利用率：如何追蹤、計算和提升績效

您可能會追蹤各種成功指標，以確保專案保持在範圍內，並維持高客戶滿意度。 如果您與客戶合作，其中一個成功指標可能會專注於計費時數。 向客戶收取帳單時數是公司獲利的方式。 當您追蹤團隊成員的利用率時，您可以看到計費時數和公司時間如何匹配。 

團隊成員無法為每項任務計費，因為有些任務專注於內部營運。 利用率可以確定團隊成員可用於有利可圖工作的時間。 本文將說明如何計算利用率，並討論減少工作附帶事務的方法，以提高團隊成員的利用率。 

什麼是利用率？

利用率是衡量可用於計費工作的可用時間的指標，以百分比表示。 您可以將團隊成員的總計費時數除以其可用的總時數，以確定利用率。 例如： 

• 如果團隊成員在一週內向客戶收取 34 小時的費用，而他們在一週內有 40 小時的可用時間，那麼他們的利用率為 0.85 或 85%。

追蹤利用率的重要性

請記住，團隊成員的利用率永遠不會達到 100%，因為他們應該將部分時間用於內部工作。 團隊成員的工作週應該在團隊會議、電話、訓練和計費工作之間取得健康的平衡。 

因此，計算和追蹤利用率的目標並不是要達到 100%，而是要減少佔用我們大量工作日的不必要手動和重複工作。 根據工作剖析索引，平均而言，知識工作者花費 60% 的時間在處理工作附帶事務，例如搜尋資訊、追蹤核准和在應用程式之間切換。 透過減少這些不必要的工作附帶事務，您可以提高整個團隊的利用率，並為團隊成員騰出更多時間來執行高影響力的任務。

如何計算利用率

追蹤團隊成員的利用率可為您的公司整體獲利能力提供參考。 計算一位團隊成員的利用率的公式非常簡單，但您需要一些公式才能計算出公司的理想數字。​​

1. 利用率公式

若要計算團隊成員的利用率，請使用基本利用率公式： 

• 利用率公式： (總計費時數 / 總可用時數)

例如，如果團隊成員在每週 40 小時的工作時間中計費 32 小時，則其利用率為 0.80 或 80%。

團隊成員的利用率因工作角色和生產力而異，因此計算個別團隊成員的利用率是不夠的。 相反，請確保您追蹤所有團隊成員的利用率，以便更準確地瞭解公司績效。 

減少工作附帶事務如何提高團隊的利用率

如果您的團隊和部門的利用率較低，請查看您公司的工具、流程和期望。 低利用率意味著團隊成員將大部分時間花在非計費工作上。 他們把時間花在什麼事情上？ 許多工作附帶事務，例如應用程式切換或手動工作，都可以透過正確的工具和流程來減少。 

例如，我們知道一般知識工作者每天要在 10 個應用程式之間切換多達 25 次。 如果您的團隊成員回報應用程式切換降低了他們的生產力並導致低利用率，請尋找彼此整合的Business 版工具。 這樣，團隊成員就不必在工具之間切換並浪費寶貴的時間，而是可以輕鬆獲得完成工作所需的所有資訊。 

提示：時間追蹤軟體可以讓團隊成員的指標井然有序，並更容易進行計算。 它還可以確保您的計算準確無誤，並使任何錯誤更容易發現和糾正。   

2. 工作量利用率

工作量利用率是每位團隊成員的平均利用率。 這個公式將告訴您是否能夠支付資源成本並獲利。

• 工作量利用率= 團隊成員總利用率 / 團隊成員總數

若要計算公司的工作量利用率，請將每個團隊成員的利用率相加，然後將此數字除以團隊成員總數。 

3. 最佳帳單費率

計算出團隊的工作量利用率後，請使用此數字來確定您應該向客戶收取多少費用才能獲利，也就是您的最佳帳單費率。 

總結您的資源成本、間接成本和利潤率。 您的資源成本是您在勞動力、直接材料或生產上所花費的金額。 您應該按每個團隊成員列出您的間接成本。 您的利潤率是超過 Business 版成本的利潤百分比，但您應該將此數字列為您希望實現的利潤率。 

雖然利潤率通常以百分比表示，但您需要使用資源和間接成本將利潤率轉化為此公式的美元金額。 

• 利潤率 (美元金額) = (資源成本 + 間接成本) x 利潤率 (百分比)

• 最佳帳單費率= (資源成本 + 間接成本 + 利潤率) / 總平均勞動時數 / 工作量利用率

因此，例如，如果您的勞動力成本為 50,000 美元，您為每位員工支出 10,000 美元的間接成本，您的最佳利潤率為 25% ((50,000 美元 + 10,000 美元) x 0.25 = 15,000 美元)，而您的總平均勞動時間為 1,000，則此公式中的最高數字為 75。 如果您的工作量利用率為 0.80，那麼您的最佳帳單費率將為每小時 94 美元。 

• 最佳帳單費率= [($50,000 + $10,000 + $15,000) / (1,000)]  / 0.80

4. 理想利用率

您的工作量利用率將告訴您團隊成員的平均計費時數與他們的總工作時數之間的關係，但此指標無法告訴您該費率與公司成本相比是否為理想數量。 瞭解獲利能力的理想利用率的最佳方法是使用以下公式：

• 理想利用率= (資源成本 + 間接費用 + 利潤率) / (可用總時數 x 最佳帳單費率)

若要計算理想利用率，請找到資源成本、間接成本和利潤率的總和，並將總計除以可用總時數和最佳帳單費率的乘積。

使用上述範例中的數字，此公式中的最高數字將是 $75,000。 然後，您可以計算 1,000 x 94 等於公式底部的 94,000，然後對 94,000 進行 75,000 美元的最終事業處，以獲得約 0.80 或 80% 的理想利用率。 這表明您的工作量利用率和理想利用率實際上是相符的！

• 理想利用率= [($50,000 + $10,000 + $15,000)] / (1,000 x 94)

如何追蹤利用率

追蹤利用率對於維持可計費和不可計費工作之間的健康平衡、確保盈利能力以及防止員工過勞至關重要。 若要持續有效地追蹤和監控這些利用率，請考慮使用工作負荷管理軟體。

追蹤利用率最有效的方法之一是使用工作負荷軟體。 藉助 Asana 等工作負荷管理軟體，您可以輕鬆查看誰在何時執行何種工作，從而促進平衡並防止過勞。 透過輕鬆查看每個團隊成員手上的工作，您可以有效地管理團隊的工作負荷，確保團隊成員不會超過分配的最大工作時數。

工作負荷管理軟體中需要尋找的關鍵功能包括：

1. 時間追蹤：允許員工輕鬆記錄可計費和不可計費的時數。

2. 即時可視度：提供對每位團隊成員目前任務、期限和分配時數的深入解析。

3. 可自訂報告：提供報告和儀表板，以便按個人、團隊、專案或時間段檢視利用率。

4. 工作量規劃：使您能夠預測未來的工作量，並相應調整資源分配。

5. 整合：與您現有的專案管理和帳單工具整合，以簡化工作流程。

除了使用軟體之外，還要定期與團隊成員進行核對，討論他們的工作負荷並進行必要的調整。 這種積極主動的方法有助於維持最佳利用率，同時確保員工滿意度。

透過將工作負荷管理軟體與定期溝通和資料驅動決策相結合，您可以有效追蹤和最佳化利用率，從而提高組織的獲利能力和成功率。

如何提高利用率

發現團隊的利用率很低，可能會令人沮喪。 但通常情況下，低利用率是由於流程不佳、溝通不一致和工具繁瑣所致。 最終，由於內部和外部工作負荷之間存在不平衡，因此會發生低利用率。 以下是四種改善方法。

若要提高利用率，請嘗試實施以下專案管理流程。

• 設定利用率設定基準：除非您設定基準，否則您的團隊成員將無法知道要達到什麼樣的利用率。 您還可以根據團隊成員的角色為其設定獨特的設定基準。 例如，設計師的利用率設定基準可能會高於人力資源經理，因為設計師通常會直接與客戶合作，並收取更多小時的費用。 您應根據最佳帳單費率設定基準。

• 監控整個公司的費率：追蹤整個公司的利用率有助於確定您的工作量利用率，以便尋找團隊成員的可用性或缺乏可用性。 通用追蹤將幫助您瞭解其他團隊何時有時間計費更多小時，以便您的公司無需聘請自由職業者即可完成可計費的工作。 

• 減少工作附帶事務：減少工作附帶事務對於提高利用率至關重要。 雖然總會有大量時間用於內部營運，但您可以採用專案管理最佳作法並提供時間管理提示，以減少花費在無意義工作上的時間。 工作附帶事務包括工作溝通、搜尋資訊、在應用程式之間切換以及管理不斷變化的優先事項等。

• 使用時間追蹤軟體：時間追蹤軟體對於提高利用率至關重要，因為它允許團隊成員將任務計入特定客戶或將其置於公司時間下。 追蹤時間還可以鼓勵團隊成員更加留意他們如何運用時間，並幫助他們達成設定基準。 當他們輸入時間後，您可以將此資訊作為一個大型資料集進行分析。

利用率範例

利用率是服務型 Business 版的關鍵指標，因為它會直接影響獲利能力和資源管理。 讓我們探討兩個假設的範例，說明公司如何提高員工利用率，從而提高整體績效。

範例 1：ABC 律師事務所

ABC Law Firm 是一家擁有 75 名律師的中型法律事務所，儘管客戶持續湧入，但其增長卻停滯不前。 在分析其可計費利用率後，他們發現平均利用率僅為 55%。 該公司認識到，這種低利用率是由於流程效率低下和缺乏對資源利用的可見度所致。

為了解決這些問題，ABC Law Firm 實施了以下變更：

• 投資全面的時間追蹤和專案管理軟體，以準確監控可計費的小時數，並確定需要改進的領域。

• 根據每位律師的經驗和實務領域，為其設定明確的利用率目標，以優化帳單效率。

• 定期審查非計費時間，以盡量減少不必要的任務並簡化流程。

透過專注於這些計劃，ABC 律師事務所在一年內將平均利用率提高到 75%。 這項改進使營收增加了 25%，並使該公司能夠聘請更多支援人員，以進一步改善其專業服務。

範例 2：XYZ 行銷代理商

XYZ 行銷公司是一家正在發展的精品公司，擁有適量的員工，正在努力滿足客戶的期限並維持盈利能力。 該機構的管理團隊懷疑其員工利用率過高，導致員工過度工作，工作品質下降。

在追蹤利用率後，他們發現平均利用率為 95%，證實了他們的懷疑。 為了糾正這種情況，XYZ 行銷公司採取了以下步驟：

• 調整其定價模式，以更好地與每個專案所需的時間和資源保持一致。

• 聘請更多全職員工和自由職業者，以更均勻地分配工作量，並實現更低的利用率。

• 實施更嚴格的專案範疇界定流程，以確保客戶的工作期望切實可行且能夠達成。

透過將平均利用率降低至 80%，XYZ 行銷公司的員工士氣和工作品質顯著提升。 客戶滿意度提高了 20%，該機構能夠在不影響其專業服務的情況下承擔更多專案。

這些利用率範例說明了公司如何識別和解決營運效率低下的問題，最終改善財務績效和成長機會。 透過監控總可用時數、計費時數並以最佳利用率為目標，企業可以提升其資源管理和預測能力。

減少工作附帶事務以提高利用率

利用率是您應該追蹤的關鍵指標，以評估團隊成員和公司績效。 高利用率使您更容易支付營運成本並持續增加利潤，而低利用率則可能表明您的流程中存在需要修復的問題。 

追蹤整體利用率的最佳方法是讓團隊成員報告任務並維持結構化流程。 當團隊成員即時報告非計費和計費任務時，您可以更好地控制您的資源，並更清楚地了解時間管理。

常見問答：利用率

什麼是良好的利用率？ 良好的利用率通常介於 70% 到 80% 之間。 此範圍可在計費工作和基本的非計費活動 (例如訓練、行政任務和團隊會議) 之間取得平衡。

應該多久追蹤一次利用率？ 應每週或每月追蹤利用率。 定期監控可識別趨勢，及時調整工作負荷、定價或資源分配，並主動解決可能影響盈利能力和員工福祉的問題。

利用率是否可能超過 100%？ 是的，如果員工加班或計費時間超過正常排程，則利用率可能會超過 100%。 然而，持續保持 100% 以上的利用率是不可持續的，並可能表明資源規劃不善、人手不足或客戶期望不切實際。

利用率如何影響專案獲利能力？ 利用率會影響可計費和不可計費時數之間的平衡，從而直接影響專案的獲利能力。 優化利用率有助於確保專案保持盈利，同時維持員工滿意度和工作品質。