7 個常見的專案風險,以及如何預防

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaAugust 18th, 2021
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摘要

分析風險是專案規劃流程中的重要環節。清楚瞭解目前面臨的專案風險,有助於預防即將到來的風險或對其做好準備。在本文中,深入瞭解 7 種最常見的專案風險。然後,協助團隊在問題在導致重要計劃偏離正軌前找到解決方案。

作為專案經理,瞭解專案期間可能出錯的事項,有助於讓團隊成員為成功做好準備。例如,當專案關係人提出新的應用程式建議,而您並未考慮到提案所需的時間與資源時,會發生什麼事?當應用程式轉到開發團隊,專案在開始前就已面臨分崩離析的風險。

當您瞭解每一個專案的潛在風險,您就可以建立理由充分的專案目標,並且讓團隊能夠進展順利。在接下來的指南中,我們會列出 7 種您可能在進行風險評估時遇到的最常見的專案風險。

7 種常見專案風險

1. 範疇潛變

範疇風險,又稱之為範疇潛變,在初始專案目標未妥善定義時就會發生。從一開始向專案關係人傳達專案藍圖並謹守進行非常重要。若您並未有效傳達專案範疇,專案關係人可能會在專案進行過程中試著改變需求。

如何減輕範疇潛變問題:從開始即建立明確的專案參數,有助於鞏固專案範疇。在專案範疇上達成一致,並且在一開始向專案關係人傳達願景,有助於限縮發生範疇潛變的可能性。安排定期進度核對也有助於確保專案維持在原始專案範疇中。

請閱讀:用 8 個步驟定義專案範疇之快速指南

2. 低效能

效能風險發生於專案未能如初始預期進行時。雖然無法每一次都確定出低效能的根本原因,但您可以確定出可能導致低效能的專案風險,並尋找能夠預防風險的方法。這類風險的範例包括時間緊迫和團隊成員之間溝通不暢。

如何減輕低效能問題:在規劃過程中及早預測前在效能風險可有助於做好準備。運用專案管理軟體,您可以即時追蹤流程,全盤規劃專案,並且促進團隊成員之間進行開放的溝通。

3. 高成本

成本風險發生於專案超出初始設定的預算時。成本風險的原因可能是專案規劃階段未能切合實際,或是缺乏詳細的預算規劃。例如,您可能對於專案能夠在預算範圍內完成充滿信心。但是建立每一個專案元素及其成本的詳細清單,有助於預測專案需求。

如何減輕高成本問題:若要減輕成本風險,需要準確預估專案的每個元素並嚴格遵守預算。堅持預算的最佳方式就是建立一個專案計劃範本,以便與交付項目、範疇和排程維持一致。當專案進入開發階段時,不妨考慮安排定期核對,以便審核預算及進展。

4. 時間緊迫

時間風險又成為專案排程風險,即專案中的任務比預期所需時間更長的風險。時間軸延誤可能會影響其他事項,例如預算、交付日期或整體效能。這是作為專案經理常常會遇到的一種風險。在有大量交接內容的工作中,如果您不是事事親力而為,就會很容易在初始規劃階段低估團隊成員完成專案所需的時間。

如何減輕時間緊迫問題:若要減輕時間風險,有一個經驗法則就是在規劃階段高估完成任務所需的時間,並及時建立應變計劃。這樣,您之後就可以在進行安排時有迴旋的餘地。您還可以利用時間軸甘特圖建立專案排程。專案經理清楚瞭解工作、工作之間的相依性以及任何延誤,有助於在時間風險突然出現時動態地因應風險。瞭解專案生命週期也有助於確定每一個任務所需要的時長。

5. 資源緊張

資源風險發生於沒有完成專案所需的充足資源時。資源可包括時間、技能、金錢或工具。作為專案經理,您需要為團隊負責資源採購,並向團隊傳達資源狀態的資訊。應在專案規劃流程早期進行資源分配,依據不同的專案規模,一般需在專案執行前 1-2 個月進行。

如何減輕資源緊張問題:減輕資源風險的最佳方式,就是建立資源分配計劃。資源分配計劃能夠以最佳方式運用團隊資源,同時讓資源影響力及對團隊目標的支持最大化。從一開始就瞭解所需的資源,您就可以在之後將資源短缺的可能性降至最低。

閱讀:資源管理入門指南

6. 營運變動

營運風險包括公司或團隊流程中的變動,例如非預期的團隊角色撤換、管理上的變動,或是團隊必須調整的新流程。這類事件可導致干擾發生,或者需要調整工作流程,且可能影響專案時間軸。

如何減輕營運事故:您無法預測或預防所有營運風險,但若您知道即將發生團隊撤換或流程變動,您就可以減輕這種轉換帶來的影響。請務必讓團隊為變動做好準備,並且預留時間透過團隊會議、排程工具或額外的訓練加以調整。

7. 缺乏明晰度

缺乏明晰度包括專案關係人溝通不暢、專案範疇模糊或期限不明等情況。其結果則可能會是由於孤立的工作方式而導致缺乏可見度、超出預算、落後於專案期限、專案需求不斷變動、不得不調整專案方向或專案結果令人失望等。

如何減輕缺乏明晰度問題:規劃專案時,請再三檢查您的需求,以確保一切準備妥當。每個人是否都已資訊同步?開發人員是否已為下一階段做好準備?範圍是否明確?確保所有人都能存取專案資訊也很重要。透過將資訊儲存於一處集中工具,您就可以確保每個人都能在專案進展的過程中掌握最新資訊。

如何運用風險管理為團隊做好準備

風險管理中,需要確定最有可能影響您的專案的風險類別,並制定方案以減輕風險。

如何運用風險管理為團隊做好準備

專案管理工具可讓風險管理更輕鬆,因為這些工具可讓您自始而終組織專案。您還可以使用工作管理軟體跨團隊進行協作,從而降低常見風險的可能性。

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使用下列四個步驟,您就可以預測風險並維持專案順利進行。

1. 風險識別

風險分析流程中,第一步時確定您認為可能影響專案的風險。我們前面提到了 7 種最常見的風險,但其他專案風險還包括承包商未能履約、非預期生活時間、資料傳輸問題、優先順序變動、法律風險、市場風險及專案遷延。

問問自己以下的問題,再開始進行風險識別流程:

  • 發生這一風險事件的可能性有多大?

  • 發生這些風險時的影響和嚴重程度為何?

  • 我們的風險應對計劃是什麼?

  • 考慮到可能性和影響,優先順序等級應是什麼?

  • 誰負責處理這項風險?

當您對於這些問題有了答案後,您可以透過風險優先順序、可行動的解決方案和定期監控來繼續進行風險管理流程。

閱讀:專案風險管理流程 6 個清晰步驟

2. 確定可能性及影響

您可以透過依哪一種風險最有可能發生,對您的風險清單進行排序。依可能性排序風險,您就可以更好地在籌備行動計劃時安排風險優先順序。

安排風險優先順序時,不僅發生的可能性非常重要,評估每一種風險造成的業務影響也同樣重要。您應更謹慎地針對可能造成重大業務影響的風險進行規劃。

3. 針對每一種風險尋找解決方案

進行風險評估時的目標,就是指定關於團隊如何處理每一種風險的遊戲計劃。依據可能性和業務影響對風險進行分類,可作為尋找解決方案的起點。進行風險評估可讓您的專案更成功,因為您可以在此過程中預防風險。

您可以和相關專案關係人會面,針對他們最擔心的專案風險主動指定理由充分的解決方案。從過去的專案中汲取經驗教訓,以便衡量風險如何處理。

4. 定期監控您的風險評估

開發出風險評估後,定期監控非常重要,因為情況可能不斷變化。風險可能性會不斷變化,所造成的業務影響也如此。

也可能會出現新的風險,或曾經可能發生的風險可能性大幅下降。定期監控風險評估,有助於針對不確定的事件做好充分準備。

閱讀:什麼是危機管理計劃?(建立危機管理計劃的 6 個步驟)

專案風險管理工具

適當的工具可讓風險評估流程更輕鬆,因為您可以藉助這些工具分析風險並安排優先順序。在一處地方進行即時追蹤並分享資訊,團隊中的每個人都能立即存取專案材料,您也能夠監控團隊進度。

專案管理工具還可以幫助您的團隊增進強大的專案規劃技能。瞭解您的流程和專案管理階段,有助於在風險發生前加以預防。

風險管控表

風險管控表是確定風險並安排優先順序的終極工具。風險管控表中應包含每一種風險的可能性、業務影響、希望如何預防風險、風險發生時您的計劃如何應對以及由誰負責採取行動。

以下舉例風險管控表可能的形式。左側顯示了風險的類型、風險的可能性、業務影響的等級、負責採取行動的人員以及用以應對問題的行動。

[清單檢視] Asana 中的風險管控表專案範例

完成風險管控表後,執行專案時您就擁有了一份實況文件。您可以在遇到風險時參考這些資訊,用於減少長期損害。

SWOT 分析

SWOT 即優勢 (strengths)、弱點 (weaknesses)、機會 (opportunities) 和威脅 (threats)。SWOT 分析不僅確定了專案風險,還確定了專案中的優勢。您可以利用專案的優勢,在競爭對手當中脫穎而出。

若要完成 SWOT 分析,請仔細閱讀縮寫字中的每個字母,並思考如下問題,以探尋改進專案和讓團隊做好準備的新方法。

優勢:有哪些地方是我們做得好的?

弱點:有哪些地方可以改進?

機會:我們的年度目標是什麼?

威脅:我們的競爭對手在哪些方面優於我們?

建立 SWOT 分析後,您可以在專案中充滿信心地向前推進,因為您可以更好地理解您與競爭對手的關係。您還會瞭解到自己的優勢和弱點,這些可以幫助您改進未來的專案並降低風險。

腦力激盪

腦力激盪是提出構想的強大方式,但它的有效性往往會被忽視。當您擁有一個具有不同觀點的團隊時,腦力激盪就是激發創造力和評估風險的好方法。

腦力激盪通常是建立風險管控表的第一步,因為若要識別風險,必須從某處著手。瞭解新的腦力激盪技巧有助於團隊識別風險,讓團隊維持資訊同步,還可以預防風險發生。

提前規劃以便減輕專案風險

專案規劃階段是任何專案中最重要的環節。您可能認為開發階段就是演繹魔法之處,但針對專案進行規劃才是預防專案風險、引領團隊走向成功的要訣。

專案管理軟體類型多種多樣,您可藉以將流程自動化、簡化溝通、分析資訊並進行即時追蹤。有了這些工具,您的專案就能更上一層樓。

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範本

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