提高職場生產力的 12 個提示

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsDecember 7th, 2020
facebooktwitterlinkedin
如何提高生產力文章橫幅圖片
立即試用 Asana

Asana 認為,生產力並非「總是做到您可以做到的最多事」。我們甚至不認為生產力是讓每天獲得最多產出的方法。相反地,我們認為生產力高的人員和團隊是指將較少時間浪費在工作附帶事務 (如參加沒有明確目標的狀態會議、搜尋文件或跟催簽核) 的人,他們也將較多時間運用於對組織重要的工作。 

生產力最高的團隊會減少耗費在低影響力任務的時間,以便有更多時間用來完成真正的工作,而不必工作更長時間。

在不增加工作負荷的前提下提高生產力聽起來似乎是幻想,但這正是我們在此要協助您辦到的。瞭解 Asana 這樣的工作管理工具如何能協助您提高職場的生產力,並儘可能減少工作附帶事務。

藉助 Asana 取得更多成果

1. 簡化周遭環境事物

  • 問題:您的工作環境中有太多事在進行,這很令人分心。

  • 解決方法:以簡單的方式奪回對自己周遭環境的主導權。專注於您可以控制的部分,並從該處開始工作。

無論您是在家工作或在辦公室工作,您的工作環境都在您的生產力和專注力上扮演關鍵角色。2020 年 COVID-19 疫情意外發生後,工作環境發生重大變化,迫使我們許多人必須找到在家工作的方法。您可能尚未有時間或空間來建立在家工作的良好環境設置,事實上許多人都遇到這個問題。

我們在 2020 年 4 月對全球超過 5,000 名工作者進行調查,以便瞭解他們在家工作的狀況歷經什麼樣的變化。我們發現全球應答者中,有 53% 的人員沒有專用的工作桌、個人電腦/筆記型電腦,也無穩定的網際網路連線,而其中有 43% 的人是在廚房餐桌、沙發或甚至床鋪上工作。

無論您的工作地點位於何處,應練習減少外界干擾,以便更輕易地專注在手上的任務。要辦到這一點最好的方式是從小處著手。例如,若您經常被噪音干擾,應試著使用降躁耳機。若您沒有好坐的工作椅,試著使用支撐腰部的腰枕。透過簡化您的周遭環境,並針對常發生的干擾找到解決方法,您就能找回專注和心流,而不會苦於經常因干擾而分心。

quotation mark
由於干擾代價高昂,因此我們專注於儘可能地根除來自各處的干擾。使用 Asana 時,由於每個人都知道事情的境況以及各自負責的事項,所以沒有人需要起身,因此人們得以進入心流狀態,在不受干擾的環境中執行任務。”
Stride 服務共同創辦人及合夥人 Russell Benaroya

2. 嘗試使用時間管理策略

  • 問題:您已養成一些拖延的不良習慣。

  • 解決方法:使用經過實證、真正有效的時間管理技巧打敗自己的拖延症。

我們都會拖延,拖延本身並非壞事—您花費在拖延的時間可能真的能帶來更多愉快感受以及更好的決策。但若我們說的是提高生產力和增加高影響力的工作,建議您將拖延時間規劃在時間箱裡,以免耗費一整天掛在社交媒體上無法脫身。

時間管理技巧是思索將至工作的方法,目的在於進入良好的正念、減少拖延並提高職場生產力。即便只是提前規劃自己要如何解決工作問題,也有助您專注。有些時間管理技巧,是經過一番設計,旨在協助提高生產力,包括:

  • 番茄工作法技巧。若要開始使用番茄工作法技巧,請將計時器設定為 25 分鐘,然後深入您的工作當中。一旦 25 分鐘結束,就休息 5 分鐘,理想的做法是做些體能活動,例如走到廚房拿點心 (但若您真的很想瀏覽社交媒體也沒關係)。重複這樣的 25 分鐘上工/5 分鐘休息的做法四次。接著,在第四個 25 分鐘的工作時段結束後,花較長的時間休息 20-30 分鐘。至於為什麼這個技巧稱為番茄工作法 (pomodoro)?原因是此技巧源自於義大利,當地的傳統廚房計時器是番茄形狀的造型,而 pomodoro 一詞正是番茄的義大利文。

  • 柏拉圖法則。柏拉圖法則 (又稱為 80/20 法則) 非常簡單:是指您花費 20% 的時間完成 80% 的工作。在時間管理上運用柏拉圖法則時,鼓勵您優先處理只需要 20% 時間即可完成的 80% 工作。將可以迅速完成的任務處理完畢之後,您會覺得更有成就感,並將專注時刻奉獻給當天大部分的工作 (需要 80% 時間完成的 20% 工作)。

  • GTD 工作法。GTD 工作法是 David Allen 於 2000 年初期所發明。在此時間管理方法中,您將所有需要完成的工作寫下來,然後依需求拆分成更小的部分。這樣一來,除了不需要將工作記在腦海中,並設法回憶和安排任務優先順序,還可以在同一處檢視所有即將到來的工作並採取行動。若要採用 GTD 方法,請確保您有一套整理即將到來任務的系統,例如:任務管理工具

  • 先吃掉那隻青蛙。先吃掉那隻青蛙時間管理法是出自馬克吐溫的名言:「如果你的工作是吃青蛙,最好早上起床第一件事就吃」。在先吃掉那隻青蛙法則中,您應在開始拖延之前,先著手處理最困難的工作。一旦完成最困難的工作,之後的一切就會得心應手,就像吃完青蛙之後接著吃的任何食物一樣。

3. 減少虛工

  • 問題:工作附帶事務會榨乾團隊的生產力。

  • 解決方案:嘗試使用 生產力工具與團隊共用集中的事實來源,並減少進入高影響力工作的阻礙。

虛工是工作附帶事務的罪魁禍首。在辦公室中,虛工多半是指不重要又耗時的任務、意外的重複工作,或者為了取得資訊或核准的冗長過程。若未指明哪些人在哪些時刻負責哪些事項,我們就會有大把時間虛耗在不具生產力的活動。

為了擊退虛工,必須針對所有團隊的工作建立集中的事實來源。若每個人都能綜觀大局並自行勾勒圖像,您就可以花費更多時間有效協作,縮短從事工作附帶事務的時間。至於如何建立團隊的集中事實來源?不妨試用工作管理工具,像是 Asana

使用工作管理工具,您可以將團隊流程標準化與集中化。塑造大概念,遠離虛工。不必忙於跟催核准,而可以掌握經理或周遭關係人的審核進度。不必再次傳送電子郵件追著團隊成員完成指派工作,而可以直接在共用工具中查看進度。透過減少虛工,您可以騰出時間從事具有生產力的高影響力工作。

quotation mark
在使用 Asana 之前,我有許多時間耗費在組織工作,例如:管理要求、收集狀態更新或追蹤細節,而不是花在研擬策略或設計上。現在我省下許多時間也減少審核回合,因為我早已將需要的一切資訊備妥於同一處。”
舊金山愛滋病基金會創意總監 Roxane Chicoine

4. 充分運用生產力高峰時段

  • 問題:您的會議分散在全天當中,因此就算有時間坐下來工作,您也無法享有不受干擾的專注時刻。

  • 解決方案:將會議集中安排在固定時段內,這樣一來,您就可以在生產力高峰期內,專注處理深度工作。

如果您曾經回答「你是晨型人還是夜貓子?」這類問題,您一定知道個人的生產力可能因為一天內所處的時段而有顯著差異。對多數人來說,早上先處理棘手的工作是一大樂事,而且在工作上也比較容易保持專注。也有一些人偏愛等到午餐後才處理工作事務。瞭解自己生產力最高的時刻,有助您以更恰當的方式設定一天的排程。

一旦您瞭解自己何時最具生產力,就可開始練習根據生產力高峰時段,在行事曆中安排「專注時刻」。這樣一來,您即可告別頻繁、分散的會議行程,根據自己的專注力和生產力排定最佳行事曆。您可以在行事曆上安排「專注時刻」區段,以手動方式達成此目標,或使用 Clockwise 等行事曆管理工具,將排定行事曆的任務自動化。無論哪一種作法,練習最佳化行程,都能使您的生產力高峰時段更見效率。

另一種方法是考慮安排工作週,讓自己有一整天完全不安排會議。在 Asana,我們遵守週三不開會原則,讓大家當天能夠專注處理深度工作。深度工作是指您可以不受打擾專心工作的專門時段。在不需要擔心會議或打擾的時刻,您才能付出更多時間處理具有生產力的深度工作。

藉助 Asana 提高生產力

5. 避免多工處理

  • 問題:您一次處理好幾件事,但所有事情都延宕。

  • 解決方案:一次專注於一項任務,以進入「心流」狀態。

有趣的事實:人類其實不擅長多工處理。您試圖一次處理兩件事情時,大腦處理兩項任務的訊息速度會變慢。因此,不僅無法兼顧兩者,最後更可能顧此失彼。

為了避免多工處理及提高生產力,應一次專注攻克一項任務。確保您有足夠的深度工作時間,真正深入著手處理任務,並進入「心流」狀態。您完全沉浸於工作中的時候,就會進入心流狀態,這是一種精力源源不絕、更加投入、享受其中的工作經驗。心流狀態不僅有助您加速完成工作,也更能激發創造力和提升工作參與度。

減少多工處理及提高心流的秘訣:

  • 減少分心:將手機正面朝下並在電腦上停用社交媒體或簡訊通知。

  • 在深度投入工作之前,吃個點心、上個廁所、補充水分,避免自己因為生理需求而分心。

  • 聆聽靜心音樂:如果這樣做有助您專注的話。考慮選擇沒有歌詞的樂曲,或嘗試聆聽自己聽不懂的歌曲。

  • 結合趣味性:如果您開始覺得無聊的話。如果您處理的是日復一日或易如反掌的任務,不妨嘗試自己增添一些趣味,例如為自己計時,發起內部競賽,或在工作中尋找重複出現的項目,以此增添樂趣。

quotation mark
過去有一段時間,我們創意團隊的標準做法就只是回應工作需求。但若沒有一套清楚的流程,我們絕對無法在工作上做出最好的發揮。”
Gear Patrol 藝術總監 Joe Tornatzky

6. 優先處理重要工作

  • 問題:您有許多待辦事項,卻不確定該先從哪些著手。

  • 解決方案:將您的日常工作結合團隊或公司目標,讓自己清楚哪些是重要任務,以及每項任務與公司目標之間的連貫性。

瞭解您的日常工作與公司目標或團隊行動計畫之間的連貫性不僅頗有幫助,實際上是有效發揮工作生產力的關鍵要件。您若清楚瞭解兩者的關聯性,就能更有效率地排定工作的優先順序,並確保先行處理最高影響力的工作。此外,瞭解自己的工作與公司行動計畫有何連貫性的團隊成員,其積極性比其他人高出兩倍

相反地,如果您無法藉由簡單的方式明確瞭解日常工作與團隊及公司目標之間的連貫性,您勢必不清楚如何排定優先事項。 想要掌握此資訊的最佳方法是藉助工作管理軟體,例如:Asana。透過在協調日常工作的同一處管理您的團隊目標與行動計畫,團隊能以最佳方式排定優先順序、對應和完成出色工作。事實上,根據 Asana 目標報告,在使用協作式工作管理軟體的員工中,有 84% 表示他們清楚瞭解個人工作與全公司目標之間的關係,相較之下,不使用工作管理工具者則只有 43% 做出此表示。

7. 減少通知

  • 問題:您因為接踵而來的電子郵件、傳訊工具和專案管理工具通知而分心。

  • 解決方案:嘗試關閉通知或使用勿擾功能。

為了鎖定您處理的工作並有出色表現,您必須減少分心。分心的罪魁禍首就是通知,無論是生產力通知,例如:電子郵件或 Slack 訊息,還是與工作無關的通知,例如:社交媒體互動及文字簡訊。

提高工作空間生產力的關鍵不在於完全摒棄自我,而是尋求提供「關閉」或「勿擾」功能的工具。這樣一來,您就可以投入深度工作,而不必擔心突如其來的通知干擾您的心流。

勿擾功能還有一個附帶好處:讓團隊成員知道您正忙於某件事情。大部分提供勿擾功能的工具會提醒想要與您聯絡的團隊成員,您目前無法接收通知,讓他們更準確掌握預期您回覆的時間。他們會知道您並未收到通知,但等到結束工作後就會回覆。這是建立健康工作 (及平衡工作與生活) 習慣的好方法。

quotation mark
只要事先說明,我們鼓勵團隊在自己效率最高的時刻工作。該放手的時間一到,就該勇於放手,關閉通知。雖然有一位隊友想要等到小孩入睡後在夜間貼文,其他人倒也不必隨之起舞。”
Imperfect Foods 數位產品部副總裁 Patti Chan

8. 整合您的商業工具

  • 問題:您花了太多時間在不同商業工具之間轉換情境資訊,包括交談、電子郵件、試算表等等。

  • 解決方案:利用集中的事實來源管理您的工作,集中式工具可整合您的商業工具套件,避免往返切換多個應用程式。

您知道每位員工每天平均切換使用 10 種工具嗎? 當您的工作分散在各處又難找時,就得花費寶貴的非生產力工作時間,只為了切換不同工具來搜尋所需資訊。如果工作情境資訊整合於同一項工具中、用第二套工具處理工作本身,與該工作有關的溝通往返則儲存於第三處,單單存取完成工作所需的資訊,就會成為榨乾您工作空間生產力的洪水猛獸。

反之,應尋找可以整合所有商業工具的集中式事實來源、排除資料穀倉效應,最終提高工作空間生產力。這是工作管理工具的任務之一,就是協助您的團隊協調及管理工作。透過將溝通和協調整合於同一處,您可以在實際處理工作之處掌握其情境資訊。

9. 將人工作業自動化

  • 問題:您花費太多時間梳理任務及人工分流工作。

  • 解決方案:選擇一項工具,協助您將例行任務自動化。

工作附帶事務還源自於人工作業,梳理請求、與關係人分享任務內容以提高可視度、疏通事務等。如果您負責管理團隊或專案,一天當中可能有不少時間必須用來處理人工作業,而無法專注於高影響力的生產力工作。

為了減少人工作業,請嘗試可將快速工作自動化的工具。這樣一來,您就不必擔心任務未抵達正確地點,同時也不必事必躬親。您不需要這裡花五分鐘,那裡花 10 分鐘梳理任務或清理表單,Asana 的規則功能 可以為您代勞。有了規則功能,選擇觸發條件 (例如:建立新任務或變更任務狀態) 及動作 (例如:增加任務關係人以提高可視度,或變更到期日) 就行了。這是最容易實現、收穫也最划算的生產力訣竅。

quotation mark
現在有了規則功能,我們在每個衝刺針對每 40-50 個客戶請求都能省去 2-6 個步驟,因為任務都自動新增至其他專案,順著流程的每個階段推動。”
GoSpotCheck 專業服務體驗總監 Josh Mitchell

10. 說「不」

  • 問題:坦白說,現在您手頭上的事情就是太多了。

  • 解決方案:練習對新專案說「不」,或在建議新的行動計畫時,養成清楚優先順序和能力的習慣。

對新工作說「不」乍聽之下可能是違反直覺的生產力秘訣。畢竟最具生產力者不就是包攬一切的人嗎?其實並非如此。高生產力者很清楚自己的優先順序,這也意味著清楚哪些並非其優先要務。

對您沒有時間的任務說「不」時,您就有更多時間處理與公司行動計畫或重要目標有關的高影響力任務,並呼應您的專案計畫。在一天結束時,您不必「包攬一切」,而是需要透過方法專注處理對您及團隊最有價值的事務。

為了有效說「不」,請與團隊一起練習設定期望。有幾種不同的練習方法:

  • 整合改變控管策略。改變控管是練習識別、記錄和授權工作或專案改變的方法。透過改變控制流程,關係人可以提交改變請求,例如:變更專案範圍或更新交付項目。接著,由您和其他專案關係人審核該改變。如果核准,就可以開始工作,但此時您應清楚改變的相關優先順序及影響為何。

  • 嘗試使用工作接手表。如果您經常透過各種管道收到工作請求,不妨透過表單將這些請求標準化與簡化。工作接手表可讓您標準化關係人要求新工作時提供的細節,例如:相對優先順序、理想期限等等。

  • 提早且經常釐清優先順序。即使您沒有說「不」,仍應確認團隊成員和關係人瞭解您所處理事項的相對優先順序。這樣的話,就能確保關係人和團隊成員認可您的工作。

  • 試著說「現在不行」。如果說「不」感覺不太合適,您也可以試著將任務安排到未來日期。將任務列入雨天處理清單中,但別為了您沒有時間處理的事情,導致生產力停滯不前。

11. 讓自己為成功做好準備

  • 問題:您將每天早上寶貴的時間花在思考當天該專注處理哪些事情。

  • 解決方案:在簽核之前將即將到來的工作分流,隔天早上就能清爽地展開工作。

我們都知道早晨上班一登入信箱,就被滿滿信件轟炸的感覺。突然之間,您心中仔細整理好的待辦清單全打亂了,整個早上您都忙著分流和回覆郵件。凌亂的工作空間可能榨乾思緒,不僅無助深度工作、加強生產力,還會不斷使人分心。

為了避免這樣的早晨,請前一晚就讓自己為成功做好準備。下班前花五分鐘時間查看隔天的任務清單。瞭解手頭有哪些事情,是展開一天高生產力工作的最佳之道。

12. 提升團隊明晰度

  • 問題:您和團隊花費寶貴的時間追資料和等待核准。

  • 解決方案:共用集中的事實來源,讓您可在同一處工作、審查和尋找情境資訊。

透過專注於團隊明晰度和專案可視度,最終您就能減少工作附帶事務,並提高工作生產力。今天,有如此多工作發生穀倉效應且彼此無關聯。我們花費在尋找、要求或尋覓工作的任何時間,都是無法發揮生產力的時間,也就是說,您必須利用其他時間彌補高影響力的工作。但是為了在提升團隊協作的同時改善您個人工作與生活的平衡,您會需要更有效率協作的方法。

最佳作法是使用工作管理工具。工作管理工具是接觸和指揮組織工作流程的方法,用意是提供團隊加速達成目標所需的明晰度。這些工具有助您協調人員及工作,確保每個人都擁有以最高生產力方法,完成最重要工作所需的資訊。

如果您已經準備好開始工作管理,可嘗試使用 Asana。 Asana 是一套工作管理工具,其設計可最大範圍提升可視度,並儘量減少工作附帶事務,讓您專注於高影響力的生產力工作。

quotation mark
Asana 讓我們瞭解自己實際執行的工作總量,進而可讓我們重新安排優先順序,並就當下執行中的工作類型重新規劃策略。”
Telfer School of Management 內容策略師 Carla De Ciccio

高生產力團隊合作達成高效率

最具生產力的團隊懂得共用明晰度和可視度。這樣一來,您不是孤軍作戰,而是透過協作和串連,在最短時間內交出最佳工作表現。最具生產力的團隊懂得減少工作附帶事務,這些非生產力任務是高影響力工作的阻礙。

如果您準備好強化工作空間生產力並完成最重要的任務,請嘗試使用 Asana,這套工作管理工具設計用來協助團隊毫不費力地合作。

藉助 Asana 提高生產力

相關資源

文章

Context switching is killing your productivity