適用於敏捷與 Scrum 的 Asana

儘管敏捷起源於軟體開發,但它現在已經成為更多團隊甚至組織所採用的工作方式。敏捷團隊很適合在不斷變動的條件下快速工作,幫助組織以更高品質的工作更迅速地進入市場。不過,只有在所有人都清楚他們需要進行什麼工作、如何進行的情況下,這種方法才會有效。Asana 是一種靈活的工具,可幫助您快速組建工作並提高交付頻率。以下為您說明如何將敏捷工作轉換至 Asana。

如果您是 Asana 新手,我們建議您參閱此篇快速入門指南,以便您對 Asana 的概念取得最佳理解,並可以更輕鬆地將它們轉化為敏捷架構。

Asana 如何協助敏捷團隊?

敏捷專用工具不一定總是能在整個組織或不同團隊之間發揮作用。它們可能會為非敏捷團隊帶來不必要的複雜性。產品和行銷團隊可能會使用敏捷流程,但它們的使用方式可能大相逕庭。相反地,團隊可以仰賴 Asana 並依據所偏好的敏捷風格進行自訂,同時保持其靈活度,以供不依循敏捷流程的工作使用。

將敏捷 Scrum 概念轉化為 Asana 術語

Scrum 是最熱門的敏捷架構之一。以下為您介紹如何將常見的 Scrum 概念轉移至 Asana,其中包括一些有用的範例。

敏捷 Scrum 概念 在 Asana 中...
史詩 建立專案集
功能 為每個功能建立一項專案
故事 在您的功能專案中新增任務
任務 新增子任務至您的 Asana 故事任務
待辦項目 建立待辦項目專案
衝刺 建立衝刺規劃專案
規模 使用下拉式的自訂欄位指示規模
完成時間 使用數字的自訂欄位
接受標準 在[任務描述]中納入資訊(/guide/help/tasks/fields#gl-description)

如何建立史詩

史詩 (epic)是指針對特定目標的整體工作投入量,這些工作可以被拆解為較小的部份。敏捷的功能故事在 Asana 中分別被轉化為專案和任務。大型發佈這類的工作可以作為史詩,為了達成更大目標 (例如提升銷售商機或收入) 而進行的一系列活動或宣傳亦可。

若要在 Asana 中建立史詩,您需要建立一個專案集。專案集可讓您將相關的專案分組並一併進行監控。您可以快速查看該史詩的情形,還能輕鬆查看幫助完成史詩的功能狀態更新

Asana 中的專案集

若要建立 史詩 (專案集),請這麼做:

  1. 開啟側邊欄,並點選左上方的專案集
  2. 點選新專案集

點選您的任一專案集,即可透過完整檢視看到其中包含的所有專案。

在 Asana 中建立專案集以追蹤您的史詩進度

現在您已經準備好為您的史詩建立功能了。

如何建立功能待辦事項

功能記錄的是較大型的活動,這些活動將會幫助您完成您的史詩,而待辦事項則有助於您追蹤尚未排定優先順序的工作。您可以將功能待辦事項建立為 Asana 中的專案,但您也可以將待辦事項以區段的形式納入專案中。

因此,針對今年最大產品發佈的史詩,您可以建立用於研究和回饋的專案,以及行銷發佈或銷售計劃。

建立功能待辦事項 (Asana 專案):

  1. 首先,請確保您已經在 Asana 中建立了一個團隊,以便有地方存放您的功能,而這些功能會作為專案建立。
  2. 請點選頂端列中的橘色 + 按鈕,為每個功能建立一項專案。若要快速開始,您可以點選範本標籤頁,查看是否有任何 Asana 預設範本符合您功能中的工作。
  3. 接著,請將[自訂欄位]新增至您的專案,以便追蹤功能規模成本完成時間、業務目標或與之相關的史詩等內容。若要新增自訂欄位至任一專案,請點選專案頂端藍色的新增自訂欄位連結。
  4. 現在您已經建立好您的功能了,您可以決定是否要將待辦事項保存於該功能專案的區段中,或者為一般的待辦事項項目建立一個獨立的專案。請依循上述的專案建立程序。

使用 Asana 看板的敏捷網站發佈

接下來,您將學習如何將您的功能拆解為故事

如何建立故事並將其加添加至您的衝刺

故事是一項具有行動性的工作,可幫助您將功能拆解為較小型、可行動的部份。在 Asana 中,這代表新增任務至您的專案。因此,針對一項重新設計工作的史詩,您可能會有一個網站啟用的功能,其中包含「草擬網站內文」和「行動裝置最佳化」等故事

敏捷網站發佈

建立故事 (Asana 任務):

  1. 您可以在專案中建立任務,藉而將故事新增至您的功能。只需在任務標題處輸入行動步驟,然後在每個步驟後按下確認。
  2. 您可以在任務描述中添加您的接受標準和其他任何相關細節。
  3. 請填寫任何添加至專案中的自訂欄位,以使規模和時間等內容更加清楚。
  4. 請將任務指派給負責完成該項工作的人員,並提供開始和截止日期,以便它們據此進行規劃。
  5. 將您的故事建立為任務後,您便可以將其拆解為任務,這在 Asana 中稱為子任務。子任務可讓您將工作分解為更小的部份並分配職責。

建立故事後,請考慮建立一項衝刺規劃專案,以便擷取您將在衝刺中進行的行動性工作。請查閱我們的衝刺規劃部落格,以瞭解如何建立及管理衝刺規劃。

現在您已經使用 Asana 建立了一個基本的 Scrum 架構。

我們明白使用敏捷流程的方法不僅一種。如果您想知道其他團隊如何使用,或想對本文所概述的流程進行自訂,請在 Asana 社群中提問,以開啟討論、獲得解答,並與我們的團隊建立聯繫。

藉助 Asana 管理敏捷工作

您已經建立好基本的 Scrum 架構,並將工作添加至您的衝刺專案,現在我們將為您提供提示,助您瞭解如何在 Asana 中管理這些工作。

如何管理您的待辦事項

透過在 Asana 中保存待辦項目區段或專案,您便可擁有該待辦項目上所有項目的最新作業清單。使用自訂欄位能讓您在待辦項目中對任務進行排序,幫助您決定接下來應該優先進行什麼工作。此外,您還可以輕鬆地將任務移入或移出該待辦項目

如何新增項目至待辦事項

  1. 為了更容易將項目新增至待辦項目,您可以建立一項待辦項目範本任務。這樣一來,待辦項目中的每個項目在添加之前都會帶有同等的資訊。然後,若您決定採取行動,您便已具備所需的情境資訊。
  2. 在將任務添加到待辦項目之前,請在任務描述中列出需要某人提供的資訊。
  • 若要複製範本任務,請點選任務右上角的 ... 按鈕,然後選擇複製任務...
  1. 當任務準備好在衝刺期間進行後,請點選 ... 按鈕並將其添加至您目前的衝刺專案中。透過此流程,您便可以在無須建立額外工作的情況下擁有啟動工作所需的詳細資料!

如何從待辦事項中安排優先順序

  1. 將優先級、規模、完成所需時數等自訂欄位添加至您的待辦項目專案中,可以幫助您稍後對專案進行排序,據以確定最應該優先進行的工作為何。
  2. 請點選位於專案右上角的篩選圖示,然後依想要的自訂欄位進行排序。
  • 例如,若您知道您在將至的衝刺中會有一些開放的工程時間,您可以尋找帶有高優先性的任務,以及符合分配至「完成所需時間」類別的任務。

如何管理您的敏捷衝刺

建立好您的衝刺規劃專案後,您便可以開始添加衝刺工作,並在 Asana 中加以管理。以下這些提示能幫助您推進工作並讓專案關係人掌握最新動態。

如何管理您的衝刺排程表

利用時間軸管理衝刺排程表,讓您無需使用試算表和其他用於衝刺管理和規劃的工具。

  1. 請確保您添加至衝刺計劃中的每個功能、故事和/或任務都具有開始和截止日期,以便查看您的工作排程在時間軸中的組合情況。請在任一 Asana 專案的頂端處點選時間軸標籤頁。(功能專案也可以這麼操作。)
  2. 您可以在時間軸中以甘特圖式的檢視查看您所有的衝刺任務,並可輕鬆設定相依性,以及視需要使用拖放功能移動工作。

掌握最新的衝刺更新

您只需點入您的衝刺計劃專案便可查看工作的進展情況,無須使用單獨的試算表或向隊友詢問。

  1. 隨著衝刺工作向前推進,請確保隊友將故事任務的任務標記為完成,並將任何相關工作附加至已完成的任務,以便所有人清楚工作已經完成,其他隊友也能夠存取其成果。
  2. 若要顯示故事相關任務的進展,請將它們拖曳至衝刺專案中的相應欄位。這麼一來,任何需要瞭解工作進展的成員都可以輕鬆點入該專案。
  3. 請將任何相關的專案關係人或經理添加為您衝刺規劃專案的專案成員。點選帶有臉孔的專案標題區段,然後添加任何需要的人員。您可以賦予他們僅評論權限,以免他們更改任何內容。
  4. 請使用進度檢視在衝刺期間傳達定期更新。使用「@ 提及」召集包含相關工作的任務或專案。您可以 @ 提及隊友以表達對他們的稱讚,或讓其他人知道誰在領導專案,以及他們可以向誰提出進一步的問題。
  5. 針對每日站立會議,個別成員可以使用「我的任務」密切關注當天需要處理的工作和已完成的工作,並幫助他們發現阻礙因素。
  6. 如果有人遇到瓶頸,隊友可以使用任務評論的功能向其他人尋求資訊或幫助。他們還可以新增任務追蹤者以獲得所需的可視度。

在 Asana 中進行有效回顧

回顧是敏捷流程的重要組成部份。它可以幫助團隊消化已完成的工作,以及確定未來可以改進或疊代的地方。以下為您說明如何使用 Asana 加強您的回顧,進而獲得可行動的深入解析。

  1. 在衝刺結束時,請利用您的衝刺規劃專案查看已完成和尚未完成的工作。
  • 請統計您一共完成了多少功能,以利計劃下一次的衝刺。您可以使用「完成所需時間」的自訂欄位輕鬆加以統計!
  • 請將任何未完成的功能和故事移至待辦項目,或者,如果那些工作會延續,則請將它們添加至您的下一個衝刺。
  1. 請使用進度檢視發表帶有最終衝刺結果的狀態更新並分享成就。
  2. 若有任何可行動的回顧回饋,請建立一項任務,並將其指派給負責執行或將其交給其他團隊的人員。
  3. 請將您的衝刺專案封存,以便僅引用現有的衝刺專案。您仍然可以在 Asana 中存取之。
  4. 建立一項新的衝刺專案並重複進行該流程!

敏捷工作的許多方面和部份都有助於團隊成功,但能夠在同一處輕鬆追蹤、管理和計劃這項工作的能力無疑會推動成果。

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