免費變更訂單表單範本：簡化專案變更

Bob Dylan 說：「時代正在變化」，這是真的。 但大多數經理都知道，專案也在不斷變化。 專案計劃從開始到結束都保持不變的情況很少見，而管理變更最簡單的方法是使用變更訂單範本。

變更訂單表單提供了一種結構化的方式來溝通專案變更，從而使專案保持進度正常，並且團隊瞭解如何向前推進。 在本文中，我們將教您如何建立變更訂單範本，以便您為任何障礙做好準備。

什麼是變更訂單表單？

變更單 (在專案管理中也稱為變更請求) 是對專案計劃進行的任何正式且記錄在案的變更。 雖然「變更單」一詞通常是建築行業的術語，但變更單可用於任何行業，以說明專案將如何偏離原始專案範疇。 

變更單指定您或其他人尋求的變更類型，以及該變更將如何影響專案的交付項目、價格和時間軸。 人們在專案管理中發起變更單的常見原因包括：

• 新的專案關係人請求

• 規劃錯誤或遺漏

• 不準確的估計

• 工作範疇的變更

• 資源成本

• 計劃外的事件

專案變更單是常見的情況，因為即使有完善的專案規劃，您的專案目標也可能會因為意外原因而發生變化。 只要您為變更做好準備，變更管控流程就不會讓人感到沉重。

可列印與數位變更訂單表單

可列印的變更訂單表單可能是您過去唯一見過的變更控制方式，但數位變更控制會隨著專案資訊的其餘部分一起變更。 

透過使專案變更與專案材料的其餘部分保持一致，您就能維護整個專案的單一事實來源。 透過數位平台追蹤變更單的其他優點包括：

• 即時輕鬆審查原始計劃

• 能夠一次與多人分享變更訂單

• 將變更訂單整合至自動化變更管理流程中

• 變更發生後，能夠變更預算、時間軸和團隊成員的工作

如果您希望將變更訂單範本整合到更大的變更訂單流程中，數位表單可以節省時間並提供明晰（度）。

如何建立變更訂單表單

在瞭解如何排定變更訂單請求的優先順序並進行分類之前，請務必檢閱變更訂單範本的組成部分。 這些組成要素使您能夠輕鬆審查變更訂單，並快速瞭解請求的變更、請求變更的原因，以及變更預期會產生的影響。

1. 變更描述：變更單範本的第一個區段應簡要描述原始專案交付項目和提議的變更。

2. 變更的明細成本：在此區段中，您將列出與您提出的變更相關的所有成本。 這些成本可能是間接或直接的，例如團隊成員在專案上工作的時間、所需的軟體或差旅費用。 

3. 變更的總成本：包含一個列出變更將花費的總金額的區域，以便其他人審查變更單時可以快速看到成本影響。 如果您無法將部分成本列為總計，可以將此區段留空。 

4. 對時間軸的影響：在此區段中，描述此變更將對原始專案時間軸產生的影響。 變更會使專案所需時間比原先計劃的更長嗎？ 說明如果時間軸必須變更，您計劃如何容納其他人。

5. 簽名：包含一個供變更單審核者簽名的區段。 此外，請在此區段中提供您的簽名。

如何管理變更訂單請求

變更單提交和管理是相輔相成的。 為專案關係人提供變更訂單範本，讓他們知道他們的變更無法保證，且必須經過核准流程。

作為專案經理，您可能會在變更訂單請求進來時進行管理，並搜尋您需要的資訊，以便為其排定優先順序。 請使用以下步驟確定如何對傳入的變更訂單進行排序和優先順序排定。 

1. 檢閱變更訂單表單提交

當您聽到有人提出變更請求時，請確認他們的想法，並引導他們填寫變更單表單，以便記錄變更。 變更請求可能來自參與專案的各種人員，包括：

• 外部專案關係人

• 部門經理

• 您 (作為專案經理)

• 建築專案中的承包商

如果您的專案關係人從未使用過變更訂單表單，不妨說明此表單為何重要。 讓他們知道他們的變更可能會影響專案的其他領域，而變更單表單可讓您和您的專案核准者審查請求的變更如何與整體專案目標保持一致。

收到變更訂單表單後，請查看並與提交表單的人討論變更內容。 當有人提出變更請求時，開放式溝通是最重要的事情。

提示：請將所有變更訂單請求和專案變更保留在集中式專案管理軟體中。 這樣一來，您的團隊就能擁有所有專案資訊的集中的事實來源。 然後，當專案關係人提交新的變更單時，您可以確保專案團隊中的每個人都能看到新的請求。

2. 填寫任何缺少的資訊

一旦您瞭解專案關係人的變更請求，您就會在變更訂單表單上填寫任何缺失的資訊。 專案關係人應在請求表單上描述其變更，但他們可能需要您的協助來評估變更的成本，以及變更將如何影響專案時間軸。

您可能需要協助的區段包括：

• 變更成本：專案關係人可能會為您的專案提供資金，但您知道您在哪裡分配資金和其他資源。 與請求者討論變更，並製作可能成本的項目清單。

• 對時間軸的影響：專案關係人很少知道他們請求的變更將如何影響專案時間軸。 如果他們希望專案在特定日期前已完成，您需要分析排程並說明期限將如何變動。

當您和請求者合作時，填寫變更訂單表單會更容易。 如果您夠幸運，您也可以從內部為專案關係人提供一些關於專案運作方式的觀點。

3. 決定是否應進行變更

現在，您可以查看完整的變更請求，並確定是否應進行變更。 在考慮變更請求時，請根據專案計劃的七個要素進行影響分析。

目標： 

• 此變更與我們的專案目標如何保持一致？ 

• 此變更會阻礙我們實現專案目標嗎？ 

成功指標：

• 我們將如何衡量成功？ 

• 進行此變更是否存在風險？

• 此變更的風險是否值得的嗎？

專案關係人： 

• 誰應參與核准此變更請求？ 

• 如果我們繼續進行此變更訂單，誰需要參與？

範疇：

• 此變更是否超出我們原始的專案範疇？

• 進行變更的成本是多少？

• 如果需要更多資金或資源，我們將從哪裡獲得這些東西？

• 我們是否需要更多人來進行此變更？

交付項目：

• 進行這項變更將如何改善最終產品？

• 與此變更相關的效益是否值得對成本、資源或時間軸進行任何變更？

時間軸：

• 此變更會影響我們的期限嗎？

• 我們是否有彈性來變更時間軸？

溝通計劃： 

• 如果獲得批准，我們將如何向專案團隊傳達此變更？ 

提示：使用專案管理軟體將變更請求對專案的影響可視化。 分析團隊利用率等指標，以確定變更對專案時間軸和範疇的影響。

4. 申請資源以進行變更

如果您決定繼續進行變更，下一步就是取得實現變更所需的資源。 請記住： 

• 您可能需要其他團隊成員才能完成變更。

• 如果您需要更多時間來處理這些交付項目，這可能會延遲其他專案。

• 資金可以來自請求者，但為了確保實體資源，供應商和製造商必須在看板上。

• 您需要確保自己可以在設定的時間範圍內獲得額外資源。

在變更管控流程的這個階段，團隊中的每個人都應該參與變更看板。 請在請求資源時利用他人的幫助，以簡化此流程。

5. 將變更納入專案計劃

一旦每個人都同意變更，且您擁有實施變更所需的資源，您就可以將變更納入專案計劃中。 後續步驟可能包括：

• 調整團隊角色和職責

• 新增專案任務和里程碑

• 變更專案時間軸

• 調整專案目標和KPI

別忘了在變更訂單表單的底部簽名，並將其與其他專案文件一起存放以供參考。 此數位檔案在處理未來專案或改進變更管控流程時可能會派上用場。 

提示：變更管控流程中涉及的每個人都應在變更訂單表單上簽核。 使用數位變更訂單表單，即時將變更訂單傳送給個人，並讓他們能夠在方便時彈性地將其傳回。

變更訂單範本

您將在下方看到變更訂單範本的範例。 該公司的行銷部門正計劃推出新產品，並透過社交媒體行銷活動宣佈產品發佈。 原本的計劃涉及 Instagram 和 Facebook 上的付費廣告，但 Sally Brown 想做一些變更。

上述變更訂單表單說明了以下關鍵點：

• 希望將社交媒體行銷活動擴展至 LinkedIn 

• 希望將自然社交媒體貼文新增至專案

• 變更需要建立社交媒體行事曆並撰寫自然社交媒體貼文

• 專案預算必須擴大，以容納 LinkedIn 上的付費廣告，以及社交媒體排程軟體的潛在訂閱

• 專案時間軸將 (且必須) 保持不變

• 為了讓專案時間軸按時進行，團隊必須獲得額外的支援

請在下方下載此免費變更訂單範本，以便與您的團隊一起使用。

變更訂單表單的類型

您是否曾在專案中遇到過意外變更對您的計劃造成干擾的情況？ 變更訂單表單是您解決這個常見專案管理問題的首選解決方案，因為它可以無縫修改您的原始協議，而不會造成混淆或爭議。 

選擇正確的變更訂單範本類型取決於修訂的性質、專案的原始工作範圍以及所涉及的特定行業標準。

營造變更訂單表單

此表單用於記錄營造專案中的變更，例如材料、範疇或時間軸的變變更。 當由於不可預見的情況或客戶請求而需要修改原始施工計劃時，請使用此表單。

範例：在建築專案期間，轉包商可以使用建築變更單範本向所有者或總承包商請求變更。 修訂可能包括原始合約中未指定的其他管道工程。 此表單將詳細說明額外的工作、成本以及對專案時間軸的影響。

AIA 標準變更訂單文件

美國建築師協會開發了這些文件，為營造專案中的變更單提供了標準化的格式。 當法律合規性和產業標準化很重要時，請選擇這些文件，尤其是在大型或複雜的建築專案中。

範例：複雜的建築專案可能會使用 AIA 變更訂單文件，正式新增客戶和承包商都同意的新設計元素。 此文件將概述要進行的具體變更和相關成本。

工程變更單 (ECO)

ECO 是用於記錄工程規格或設計變更的詳細表單。 當需要進行技術修改時，例如設計改進或工程流程修正，這些表單就至關重要。

範例：若在橋樑的工程設計中發現缺陷，ECO 將概述必要的設計變更、所需材料以及任何成本影響。

專案變更單表單

這是一種適用於多種類型專案的通用表單，用於記錄專案範疇、成本或排程中的任何變更。 它非常適合涉及修改眾多專案組成部分的專案。

範例：軟體開發專案可能會使用此表單來記錄新功能的新增，而這會延長專案完成日期和預算。

合約變更訂單表單

此表單專門用於影響原始合約條款的變更，包括範疇、定價和交付項目。 當由於專案修改而需要修改合約條款時，最好使用這種類型的變更單請求表單。

範例：如果客戶在 IT 專案中要求增加安全層級，此表單將概述變更、成本和新的合約條款。

零成本變更訂單表單

專為不影響專案成本但可能影響範疇或時間軸等其他方面的變更而設計。 它適用於記錄在預算方面中立但仍需要所有各方正式確認和同意的變更。

範例：客戶可能會請求變更設計專案的配色方案，這不會增加成本，但需要記錄以確保明晰（度）。 在這種情況下，有必要更新時間軸以反映變更。

變更訂單範例

變更單是管理各行業專案的常見且必要的部分。 它們確保對專案原始工作範圍、時間軸或成本的任何修改都得到所有各方的正式確認和同意。 

為了讓您更清楚瞭解變更訂單表單在現實世界中的運作方式，以下是一個範例。

住宅建築變更單

在住宅建築專案中，房主在簽署合約後決定將廚房檯面從層壓板升級為花崗岩。 施工經理發出變更單，其中包含材料變更、所涉及的額外成本以及對專案時間軸的影響等詳細資料。 

此變更訂單表單範本可確保承包商和屋主對新的期望和承諾達成一致共識。

營造變更訂單範本

專案名稱： [在此處插入專案名稱]

變更訂單編號： [唯一識別碼]

施工合約編號： [原始合約 ID]

專案詳細資料：

• 原始範疇： [原始專案範疇的簡介描述]

• 變更詳細資料： [提議變更的詳細描述]

合約金額：

• 原始合約金額：$[金額]

• 變更訂單後的新金額：$[New Amount]

發票詳細資料：

• 發票號碼： [Invoice ID related to this change]

• 截止日期：[Revised due date for payment]

時間軸：

• 原始完成日期：[Date]

• 修訂後的完成日期 (準時)：[New Date]

採購訂單：

• 原始採購單編號： [採購單編號]

• 修訂後的採購單 (如適用)： [New PO Number]

授權簽名：

承包商： _____________________

客戶： ________________________

日期： __________________________

使用 Asana 表單簡化變更訂單流程

無論您遇到什麼曲折，都可以透過清晰的變更管控流程來簡化專案工作流程。 當您使用Asana的數位表單來管理變更訂單請求時，您的變更可以直接流入您的專案管理系統。 這樣您就能減少花費在協調工作上的時間，而將更多時間用在執行工作上。