讓您提高效率的 29 個時間管理範本及範例

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaOctober 7th, 2021
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摘要

從每日待辦事項到每月的編輯行事曆,我們匯集了 29 個時間管理範本及範例,讓您開始以更有效的方式管理您的時間。瞭解每個範本可以如何幫助您完成您的待辦清單。

當新任務不斷加入時,要平衡忙碌的工作排程並完成待辦事項是很困難的事。幸運的是,有許多時間管理範本可以幫助您安排工作的優先順序。 

請參考這 29 個時間管理範本與範例,找到適合您忙碌排程的選擇。從每日議程到每月目標,這些範本幾乎適用於所有情況。 

準備好開始了嗎?以下為您介紹 29 個最有用的時間管理工作表。 

個人排程表及清單

使用這些時間管理策略掌握您的每日和每週任務。

1. 每日待辦清單範例

最適合:設定每日目標及安排微型任務的優先順序。

每日待辦事項是您在一天開始時記錄在筆記本上或透過待辦清單軟體工具查看的行動項目。追蹤您的待辦事項可以幫助確保您完成當天的所有重要工作,並且沒有遺漏任何事情。 

每日核對清單範本

寫下您的每日交付項目有助於將需要完成的工作可視化。由於所有內容都被記錄下來,故您可以輕鬆瞭解每個任務的優先順序,並查看您需要在何時完成哪些任務。在一天結束時,請檢查明天的待辦事項,讓您以最好的方式展開新的一天。 

使用 Asana 建立待辦清單

2. 核對清單範例

最適合:依序安排每日的交付項目。 

您組織待辦清單的方式會影響您完成任務的方式和時間。建立一份核對清單可讓您確保交付項目皆定義明確並按優先順序排列。

[清單檢視] Asana 我的任務專案中妥善組織的 GTD 法,附帶優先順序、日期和專案層級資訊 (步驟 3)

核對清單時間管理範本可將任務從最重要到最不重要加以分類,故您可以確保首先完成優先層級最高的任務。此外,將清單上的待辦事項一一勾銷可讓人感到放鬆,因為您知道待辦的事情又少了一項。

使用 Asana 建立待辦清單

3. 每日計劃表範例

最適合:規劃每日活動以防止目標無法實現。 

如果您經常被每日的待辦事項壓得喘不過氣,並且喜歡為您的一天制定行動計劃,那麼每日計劃表便是個很棒的工具。每日或每週計劃表與待辦事項清單不同,因為它不僅包含交付項目,同時也涵蓋您一天中的所有動態活動,包括會議、休息時間、交付項目以及其他任何佔用您工作日的事項。

2011 年進行的一項研究發現,制定計劃有助於減輕未實現的目標所帶來的精神壓力。將會議、任務和專案交付項目規劃至您每天的排程中,可讓您制定出一份每日藍圖,幫助您安排時間並實現您的行動項目。

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4. 每週排程表範例

最適合:提前一週規劃您的工作量,以便在期限前完成工作。

除了每日待辦事項之外,規劃未來一週的工作也很有幫助。這包括了制定緊迫的工作期限排程表,例如每日任務,開放式期限 (例如大型專案) 以及當中的大小事項。 

接著,您需要依據任務的截止日期和其對團隊目標的重要程度來安排它們的優先順序。這種做法可讓您協調目標與完成目標所需的工作,確保兩者沒有落差。

5. 簡單的範例

最適合:確保微型任務進度正常。

在進行時間管理時,簡單的做法往往更有效。如果您已經制定了一套策略,但還需要結構性工具來因應混亂的情形,那麼簡單的時間管理工作表可能是您的最佳解決方案。

簡單的範本可以包含每週任務清單和截止日期的簡要概述。核對清單的格式對於這種作法就已足夠,而偏好將工作可視化的人則可以使用白板行事曆來增添趣味。兩者的不同之處在於簡單範本僅包含您議程中接下來的幾個任務,使得版面配置簡單明瞭。

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時間追蹤工具

您必須先瞭解您的時間花在哪些地方,才能有效地進行時間管理。藉助這些策略,可讓您找回每天中流失的每一分鐘。

6. 時間紀錄範例

最適合:追蹤任務持續時間和工作量分配。

記錄時間是管理結構化計劃中最困難的部份之一。除了處理重要任務和即時回應隊友之外,時間都去了哪裡? 

使用時間紀錄範本可以幫助您追蹤完成工作所需的時間,並可讓您分析每天、每週和每月的時間分配。時間紀錄範本可用於追蹤您在過去的工作上花費了多少時間,但它們也有助於規劃未來的工作。一旦您瞭解了每項任務需要花費多長時間,便可根據每項任務的預估所需時長來規劃未來的專案。

7. 活動紀錄範例

最適合:同時進行多個專案的團隊。

理想情況下,您只會將時間花費在完成分配給您的任務。不幸的是,我們所處的真實世界並非總是如此。許多團隊都陷入了徒勞無功的困境,這阻礙了他們的整體效率。事實上,知識型工作者平均有 60% 的時間花在處理工作附帶事務,例如搜索文件、等待核准或參加狀態會議。 

活動紀錄範本

活動範本可幫助您追蹤一天中所進行的所有活動,從而識別和減少工作附帶事務。例如,您當天可能只有兩項任務要完成,但您可能還會需要參加兩場會議、處理先前專案的問題,或解決與隊友之間的溝通不順。記錄這些活動可讓您更清楚您的時間花在何處,並可藉此改進現有的流程。

8. 時間預算範例

最適合:分析時間分配的情形和預算細節。  

您可能對「時間就是金錢」這句話耳熟能詳,但究竟該如何確保您的時間得到有效的利用?雖然沒有一體適用的方法,但根據預算追蹤時間可以幫助您適當地分配時間。

若要做到這點,請先追蹤完成專案中每個任務所花費的時間。接著,請將專案預算除以您完成每項任務所用的時間,來為每個項目分配一個預算編號。雖然這種做法不一定每次都 100% 準確,但可讓您大致瞭解您的時間花在何處,並與專案關係人分享以提高可視度。 

閱讀:第一次進行成本管理嗎?請從此處開始。

9. 番茄工作法範例

最適合:有拖延問題且容易分心的人。

如果建立每日或每週的待辦事項清單會讓您感到不知所措,您可以嘗試使用番茄工作法。這個技巧的重點是以專注的工作時段搭配頻繁而短暫的休息時間,目的是提高您的工作效率並減少精神疲勞。

常見的工作時間比例是 25 分鐘的工作時間搭配 5 分鐘的休息時間。開始使用此方法時,您可以將日常任務排入這些 25 分鐘的工作時間段,這樣您便可在一天結束時完成待辦清單上的所有事項。

閱讀:番茄工作法技術:如何協助提升團隊生產力

安排任務優先順序的技巧

安排工作的優先順序是生產力的關鍵所在。這裡有一些工具可以幫助您判定哪些任務較急迫、哪些可以容後進行。

10. 優先順序範例

最適合:依據重要性對任務進行分類以滿足效率需求。

當您面前有一份很長的待辦事項清單和一場接一場的會議時,有時似乎不可能在完成任務的同時有效地管理時間。這就是進行優先順序規劃的用處所在。 

優先順序範本可以幫助您按重要性對清單中的每項任務進行排名,確保最重要的任務能夠首先完成。無論工作有多忙碌,這種作法都有助於組織您的待辦事項清單。請試著以一到三分為每個專案評分,或依據優先層級以顏色進行編碼。 

使用 Asana 建立待辦清單

11. 克服拖延範例

最適合:苦於拖延和效率問題的團隊。

我們都有過這樣的經驗——手上有一長串的待辦事項要做,卻把它們推遲到最後一刻才進行。拖延是我們許多人都在努力解決的難題,而有一種方法可以因應其所帶來的負面影響。

建立拖延範本可以幫助您以天為單位,為每天需要完成的首要任務安排優先順序。這種作法可讓您避免被大量的每週待辦事項所淹沒。您也可以嘗試番茄工作法這類的時間管理策略,以間歇的工作時段搭配頻繁休息以減輕壓力。關鍵是要嘗試不同方法並找到適合您的選擇。開始時,請優先處理最重要的任務,如果仍感到很吃力,則請接著進行短暫的休息。

閱讀:停止拖延工作的秘訣

12. 某天範例

最適合:規劃優先層級較低但仍具重要性的未來專案。

總有一些時候,我們會全神貫注於完成短期任務,畢竟工作必須在期限前完成。不過,花些時間考慮您將來想處理的長期任務可以帶來一些好處。 

無論是以團隊或個人的身份進行,您都可以使用某天時間管理範本列出想要進行的未來專案。這樣一來,下次您有額外的空閒時間時,便可以用來處理您的某天任務。您可以先從列舉專案描述開始,然後指派將來會參與專案的團隊,以便使工作順利開展。

閱讀:如何藉助長期目標實現宏大的工作

13. 空閒時間範例

最適合:主動優先處理長期專案。 

若您的工作負荷不重並想主動進行一些行動項目,請嘗試使用空閒時間範本,在您的某天清單中列出任務。您可以先將您的某天任務拆解為工作細目結構,並由此開始規劃較小型的交付項目。 

這些任務可能是更大規模的業務需求 (例如改進流程),也可以是團隊需求 (例如組織團隊凝聚活動)。當您的優先任務完成後,請將這些空閒時間任務留到週末,並利用這個機會來進行您一直想要處理的專案。 

團隊規劃範本

管理團隊需要組織。使用這些範本,您可以讓團隊成員保持步調一致並充份利用每個人的時間。

14. 團隊目標範本

最適合:統合較小型的任務和較大型的專案目標。

時間管理的最大挑戰之一是將任務與更大的專案目標連結起來。對於經常在孤島中工作且缺乏已連結的平台來追蹤時間管理的團隊來說更是如此。 

解決此問題的一個方法是使用團隊目標範本,好讓所有專案關係人都瞭解必要的專案目標,以及他們的工作是如何與更高層次的目標相互連結。 

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15. SMART 目標範例

最適合:積極設定目標和制定任務藍圖。

如果設定目標和追蹤進度有助於提高您的工作效率,那麼 SMART 目標範本可能很適合您使用。SMART 是一個縮寫詞,代表具體 (specific)可衡量 (measurable)可實現 (achievable)切實可行 (realistic)具有時效性 (time-bound)。SMART 目標可造就清晰的溝通和一致的步調,從而幫助您實現宏大的目標。

傳達您的目標可在協調任務和目標時維持透明度。此外,您也可以透過明確的藍圖和可追蹤的指標開始每一天的工作。

延伸閱讀:利用這些提示及範例,撰寫出色的 SMART 目標

16. 行動項目範例

最適合:按優先順序組織每日或每週的行動項目。

組織工作量的另一種方法是將您一天中最重要的行動項目標示出來,並首先完成這些任務,這稱為行動項目範本。

利用行動項目安排您一天的工作排程,可確保優先任務在一天結束前完成。這樣您也可以利用當週剩餘的時間處理重要的任務。 

閱讀:如何建立清晰明確的行動項目使用 Asana 建立待辦清單

17. 腦力激盪範本

最適合:需要幫助有效構思的創意團隊。 

團隊腦力激盪是一種構思新商機的創意方法。話雖如此,若沒有正確的時間管理技巧,您的腦力激盪會議最終可能會毫無成效。這就是團隊腦力激盪範本派上用場之處。

制定好計劃後,每個人都可以在共享的文件中協作添加想法。然後,您可以聚在一起討論主要想法和關鍵的行動項目。您也可以嘗試不同的腦力激盪技巧,以找到最適合您團隊互動型態的會議活動。 

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18. 工作流程範例

最適合:完善內部流程及程序。

工作流程是一種端到端的流程,可以在正確的時間將正確的人員與正確的資料連結起來。工作流程非常寶貴,但需要投入時間和精力來構建。

工作流程範本範例

由於時間管理是一項具有挑戰性的工作,即使使用了合適的工作流程管理軟體,也可能需要一些時間才能培養有效的時間管理技能。但使用合適的範本可讓您輕鬆規劃、自訂和追蹤工作流程的成功程度。 

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19. 員工到職範本

最適合:組織新的招聘文件和培訓材料。

招聘流程是建立團體規範、制定公司文化和最佳化內部效率的關鍵要素。但隨著新的團隊成員不斷加入,這可能會是一項耗時的任務。若沒有適當的程序,您的新團隊成員便可能無法取得有效完成工作所需的資源。 

新員工到職範本可將您的流程標準化、協調專案關係人,並從第一天起建立一個具包容性的社群。藉由對人力資源團隊和招聘經理的支持,您可以確保團隊準備好新進員工到職首日所需的一切。接著,請將新員工到職範本搭配 30-60-90 天計劃和可據以行動的新員工核對清單以簡化流程。

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20. 會議日程範本

最適合:難以召開有效率的會議的團隊。

我們大多數人都曾在職涯中參與過沒有日程的會議。倘若缺乏合適的會議日程,團隊成員便可能會對目標感到疑惑,會議最終可能只是浪費時間。 

使用會議日程範本,您可以透過明確的目標、行動項目和會後任務使會議緊扣主題並順利進行。 

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21. 衝刺規劃範本

最適合:具有緊迫的工作期限的開發和產品團隊。

衝刺計劃是產品和工程團隊使用的一種專案管理方法,可將工作分解為較小的部份。這有助於確定工作的優先層級,並針對團隊的工作量需求進行規劃。

為了有效規劃您的衝刺工作,請使用衝刺規劃範本。您可以使用它來建立結構、指派任務所有者和規劃衝刺會議,從而幫助您更好地管理敏捷專案

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專案規劃範本

專案包含許多變動的部份。這些範本及範例可幫助您全面掌握人、事、時的情形。

22. 甘特圖範例

最適合:追蹤專案進度及任務里程碑。 

甘特圖是水平的長條圖,用以展示專案、計劃或任務的時間軸。這種圖表可讓您以更好的方式追蹤任務進度、相依性和里程碑。 

甘特圖範本可以顯著減少規劃每日任務所花費的時間。藉由將所有工作在時間軸上可視化,您可以清楚掌握即將發生的事情以及每項任務的所需時長。請將甘特圖視為一種互動式的時間管理方法。 

利用 Asana 繪製專案時間軸

23. 活動策劃範本

最適合:可視化活動期限及管理溝通。

活動策劃是一項高壓工作。您可能需要在活動開始前隨時追蹤數十個截止日期和詳細資訊。這種情形可能會嚴重影響您平常使用的時間管理策略。

使用活動策劃範本可以幫助您在同一處進行預算規劃、可視化、溝通和管理供應商請求。它可以幫助您實現目標並將電子郵件轉化為可據以行動的任務。

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24. 設計計劃範本

最適合:將設計交付項目與更大規模的專案里程碑連結起來。

設計師可能有各式各樣的工具來幫助他們進行設計,但他們是否擁有可幫助規劃實際工作的工具呢?從最初的概念到跨團隊溝通和最終核准的過程中存在著許多變動的部份。

使用設計計劃範本,您可以使任務保持井井有條並按時完成,同時在一個組織良好的地方取得核准。 這麽做可以幫助您在期限前完成工作,並使創意工作的里程碑順利進展。

免費的 Web 設計流程範本

25. 編輯行事曆範本

最適合:擁有紮實的內容排程表且苦於溝通不良的團隊。

無論您建立的是部落格或新聞稿,只要您在創意團隊中工作,您就會使用編輯行事曆來計劃即將發佈的內容。編輯行事曆可以是實際的行事曆檢視或是按週或月分隔的、有組織的清單。

[清單檢視] Asana 中的編輯行事曆專案

在編輯行事曆中將即將來臨的工作可視化,可有效幫助您以宏觀的視野檢視發佈的內容和時間。它不僅讓您有機會提前計劃,還可讓您依照重要的公司活動或季節性變化安排您的編輯需求。

免費的編輯行事曆範本

26. 社交媒體範本

最適合:根據事件及趨勢組織您的社交媒體內容。

社交媒體內容的規劃可能很複雜。從管理多個帳號到跟上新趨勢,制定一份策略計劃是關鍵所在。社交媒體內容行事曆結合了您的編輯計劃和即將發佈的社交貼文,這些內容全都可以輕鬆可視化,使您的跨職能專案關係人可以快速掌握內容。

使用社交媒體範本可以讓您輕鬆管理發佈排程、安排發文,以及在共享空間中與團隊成員進行交流。這可以防止溝通上的誤解,並使您的團隊保持資訊同步。

免費的社交行事曆範本

27. 產品發佈範本

最適合:需要同時進行多項發佈工作的產品團隊。

成功的產品發佈需要仔細的規劃和努力。從建立目標到消息傳遞和實施,很多事情都可能出錯。幸運的是,產品發佈範本可以讓您保持井井有條,並幫助擴展您的產品組合。

[清單檢視] Asana 中的產品行銷發佈專案

無論您是忙於新的產品開發流程或是需要更明確的方向,產品發佈範本都可以幫助您可視化時間軸、分享目標,並在同一處進行所有溝通。 

免費的產品發佈範本

商業計劃範本

組織是商業規劃的關鍵所在。請查看這些範本,以提前計劃並盡可能地提高效率。

28. 商業策略範本

最適合:將個人目標和業務目標連結起來並防止形成資訊孤島。

商業計劃是一份藍圖,用以講述您的故事並說明您的業務內容。此文件經常會分享給高階主管、團隊成員甚至投資者。正因如此,擁有一份看起來專業的文件來幫助您在最短的時間內傳達策略是非常重要的。

您可以選擇將許多不同的元素納入您的商業策略範本中,例如流程、開銷和整體計劃。若沒有合適的範本,這些全都可能會耗費很多時間。若要啟動此流程,請尋找強大的商業策略範本,幫助您的團隊以最好的方式構思和發表您的商業策略。 

免費商業策略範本

29. 銷售管線範本

最適合:管理銷售機會並在團隊之間進行分享。

管理銷售管線是一項棘手的任務,當中涉及維護和追蹤潛在的銷售團隊機會。雖然乍聽之下很簡單,但銷售管線的追蹤工作包含許多變動的部份,例如機會、潛在客戶狀態、優先層級、階段和估計價值等。 

使用銷售管線範本,您的銷售團隊可以輕鬆追蹤客戶資料和行動項目,同時優先處理商機和與其他團隊成員分享您的管線。此外,您還可以瞄準新的潛在客戶、頂級客戶和帶有風險的機會來構建您的管線。

[清單檢視] Asana 中的銷售管線範本 (試算表風格的檢視)
免費的銷售管線範本

藉助範本管理您的時間

管理您的時間可能是一項複雜的任務,但使用合適的時間管理範本,您便可以更好地組織您的每日、每週和每月目標。 

若您想在整個團隊中實施更好的時間管理,請考慮嘗試使用任務管理軟體在同一處集中追蹤任務。

藉助 Asana 管理任務並安排優先順序

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