11 個讓您按部就班開展工作的專案範本

Jenny Thai 撰稿人特寫照片Jenny ThaiSeptember 9th, 201900
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專案運行順利的時候,大家都很開心:有清楚的計劃、每個人都知道需要做什麼事、任務何時到期,且專案準時在預算內完成。但若您是計劃及管理專案的負責人,又是什麼情況呢?

規劃專案耗時費力。通常需要大量人工、重複性的工作,才能順利開展專案,例如:建立區段、擬定範本任務,並將資訊分送給專案關係人和協作者。專案範本有助減少專案之初的工作量,讓您和您的團隊成員直接鳴槍起跑。此外,好的專案範本不僅讓專案更易於開展,更能打好成功的基礎,迎接接下來的所有專案挑戰。

閱讀:如何成功管理多個專案

何謂專案範本?

有別於從零開始的專案計劃方法,專案範本為您提供開展計劃所需的構件。視您使用的工具而定,專案範本可能包含區段、範例工作、任務標記,以及更多內容。透過專案範本,您可以「即選即用」,直接開始工作。

範本如何協助專案的規劃工作?

專案計劃以藍圖呈現團隊需要知道的關鍵元素,好讓他們成功達成您的專案目標。好的專案計劃會列出專案的交付項目專案範圍,以及專案排程。具體而言,好的計劃應追蹤七大關鍵專案元素:

  • 目標

  • 成功指標

  • 專案關係人與角色

  • 預算

  • 里程碑與交付項目

  • 時間軸與排程

  • 溝通計劃

並非所有專案範本原先就都具備這所有元素。儘管如此,好的專案範本應提供範例任務,以進行最初的設定,從而協助您及您的團隊滿足專案需求、計劃專案的交付項目,並以迅雷不及掩耳的速度開始工作。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

找到最佳的專案範本工具

您用來建立專案範本的工具,其品質和專案範本的品質一樣重要 (甚至可能更重要)。市面上各式各樣的專案管理工具,旨在協助團隊計劃專案,但並非所有工具都能相提並論。

很自然地,您會希望工具提供免費、簡單的專案範本,但您想要的不會僅止於此。若想找到一個可以滿足所有願望清單項目的專案範本工具,不妨尋找一個有足夠彈性,可讓團隊規劃複雜專案 (自最初的交付項目到最終的專案目標) 的工具。

我們認為 Asana 是絕佳的起點。Asana 是工作管理工具。在此工具中,您的團隊不僅可以協調團隊流程,亦能管理專案。工作管理平台可協助團隊實現個別專案,同時有助於建立可重複使用的流程以及可靠的系統,不僅供團隊應用於一個專案,更能應用於所有專案。

閱讀:工作管理與專案管理:兩者差異為何?

11 個免費且簡易的專案計劃範本

若您認為自己不是專業的專案經理,且不確定從哪裡著手,您就來對地方了。此處提供十一個範本,可協助您立刻開展下一個專案。

1. 簡易的專案範本:開始使用

專案計劃範本 - 範例專案計劃使用範本

沒有兩個專案是完全一樣的,但每個專案計劃都有幾個共通的基本元素。清楚的目標、交付項目及時間軸,是支撐專案計劃的骨架。

這些元素還有利於將令人畏懼的偌大專案拆分成較小、可行動的步驟。此外,請務必集合您的專案團隊 (他們是協助您執行專案的人員) 並清楚定義每個人的職責。

若仍不確定從何著手,請嘗試使用簡易的專案計劃範本。該範本有助您組織專案的所有待辦事項、規劃工作及里程碑,同時讓輕重緩急的程度及任務狀態一目了然。

閱讀:如何設定、達成並慶祝專案里程碑

2. 產品行銷範本:計劃下一個發表活動

專案計劃範本 - 產品行銷發佈使用範本

產品行銷經理需要在許多職責間取捨。他們做市場研究來提出產品策略、發想文案及定位,並向市場推出新產品。實際上,他們也經常是產品發佈的專案經理,負責產品、行銷、創意等團隊間的協調工作,以確保新產品一切就緒,可順利出貨,且推出的資產可以準時送達。

與其針對您每次執行的發表活動重新設計一套流程,不妨使用我們的產品行銷發佈範本來建立計劃。該範本包含設定發佈目標、定義通路策略等步驟,這樣一來,您就不會忘記任何產品發佈活動的關鍵事項。

3. 內容行事曆範本:於發佈期限內準時完成

專案計劃範本 - 編輯行事曆使用範本

管理內容行事曆是持續進行的專案,而且您必須隨時掌握許多不斷變動的事項。舉凡指派工作給寫手、產出視覺化創意素材、協調改版,乃至於文案編輯,您建立的每一份內容,都像是個別獨立的迷你專案,各有清楚定義的步驟。

閱讀:如何建立及管理專案行事曆,為團隊奠定成功的基礎

若要確保內容按部就班地準時產出,不妨利用我們的內容行事曆範本。藉由此範本,您大可從點子發想之初,到工作完成之際,均在同一處管理您撰寫、編輯及發佈的所有內容。

4. 行銷活動範本:讓計劃按部就班

專案計劃範本 - 行銷活動範本使用範本

計劃與執行是完善行銷活動的關鍵。但若您是首次管理行銷活動,光想到必須完成的每件事,就可能壓力大到吃不消。需要製作哪些創意素材呢?由誰負責製作?萬一遺漏了哪個細節怎麼辦?

藉由行銷活動專案範本,您可以按部就班地與您的團隊一起制定整個行銷活動計劃,並管理每天應執行的任務。您可用此範本追蹤創意素材及交付項目、規劃並執行通路策略,並成就更多。

下載指南:行銷人員教戰手則

5. 代理商管理範本:搞定每一次的協作

專案計劃範本 - 廠商協作使用範本

對於大多數專案而言,您很可能會集結一整個團隊的內部同仁進行協作。然而有些情況下,您卻可能借力於行銷或創意廠商來執行專案。無論是廣告活動、品牌重塑,或研究計劃,均必須先有清楚的計劃和緊密而持續的合作,才能促成成功的合作夥伴關係。倘若您主要是透過電子郵件或每週電話會議來協作,這樣的合作夥伴關係可能很快就會形成一大挑戰。

所幸,您可以使用這個範本管理下一個與外部廠商合作的專案。用此範本擬定創意要點,在同一處追蹤交付項目、進行中的工作、優先順序等級及預算,從而共同專注地產出絕佳的成果。

6. 使用者研究範本:組織 UXR (使用者經驗研究) 專案

專案計劃範本 - 使用者研究範本使用範本

使用者研究是產品開發生命週期的關鍵一環,產品經理與使用者經驗研究人員正是在此階段瞭解客戶的需求及目標,並獲得深入見解從而解鎖全新產品的商機。

領導研究專案絕非小事一樁。舉凡尋找研究參與者、收集資料、分析資料,乃至於產出建議,均有大量事項必須加以規劃及管理。我們的使用者研究範本讓研究目標和問題的定義變得簡單,您可與團隊輕鬆完成並有系統的整理觀察所得。如此一來,您努力的成果就不會隱沒在文件或試算表中而被遺忘。

7. 衝刺活動計劃範本:管理敏捷團隊

用於 Scrum 的工程衝刺工作流程看板使用範本

衝刺規劃有利敏捷專案及工程團隊安排工作的優先順序,並判斷誰還有工作餘裕接手特定專案。衝刺規劃,連同每日的站立會議,以及衝刺回顧,共同組成為更大的 Scrum (斯格拉姆開發法) 架構。

您的團隊很忙,您不想維護一個難以組織或駕馭的衝刺規劃範本。於此同時,您卻又需要存取各式各樣的專案資料,包括產品的詳細資料、誰正在負責哪件事、工作狀態如何、輕重緩急的程度如何,以及工作何時到期。藉由我們的衝刺規劃範本,您可擁有完成這一切的架構,同時還為團隊省下時間,從而更快速行動、更迅速生產,更頻繁出貨。

閱讀:運用 Asana 進行敏捷與 Scrum 管理

8. 董事會議日程範本:會議記錄

專案計劃範本 - 董事會議程使用範本

董事會在會議中有實質的產出,至關重要。然而,規劃一個高生產力的會議需要投入心力。針對即將到來及未來的會議,貴公司的董事會需要一套簡單的方法來規劃、分享並儲存關鍵資訊,而毋須耗費額外時間透過電子郵件協調,或毫無概念地尋找試算表存放的位置。

不妨改用我們的範本規劃有效率又不費力的會議。我們的董事會議程範本以一站式商店的概念,讓您預先分享議程、於會議中摘錄行動項目,並記錄重要文件,例如過往的會議記錄或參考文件。

9. 工作請求範本:簡化接手流程

專案計劃範本 - 工作請求範本使用範本

當工作請求是透過不同管道、以不同格式提交時,可能會很快失控。為了確保不遺漏任何請求,您需要一處集中處理的位置,以便追蹤及管理請求。此外,為了簡化團隊的工作流程,工作的接手流程必須保證你們在每個請求上,都確實獲得相同的資訊。

簡言之,您需要工作請求範本。無論收到的是外來的創意要點、工作單或 IT 請求項目,針對這些請求擁有同一個集中的事實來源至關重要。接著,您可以結合工作請求範本與表單,以確定在請求提交的當下,直接取得所有的關鍵細節。

閱讀:如何快速地從請求進入交付項目

10. 銷售計劃範本:設立堅若磐石的目標

專案計劃範本 - 銷售規劃使用範本

您在銷售週期之初所建立的的銷售計劃,不應被當成一份無用的文件而棄之一旁。為了讓您的銷售團隊建立並維護穩固的基礎,他們必須能存取架構明確的確定版銷售計劃。

藉由有效率的銷售計劃範本,您可以輕鬆地集中記錄銷售團隊的目的、目標受眾、營收目標、策略,以及路途中可能出現的障礙。請試用我們的銷售計劃範本,取得完備銷售計劃各步驟所需的完整架構。

11. 新員工核對清單:將到職培訓標準化

專案計劃範本 - 到職訓練範本使用範本

由於經理人耗費了大量時間和精力尋找最佳候選人,因此有時當新人到職時,迎接他們的準備工作可能會很忙亂。然而,為了確保每位新員工都能獲得最佳體驗,不妨將到職訓練流程標準化,為所有用人主管奠定成功的基礎。

新員工核對清單是每位經理人都能依循的標準化流程。核對清單應包括每位經理人應該做的基本任務,包括歡迎新人的電子郵件、團隊成員一對一會議及介紹、IT 部門需進行的系統設定等。儘管每個部門的傳統及培訓要求略有不同,用新員工核對清單範本將通用的到職訓練體驗標準化,可為所有用人主管及新員工奠定成功的基礎。

閱讀:如何使用 Asana 進行新員工到職訓練

自訂專案範本

某些情況下,您或許想在範本中納入團隊的特定工作流程。遇到這種情況,不妨將之前完成的專案轉換為範本,這樣仍可保留部分細節,例如專案任務、關鍵里程碑及專案階段。一旦有了紮實的專案計劃,下一步就是將它轉換為您未來可以再次使用的範本。

藉由 Asana 這類的工作管理工具,您可以將之前完成的任何專案轉換為範本。接著,您唯一要做的,就是選擇專案的開始及結束日期,然後就能以紮實、量身打造的專案計劃開展工作。

專案範本愈佳 = 專案計劃愈佳

啟動一項新專案可能令人備感壓力,特別是當您身為專案的計畫暨管理負責人時,更是如此。

無論您領導何種類型的專案 (產品發佈、行銷活動,或任何您想得到的類型),都可利用範本站在絕佳的起跑點,而毋須從零開始建立計畫。而當您使用如 Asana 這樣的專案管理工具時,專案也就會按部就班、準時完成。

準備好規劃您的下一個專案了嗎?請嘗試 Asana 的專案範本

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The beginner's guide to Agile methodologies