專案協調技巧，讓您的團隊發揮最佳工作表現

當阿波羅 11 號於 1969 年發射時，太空人尼爾·阿姆斯特朗和愛德溫·巴茲·奧德林成為第一批登上月球的人類。 但這項史詩般的成就不僅僅是人類的一小步，而是數百名美國太空總署科學家、工程師和專案經理近八年來日常工作的結晶。 發射太空任務所需的所有變動部分，都需要有人在幕後進行協調。 

專案協調不像太空旅行那麼性感，但要將計劃推動到終點線，這絕對是必不可少的。 透過有效的專案協調，您可以按時完成、簡化工作流程，並加快專案進度。

什麼是專案協調？ 

專案協調是專案經理為確保計劃進展順利而進行的日常工作。 這包括組織和傳達專案和指派的詳細資料給專案關係人、監控工作進度、追蹤專案預算、記錄關鍵專案工作流程，以及為您的專案團隊移除阻礙。 

專案協調與專案管理 

如果您從未擔任過專案協調角色，這兩個詞聽起來可能很像，但實際上有點不同。 專案協調著重於維持專案順利運行所需的日常任務，而專案管理則涉及更高階的規劃，例如確定專案目標和交付項目。

專案經理通常同時負責專案管理和專案協調。 不過，某些團隊可能會包含一個獨立的專案協調人角色，以處理基本的日常管理任務。 例如，如果專案經理建立了完整的專案計劃，專案協調人將協助執行該計劃的日常工作。 

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為什麼專案協調很重要

專案計劃的好壞取決於其執行。 無論計劃設計得多麼仔細，日常協調工作才能使專案保持運作並按進度進行。 從這個角度來看，有效的專案協調可以幫助您：  

• 簡化與專案關係人和團隊成員的溝通

• 快速為專案團隊成員排除障礙，並持續推動工作

• 監控專案時間軸，並確保工作已完成

• 追蹤專案預算並管理成本

• 確保專案資訊易於存取 

6 項基本專案協調技能，以及掌握這些技能的提示

日常專案協調的大部分工作由六項核心技能組成。 掌握這些技能後，您就能從規劃到執行和交付，順利推動專案。 

1. 讓工作按時完成

排程延誤是專案失敗的最常見原因之一。 事實上，根據2021 年工作剖析索引，知識工作者每週有 26% 的期限都被錯過。 因此，按時完成工作的能力是成功協調專案的關鍵要素。 

如何辦到：

建立專案排程，為每個專案交付項目和次級交付項目 (完成任務所需的較小步驟) 設定明確的期限。 為此，請在指派截止日期時從最終期限倒退，以便確保為每個組成部分分配足夠的時間。 當您勾選每個交付項目和次級交付項目時，就能輕鬆查看工作的進度，而且您錯過步驟的可能性也會大大降低。  

2. 組織並追蹤交付項目

專案通常包含許多不斷變動的部分。 每個單獨的任務都有其獨特的截止日期、所有者和優先順序，隨著專案的進展，任務會經歷不同的完成階段。 找到一種組織和追蹤這些變動部分的方法是專案協調的重要組成部分。 

如何辦到：

使用可視化工具追蹤專案交付項目。 例如，您可以使用工作流程看板來顯示工作在不同階段的進展、使用甘特圖來查看水平時間軸，或使用專案行事曆在一個集中式檢視中將整個月的工作可視化。 與其試圖讓靜態的專案追蹤工具或試算表保持最新狀態，我們建議使用專案管理工具來檢視和管理交付項目。 這樣您和您的團隊就能輕鬆存取、處理和即時更新專案任務。 

3. 監控專案成本

金錢可能無法買到愛情，但它確實有助於推動專案完成。 事實上，專案的預算通常是決定工作是否已完成的限制因素。 這意味著追蹤和管理專案成本是專案協調員待辦清單上最重要的任務之一。 

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如何辦到：

建立詳細的專案預算。 清晰的專案預算計劃是在整個專案過程中規劃、監控和控制成本的最佳方式。 與專案排程非常相似的是，專案預算通常會將每個交付項目分解為次級交付項目，以便您有效估算每個項目所需資源和成本。 您的預算應包括每項資源和交付項目的成本、預計花費資金的時間軸、每項任務的負責人，以及追蹤預算與實際成本的位置。 

4. 向專案關係人傳達更新

讓團隊瞭解專案進展情況並隨時通知他們任何意外變更非常重要。 因此，定期報告專案狀態是成功協調專案的關鍵要素。 這是確保專案關係人保持資訊同步、主動發現風險，並確保工作進展順利且符合預算的最佳方式。 

如何辦到：

掌握專案狀態報告的藝術。 專案狀態報告可讓專案關係人一目了然地瞭解專案進度。 它們通常會指出專案的健康狀況 (進度正常、存在風險、偏離進度)，包括每個專案領域的概觀，並總結任何主要亮點、阻礙或意外風險。 根據專案的長度，您可能會每週 (針對較短的專案) 或每月 (針對較長的專案) 傳送專案狀態報告。

與其從頭開始撰寫每份專案狀態報告，不妨建立一個可重複使用的範本。 這樣，您就可以避免工作附帶事務，並確保每次都包含關鍵資訊。 專案管理軟體可以讓這個流程更加簡單。 當您在一個集中式工具中追蹤交付項目時，您可以在工作所在的位置建立報告，而無需手動挖掘多個工具中的專案資料。 使用正確的專案管理工具，可能需要數小時的任務可以縮減為只需點幾下即可完成。 

5. 記錄專案資訊

我們都有過這樣的經驗——您開始了一個看起來很熟悉的新專案，並發現自己一年前做過類似的事情。 但當您試圖確定自己做了什麼以及舊專案的進展時，您的記憶卻是空白的。 

這就是記錄專案資訊是專案協調關鍵部分的原因。 在您忙於工作時記錄流程和備註，比起稍後嘗試回憶關鍵的詳細資料，要容易 (且更快) 許多。 

如何辦到：

建立流程文件，即一份內部文件，概述啟動新專案或流程所需的任務和步驟。 例如，您可以建立流程文件，其中包含新員工到職所需的所有步驟、測試新網頁功能的要求，或更新和發布部落格文章的工作流程的詳細資料。 請記住，流程文件旨在成為一份可依據需要進行更新的活記錄，因此請確保您的團隊可以輕鬆編輯和存取它。 

6. 規劃並排定會議

專案協調通常涉及與團隊和外部專案關係人規劃和組織會議。 但為了充分利用每個人的時間，確保每次會議都有策略目的和具體的會議計劃非常重要。 您的會議效率越高，團隊就有越多時間和腦力來處理專案目標。 

如何辦到：

有意識地進行會議。 與其自動安排會議，不妨考慮您是否真的需要會議。 例如，您可以改為傳送狀態報告或非同步更新嗎？ 

如果您確定有必要召開會議，請確保會議對所有參與人員來說都是有效率且有價值的。 為此，您可以建立日程並提前確定預先閱讀的項目，記錄會議紀錄並在會議結束後分發，並確定明確的行動項目以便後續追蹤。 

成功專案協調人的 4 個特質

無論您是想提升協調技能，還是為團隊聘請專案協調人員，都需要留意以下四個基本特質。 

• 溝通技能。 協調工作需要您每天與專案關係人和團隊成員進行交流。 這包括指派任務、提供專案更新、協調會議，以及成為核准和資源請求的聯絡窗口。  

• 時間管理。 良好的時間管理至關重要，尤其是當您需要同時處理整個專案中所有不斷變動的部分時。 這適用於個人時間管理和管理專案排程的能力，並確保交付項目已完成。 

• 解決問題。 當不可避免地出現意外發展時，從容應對問題並以策略性的方式解決問題非常重要。 因此，有效的問題解決技能對專案協調員來說通常很有用。 

• 注重詳細資料。 對於專案協調人而言，詳細資料非常重要，特別是當您設定任務的截止日期、安排會議和建立詳細的流程文件時。 當您把小事做對時，您的團隊就可以放心，因為他們不必再次檢查您的工作。 

協調是關鍵

專案協調對於任何專案在其整個生命週期中的成功都至關重要。 高階專案管理和精心設計的專案計劃、目標、里程碑和專案範疇只能帶您走到這一步，而日常協調有助於利用這些規劃方法，並將您的計劃從規劃推進到完成。 

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