番茄工作法技術:如何協助提升團隊生產力

Alicia Raeburn 撰稿人特寫照片Alicia RaeburnJune 28th, 2021
facebooktwitterlinkedin
番茄工作法文章橫幅圖片
立即試用 Asana

摘要

運用番茄工作法輕鬆完成您的待辦清單,這是一種以 25 分鐘工作段落搭配 5 分鐘休息的時間管理策略。透過將工作分解為可管理的段落,可一次處理一項事務,並且減少精神疲乏。下面我們會介紹這一技術的原理與益處,以及如何實施。

您是否曾因待辦清單而感到不勝負荷,不知道要如何才能按時完成所有事情?運用番茄工作法等時間管理策略,您就能夠讓生產力最大化,同時全面掌控專案。

番茄工作法技術以頻繁的短暫休息穿插專心工作的段落,旨在提升生產力,同時減少精神疲乏。

若您與多位團隊成員共同進行多個專案,則可使用這一技術將任務依時間分解,從而減少工作帶來的不勝負荷之感。

在本指南中,我們將詳細介紹番茄工作法的原理與其益處,以及實施方法。透過有效管理您的時間、協助團隊成員使用相同的方法,您的團隊生產力將會有所提升,而您也能實現更高的影響力。

什麼是番茄工作法技術?

什麼是番茄工作法技術?

番茄工作法是一種非常熱門的時間管理技術,透過 25 分鐘工作段落與短暫休息的穿插,最大程度提升注意力。

這一技術由 Francesco Cirillo 於 1980 年代後期開發而來,當時他是一名大學學生。深為時間管理與生產力而苦惱的 Cirillo,決定進行 10 分鐘的專注學習。

他用一個形如番茄 (義大利文中的「pomodoro」) 的廚房計時器給自己計時。經過反复試錯和調整,最終總結出了番茄工作法。

這一方法即在工作與休息之間交替。一個番茄時間為 25 分鐘的工作段落,隨後是 5 分鐘的休息時間。進行 4 次番茄時間後,可以休息一段較長的時間。透過這樣的短時間工作,更能夠維持積極性,同時提高工作效率。

要在番茄時間當中保持專注,限制讓人分心的事項是其中關鍵。例如,將手機設定為飛航模式以及關掉聊天或電子郵件通知。話雖如此,仍會有一些您無法控制的外部干擾,例如隊友請求您幫忙完成一個時間緊迫的任務。

Cirillo 開發出處理干擾的四步驟方法來處理這個問題:

  1. 告知其他人您目前正忙

  2. 約定一個時間來討論這個問題

  3. 立即安排會面

  4. 完成番茄時間後,回頭找對方

藉由這種能夠尊重他人的團隊成員溝通方式,您可以在工作的同時仍能進入且維持心流狀態

或者,您也可以與團隊一起使用這種技術。

若要將這種方法運用到團隊環境中,可以在一天開始時為每一位團隊成員指派任務,讓其以番茄段落的方式完成。一天結束時,讓團隊聚在一起,共同審視任務目前的狀態以及完成了幾個番茄時間。

熟練掌握這種方法後,您就可以估算某些任務所需的番茄時間次數,這樣有助於規劃未來的工作流程或專案時間軸。

閱讀:助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧

如何運用番茄時間管理法

番茄時間管理法

若要運用番茄工作法,首先需要選擇一款計時工具,例如:

  • 計時器:您可以使用物理計時器或數位計時器來追蹤時間區塊。

  • 番茄計時器:有些計時器專門針對番茄時間段落來設計程式。按下開始時,專用計時器會在番茄時間結束或休息時間結束時提醒您。

  • 番茄工作法應用程式:iOS 和 Android 手機皆可使用,您還可以下載一款番茄工作法應用程式來追蹤您的番茄時間。

選擇好工具後,請依循以下步驟開始進行:

  1. 按照優先順序羅列您想要今天完成的任務。

  2. 選擇一個任務並開始計時 25 分鐘的番茄時間。

  3. 段落結束後,記錄您已完成的內容,並給自己打勾。

  4. 休息 5 分鐘。

  5. 重複步驟 2-4,再完成三次番茄時間。

  6. 四次番茄時間後,休息 15-30 分鐘。

  7. 重複這一循環,同時追蹤完成一個任務所需要的番茄時間次數。

一般來說,若您是全職工作,一天大約會進行 16 次番茄時間,但並非必須如此。進行完成待辦清單所需的番茄時間段落次數即可。

透過記錄您已完成的番茄區塊數,可以更好地規劃排程。下次需要完成相似的任務時,可製作一份時間表,運用此前的記錄估算完成這些任務需要幾段番茄時間。

準備您的番茄時間

規劃任務時,可參考以下提示:

  • 分解複雜任務:若專案或任務需要進行多個步驟,且預計需要多於五個番茄時間,可將其分解為更小型、更簡單的任務。例如,如果您需要撰寫一份報告,您可以為撰寫流程的每一個階段建立一個任務:調查、大綱、起草和編輯。

  • 組合較小型的任務:將花費少於一個番茄時間的任務組合起來。例如,「排定一次會議」和「回覆電子郵件」可以在同一個段落中進行。可將此稱為時間段

  • 排定額外的番茄時間區塊:額外排定幾段番茄時間,以防某些任務需時較預期更長。此舉有助於遇到問題時減緩截止時間逼近的壓力。若您最終沒有用上額外的番茄時間,可將其用於自學或選擇性的任務。

番茄休息時間可以做什麼

番茄時間段落後的休息時間目的在於放鬆精神。盡量不要在休息期間做任何太耗費腦力的事情,這樣大腦就可以有時間休息和吸收資訊。

離開螢幕前,活動一下身體,也是不錯的休息方法。

番茄休息時間時,可以參考以下活動:

  • 拉伸一下或運動一下

  • 散步

  • 整理桌面

  • 吃點零食

  • 泡一杯咖啡或茶

  • 聽音樂

經常稍作休息,給身心充電一下,從而專心完成當天剩餘的其他任務。

將番茄工作法與 Asana 搭配使用

若要充分發揮番茄工作法的好處,您可以將其與其他工作流程管理或生產力工具搭配使用。生產力軟體可以補充番茄工作法,用於結合組織與時間管理。

若要使用如 Asana 一類的工作管理軟體工具規劃番茄時間,可參考以下方式:

  • 建立待辦清單:藉由 Asana 的待辦清單軟體,您可以新增詳細資料依需要而定的任務。您還可以設定截止日期提醒、自訂檢視方式、與隊友分享其中內容,若您要以團隊的形式執行番茄工作法,這種方式會有所幫助。

  • 管理團隊任務:若您偏好使用工作流程看板或類似的工具,您可以使用專案管理軟體委派任務,並以即時更新追蹤其進度。您還可以記錄完成任務所需番茄時間的次數,供團隊參考。將所有內容保管於一處地方也可改善組織、順暢溝通。

  • 管理工作流程:好的工作流程可讓您高效工作的同時確保團隊掌握最新進度。使用工作管理軟體,可協助您設定期望值,提前排定查核,以及提前幾天或數月規劃任務。

您可以利用生產力及專案管理工具,自訂團隊工作流程,以便與番茄工作法協同運作。

番茄工作法技術的益處

番茄工作法是一種熱門的時間管理技術,因為它可以透過專注的工作段落提高生產力。

番茄工作法技術的益處

以下是一些可改善您整體生產力的番茄工作法技術方式。

1. 提升專注度

可藉由這一技術改掉同時進行多個任務的習慣,其實人類並不擅長多工。這種方法可訓練您以合理的時間間隔,一次只專注於一個任務。透過練習這一流程,您可以較短的時間,生產出更高品質的工作內容。

2. 有助於專案規劃

習慣運用番茄工作法後,您可以更精準地規劃任務和專案。例如,您可以估算撰寫一份報告需要多少次番茄時間,並據以設定合理的截止時間。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

3. 有助於限制干擾

依循 Cirillo 的方法處理干擾,採取一些步驟移除工作日當中的干擾,您就可以為埋首苦幹的工作時間將工作環境最佳化。例如,您可以將手機設定為飛航模式,還可以設定電子郵件自動回覆。

4. 減少心理疲勞

《認知》雜誌中的一項研究發現,長時間執行任務會導致效果不佳,而在任務之間進行短暫休息則有助於維持注意力。在番茄時間之間定期休息可讓大腦稍作休息,讓您可以重新集中注意力,而不致過於疲勞。

5. 流暢的團隊溝通

若您以團隊的形式運用番茄工作法,每個人都需對其個人的職責有清晰的理解,且應尊重彼此埋頭工作的時間。此外,您只需要大家聚在一起進行團隊更新即可,這樣可以減少所需會議次數和時長。

6. 維持動力

透過分解任務並且在短時間內完成,當看到自己在 25 分鐘內可以完成的工作量時,會有一種滿足感。這種感覺會推動您保持較高的工作效率,避免拖延。而且努力工作完成四次番茄時間後更長時間的休息也會讓您維持動力。

閱讀:改善團隊工作效率的九個方法

番茄工作法有效嗎?

每個人管理時間的方式都不相同,取決於工作環境與工作風格。研究顯示,實際上番茄工作法確有其效,因此您也會發現這種方法同樣適用於您。

番茄工作法的主要靈感來源於時間箱,這是一種在行事曆安排的一段時間內完成任務的生產力策略。在針對 100 項生產力訣竅的測試中,番茄工作法是有用的。番茄工作法與時間箱類似,都是在設定的時間段內工作。

使用番茄工作法來衡量生產力,時間流逝從負面意義轉變為積極含義,即成為已完成事項的代表,而不再是損失的時間。

哲學家 Henry Bergson 提出,只有當我們被迫衡量時間時,時間才會引發壓力和焦慮,這是由逾時引發而來的。

另一方面,將時間看作是一系列事件並不會產生壓力。這就是番茄工作法發揮作用的時候,將工作日看成是一系列規劃好的番茄時間區塊,這樣時間壓力就能得以減少。

如 Cirillo 所說,透過「反轉對時間的依賴」,時間的概念不再是焦慮的來源,而是一種動力。每一次番茄時間都會給我們帶來一定的壓力,推動我們不斷進步。

話雖如此,番茄工作法技術背後的理論聽起來不錯,但這項技術的效果是因人而異的。

將番茄工作法融入到您的工作風格

如果傳統的番茄工作法不適合您,不妨嘗試進行自訂,讓其更好地迎合您的工作風格與偏好。

以下這些方法可助您做到這點:

  • 改變番茄時間的長度:您可以調整番茄時間段落的長度,使其與您的工作習慣一致。例如,您可以休息更長時間,或縮短工作段落。只要遵循這種工作-休息模式,您仍然能夠享受到這種技術的好處。

  • 結合其他策略:如果您喜歡儘管去做 (GTD) 方法等組織和生產力策略,您可以將其與番茄工作法結合。使用某種策略組織您的任務,然後用番茄工作法處理您的任務。

  • 在番茄時間最有效的時候進行:不必一定要在整個工作日都進行番茄時間段落。在您覺得最有效果的時候使用,例如,需要處理具有多個變化部分的專案的時候。如果您一天當中會有不同的生產力水平,不妨嘗試在高峰期時使用番茄工作法。

閱讀:您是否需要將行事曆進行時間分段?此處介紹您應立即著手的理由

預備、就緒、開始計時

番茄工作法技術提供的是一種簡單的時間管理方法,透過交替進行專注工作段落和休息實現。

透過依完成任務所需預估番茄時間次數來安排任務,您可以衡量進度,並且讓團隊始終掌握進度。

這一技術可提升生產力、改善專案管理並且增進團隊合作。若要進一步調整您的工作流程,不妨將番茄工作法與生產力工具或任務管理軟體搭配使用。

若要進一步提升工作效率,請參閱立即提升生產力的 12 個提示

免費試用 Asana

相關資源

文章

Inbox Zero: What it is and how to achieve it