番茄工作法 101：如何在更短時間內提升工作效率
您是否曾因待辦事項清單而感到不勝負荷，並擔心無法按時完成所有任務？透過運用番茄工作法等時間管理策略，您可以最大化生產力，並有效掌控專案進度。
番茄工作法透過專注工作的循環與頻繁的短暫休息來進行。其概念是透過在短時間內不受打擾地工作，您可以同時提升生產力，並減少精神疲勞。若您與多位團隊成員共同負責多個專案，則可以使用這項技術將任務進行時間分段，從而減輕工作量帶來的壓力。
什麼是番茄工作法技術？
番茄工作法是一種廣受歡迎的時間管理方法，透過 25 分鐘的工作時段和中間 5 分鐘的短暫休息，來最大化專注力。
這項技術是由 Francesco Cirillo 在 1980 年代後期開發的，當時他還是一名大學學生。由於深受時間管理與生產力問題困擾，Cirillo 決定嘗試進行 10 分鐘的專注學習時段。
他使用一個形狀像番茄的廚房計時器來計時。經過反覆的嘗試與錯誤，調整時間長短後，他最終總結出了番茄工作法（pomodoro 在義大利語中是番茄的意思）。以下是詳細說明：
番茄工作法：一次 25 分鐘的工作段落，接著是 5 分鐘的休息時間。
長休息時間：每四個番茄時間後之後，進行一次較長的 15 分鐘休息。
您也可以與團隊一起使用這種技術。
若要將這種方法運用到團隊環境中，可以在一天開始時為每一位團隊成員指派任務，讓其以番茄段落的方式完成。一天結束時，與團隊會面，共同審視完成了幾個任務和番茄時間。熟練掌握這種方法後，您就可以估算某些任務所需的番茄時間次數，這樣有助於規劃未來的工作流程或專案時間軸。
哪些任務最適合採用番茄工作法？
番茄時間管理法非常適合那些常常讓人感到不知所措或容易拖延的任務。就是那些每天都待在您待辦清單上，卻總是被往後推的專案。
無論您是想處理工作專案、創意工作，甚至是日常瑣事，將其分解為 25 分鐘的間隔，都能使一切變得更易於管理。
以下是一些特別適合使用番茄工作法的任務：
創意工作 (腦力激盪、設計和寫作)
行政任務 (回覆電子郵件、整理檔案和排程)
複雜專案 (研究、報告撰寫和編寫程式碼)
日常任務 (清理收件匣、檢查文件及歸檔)
需要高度專注的工作 (資料分析、研究和撰寫報告)
重度拖延任務 (待辦清單上那些您一直拖延的事)
將這些任務拆解為短時間的專注工作，並搭配規律的短暫休息，您可以防止過勞並保持投入感。此外，使用番茄鐘可以確保您的進度正常，避免受到社交媒體等干擾。我們稍後會介紹番茄形狀的廚房計時器。
如果您面臨的是一個更大的專案，這種技巧可以讓您更輕鬆地在規劃的時段中完成它。您可以穩步前進，而不是覺得需要幾個小時連續不間斷地專注投入。在幾個番茄時間段落之後休息 5 分鐘或 30 分鐘，您將保持精力充沛，而不會感到精神疲憊。
無論您是在忙碌的工作日工作，還是大學生嘗試平衡多項作業，番茄工作法都是完美的選擇。
如何使用番茄工作法
若要使用番茄工作法進行有效時間管理，首先需要選擇一款計時工具，例如：
計時器：您可以使用機械計時器或數位計時器來追蹤時間段落。
番茄鐘：有些計時器是專門針對番茄時間段落設計的。設定好番茄鐘後，它會在番茄時間結束或休息時間結束時提醒您。
番茄工作法應用程式：iOS 和 Android 手機，以及 Mac 和 Windows 電腦版皆可使用。您還可以下載一款番茄工作法應用程式來追蹤您的衝刺和番茄時間。
選擇好番茄工作法計時器後，請依循以下步驟開始進行：
按照優先順序羅列您想要今天完成的任務。
選擇一個任務並開始計時 25 分鐘的番茄時間。
時段結束後，記錄您已完成的內容，並給自己打勾。
休息 5 分鐘。
重複步驟 2-4，再完成三次番茄時間。
四次番茄時間後，休息 15-30 分鐘。
重複這一循環，同時追蹤完成一個任務所需要的番茄時間次數。
一般而言，若您是全職工作，一天大約會進行 16 次番茄時間，但並非必須如此。進行完成待辦清單所需的番茄時間段落次數即可。
記錄您已完成的番茄段落次數可以幫助您更好地規劃排程。下次需要完成相似的任務時，可製作一份時間表，運用此前的記錄估算完成這些任務需要幾段番茄時間。
準備您的番茄時間段落
規劃任務時，可參考以下提示：
拆分複雜任務：若專案或任務需要進行多個步驟，且預計需要多於五個番茄時間，可將其拆分為更小型、更簡單的任務。例如，如果您需要撰寫一份報告，您可以為撰寫流程的每一個階段建立一個任務：調查、大綱、起草和編輯。
組合較小型的任務：將花費少於一個番茄時間的任務組合起來。例如，「排定一次會議」和「回覆電子郵件」可以在同一個段落中進行。可將此稱為時間段。
排定額外的番茄時間段落：額外排定幾段番茄時間，以防某些任務需時較預期更長。此舉有助於遇到問題時減緩截止時間逼近的壓力。若您最終沒有用上額外的番茄時間，可將其用於自學或選擇性的任務。
番茄休息時間可以做什麼
番茄時間段落後的休息時間目的在於放鬆精神。盡量不要在休息期間做任何太耗費腦力的事情，這樣大腦就可以有時間休息，並在下一次番茄時間開始前吸收資訊。
離開螢幕前，活動一下身體，也是不錯的休息方法。
番茄休息時間時，可以參考以下活動：
拉伸一下或運動一下
散步
整理桌面
吃點零食
泡一杯咖啡或茶
聽音樂
如果我們不停地工作，可能會讓自己身心俱疲，或者如果這種情況持續太久，甚至可能會面臨過勞的風險。經常稍作休息，給身心充電一下，從而專心完成當天剩餘的其他任務。
為什麼應該嘗試使用番茄鐘
使用手機時鐘施行番茄工作法看似方便，但其實是陷阱。您設定了計時器，卻最終還是會查看通知或瀏覽社交媒體。您會不知不覺分心。
無論是專用的實體番茄鐘還是番茄工作法應用程式，都可以讓您保持專注。無需檢查時間或擔心會受到干擾。在工作階段結束後，計時器會響起，因此您可以保持正常進度，不受偷看手機的誘惑影響。
簡單、有效，且時間追蹤不中斷，這就是您應該嘗試使用適當番茄工作法計時器的原因。
番茄工作法提示
為了讓番茄工作法發揮作用武之地，您必須主動管理干擾。在番茄時間段落內保持專注意味著要消除干擾。請嘗試將手機設定為飛航模式以阻擋來電，並關閉聊天、社交媒體和電子郵件通知。
但當干擾來自外部時，您無法永遠避免這樣的事，例如同事需要您協助完成一項時間緊迫的任務。
Francesco Cirillo 制定了一個簡單的四步策略，可以在不分心的情況下處理這些干擾：
讓對方知道您正在工作段落中。
當您的番茄鐘響起時，設定一個談話的時間。
立即安排在下一個工作時段討論。
完成番茄時間後立即跟進。
這種方法可以在尊重團隊需求的同時保持您的生產力。控制您的時間管理和有效溝通，可協助您在番茄時間段落內保持專注，而不會因外部干擾破壞工作流程。
番茄工作法技術的益處
番茄工作法是一種熱門的時間管理技術，因為它可以透過專注的工作段落提高生產力。
以下是一些可改善您整體生產力的番茄工作法技術方式。
1. 提升專注度
可藉由這一技術改掉同時進行多個任務的習慣，其實人類並不擅長多工。這種方法可訓練您以合理的時間間隔，一次只專注於一個任務。透過練習這一流程，您可在較短的時間內，生產出更高品質的工作內容。
2. 有助於專案規劃
習慣運用番茄工作法後，您可以更精準地規劃任務和專案。例如，您可以估算撰寫一份報告需要多少次番茄時間，並據以設定合理的截止時間。
3. 有助於限制干擾
依循 Cirillo 的方法處理干擾，採取一些步驟移除工作日當中的干擾，您就可以為埋首苦幹的工作時間將工作環境最佳化。例如，您可以將手機設定為飛航模式，還可以設定電子郵件自動回覆。
4. 減少心理疲勞
《認知》雜誌中的一項研究發現，長時間執行任務會導致效果不佳，而在任務之間進行短暫休息則有助於維持注意力。在番茄時間之間定期休息可讓大腦稍作休息，讓您可以重新集中注意力，而不致過於疲勞。
5. 流暢的團隊溝通
若您以團隊的形式運用番茄工作法，每個人都需對其個人的職責有清晰的理解，且應尊重彼此埋頭工作的時間。此外，您只需要大家聚在一起進行團隊更新即可，這樣可以減少所需會議次數和時長。
6. 維持動力
透過分解任務並且在短時間內完成，當看到自己在 25 分鐘內可以完成的工作量時，會有一種滿足感。這種感覺會推動您保持較高的工作效率，避免拖延。而且努力工作完成四次番茄時間後更長時間的休息也會讓您維持動力。
番茄工作法有效嗎？
每個人管理時間的方式都不相同，取決於工作環境與工作風格。番茄工作法的主要靈感來源於時間箱，這是一種在行事曆安排的一段時間內完成任務的生產力策略。在針對 100 項生產力訣竅的測試中，番茄工作法是有用的。番茄工作法與時間箱類似，都是在設定的時間段內工作。
使用番茄工作法來衡量生產力，時間流逝從負面意義轉變為積極含義，即成為已完成事項的代表，而不再是損失的時間。
哲學家 Henry Bergson 提出，只有當我們被迫衡量時間時，時間才會引發壓力和焦慮，這是由逾時引發而來的。
另一方面，將時間看作是一系列事件並不會產生壓力。這就是番茄工作法發揮作用的時候，將工作日看成是一系列規劃好的番茄時間段落，這樣時間壓力就能得以減少。
如 Cirillo 所說，透過「反轉對時間的依賴」，時間的概念不再是焦慮的來源，而是一種動力。每一次番茄時間都會給我們帶來一定的壓力，推動我們不斷進步。
話雖如此，番茄工作法技術背後的理論聽起來不錯，但這項技術的效果是因人而異的。
番茄工作法最佳作法
如果傳統的番茄工作法不適合您，不妨嘗試進行自訂，讓其更妥當地迎合您的工作風格與偏好。
以下這些方法可助您做到這點：
改變番茄時間的長度：您可以調整番茄時間段落的長度，使其與您的工作習慣一致。例如，您可以休息更長時間，或縮短工作段落。只要遵循這種工作與休息模式，您仍然能夠享受到這種技術的好處。
結合其他策略：如果您喜歡儘管去做 (GTD) 方法等組織和生產力策略，您可以將其與番茄工作法結合。使用某種策略組織您的任務，然後用番茄工作法處理您的任務。
在番茄時間最有效的時候進行：不必一定要在整個工作日都執行番茄時間管理方法。在您覺得最有效果的時候使用，例如，需要處理具有多個變化部分的專案的時候。如果您一天當中會有不同的生產力水平，不妨嘗試在高峰期時使用番茄工作法。
預備、就緒、開始計時
番茄工作法技術提供的是一種簡單的時間管理方法，透過交替進行專注工作段落和休息實現。
透過依完成任務所需預估番茄時間次數來安排任務，您可以衡量進度，並且讓團隊始終掌握進度。
這一技術可提升生產力、改善專案管理並且增進團隊合作。若要進一步調整您的工作流程，不妨將番茄工作法與生產力工具或任務管理軟體搭配使用。
若要充分發揮番茄工作法的好處，您可以將其與工作流程管理或生產力工具搭配使用。這樣，您可以建立任務清單、組織想法，並專注於工作流程，不受干擾。
常見問答：番茄工作法技術
什麼是番茄鐘？
番茄鐘是一種用於追蹤番茄工作法工作段落的工具，通常設定為 25 分鐘的專注工作時間，然後是短暫休息。您可以使用實體計時器，例如經典的番茄形狀的廚房計時器，或使用數位版本，包括適用於 iOS、Android、Mac 和 Windows 的各種番茄工作法應用程式。
為什麼它被稱為番茄工作法技術？
Pomodoro Technique (番茄工作法) 以義大利語「番茄 (tomato)」的名字命名，因為其創造者 Francesco Cirillo 在 1980 年代後期使用番茄形狀的廚房計時器來發展這種方法。
番茄工作法技術如何提高生產力？
番茄工作法透過將工作分解為短暫且專注的間隔，稱之為「番茄」，然後進行規律的休息，從而提高生產力。這種方法有助於保持專注力、減少精神疲勞並防止過勞，使您在整個工作日都能更輕鬆地保持高效。
我可以調整工作和休息時間間隔嗎？
是的，您可以在番茄工作法技術中調整工作和休息的時間間隔。雖然傳統的方法是 25 分鐘的工作時間，然後是 5 分鐘的休息時間，但您可以自訂間隔來匹配自己的工作風格。例如，根據您的任務和精力水平，您可能更喜歡更長的工作時間或更長的休息時間。
