資源管理入門指南

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsDecember 14th, 202000
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大多數負責人面臨的挑戰,就是要確保團隊既不會感到過勞,也不應賦閒。在這個各種組織快速變動且大部分時候都處在線上的世界中,有時候會對僱員的工作負荷發生失察。制訂資源管理計劃可讓您持續可視化各個貢獻者和團隊的工作負荷。您可以藉此有效平衡所有資源,全盤掌握團隊如何實現目標的情況。

什麼是資源管理?

資源管理,即團隊資源和活動的規劃和排定流程。資源可包括從設備、財務資金到技術工具以及僱員餘裕,基本上是指一切幫助您完成專案的事物。

當您試著決定管理或指派團隊資源的方式時,請考慮以下幾個問題:

  1. 每一項資源的可用性如何?

  2. 每一項活動的時間軸是什麽?

  3. 完成每一項活動需要多少資源?

  4. 有效完成活動的最佳人選是誰?

好了,那什麼是資源管理計劃呢?

資源管理計劃適用於管理和指派專案所需的每一種類型的資源。一份有效的計劃會指明專案或計劃進程所需的特定資源 (包括人力資源、財務資源、技術資源和物質資源) 及活動。您的方案透過提供全盤檢視專案變動事項的方式,引導您這位實際專案經理瞭解這些事項:預算、人員配置和工作負荷要求,以及技術堆疊限制等,應有盡有。您可以輕鬆管理、排定並指派每一種資源,同時充分利用資源可用性。瞭解有效指派資源的方法,讓您 (和您的團隊) 得以執行專案。

團隊可從資源管理計劃中獲益的原因

當我們意識到團隊成員在專案工作中應接不暇時,往往為時已晚。但這並非必然。藉助資源管理,您、經理或團隊負責人可確保團隊成員有信心完成手頭上的工作量,同時獲得完成每一個任務所需要的工具。

有效的資源管理計劃不僅有助於妥善指派資源,讓專案順利進行,同時還能預防僱員發生過勞。正確實行資源管理後,您的團隊就能以可維持的速率進行工作,且讓工作品質更高。更棒的是,團隊明白他們有能力實現最佳工作時,他們會對此感到滿意。

常見問題:是否應該為我的專案建立資源管理計劃?

一言蔽之:是的。專案管理中的資源管理並非只是可有可無。它對於支援團隊、預防過勞不可或缺。資源排定的優勢遠超所花費的時間。事實上,您的團隊能夠處理的專案數目以及每一個專案的品質皆取決於此。作為專案負責人,資源管理是您最佳化效率預防超負荷工作有效管理團隊工作負荷的機會。

資源管理的 5 個優勢

如果您還未能確信資源管理對於團隊的成功至關重要,再一起深入瞭解一下吧。瞭解以下這些不容錯過的優勢:

1. 全盤掌握

專案當您對團隊正在進行的內容已有把握時,可為意外出現的新專案指派最好的資源。從集中事實來源維持資源管理,讓您可以洞悉內部情況。您可針對資源管理計劃進行變更,以預防過勞發生,讓團隊最大程度發揮效力。這種高階概觀有助於將資源中的各個點連結到個人任務及專案時間軸,並確定某位人員的工作負荷是否過重或過輕。此時是您提前發現潛在問題的機會。

閱讀:感覺過勞?個人與團隊恢復平衡的策略

2. 妥善分配工作

您可能瞭解每一位團隊成員的優勢和短處。指派資源時,請務必牢記每一個任務或活動由誰負責會最成功。定期與團隊查核,讓他們也參與到決策過程中。他們會一開始就感覺充滿力量。請務必透過監控誰在其他專案上超出負荷、誰還有餘裕,有效利用他們的時間。

3. 讓您的團隊隨時維持資訊同步

面對團隊公開透明,確保每個人都清楚掌握情況。這一點很重要,因為當每個人都知道誰在什麼時間做什麼的時候,才能減少困惑,團隊成員也能明晰其責任。他們會看到自己負責的部分與團隊或公司整體願景之間的融合情況。當團隊合作良好時,專案的運作也會隨之改善,同時,他們還能更享受工作的樂趣!

4. 設定切實可行的目標

設定無法實現的目標毫無意義。相反,專案資源管理讓您指明實際可以完成的事項,以及完成的時間。闡明一切事項,包括所有必須資源,有助於確定相依性,並且在需要時作出調整。有時候,這表示您的團隊需要調整資源:將截止日期和優先事項重新調整為更合理的截止日期。固然大家都不喜歡錯過截止日期,但主動調整資源則可防止團隊錯過最終期限。

閱讀:管理緊迫排程並切換優先順序的 4 種方式

5. 改善未來的規劃

如果您持續掌握每一份直接報告進行中的事項並據以指派可用資源,您會漸入佳境。隨著您逐漸熟悉資源管理流程,您可以更好地估計和預測將至的餘裕。當您遇到類似的專案時,這還能幫助您爭取到更多預算或人員,同時在規劃人手時作出明智決策。

建立資源管理計劃的 5 個步驟

您可以使用任何工具建立資源管理計劃。實際上,理論上來說,您可以用試算表來維持對資源利用情況和可用性的瞭解。但最佳的資源管理工具,也應用作團隊的集中事實來源。

Asana 是一款工作管理工具,專為幫助團隊維持同步、按時完成並實現其目標而設計。藉助 Asana 進行資源管理,您就可以輕鬆洞悉團隊中每個人正在進行的工作、可用的資源,以及預防團隊過勞。藉助專案集工作負荷功能,您可以清晰掌握團隊餘裕,並據以指派資源。當遇到新專案時,以下是如何利用您對團隊資源已有的瞭解,為專案進行最佳人員配置的方法:

1. 定義專案目標

若要使團隊資源獲得最佳指派,您必須瞭解專案目標。例如,是簡單的部落格或文章,或需要參與度更高的行銷活動?會用哪些度量指標來測量專案的成功與否?

閱讀:如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)

2. 就專案範圍取得一致

這個專案的範圍如何?盡可能透過與專案關係人的會議,使大家對應在這項計劃配置的時間和資源量取得共識。這樣一來,您會對專案計劃有最佳掌握,有利於決定最適合配置給工作的資源。在流程的這個階段練習平衡資源是很實用的,因為您在專案範圍和時間軸期間內不會有任何資源短缺。

閱讀:7 項常見的範疇潛變以及如何加以避免

3. 辨別您需要的資源種類

如同我們稍早提到的,資源管理計劃中的資源可能包括團隊的設備、軟體、預算或員工的工作餘裕。建立資源管理計劃的其中一個目的,在於識別您所需要的資源類型,以便識別可用的資源有哪些。

4. 識別可用的資源

這是資源管理的精華所在。理想的做法是,若您的團隊使用 Asana 這類的工作管理工具管理專案,您會非常清楚每一個人手上有什麼工作,因而能輕鬆辨別誰應該接手該專案。視專案範圍而定,您可能會需要平衡資源,降低其他工作的優先級別,以免給團隊過多任務。

5. 查核專案進度

若要成為優秀的資源經理,請經常於專案生命週期中查核團隊的進度。瞭解他們當下進度如何?是否覺得工作過多,或相反地,有太多人負責該專案?表明您對他們的支持,最重要的是表明您瞭解他們手中有什麼工作,這是持續提供團隊支援的絕佳方法。

資源管理最佳做法

您正要建立資源管理計劃,那您是否想要成為資源管理大師呢?不妨試著從這 11 個秘訣開始著手。

  1. 測量實際的時間範圍。瞭解每位員工需要多少時間完成工作。接下來的規劃工作會簡單得多。

  2. 設定開始及結束日期。為每項任務設定一個區間,可向各團隊成員呈現完成一項任務所需花費的實際時間範圍。一旦確實設定正確的開始及結束日期,您就能為整個專案提供準確的時間軸。

  3. 瞭解員工的綜合技能。瞭解誰擅長什麼工作,有助於決定每項任務的最佳資源。

  4. 依照輕重緩急安排工作的優先順序。決定團隊的工作負荷前,先判斷工作的輕重緩急。圍繞最優先的任務制定時間軸,並決定由哪些資源為您完成任務。

  5. 協助團隊提高利用率。利用率是專案團隊花費在可採取具體行動、策略規劃、或「可收費」工作的時間總量。平均而言,員工有 60% 的時間花費在跟催核准或查找文件這類的工作管理事務。減少工作管理事務是賦予團隊權能的最佳方式,可讓他們有最好的工作績效,並提高他們的利用率。

  6. 隨進度調整,以確保效率。一般而言,專案管理是持續進行的工作。隨著挑戰出現,任務和時間軸也可能改變。只要變動是必要的,且能發揮最大效率,您就毋須害怕四處挪動資源。

  7. 空出某些時段。儘管資源指派之計劃工作從一開始就很關鍵,您卻無法計劃所有事。空出某些時段,以便用於可能出現的新工作,並保有彈性。

  8. 選擇適合您團隊的資源管理風格。您比任何人更瞭解自己的團隊。運用您的知識,決定最佳的資源指派方法,例如以小時、點數或任務次計算的工作負荷。

  9. 查核團隊的進度。務必即時掌握團隊的工作負荷,以及各團隊成員是否覺得自己的工作量合理且可達成。這有助您未來的規劃,並且可改善您指派資源的方式。

  10. 將您的資源管理計劃與營運計劃加以結合。營運計劃即針對團隊每週甚或每天需完成之事建立詳細計劃的流程。在您的營運計劃中建立起資源管理計劃,以利有效管理團隊時間。

  11. 使用對的工作管理工具。使用試算表鐵定很快讓資源管理工作變得令人昏頭轉向。不妨試著使用工作管理工具,利用其內建的專案集管理功能,例如輕鬆測量團隊工作負荷的功能。您將能於同一處以更高的視野掌握團隊的專案,也能鑽研、洞察更細瑣的任務。您甚至可在 Asana 中查看個別任務,並視需要拖放任務。

來自四位團隊領導人的資源管理建議

若能閱讀如何於專案管理時指派資源的相關指南,那就最好不過了。不妨聽聽來自以下四位團隊領導人的建議,他們具有不同背景,體驗過不同的挑戰,且每天沉浸在實務工作中。請繼續閱讀,瞭解他們對資源管理計劃的相關建議,以及實際的範例。讓我們聽聽 Jenny、Ariel、Eric 和 Reigan 的看法。

行銷部內容主管 Jenny Thai

您在資源管理方面遇到的最大挑戰是什麼?您如何解決?

我在資源管理和指派上所面臨的一大挑戰,是以更高階的視野瞭解團隊的工作負荷。我必須擁有準確的判斷,知道每個專案的來龍去脈。

我的解決方法是,針對即將到來的產品發表和行銷活動,先看整個藍圖,然後在專案而非個別交付事項的層次弄清楚人力需求。我在一個工作管理工具中管理一切,這個工具有團隊每季執行的所有專案及專案集。針對較小的文案專案或臨時性工作,我則在同一個工作管理工具設置一套流程,讓同仁用來請求文案支援。現在,我可以輕鬆管理外來的新請求,並掌握相關需求、期限及優先順序。

專案的人員任用或資源指派,必須掌握藝術和技巧。我會努力確保一個人可提供的工作餘裕,與他被指派的工作範圍相符,此外,我也深思自己指派的專案是否與個人的技能和職涯目標一致。

在資源管理計劃的建立和管理方面,對您最重要的三個秘訣是什麽?

  1. 積極瞭解管線中有哪些專案。我團隊大部分的專案,都是由其他團隊啟動的,因此延伸觸角至其他部門的同仁,以及對接下來的發展有全面的掌握,非常重要。

  2. 務必讓每個團隊成員負責至少一個大的專案 (例如:行銷活動),再以每週及每日的定期任務,分攤其總負荷。這就會盡可能減少任務情境的切換,同時又增添變化。

  3. 經常查核團隊的進度,以便瞭解每個人的工作餘裕,並隨專案進展而調整。若發生意料之外的狀況,應讓溝通管道保持暢通,確保自己的資源計劃還在掌控中。

設計部綜合品牌製作人 Ariel Ross

您在資源管理方面遇到的最大挑戰是什麼?您如何解決?

我在資源管理面臨的最大挑戰,是如何準確瞭解團隊在執行什麼任務、還有多少工作餘裕,以及專案的狀態如何。這牽涉許多細微差異,因為每個個別的專案貢獻者,都有其專屬的步調和長處。指派各專案前,我必須瞭解誰是最適合的人。

持續提升與團隊成員溝通的品質,是一個關鍵。我透過定期進度查核、站立會議及面對面討論,來確保所有人資訊同步。此外,我會努力透過高階視野,宏觀地掌握每個人的任務,以便拉近對話的距離。藉由建立團隊生產流程的專案時間軸,我可以清楚看到負責人是誰,以及他們接下來的步驟是什麼。

在資源管理計劃的建立和管理方面,對您最重要的三個秘訣是什麽?

  1. 請各部門的專案關係人針對您的回溯排程表給意見。這樣一來,您就能確保團隊的目標一致,並事先設定實際可達成的期望值及時程。

  2. 透過工作管理工具 (特別是您的時間軸) 來掌握進度。查看團隊成員接獲哪些工作,並用時間軸判斷您是否能協助去除任何障礙。

  3. 瞭解團隊如何使用工作管理工具。有些團隊成員可能掌握大方向,而其他成員則專注地著眼於單一任務。調整您的做事風格,以容納團隊運作的各種方式。

產品部工程經理 Eric Pelz

您在資源管理方面遇到的最大挑戰是什麼?您如何解決?

其中一個挑戰是我的團隊無法齊頭並進地工作。我要問自己:「我如何能使工程設計團隊的價值最大化?」我必須注重目標與工作風險之間平衡的實現。

我設置團隊會議,利用這段時間集體規劃出每個人的工作並列於清單。清單有助我們瞭解接下來幾週要做什麼,並瞭解團隊成員對工作的看法。接著,我們將獲得的資訊套用於工作管理工具。我們優先做到這件事:在同一個位置清楚記錄一切。

我們在工作管理工具追蹤一切,包括告假通知。我們可隨時查看還有哪些可用的資源。這樣一來,我就有機會運用策略、充分把握時機。我們會避免在週末即將開始前,或多位同仁告假時開始一個大專案。

在資源管理計劃的建立和管理方面,對您最重要的三個秘訣是什麽?

  1. 若專案或任務有潛藏危機,應立刻把它寫下來。保留這類的備註,可以保護自己,避免發生任何最糟的情況或危機。

  2. 保有彈性。不要把計劃當成一次就能完善的任務,而只想要逐項打勾、交差了事。始終把握機會學習、重新計劃並微調;隨進度將您的資源管理計劃最佳化。

  3. 把團隊的腦力激盪變成集體協作的活動。應鼓勵團隊中的每個人分享意見、提出建議,並在其工作餘裕緊縮時,讓其他人知道。資源管理並非一個人的工作,而應集眾人之力。

前行銷部生命週期行銷暨全球行銷活動主任 Reigan Combs

您在資源管理方面遇到的最大挑戰是什麼?您如何解決?

我在資源管理面臨的一大挑戰,是很難清楚掌握各種請求,以及瞭解就當下的工作餘裕而言,團隊中誰最適合接手工作。我經常反問自己:「誰有最足夠的能力與知識來接手這個特定的請求?」

我讓團隊每月列出手上最優先的五件事,以便評估他們的工作餘裕。這個工作完全就是要判斷哪個人接手專案最合理。例如,涉及現有計劃的專案可能較適合新聘入的員工,而將較複雜的專案交由較資深的員工,可能比較合理。

最近我在工作管理工具編輯行事曆中建立的專案,讓我一目了然。我可以檢視團隊正在執行的電子郵件行銷活動,並快速瀏覽得知何時向外發送,以及相關負責人是誰。

在資源管理計劃的建立和/或管理方面,對您最重要的三個秘訣是什麽?

  1. 簡化您的工作流程。多個請求同時擺在面前時會讓人手忙腳亂。嘗試使用數位表單來簡化流程,若這些表單整合到您的工作管理系統中的話,尤其值得一試。

  2. 每週都需要與團隊進行會議。瞭解團隊成員對其目前餘裕的感受,並且清楚理解他們覺得自己能夠承擔的工作負荷。

  3. 管理優先順序。來看看團隊每個月最優先的五件事情,瞭解每位人員目前專注的工作類型。每週監控團隊優先順序,看看是否有任何變更或需要重新安排優先順序。

準備好組建資源管理計劃了嗎?

應始終將資源管理視為整體專案工作計劃的一部分。儘管一開始可能給人不小壓力,然而若能在對的時機指派對的資源,要大步往前邁進就更輕鬆簡單。按部就班地規劃,並持續使用同一個工作管理工具。您的團隊會很感激您!

制訂資源管理計劃並指派資源後,請務必記得去發現、強調僱員所取得的成就。慶祝團隊的成功之處,有助於維持僱員忠誠度和效率。 若想使用 Jenny、Ariel、Eric 和 Reigan 正在使用的相同工具,來看看 Asana,讓工作更快完成。

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