什麽是變更管理?建立成功變更管理流程的 6 個步驟

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJanuary 27th, 2021
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摘要

變更管理提供可處理大規模轉變的逐步流程,例如:當您採用全公司適用的新工具,或引進新到職的領導者。您可藉由紮實的變更管理流程,幫助團隊調整,並邁開大步進行轉變。本文中,我們描述不同的變更管理模式,以及何時適合使用,更提供六個步驟讓您有效推出新科技或工具。

改變是幫助組織成功的必要元素。隨著企業成長,您不可避免地會需要實施新工具、嘗試新策略,或打入新市場,還有更多改變不勝枚舉。小規模的變更或不會衝擊很多人的變更,很容易實施,但若您需要實施徹底性的組織變革,又該怎麼做呢?

若無妥善的規劃,而試圖實施組織變革可能導致混亂、困惑並降低公司的成長速度。您反倒是需要小心推出變革 (在正式變革之前就有制定好的計劃和支援),才能儘可能讓轉換天衣無縫。

簡單地說,您需要變更管理。

若您曾苦於無法順利推出組織變革,或您即將要變革而試著思索如何讓公司加入才是最好的做法,這篇文章就是為您而寫的。

什麽是變更管理?

變更管理是準備或管理任何新組織變革的流程。一般而言,在變更管理流程中,您會為轉換到新的變化做準備、無論變更為何均取得組織支援,並在一段時間內謹慎地佈署變更。

變更管理最重要的事是刻意從幾個不同層面來達成變更。在您做出組織變更前,應思考該變更會如何衝擊不同層級及不同團隊的組織成員。基於此,變更管理法通常包括一些策略,以協助團隊在一段時間內緩緩引進組織變革、透過公司小部分人員試行變革,或確保在推出新計劃前獲得正確的專案關係人信賴。

變更管理是一個流程,也是一個方法。您可能從未花費這麼多時間思考如何推出變更計劃。沒關係。依循變更管理流程進行,您就能賦予團隊及公司能力,讓他們得益於新的變更。

藉助 Asana 規劃專案

變更管理的優勢

透過有成效的變更管理,您可引進新流程,而不會中斷團隊或組織的工作。我們往往很難改變做事的「老方法」,即便客觀而言新方法比較好也是如此。變更管理計劃儘可能帶來最小的業務中斷,從而協助您的團隊瞭解新變更的價值。

有成效的變更管理流程可協助您:

  • 在您的公司創造動能

  • 減少變更遭遇的反抗

  • 提高成功變更的可能性

  • 減少變更可能帶來的負面衝擊

傳統的變更管理模式

變更管理流程可回溯至六零年代早期,且這些年來已經有好幾種變更管理模式。本文中,我們將說明用於一般變更管理的三種傳統模式。

勒溫的變革模式

庫爾特·勒溫是德裔美國心理學家,以他對溝通實務之應用研究的貢獻最為著稱。勒溫的變革模式將變更管理分解為三階段流程:

  1. 解凍。 在解凍階段期間,您要協助團隊或公司克服一開始對變革的反感。您不僅要分析對變革的反感,還要開始說服團隊為什麼你們需要變革。在勒溫的變革模式中, 此刻的重點是讓團隊為新事物做好準備。

  2. 變革。 變革階段是指您推出組織變革的時間點。請記得,由於您會面臨未預期的障礙,以及大家開始使用新系統的速度很緩慢 (無論面臨的是什麼障礙),變革可能是多步驟的流程。

  3. 凍結。 您已實施了變革,現在是時候將它凍結在某處,以利「新」的做事方式成為標準。

ADKAR 模式

 ADKAR 模式是由 Jeff Hiatt 所創。ADKAR 是以下幾個英文語詞的首字母縮寫,分別代表:

  • 意識 (Awareness) 到需要變革

  • 渴望 (Desire) 參與及支援變革

  • 知識 (Knowledge) ,瞭解應做什麼來確保成功變革

  • 能力 (Ability) ,有能力實施變革

  • 鞏固 (Reinforcement) 以確保變革可長期持續實施

領導變革的 8 步驟流程

約翰.科特 (John Kotter) 博士發明此法,並在他的領導變革 (Leading Change) 一書中說明其概念。根據科特的觀點,這八個步驟為:

  1. 創造急迫感,以強調立即行動的重要性

  2. 建立一個引導團體,以便引導、協調及溝通組織變革

  3. 制定策略性願景及計劃,以澄清未來與過去將有何不同

  4. 收編志願隊伍,由其倡導變革

  5. 移除障礙物,以便採取行動,從而提供您組織產生實質影響力所需要的自由

  6. 製造短期的勝利,鼓舞組織繼續堅持下去

  7. 持續加速且不斷主動採取變革,直到您的願景成真

  8. 制度變革,直到制度已足夠鞏固,可取代舊習慣

何時應使用變更管理

您不應針對每項組織變革推出整套變更管理流程。唯有潛在的反彈會很大或遍及全公司時,變更管理才重要。請記得,身為凡人,我們可能會對變更產生反感。我們往往喜歡目前的系統 (即便它不是最好的流程),要人員或團隊想像以新的方式工作可能很困難。

以下是一些您會需要藉由變更管理流程推出的組織變革範例:

  • 全公司使用的新工具或技術

  • 領導階層或組織架構改變

  • 工作文化或價值革新

  • 革新的公司政策、人力資源 (HR) 計劃或福利

  • 併購或收購

實施變更管理流程時最重要、應記得的一點是,必須充分思考向組織推出此變革的時程和方法。

在 Asana,我們的專業服務及客戶成功團隊經常協助團隊建立變更管理策略,以利推出全公司使用的新工具或技術。藉由Asana,團隊不僅有用來組織和執行工作的工具,更能透過工作管理來推出新的團隊協作方法。使用變更管理流程有助確保獲致成功,達成變革。

Asana 變革之路:透過變更管理推出新工具或技術的 6 個步驟

為了協助新團隊採用 Asana,我們的專業服務及客戶成功團隊建置了一套變更管理流程,其靈感取自科特博士之領導改革的 8 步驟流程,並以成功在組織實施 Asana 的客戶的知識作為後盾。這樣所得出的方法 (即 Asana 變革之路) 有助團隊在組織層級推出新工具或技術。

Asana 變革之路有六個步驟:

  1. 定義為什麼

  2. 發現當下

  3. 設計第一個工作流程

  4. 賦予團隊能力並認可成績

  5. 為未來的成功奠定基礎

  6. 測量並擴展使用規模

無論您是採用 Asana 或推出不同的新工具,以下都是您可以借鏡 Asana 變革之路在公司推出新工具或技術的方式。

借鏡 Asana 變革之路:案例研究

假設您的團隊要轉換至集中化工作管理平台,以便使工作更有成效,且增進協作。以下說明您可如何借鏡 Asana 變革之路,來實施組織變革:

1. 定義為什麼

在您向組織推出此變革前,您必須先知道:為什麼自己要這麼做?此變革解決的痛點是什麼?儘管並非所有組織成員都樂意接受變革 (因為我們都厭惡改變),為您何以要這麼做提出一個具體原因將有所幫助。

定義「為什麼」時需考量三個不同元素:

首先,請精心設計「為什麼論述」

先寫出為什麼您要實施這項組織變革。這個「為什麼論述」將會指引之後您所有工作的方向。

「[團隊/組織名稱]要實施這個新的工作管理工具,以便[管理這些專案和流程]。透過這個做法,我們希望[緩和這些痛點]並[達成這些目標]。」

例如,若您要推出工作管理工具,您可以這麼寫:

「我們公司要推出這個新的工作管理工具,以改善跨部門協作,提高透明度。這樣做的用意是期望提升公司的生產力,準時完成更多專案。」

接著,請定義成功指標

您也會想為自己的變更管理流程定義成功的樣子。不妨和領導變革的團隊一起坐下討論,設定指標。指標可包括這些:

  • 在什麼時間點前應該推出此變革

  • 全公司採用變革或訓練的百分比

  • 在特定日期之前的全公司利用率

例如,若要推出工作管理工具,您可能會有以下其中幾個指標:

  • 我們會在 3 月 3 日開始從一個小群組推出此工具。員工可在六月中旬選擇加入。接著,在 7 月 17 日以前,我們公司所有人都應加入並熟悉工具如何使用。

  • 團隊每週應在工作管理工具中傳送專案狀態報告,且應只在此工具中管理工作。

  • 7 月 30 日以前,100% 的員工都應已啟用此工具。

最後,請集結您的佈署聯盟

推出組織變革不是一人工作。您需要多人組成的團隊,而您的佈署聯盟就是這個團隊。佈署聯盟有三類型的成員:

  • 規則設立者。此乃職場當紅炸子雞。您的規則設立者 (可為多個人) 將協助您定義要如何在全公司使用新的工作管理工具。他們可能會帶領訓練活動或在過程中回覆團隊成員提出的問題。

  • 意識提升者。這是指領導階層團隊的一位 (或多位) 成員。意識提升者與當下實施之變革之距離可能相對較遠,但他們會是代表支持的聲浪。意識提升者應闡明您的「為什麼論述」,以便提高團隊的接受度。

  • 產品倡導者。這是指個別貢獻者,或早期採用工具者,這些人積極協助為此變革創造動能。

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2. 瞭解目前情況

為實施大規模變革,您首先必須從小處做起。先選擇一個工作流程,把它實施於新系統中,以利您的佈署聯盟建立最佳做法及範例之後,您再徹底推出。理想的做法是,選擇一個可以協作且大規模的工作流程,如此您就能在實施變革之前解決任何遭遇到的麻煩問題。

例如,若要推出新的工作管理工具,您可選擇行銷部這樣的團隊或部門。向行銷部介紹新工具前,不妨製作示範環境,說明他們可以如何使用。例如,您可以向他們示範如何運用新工具來執行協作程度更高的行銷活動

3. 設計您的第一個工作流程

這是您在一個工作流程或流程測試新變革的機會。規則設立者應為選定的團隊或工作流程舉辦訓練課程。確保您的產品倡導者也在場協助認可取得的成績,並記錄有效運作的流程。

此時,您可能會面臨之前未曾思考過的問題。務必將常見問題 (及答案) 記錄下來,以便在擴大規模推出此變革時,在您的文件中記錄下來。

例如,在推出新的工作管理工具時,您已為行銷團隊製作示範環境。接下來要做的,就只剩為團隊舉辦訓練課程,以便向他們展示工具如何運作。鼓勵他們在此工具中規劃跨部門的計劃,例如您示範的行銷活動。經常查核進度,以瞭解工具推出的狀況如何,並回答團隊可能會有的任何問題。從頭到尾都應記錄成功的歷程,以便透過這些時刻,啟發其他團隊採用工具。

4. 賦予團隊能力並認可成就

您的團隊正針對您選擇的工作流程進行設定。務必經常查核他們的進度,瞭解狀況如何,並認可取得的成績。即便是小小的成績也應如此。在一開始就帶起動能,不僅有利變革獲得支持,更有助打造支持變革完整隊伍,讓這些人自然成為產品的倡導者,於此同時,您則能擴大變革的規模。

5. 為未來的成功奠定基礎

此時此刻,您的團隊應該已經以新的營運方式、緊鑼密鼓地執行工作。利用此時機慶賀團隊的早期勝利、定期收集回饋、監控工具採用的情況,並建立最佳做法。納入常見問題文件、說明區段,以及在集中之處持續引導新隊友的計劃,這些做法將確保成功長長久久。

6. 測量並擴展使用規模

一旦您認為自己已解決第一次變革的問題後,就是時候擴大推行的範圍了。使用訓練課程、常見問題文件,並讓自己準備好您已完成的第一個工作流程,從而協助引導其他團隊。視您公司的規模而定,您可選擇是否規劃一段工作時間,與佈署聯盟討論並回答任何問題。鼓勵產品倡導者經常查核進度並認可取得的成績,以利新工作管理工具取得動能。

在您發現之前,您早就成功完成變更管理計劃了!

組織變革的關鍵是變更管理

無論您要推出何種組織變革,或使用何種變更管理法,仔細思考過、衡量過再推出,是變更管理的關鍵。請使用變更管理法,幫助您的團隊成功適應任何變革。

若您正要推出新技術或工具,請試著借鏡 Asana 變革之路。若要深入瞭解,請閱讀我們的指南,瞭解您可如何使用此變更管理流程協助您的團隊採用 Asana

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