避免這種情形發生。若您的應用程式支援此功能,可以考慮替不同類型的工作建立區段。如此一來,便可按照自己的喜好,依據專案或者優先順序為工作排序。

建立更有效的待辦清單:優先順序與工作流程

4. 建立可行動的待辦清單

待辦清單並不是存放想法或目標的地方。網羅細節確實很重要,但如果將所有事情都放在同一份清單裡,則重要的工作可能會因此而遺失或埋沒。您應該避免這種作法,而使用專案管理工具或目標管理系統記錄這些項目。如此一來,您不但依然能夠存取所有靈光一閃時的想法和重要的目標,並且也不會使待辦清單變得凌亂。

將想法及目標與主要的可行動待辦清單分開存放固然重要,但在多種工具之間不停切換可能會造成困擾。因此,您應該尋找像 Asana 這樣的工具,以同一個工具保存所有資訊。

5. 先點出動作,再補充細節

除了確保每一個待辦事項皆為可行動事項,我們也建議使用動詞作為大部分待辦事項的標題開頭。這雖然不是決定成敗的準則,不過,以動詞開頭確實能夠幫助您迅速掌握每個項目的重點。

例如,待辦事項「三張 Facebook 廣告圖片」並沒有傳達太多訊息。而如果在開頭加上「設計」一詞:「設計三張 Facebook 廣告圖片」,這個項目就會瞬間變得更加清楚,且具有很高的可行動性。以動詞作為標題開頭的待辦清單能讓您對手頭上的事項一目了然。

6. 為待辦事項排定優先順序

為了確保能夠正確且及時地完成工作,必須知道在眾多待辦清單之中,哪些清單是最重要的。不論您是將最重要的清單置頂,或者使用自訂標籤來標示順序,請確定關鍵事項具有高度的可見性,以免不慎遺漏。

推薦閱讀:如何安排,才能讓最重要的工作取得最高的優先順序

這並非代表一定得先處理最重要的工作。有時候,以比較簡單的任務開啟新的一天,是讓工作順利進行的最佳方法。或者,您可能遵循 80/20 的規則,即在 20% 的時間內完成 80% 的工作,且您也喜歡盡快將大部分的工作完成。就算不是先進行高優先性的工作,也要確保您知道在一天結束之前,應該完成的事項有哪些。

過去,我回到家之後,會在八點哄兒子上床睡覺,接著收發電子郵件到午夜,試圖地毯式地整理一串串的郵件和當下發生的事情。而現在,我完全可以利用 Asana 飛快地完成同樣的任務,因為我非常清楚哪些事情是重要的。

7. 總是附上截止期限

在完成待辦事項時,您不只需要明白該做什麼,同時也必須知道該在何時完成。如果在錯誤的日期完成任務,即便所有重要的任務都達成了,也沒有多大意義。換句話說,您必須隨時清楚何項任務由誰負責、該在何時之前完成。即便沒有一個明確的截止期限,也要記下一個日期並推動任務的進行,而非讓所有人一起錯過截止日。

8. 將大工作分解為多個小任務

準確完成待辦事項最大的困難之一,就是看到某項工作在明天到期,但隨後便意識到「哇,這實際上要花一週才能完成」。

如果您經常遇到這樣的問題,請考慮將工作分解為較小的任務。 也許您的工作週五才到期,但這是一項需要數天才能完成的艱鉅任務。 將這項工作分解為多個小型的待辦事項,讓您可以在本週早些時候完成,這對專案的成功至關重要。

Asana 讓我們瞭解自己實際執行的工作總量,進而可讓我們重新安排優先順序,並就當下執行中的工作類型重新規劃策略。

9. 批次處理相似的任務

批次處理工作時,您不僅是在完成待辦事項,同時也在提升生產力。每當轉換任務或者開始新專案時,大腦會需要時間調整和重新校準。事實上,人類並不是很擅長同時進行多項任務,因此,如果能夠將更多的待辦事項組合在一起,便能大幅減輕大腦的負擔。

尤其要注意可以批次處理和簡化的日常工作。如果有些事情是每天固定會做的,您或許根本不會考慮自己在這些事情上花費多少時間,但這些時間積少便成多。如果每日有固定的任務,請留意它們實際佔用了多少時間。接著,看看是否能夠更有效率地處理這些事項。這些工作能夠批次處理或自動化嗎?擺脫這些工作不僅可以替您的待辦清單大掃除,更可以提高您的工作效率。

10. 慶祝每一個進展

每一次將清單上的事項刪去,都代表達成了一項成就。這很不簡單!您應該慶祝自己的每一個進展,即便只是拍拍肩膀給自己一點小鼓勵。

Asana 的其中一項企業核心價值是心度 (heartitude)。沒錯,這是一個虛構的詞,但同時也是一個與我們內心緊密貼近的詞。心度意味著在工作的日子中,將時間花在享受樂趣以及創造富含意義的體驗。如果您使用過 Asana,那麼您可能曾經在完成待辦事項時,看見獨角獸和雪怪飛過螢幕。您可能會問為什麼?但真正的問題是:為什麼不呢?

Asana 有許多功能 (例如完成任務時飛過螢幕的獨角獸) 讓工作不再只是「必須」完成的事情,而更像是某種有趣的體驗。
建立更有效的待辦清單:Asana 慶祝

11. 在一天結束時對清單進行分類

與其花半個上午的時間來梳理待辦清單,不如在前一天晚上就將任務組織好。這樣當您開始一天的工作時,就已經確切地知道待辦事項有哪些。利用前一天晚上五到十分鐘的時間,便能確保自己已做好準備,在隔天早晨能立即開啟新的一天。

12. 關閉通知

通知功能對於妥善完成工作而言有莫大的助益,且所有良好的待辦清單應用程式都具備這項功能。然而,「貪睡」和勿擾模式也具有同等的重要性。歸根結底,組織工作是為了能夠更有效率,而有時候這意味著您需要的是專注,而非因為隨機的響鈴而分心。

分心可能帶來高昂的代價,所以我們要專注於盡可能地根除分心。使用 Asana 時,由於每個人都知道事情的境況以及各自負責的事項,所以沒有人需要起身,因此人們得以投身於工作流程,在不受干擾的環境中開展任務。
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13. 追蹤不須處理的事項

沒有人願意把時間花在不重要的工作上。因此,儘管我們總是想要囊括待辦清單中的細節,適時地剔除不必要的事項也是很重要的。

如果您正在追蹤待辦事項的優先順序,想必您已經對最重要和最不重要的項目有一定的了解。那麼,在必要的時候,便不必害怕降低工作的優先層級。所謂的追蹤待辦事項,並不是要處理每天的每件小事,而是要掌控手上的任務,以便完成最重要的工作。

14. 留意進度落後的事項

我們都曾經有過這種經驗:某項任務上週就已到期,但我們卻仍未著手進行。不過,當您注意到這種情況時,應該問問自己為什麼還未完成任務。是什麼因素讓您遲遲沒有開始?您是否需要重新規劃優先順序,或者委託其他人來幫忙完成?這項任務是否有您所不了解之處,因而阻礙了您?瞭解拖延的原因可以幫助您提升效率,也能夠更有效地預防進度落後。

15. 在單一平台上協作

在理想的情形中,您想要的不只是追蹤自己的待辦清單。如果沒有辦法了解整個團隊的工作情形,再怎麼有組織和優先排序也起不了大作用,反之亦然。最有效率的團隊會共享一個集中事實來源,揭露工作狀況的變化。如此一來,每個人都清楚哪些任務由誰負責執行,而整個團隊便可一起專注於達成最佳的工作表現。

很自然地,我們認為 Asana 是達成這個目標的好方法。使用 Asana,您的團隊將得以整理待辦事項、理解其重要性何在,以及該如何完成所有工作。如此,受益於清晰思緒並得以提升效率的不會只有您個人。

深入瞭解

將「學習如何建立待辦清單」從清單中劃除

制定待辦清單的目的是讓您的工作井井有條,並幫助您審視工作內容。有了這 15 個秘訣,這將不再是難事。然而,若您希望製作待辦清單用於追蹤工作項目,那麼您也需要了解團隊成員的工作情形。請使用具備更多強大功能 (例如任務管理專案管理) 的待辦清單。

有興趣深入瞭解嗎?歡迎閱讀 Asana 的專案管理的優勢一文。

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