什麽是變更管控流程,如何使用此流程?

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaJune 9th, 2021
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什麼是變更管控流程?
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變更管控流程是讓專案經理提交請求給專案關係人,供其審查的一種方法,提交後可能被核准或拒絕。這是很重要的流程,有助於管理具有多重變動細節的大型專案。

一提到管理多個專案,事情就可能變得很複雜。小至協調工作時程,乃至於追蹤目標和結果,您最不想處理的就是重大的專案變更。然而,若有一套既定的變更管控流程,提交專案變更請求就不費吹灰之力。

變更管控流程對於大型計劃是不可或缺的要素,許多隊友可藉此跨部門合作。讓我們深入瞭解流程和具體範例,協助您實施一套您專屬的變更管控程序。  

變更管控流程指的是什麼?

變更管控流程是用來管理變更請求的流程,適用於各種專案和大型計劃。它隸屬於更大架構,亦即變更管理計劃,變更管理計劃定義在團體或公司內管理變更的各個角色。儘管變更流程涉及多個層面,以下是理解它的最簡單方式:它會需要建立變更日誌,以利您追蹤專案變更請求。 

多數情況下,任何專案關係人都能請求變更。請求可以小至稍加編輯專案排程,也可能大到需要新增交付項目。重點是要謹記,並非所有請求都能獲得核准,因為關鍵的專案關係人可以選擇核准或拒絕變更請求。 

由於變更管控流程有許多變動細節,且不同公司間各有不同做法,因此若能實施有助週期流程運轉更順利的工具,將非常實用。工作流程管理軟體這一類的工具可以協助您在同一處管理工作及通訊內容。 

變更管控與變更管理

不清楚變更管控和變更管理之間的差異嗎?這不能怪您。變更管控與變更管理計劃之間有許多差異。變更管控只是眾多變更管理策略的其中一項。 

  • 變更管控:任何組織都有必要具備一套變更管控流程,如此才能在專案發生變化時,幫助確保完善整個資訊流。成功的流程應定義成功指標、組織您的工作流程、有益於團隊溝通,並且為您團隊未來的成功打下穩固的基礎。 

  • 變更管理:一套變更管理計劃的組成元素包括:預算、排程、溝通及資源之協調。所以變更管控流程包含了言明變更請求及變更衝擊的一份正式文件,而變更管理則是在此之上總括一切、更大架構的計劃。

如您所知,變更管控流程只是較大架構變更管理計劃的一小部分,因此儘管相關,這兩個語詞卻大不相同。

請閱讀:什麽是變更管理?建立成功變更管理流程的 6 個步驟

變更管控流程有哪些優點?

實施一套變更管控流程,有助於藉由組織軟體的支援,以及專案交付項目和截止日期帶來的效率提升,使您的團隊井然有序。若考量無法有效管理變更將產生的後果,那麼這套流程之實施則更為關鍵。  

變更管理流程可協助您執行資源管理計劃或其他工作管理目標。以下說明實施變更管控流程的其他幾個優點。 

提高生產力  

變更管控流程將消弭與專案交付項目相關的疑惑,因而得以聚焦於執行而不是收集資訊,進而提高生產力及效率,特別是在借助生產力軟體時,更是如此。

若沒有一套既定的流程,就可能因為耗費時間在工作附帶事務,而導致生產力不甚理想。由於可運用的餘裕能力有限,只能用於最重要的工作,因此每週會有超過四分之一 (26%) 的期限被錯過而無法按時達成。

有效的溝通

妥善記錄變更有助於消弭溝通問題。當目標和標的都已清楚定義後,團隊溝通就能暢行無阻。請謹記,變更管控流程無法解決所有溝通問題。另一個實用的作法是將整合工作管理軟體,以便在同一處保存有關專案的溝通內容。  

接下來,也可與主管級專案關係人分享變更管控流程,從而輕易地為變更請求提供情境資訊。  

請閱讀:職場有效溝通的 12 個提示

更出色的團隊合作及協作

有效溝通不僅本身是一大優點,而且更有助於改善協作。專案變更的溝通一旦清楚明瞭,就更容易協作和相互合作。 

例如,若在第一回合就清楚溝通了變更的細節,專案關係人就有足夠的時間專注於發揮創意和團隊合作。若沒有有效的溝通,專案關係人就被迫耗費時間拼湊零碎的資訊,而不能與團隊成員一同在工作中發揮創意。 

想要進一步改善協作嗎?讓您的變更管控流程搭配任務管理軟體使用,為您團隊的成功打好穩固的基礎。 

變更管控流程的五個步驟

如同五個專案管理階段,建立變更管控流程也有五個關鍵步驟。儘管有些流程稍有不同,但全都包含幾個關鍵元素。從一開始啟動到最後的實施,每個基本步驟都有助變更請求在進程裡有效率地向前推動,並且避免不必要的變動。 

變更管控流程的五個步驟
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有些人偏好以變更管控流程的流程圖檢視此程序,因為更易於透過可視化的圖像來查看。無論您選擇以何種方式檢視,最終結果都會是確定的決策:變更請求獲得核准,或是被拒絕。  

讓我們深入瞭解構成有效變更管控流程的五個步驟,以及它們各自包含哪些內容。

1. 變更請求之啟動

在變更管控流程的啟動階段中,會有一個變更請求被提出。提出請求變更的原因可能有無數種。例如:某個創意交付項目花費的時間超出預期,接著便會提出請求來調整截止日期。儘管專案關係人或專案主管比較可能提出請求,但任何人都可以提議變更。 

想提出請求的團隊成員應使用變更請求表單。身為專案經理,您應在同一處儲存變更日誌,使之易於查找,讓每個人易於存取。 

填妥請求表單後,您應更新變更日誌的名稱、簡要描述,以及您認為合適的任何其他細節,例如日期級請求申請人的姓名。日誌是所有專案變更的記錄,有益於管理多個專案,特別是長達多個月的專案。 

以下範例提出您可納入變更請求表單的不同欄位。

  • 專案名稱

  • 日期

  • 請求描述

  • 請求申請人

  • 變更所有者

  • 優先順序

  • 變更之衝擊

  • 期限

  • 評論

視您希望變更日誌的徹底程度,以及您面臨的變更類型而定,納入的欄位可能會有所差異。

2. 變更請求評估

填妥請求、提交初始表單並獲得核准後,接著就會評估請求。這和提交初始表單有所不同,因為這裡的評估指的是對實際變更進行評估的時間點。 

若已做出決策,評估就非必要,取而代之的會是針對基本資訊進行審查。此資訊可能會由專案或部門主管來評估,他們會審查的細節如下:所需資源、請求之衝擊,以及應將請求交接給誰。 

若變更請求通過初始評估,會接著進入分析階段,並在此階段做出實際決策。 

3. 變更請求分析

在變更衝擊分析階段,會針對請求是否獲得適當專案主管之核准或拒絕進行最終決定。您可也對決策表達意見,但更好的做法是也從主管那取得正式核准。某些情況下,甚至還會有一個變更管控看板,專門用來管控任何變更核准事宜。 

核准的變更請求會需要簽核,之後,則需要向團隊溝通說明,再歷經剩下的五階段流程。應在變更日誌及專案溝通文件存放的任何其他位置予以記錄,以確保所有專案關係人瞭解必要的變動。 

若變更請求遭到拒絕,也應在變更日誌上予以記錄。儘管不見得一定要向團隊溝通遭拒絕的請求,但若能這麼做,則有助避免大家感到困惑。 

4. 變更請求之實施

若變更請求獲得核准,按照流程就會繼續推展至實施階段。在此階段,您與專案關係人將共同合作,進行專案變更。  

視專案所處階段而定,實施一項變更的情況可能看起來略有差異,但通常都會涵蓋:更新專案時間軸及交付項目以及通知專案團隊。接著,就會開始進行實際的工作。一個不錯的做法是評估專案範疇,以確保與時間軸相關的任何變更不會對預期的目標產生巨大衝擊。 

最好在分享的工作空間和變更日誌公佈請求資訊,以確保大家不會因為試著要找尋新資訊而導致生產力之流失。您甚至可以向外傳送修訂過的商業企劃案,以便涵蓋所有基本資訊。 

5. 變更請求之結案

請求一旦被記錄、公佈及實施,就準備好進入結案階段。如果有些團隊並無既定的正式結案步驟表,則建議制定一個,以便在同一處儲存資訊,未來所有團隊成員即可在此加以參照。

在結案階段,任何文件檔案、變更日誌及溝通內容均應儲存在未來可存取的分享空間。您也應該儲存一開始的變更表單,以及所有流程期間您建立、修訂的專案計劃。 

文件儲存於適當的位置後,您就能關閉所有開啟狀態中的任務,並專注於成功完成您的專案。有些專案負責人還會先舉辦事後反思會議,再正式將專案結案。

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變更管控流程範例

現在您已瞭解變更管控流程的五個步驟,是時候將它們派上用場了。我們彙整了一個範例,讓您透過親身體驗瞭解從哪裡踏出第一步。   

在您把自己的計劃統整在一起之前,有一個重點是評估您目前的流程和工具,確保那些是適合您團隊的工具。您甚至可以制定一個商業企劃書或專案計劃,以便向公司的專案關係人提出簡報。 

您會納入哪些變更日誌項目,可能視您經常遇到的變更類型以及專案的複雜程度而定。長達數個月的複雜專案可能會面臨較多變更請求,而較小規模、一次性的專案可能不需要變更日誌這麼詳細的資訊。 

以下的變更日誌範例,可讓您對要納入什麼資訊,以及如何制定自己的格式有些概念。此變更管控範例包括:

  • 專案名稱

  • 任務名稱

  • 指派對象

  • 截止日期

  • 優先順序之狀態

  • 進度狀態

  • 變更類型

這個簡單的格式是變更日誌的絕佳起點,但您可視專案的複雜度選擇是否增加其他欄位。 

變更管控流程範例

若要建立您自己的變更日誌,可以建立自訂範本,或檢視專案範本庫。 

何時應使用變更管控流程

值得注意的一點是,在對的時機使用變更管控管理計劃,以便在狀況來臨時有因應的充分準備。您可能會面臨許多不同種類的變更,一切端看是否有任何新計劃或既定的工具而定。

常見的變更可能包括展延時程、資訊重整,或變更交付項目的請求。以下是一些您可能會想使用變更管控流程的其他事例。 

  • 超出範疇:專案超出範疇時 (又稱為範疇潛變),您可能會想要使用這個流程。 

  • 專案發生不一致:若您在專案執行期間發現不一致之處,那麼提出變更請求,就有助您避免日後需要重工再製交付項目。 

  • 難達成的目標:有些情況下,OKR 可能遙不可及,這時比較好的做法是在專案完成前,就點出問題所在。

  • 新工具:若有制定新流程或採用新工具,您在前幾個專案期間解決新議題時,變更可能就是在所難免的。 

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按照您的方式請求變更

儘管變更在所難免,然而好消息是變更不必然會讓您的下一個專案徹底脫序。實施變更管控流程,您就能確保專案維持正常進度,溝通清楚而有效率。這樣一來,將可提升生產力,減少大家對專案交付項目的困惑。 

倘若您確實面臨一項變更,知道自己擁有現成的正確流程來因應當下情況,就能令人放下心中的大石。當變更管理計劃已準備就緒,您就能減輕與策略轉變相關的負面衝擊,而持續專注於發揮影響力。

需要更多資源,以利更出色地管理下一個專案嗎?請繼續閱讀如何建立專案範疇。 

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