計劃經理與專案經理:需要瞭解的主要差異

Asana 團隊撰稿人圖片Team Asana
January 2nd, 2024
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您或許知道專案管理是什麼,但您可曾聽過計劃管理一詞?兩者雖然乍聽之下很相似,但您可能會訝異於它們的諸多不同之處。 

不論您是在為您的團隊尋找合適的角色,或是想要改善您的工作管理流程,我們都將會幫助您瞭解計劃經理與專案經理之間的區別。您不僅會知道這兩個工作的職責為何,還會明白哪個角色最適合您的團隊。現在,讓我們深入瞭解專案與計劃的差異吧。 

什麼是專案?什麼是計劃?

若要全面瞭解計劃經理與專案經理的區別,必須先明白專案與計劃的不同之處。簡而言之,專案是暫時的,而計劃則是專案之下的根本策略。不過,還有一些關鍵的差異和相似之處需要留意。

理解這兩個角色的一個簡單方法,是明白現行的計劃乃是由多個專案所組成。意即每個專案都有特定的目標,這些目標構成了更廣泛的計劃目標。專案帶有明確的時間軸和交付項目,而計劃則是由具有多重相依性的長期業務目標所組成。

儘管兩者之間存在許多差異,但它們確實也有一些雷同之處。專案和計劃皆有四個要素:規模、困難度、關係和不確定性。不同的是兩者的複雜程度。專案通常規模較小,不確定性也較低。而計劃的規模往往較大,部門之間的關係錯綜複雜,且涉及更多的不確定性。

計劃經理與專案經理

現在您已經對計劃與專案的差異有了更清楚的瞭解,讓我們一起看看計劃經理與專案經理這兩個角色的比較吧。明白兩者的差異將有助您瞭解團隊中每項工作所扮演的角色,以及如何針對您自己的角色進行改進。

計劃經理與專案經理

計劃經理負責領導由多個不同專案所組成的長期計劃策略,而專案經理則負責領導個別的專案。以下是計劃經理與專案經理之間的一些其他區別。

  • 管理專案:有別於監督個別專案的專案經理,計劃經理監督的是一整群的專案。換句話說,他們專注於跨越多個小專案的大型計劃。這使得管理多個專案成為這項工作的一大部份。

  • 管理日常任務:另一方面,專案經理專注於每日的專案管理職責,包括協調工作與追蹤時間軸。這通常是在專案管理軟體的幫助下完成。 

  • 資歷:計劃經理的資歷通常比專案經理深。雖然並非所有情況都是如此,不過由於計劃經理負責監督更廣泛的策略,他們通常較專案經理來得資深。  

  • 職責:計劃經理與專案經理合作,但前者不一定直接管理后者。您可以使用 RACI 表幫助您判別兩者的角色與職責。 

  • 內部角色:專案經理和計劃經理扮演非常不同的角色,但兩者對於組織的成功都是不可或缺的。 

閱讀:工作管理與專案管理:兩者差異為何?

什麼是計劃經理?

如您所見,計劃經理負責處理長期的計劃策略及成功指標。他們的任務範圍從定義成功到監督協作,還有這之間的眾多事務。

當您想在現有的系統中實施計劃時,計劃經理的角色便很重要。他們還可以協助監督專案經理,並將日常專案連結至更大型的計劃。

以下的範例勾勒出計劃經理的一日工作。 

您的早晨時段將用於完成來自公司整體目標與關鍵結果 (OKR) 的年度基準目標。在下午時段,您會與各部門的專案經理會面,確保專案進度正常並達成計畫目標。在這一天的結尾,您將會參與高階主管會議,向領導階層報告每月的專案指標。若有時間,您會提前開始準備下個月的預算報告。 

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什麼是專案經理?

另一方面,專案經理負責處理日常專案與任務。他們不但協助團隊保持井然有序、進度正常,同時還有助於簡化職場溝通。 

專案經理很適合用以確保實現目標且團隊成員有明確的方向。雖然他們的工作著重於專案任務,但他們也與計劃經理合作,以確保專案確實達成既定目標。

以下的範例勾勒出專案經理的一日工作。 

在一天的開始,您會審視您團隊正進行的兩個專案。由於有個交付項目似乎已經過期,因此您會聯絡團隊主管以提供支援。在下午時段,您會與計劃經理會談,審視將至的專案,確保它們按照每月目標推動進度。在這一天的結尾,您將會召開事後會議審視您團隊上週完成的任務,然後封存專案材料。 

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計劃經理的工作是什麼?

計劃經理是一個非常有價值的角色,其身負許多職責,包括大方向的計劃。計劃經理負責處理跨越較長時段的複雜專案、對應更廣大的公司目標,並協調專案團隊和預算需求。 

計劃經理角色與職責

計劃經理和專案經理的職責差異歸結為誰專注於日常任務、誰專注於整體專案計劃。話雖如此,雙方合作是很常見的。 讓我們深入瞭解計劃經理的重要職責及其扮演的關鍵角色。 

計劃經理角色與職責

雖然計劃經理與專案經理的角色不同,但他們確實有一些共同的職責,例如監督專案和協調溝通。計劃經理的角色和職責因公司而異,一些常見職責包括專案策略、品質控管、績效報告變更管理風險規劃

一個優秀的計劃經理應該具備所有這些 (甚至更多其他) 技能,並且是有能力協調多個團隊的出色領導者。以下是計劃經理的一些其他角色和職責。 

實施策略

計劃經理負責協調較小型的專案,這些專案的目標必須符合公司整體的目標。也就是說,計劃經理必須與專案經理合作,確保日常專案目標確實達成,更大方向的計劃也進展順利。

計劃經理也負責簡化內部流程、為一系列的專案定義最佳做法為何。這讓專案經理在管理專案時能有明確的方向,同時避免因欠缺溝通和作業時間而發生錯誤。

其他的策略性職責包括與專案經理協調專案,以確保交付項目保持一致。

監視協作

專案經理通常專注於為一次性專案引入協作,而計劃經理則確保不同部門之間的協作確實進行。雖然挑戰性十足,但這也是此份工作中最有價值的部份之一。

計劃經理通常也專注於替高階的公司目標建立計劃藍圖。這與專案經理建立個別的專案藍圖略有不同。 

計劃經理可以透過引進可簡化溝通的新工具 (例如計劃管理軟體或團隊凝聚遊戲) 管理協作。雖然這些方法不盡相同,但它們的目的都是鼓勵團隊合作與提升可視度。

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定義成功指標

儘管專案經理與計劃經理都應該針對投資報酬率 (ROI) 進行分析與報告,但確保全公司的投資報酬率與高階目標一致是計劃經理的職責。

也就是說,計劃經理必須與專案經理會談,確保一次性的專案確實達成最初設定的目標。在向公司高階主管報告投資報酬率指標及整體計劃績效時,計劃經理通常會是聯絡窗口。 

技能與經驗

計劃經理應該具備全面性的綜合技能,並擁有專案管理和工作流程管理的經驗。儘管有些專業人士選擇正式研讀計劃管理並取得認證,但這不一定是必要的。

若想替您的團隊添加一位計劃經理,以下這些是您需要尋找並牢記於心的技能。

計劃管理技能

優秀的計劃經理應具備的主要技能包括組織、規劃、排程、計劃策略、報告、提案撰寫,以及預算規劃。這最終將取決於您的組織需要的是哪些職責,以及它們將如何與任何現有的團隊成員合作。

除了所需的任何特定技能之外,計劃經理也必須在計劃管理角色中具備人際交往的能力。 這將有助於他們協調協作並激勵隊友督促自己取得最佳成果。

計劃管理經驗

優秀的計劃經理應該具備專案管理的經驗,或曾經勝任其他專注於管理和組織專案的角色。

雖然所需的年資各不相同,但計劃經理平均有大約五年的經驗。這與專案管理不同,後者根據特定工作的複雜程度所需的經驗較少。

常見挑戰

無論是要解決時間軸延誤或預算問題,計劃經理都必須像團隊中的其他角色一樣克服阻礙。事實上,計劃經理身處一個很獨特的位置,他們必須同時管理來自上級與下級的期待。

以下是一些計劃經理經常面臨的常見挑戰。 

  • 目標不同步和欠缺溝通,這類的跨部門挑戰可能對長期目標造成負面影響。   

  • 若沒有直接的下屬,計劃經理可能會面臨授權和影響力方面的挑戰。 

  • 由於計劃的時間軸很長,因此很難確保短期專案進度正常而得以實現年度目標。  

閱讀:計劃管理終極指南

專案經理的工作是什麼?

儘管專案經理與計劃經理的角色同具價值,但兩者的差異在於日常任務。專案經理的主要職責是將計劃經理的策略轉化為能夠達成既定目標的個別專案。這包括了組織、規劃、追蹤和執行工作。

專案經理角色與職責

專案經理經時常與計劃經理合作或向計劃經理報告。這是因為他們大部分的工作都是基於現行的計劃策略。其他職責包括指派專案任務、保持專案井然有序、建立時間軸和追蹤進度。所有這些都有助於專案和團隊維持進度正常,以便實現公司目標。

專案經理角色與職責

專案經理的主要作用是幫助團隊保持井然有序和溝通同步。這讓工作期限和計劃層級的目標得以順利進展。其他角色和職責包括了指派任務和追蹤專案進度,確保能夠按時完成工作。

在衡量計劃經理與專案經理之間的差異時,您需要考慮以下這些額外的職責。

協調工作

專案經理負責將專案任務指派給合適的專案關係人,並確保他們擁有完成工作所需的所有資訊。這對於避免浪費時間搜尋資訊尤其重要。由於許多團隊都是以虛擬的方式進行工作,加上他們有 60% 的時間是花在協調工作而非實際的工作上,也讓這成為了最困難的任務之一。

雖然團隊成員之間的協調可能是一項艱鉅的任務,但如果做得正確,它可以提高生產力和團隊效率。這讓您的團隊得以專注於進行手頭上的交付項目。

閱讀:提高生產力的 12 個秘訣

組織專案

專案經理同時也負責組織專案。這不僅需要與團隊成員聯繫,還需要管理專案資訊和專案關係人的交付項目。

雖然看似容易,但有效地組織專案涉及許多事項。其中一些關鍵的職責包括為團隊成員提供準確的資訊,推動交付項目的進展,以及在整個專案的生命週期中領導團隊會議。 

追蹤進度

追蹤專案進度是專案經理負責的另一項重要任務。這需要使交付項目確切對應任務時間軸,並確保它們與專案期限保持同步。

為了對應進度,專案經理還需要與團隊成員溝通進度,藉而建立專案可視度並改善協作。這個任務可能很棘手 (尤其是在虛擬工作時),故需要耐心和解決問題的能力。 

技能與經驗

相較於計劃經理需要五年左右的經驗,專案經理不見得需要同等的經驗。主要尋找的標準是組織能力、溝通技巧和工作協調經驗。

請查看這些專案管理技能,以更深入地瞭解專案經理所需的經驗。

專案管理技能

專案管理技能與計劃管理技能十分類似,卻又存在幾個重大的差異。組織、規劃、排程等技能都是這兩個角色所不可或缺的。兩者之間的區別在於專案經理需要處理緊湊的工作期限,且必須能在快節奏的環境中工作,而計劃經理的工作則不會依據如此具體的時間軸。正因如此,合適的專案經理人選應該偏好快節奏的工作環境。

與計劃經理的角色類似,重要的是持續學習可助您脫穎而出的新方法和工具。您可以利用國際專案管理學會 (PMI) 等組織所提供的工具提高您的技能水準,並學習可引進至您的團隊的新方法。

專案管理經驗

成為專案經理所需的必要經驗將根據角色的複雜程度而有所不同。大多數職位需要大約兩年的經驗,而有些職位則幾乎不需要經驗。

就如同計劃經理,專案經理所需的經驗將取決於您組織的需求。經驗較少的專案經理可能適合在專案規劃方面需要幫助的小型團隊,而經驗豐富的專案經理則可替具有複雜專案交付項目的大型團隊帶來優勢。

常見挑戰

計劃經理面臨的是策略挑戰,而專案經理則不同,其面臨的是溝通與生產力問題這類的日常阻礙。

以下是專案經理每天都會遭遇的一些最大挑戰。  

  • 若專案關係人之間欠缺溝通,則交付項目可能會發生遺漏,更糟糕的是執行不當。

  • 若專案偏離原定的時間軸,則範疇潛變便可能會成為挑戰。這種情況有可能在缺乏組織或合適的工具時發生。 

  • 在追蹤目標和機會時,缺少成功指標也可能成為一項挑戰。 

閱讀:專案管理的優勢為何?

何種角色最適合您的團隊?

專案經理一角對於執行專案和管理團隊工作負荷及溝通來說至關重要,而計劃經理更是成功的專案策略所不可或缺的。讓我們一起看看您可以利用哪些方式判定何種角色最適合您的團隊。 

何種角色最適合您的團隊:計劃經理還是專案經理?

請先考慮需要改進的領域,接著衡量最能勝任該項工作的是專案經理還是計劃經理。評估現有的角色是否有被妥善利用也很有幫助。在許多情況下,專案經理會承擔計劃經理的職責。這可能會導致個別專案中的過勞和更多出錯。您還可以查看公司整體的目標與關鍵結果 (OKR),以瞭解何種角色最貼近公司的長期目標。

以下是您的團隊可能面臨的範例情境,以及如何判斷哪個角色有助於解決各個情況。 

情境 1:您的團隊是否按時完成任務,但在衡量績效和實現公司目標方面卻很費力?

  • 解決方案:計劃經理可以設定績效指標並擬定策略,讓較小的專案目標得以符合公司整體的目標。 

情境 2:您的團隊是否需要很費力才能按時完成工作,且被手頭上的任務壓得喘不過氣?

  • 解決方案:專案經理可以監控期限和團隊工作負荷,確保在截止日期前完成工作並進行清楚的溝通。 

情境 3:您的組織是否期望達成大幅成長,但在實現可交付成果和衡量績效方面卻很費力?

  • 解決方案:在您的團隊中加入一位計劃經理或專案經理可能會有所幫助。專案經理將能替長期目標制定策略,並幫助專案實現那些目標。專案經理則將有助於管理每日的時間軸、交付項目和團隊溝通。 

從專案到計劃經理

專案經理及計劃經理對於任何高績效團隊來說皆不可或缺。無論兩者是以何種方式管理專案,他們都能替日常營運帶來不同的觀點。畢竟,我們總是可以藉助更多幫助來管理工作和策略。

若您正在尋找有關計劃管理的額外資訊,請閱讀我們的什麼是計劃管理指南。