讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

Jenny Thai 撰稿人特寫照片Jenny ThaiJuly 1st, 201900
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可視化專案管理文章橫幅圖片

無論您管理的專案為何,都需要一種可以規劃並追蹤工作的方式。您不僅需要瞭解人、事、時,而且對於您正在管理的變動項目和資訊,也需要一種可以輕鬆可視化的方法。

問題是,清單和試算表已不敷使用。清單變成多頁面文件,試算表變成無數個專案詳細資料欄,這些都讓人難以理解專案在某個特定時刻的真實狀態。

什麼是可視化專案管理?

可視化專案管理是一種組織並管理工作的方式,讓您可以跳脫傳統的待辦清單。它可以讓您以時間軸、工作流程看板和行事曆等不同的版面配置,將專案資訊可視化。可視化專案管理為您手上的工作內容提供一目了然的洞察,如專案交付項目的截止時間、團隊里程碑等內容。

如何可視化專案進度?

有三種熱門的專案進度可視化方式:

  • 時間軸 (或甘特圖)

  • 工作流程看板

  • 行事曆

這裡每一個工作可視化方式都有其利弊之處,選擇哪一種方式,取決於您正在規劃的專案類型。這就是您的可視化專案管理軟體必須能夠在各種檢視之間切換的原因。如此,無論是個別員工還是高層,每個人都可以從您的專案管理軟體中受益

閱讀:如何使用 Asana 清單、看板、行事曆及時間軸檢視。

那麼,您應該使用時間軸、工作流程看板或行事曆嗎?這裡介紹了這些可視化工具的工作方式,以及它們最適合的專案種類。

1. 專案時間軸與圖表

Asana 時間軸 - 品牌行銷活動範例

讓專案計劃可視化的其中一種方式就是為專案排程建立時間軸或甘特圖。專案時間軸是一種專案計劃可視化大綱。使用時間軸管理,您可以將專案組織成條狀圖,以顯示專案中的每一個任務或交付項目何時需要完成,所需時間長短以及進行順序。

閱讀:第一次使用甘特圖嗎?請從此處開始。

使用專案時間軸和甘特圖的時機

如果對於某一個專案,您不僅需要知道每一個事項何時截止,還要瞭解何時開始和所需時長,此時時間軸就很有幫助。在專案時間軸中把每一個事項描畫出來,就可以更好地分配資源,安排團隊成員到不同的步驟中,並讓相依性可視化。

使用時間軸管理,您可以建立專案計劃,用以顯示專案中各部分如何構成一個整體,並依據需要作出變更,以便對問題防微杜漸。時間軸特別適合:

不適合使用專案時間軸和甘特圖的時機

當每一個任務都有開始和結束日期時,時間軸管理就可以發揮最大效果。將時間軸想像成一種可視化條狀圖,如果您的任務沒有開始和結束日期,就沒有太多資訊供可視化了。如果您正在規劃一個擁有大量日常任務的專案,在專案行事曆或工作流程看板中將工作內容可視化可能會很有幫助。

專案時間軸範例

可視化專案規劃 - 專案時間軸之範例

假設您正規劃一項產品發佈。由於這次發佈需要來自產品、工程、行銷、銷售、客戶支援等跨職能團隊的團隊成員才能成功完成發佈,因此專案必定會變得複雜。

時間軸可協助您更好地預測時機,協調資源,這樣您就可以在實現里程碑的同時減少小問題。專案時間軸可列舉所需的每一個步驟或交付項目,顯示每一項內容的開始和結束日期的同時,也顯示工作片段之間的相依性。這樣,專案團隊中的每個人都能在一開始獲得發佈計劃的清晰檢視。

提示:和隊友一起分享並管理時間軸

當您為專案計劃制定了時間軸後,請記得讓隊友和專案關係人隨專案進展掌握最新的詳細資料。透過分享相同的集中事實來源,團隊中的每個人都能即時洞察團隊的所有工作內容。

閱讀:如何以 7 個步驟建立專案時間軸

在 Asana 中,您可以和專案關係人及隊友輕鬆分享專案。在時間軸檢視中將工作可視化,您就可以獲得隊友對計劃的認同,並且隨事項變更對排程加以調整和因應。讓任務之間的相依性可視化,在發生相依性的衝突前及時發現並予以糾正。

2. 工作流程看板

[看板檢視] Asana 中的品牌活動工作流程看板

工作流程看板是適用於組織專案的可視化系統,專案中的每一個任務或工作事項都以卡片形式呈現。可將這些卡片安排在數個欄中之一,這些欄用於表示專案或進度階段、任務所有者、工作優先順序或任何最適合您團隊的系統。隨著每一個任務或交付項目不斷進展,您可以在欄之間移動這些代表任務的卡片,以便輕鬆查看任務進度。

閱讀:如何運用 Asana 於線上建立病管理工作流程看板

使用工作流程看板的時機

看板型態的專案管理特別適合每個任務完成之前都要經過不同階段的專案。工作流程看板敏捷團隊舉行衝刺會議時的絕佳工具,因為它們可以讓您清楚看到工作進度。工作流程看板尤其適合:

看板專案範例

錯誤追蹤工作流程是一種使用工作流程看板管理專案的範例。用於識別並修復錯誤的工作流程看板可能含有表示以下階段的欄:

  • 新錯誤 (即您的待辦項目)

  • 工作執行已就緒

  • 進行中

  • QA 中

  • 完成

對於報告的每一個錯誤,您的團隊都可以輕鬆建立新的卡片,然後隨工作進展在各個欄之間移動。

提示:於線上建立並分享您的看板

可視化專案管理 - 工作流程看板之範例

工作流程看板似乎常以便利貼貼於實體看板的形式組建,但您知道嗎,您還可以使用像 Asana 這樣的工具,於線上建立工作流程看板。

在 Asana 中組建您的工作流程看板,您可以擁有新增自訂欄位、描述、檔案和協作者至每一張卡片等更多功能,這樣您就可以輕鬆捕捉其他專案資訊,幫助團隊中的每一個人順利協作。

3. 專案行事曆

[行事曆檢視] Asana 中的品牌活動專案

工作流程看板和時間軸對於多數專案類型都非常有用,但有時候您需要的是行事曆。它非常簡易、直觀,也是規劃特定專案的理想工具。

閱讀:運用 Asana 建立自己的團隊和專案行事曆

使用專案行事曆的時機

行事曆非常適合在您需要管理大量附帶不同截止日期的任務時使用。瞭解何時需要完成里程碑或在指定週次、月份或年份交付資產,有助於提前規劃,並順利按時執行。專案行事曆尤其有助於管理您的:

不適合使用專案行事曆的時機

專案行事曆可讓您的任務活躍起來,幫助您提前規劃每週、每月或每季的內容。但是,如果您每天截止的任務太多,行事曆就不那麼有用了。如果您需要深入研究團隊的日常工作內容,工作流程看板甚或待辦清單風格的檢視可能會更適合您的團隊。

行事曆專案範例

可視化專案管理 - 專案行事曆

如果您規劃的專案每天都有其專屬工作內容,可藉助專案行事曆,查看接下來幾天和幾週待處理的一切。然後,您可以在行事曆中檢視整個專案,以便確切掌握將至的事項及執行的人員。

提示:首先列出任務,然後逐一排定

若您使用 Asana 管理專案行事曆,可以建立專案任務清單、設定截止日期,然後轉換至行事曆檢視,即可在行事曆中自動查看任務。您還可以依據需要在行事曆中移動任務,以便快速變更截止日期。

何種檢視最適合您的專案?

使用時間軸、工作流程看板或行事曆,都是將專案中所有步驟可視化的絕佳方式,這樣您就可以宏觀地掌握一切,而不會遺漏任何重要細節。您可以使用 Asana 中的任一檢視設定專案。無論您使用何種檢視,都可以和隊友輕鬆分享計劃,並且在同一處執行您的專案。

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The beginner's guide to Agile methodologies