成功管理多個專案的九大策略

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMarch 12th, 202100
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管理多個專案

若您有管理團隊或計劃,很可能手上同時有多個專案正在進行。然而要隨時掌握所有不斷快速變動的細節,可能極為複雜。若沒有一套管理多個專案的良好流程,很難知道應優先做哪些工作、如何協助團隊有效率地管理工作負荷,以及瞭解所有任務是否準時完成。

所幸,您有更好的方法。無論您正困擾於多個專案的組織和管理工作,或不知如何確認團隊的工作負荷是否合理,都可透過這十個策略,始終讓所有任務按時完成。

1. 指定一處容納您的所有專案

  • 問題:缺乏所有專案之間的可視度。

  • 解決方案:在同一處計劃並管理團隊的所有專案。

例如,若您管理的產品藍圖有多個產品發表活動,您就會想要知道究竟有幾個發表活動、每個發表活動內容是什麼,以及各個活動的時間。若您在同一處計劃並管理所有發表活動,就能迅速瞭解正在進行的所有事項,以及整個藍圖的狀態。您應該使用什麼工具,來管理多個專案呢?若您還未開始使用工具,那麼專案或工作管理平台就是完成這項工作的最佳工具。而且最理想的情況是,這個工具具有彈性、易於使用、支援協作。毫無疑問,我們認為 Asana 是您的不二之選

2. 一開始就定義好目標、計劃、職責及期望值

  • 問題:您發現交付項目和流程中的不一致項目。

  • 解決方案:清楚定義目標、計劃和職責。

若沒有標準的工作流程或專案計劃流程,每個專案就很可能有不同的管理方式。這會導致交付項目不一致、時間耗費於每次需要設立的新流程,且更可能導致遺漏任何工作。

若要解決這個問題,請務必讓團隊從一開始就清楚計劃、流程和職責。就專案的層級而言,這意味清楚設置的目標、需要完成的每個步驟及工作細節、針對各事項所排定的時程及專責人員。此外,請務必及早建立回饋和核准機制——若在沒有清楚計劃的情況下趕著完成專案,也很容易因為忽略這些方面而導致慘痛的代價。

接下來,請在戰略方針的層級上,清楚說明計劃、流程及職責。請就團隊層級設定目的,並清楚闡述哪些專案將協助您達成這些目的。您的專案目標應該要能協助團隊達成這些目的,反過來同樣地,這些團隊目的也應該要有助於公司達成公司的目標。

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若要獲得專案管理的好處,可設定一些團隊範圍內的約定。例如,針對大型專案,或許可以要求專案負責人在擬定專案計劃前,先建立簡介。此外,也可針對團隊經常執行的專案建立範本。這些慣例有助於確保專案每次都以相同方式執行,而無須針對每一個小步驟進行重複思考。

3. 為影響最大的工作設立最高的優先順序

  • 問題:您不確定團隊應優先執行哪些專案。

  • 解決方案:瞭解各專案如何向上串接至較大的公司目標。哪些專案帶來的影響最大?請從這些專案開始著手。

儘管您會非常想先槓掉最簡單的專案——請抗拒這個誘惑。相反地,請以哪個專案對公司目標發揮最大影響力為根據,來安排優先順序。作家 Kasey Fleisher Hickey 表示:「最高優先事項應與這些目標密切相關,且有助於更進一步達成目標」。因此,請就宏觀 (例如將影響較小的專案展延至下一季) 和微觀 (依照重要性來組織每日的待辦事項清單) 這兩個層次,運用策略安排工作的優先順序。

舉例來說,您的團隊可能正同時執行五個產品發佈活動。儘管就完成任務所需的投入量和工作量而言,這幾個活動的規模差不多,其中一個產品卻遠比其他四個更可能對新客戶營收帶來較大的影響力。而另一個 (第二個) 產品,則會對客戶保持率及客戶終身價值 (LTV) 產生最大影響。由於您瞭解 LTV 對公司而言有較高的優先性,因此您會先確保第二個產品有足夠的人員來處理,接著才會決定負責處理低優先順序專案的人員。

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您不僅能更好地分配時間及管理資源,更不會對專案是否對公司目標有貢獻感到毫無概念。

4. 賦予團隊能力,在優先順序發生變化時發揮彈性

  • 問題:您的團隊尚未找到一套簡單的方法,來追蹤變動的優先順序以及重新指派工作。

  • 解決方案:以宏觀的視野檢視團隊的工作。

儘管設立團隊的工作優先順序並同步掌握工作資訊是關鍵,但具備足夠的彈性以便在必要時扭轉局勢也非常重要。您若使用多種工具的試算表及待辦事項清單來追蹤工作,可能很難同時間掌握團隊進行的一切工作。這樣一來,當優先順序產生變化時,您就無法得知哪些任務需要重新安排時程、人員忙碌的程度,以及如何追蹤您目前暫停的工作。

透過與團隊分享一個集中化的事實來源,您可以管理多個專案,而毋須擔心優先順序產生變化。由於您可以看到每個人的工作,因此能快速掌握團隊的工作餘裕和當下任務。如果接下來需要重新安排任務的優先順序,您就可以這麼做而毋須擔心徹底遺棄任務。

深入瞭解:運用專案集,在一處地方監控所有計劃

最後,無論線下還是線上,請記得讓溝通流程暢通。無論是在您的專案管理工具還是例行 1-1 會議中,請與您的團隊成員一起查核他們的工作負荷,並反覆檢查所有事項是否進展順利。

5. 管理並清楚溝通預期事項

  • 問題:您和您的專案關係人對於何時發生何種狀況的認知並不一致。

  • 解決方案:工作發生時即進行溝通。

受溝通問題困擾的團隊就會遇到這個問題,因為他們無法以可視化的方式瞭解他們的、夥伴的及其跨職能專案關係人的工作內容。當您無法洞察其他人正在執行的工作,就會無法理解時間軸出現轉換的原因、優先順序是否維持原狀以及專案目前進度背後的脈絡。

當您在工作環境中溝通時,即以工作背後的全部脈絡,為您的團隊和跨職能專案關係人賦予能力。藉助即時更新,還可以讓每個人都能追蹤工作目前的進度。

始終一致的最佳做法就是使用工作管理工具,讓您可以在工作平台上分享狀態和進度更新。無需求助於試算表、文件和其他工具來取得資源和更新,您只需要點選一個按鈕,即可輕鬆收集資訊,再點選另一個按鈕即可分享給專案關係人。

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6. 跨專案查看工作內容,以平衡工作負荷和時間軸

  • 問題:您不確定每一位隊友目前手上有多少工作量。

  • 解決方案:確保您擁有跨專案查看僱員工作負荷的方法。

在不同地方規劃每個專案時,還會遇到另一種意想不到的難題:您無法跨所有不同專案查看某一位人員的所有工作內容。也就是說,您或多或少需要依賴團隊來瞭解工作負荷的輕重。這樣的話,我們很難在問題 (如逾時未完成) 失控之前及早解决問題;另一方面,也很難發現未加以充分利用的人才。

在同一處地方管理您的所有專案就是成功解決此問題所邁出的第一步。但是接下來,您需要在每一個專案中實際看到所有任務、任務的指派對象以及日期範圍,這樣才能找出超出負荷的僱員以及專案時間軸中的衝突之處。然後您就可以推遲、移除或重新委派任務,以維持專案進展順利。並非所有工具都擁有實現此功能的篩選器,因此需要確保您選擇擁有此功能的工具。

閱讀:如何有效管理團隊的工作負荷

例如,您有一位負責執行小型任務的設計師,像是為下一次產品發佈編輯幾張照片之類,但同時要獨立負責設計、列印,還有為下個月進行的會議完成手冊、名片和海報!同時,另一位設計師卻還有餘力。如果您可以並排查看每個人的工作負荷,就可以快速找出這類差異,並據以重新分配工作內容。

7. 調整專案排程,以便最大化利用團隊生產力

  • 問題:未協調專案開始日期,僱員因此而超負荷工作,工作受阻,專案延誤。

  • 解決方案:排定每一個專案時,關注專案集中的整體狀況。

即使是經過最細緻規劃的專案,如果排定時沒有考慮到月份、季度或年度等團隊工作的所有時間範圍,還是會失控的。例如,如果您試著要同時發佈三個不同的網頁,最終它們可能會彼此衝突,或延誤時長超出預期,因為您的團隊同時執行的工作太多了。

相反,可以依據您所掌握的計劃的所有時間範圍,協調團隊工作內容。以下是一些提示:

  • 錯開相似專案的開始日期:如果同一個群組執行著多個專案時尤需如此,錯開每一個專案的開始和完成日期,這樣有助於讓個人不必同時為五個不同專案而奮力完成工作。相反,他們可以專注於其中一個專案,隨後再移至下一個。

  • 注意相依性:在建立新網站之前,您是否需要先完成基礎結構的打造?若如是,請將依存專案規劃為第一個專案完成日期之後再開始。

  • 為重複任務加上旗標:如果您的兩個不同專案中需有同一工作片段,可以將之合併起來。無論是引進新廠商還是為拍攝行銷影片購買設備,都要確保每一工作片段按時完成,讓專案進展順利。

藉助合理的時間安排,可以讓多個專案維持進展順利,同時幫助您的團隊發揮最大生產力,從而產生不一樣的效果。

8. 委派工作,同時維持可視度

  • 問題:微觀管理和失職管理者之間只有一線之隔,您會如何辨別?

  • 解決方案:與您的團隊分享集中事實來源,以便必要時您可以查核工作。

所有管理者都希望避免成為微觀管理者,但無法洞察任務、對團隊的工作完成狀況如墜雲霧,都會使得成為高效領導者難如登天。但幸運的是,這有章可循。

與團隊分享單一事實來源,即可追蹤每個人正在執行的所有工作。當所有團隊工作內容都處在集中分享的專案之中,您就可以對每個人手上的工作、任務截止時間以及目前進度一目了然。使用這個方法,即可在必要的時候查核任務,而無需微觀管理了。

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9. 追蹤並儲存您的工作流程,而無需每次都重造輪子

  • 問題:每一個專案開始時都要重新建立您的工作流程。

  • 解決方案:將您的專案規劃流程簡化並範本化。

想像一下:您剛完成季度行銷宣傳活動,進入到下一季度的準備階段。但您不記得設定工作的確切方法了,因為從那之後發生了很多變更,而您已經按照現狀管理了很多個專案。您不確定都有哪些初始元件。您如何在確保沒有錯過任何重要任務的前提下,重複成功開展宣傳活動?

將開始專案的方法範本化、簡單化,就不再需要在每個專案的開始階段重造輪子了。如此,您就可以將工作流程作為範本重複使用。需要協調新專案的時候,只需要使用自訂範本開始,即可更快速、高效地前進。

此外,請記得依據新增至流程的新任務、步驟或您建立的新工作流程,更新您的範本。將您的範本想像成一種動態文件,其中包含了最便捷、最有效的流程。您需要依據最佳做法和新的洞察,不斷進行更新。最後,請記得將您的範本保留在團隊的集中事實來源,讓每個人都可以進行存取,並輕鬆開始專案。

每一次都能成功管理多個專案

作為團隊負責人,在工作中往往會遇到需要同時管理多個專案的狀況。希望這些訣竅可以幫助您每一次都能持續追蹤所有計劃的變動內容、維持一切井井有條、按時完成並達成您的目標。

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