自訂欄位

藉助自訂欄位,您可以新增其他資料至 Asana 專案的任務中。您可以建立階段、優先順序、成本或任何對工作流程、團隊及公司必不可少的欄位。每個人可以因此清楚掌握其整個組織中的工作。

在 Asana 中,您可建立兩種類型的自訂欄位。這些欄位特別適合單一專案專案集,而且可以在整個組織中重複使用。

建立一個可在組織中重複使用的欄位

全域欄位

若要建立一個可在組織中重複使用的欄位:

若您尚未新增欄位至專案,請點選新增欄位按鈕。

全域

在「新增自訂欄位」標籤中,您可以:

  1. 新增欄位標題
  2. 選擇欄位類型
  3. 新增描述
  4. 新增欄位至您組織中的欄位庫,使其可在組織中重複使用。

建立一個可在特定專案或專案集中使用的欄位

內部

若要建立可在特定專案或專案集中使用的欄位:

若您尚未新增欄位至專案,請點選右上角的「+」圖示

內部欄位

在「新增自訂欄位」標籤頁中,您可以

  1. 新增欄位標題
  2. 選擇欄位類型
  3. 新增描述
  4. 請勿新增欄位至您的組織欄位庫,使其僅供您的專案使用

從您的工具列中新增自訂欄位

從您的工具列中直接新增自訂欄位。

自訂欄位

欄位類型與限制

有多種欄位類型可供選擇,其中一部份擁有與之關聯的其他選項:

欄位 其他選項
單項選取 單選下拉式選單
複選 複選下拉式選單
文字
數字 小數位數
百分比 小數位數
貨幣 小數位數
從欄位庫中選擇 顯示您組織中的最新欄位
  • 目前單一專案中僅可以擁有 30 個欄位。
  • 每個任務中最多可以擁有 60 個欄位 (可透過將多個專案彙整為一個單一任務來實現)。
  • 下拉式自訂欄位最多僅可以擁有 100 個選項。
  • 您可以在任務清單中同時顯示最多 5 個自訂欄位。

對於清單專案,您可以顯示 20 個欄位標題,而對於看板專案則為 5 個。

複選自訂欄位

複選自訂欄位容許為單一欄位選擇多個值。 如果您選用複選自訂欄位類型,請在欄位編輯窗格新增所有相關選項。如欲在專案中使用複選自訂欄位,請捲動至想要編輯的欄位,然後選擇所有適用選項。

複選自訂欄位目前處於測試階段。在此期間,您可能無法在表單或規則等其他功能中使用該控制項。

從您的庫中選擇一個已有欄位

您可讓自訂欄位跨組織範圍使用,這樣您就可以在多個專案中使用一個自訂欄位了。您還可以選擇讓欄位僅在單一專案或專案集中使用。

您可以從組織欄位庫中選擇全域欄位。

從工具列的欄位選項中,點選新增欄位選項。

此處可:

  1. 點選從庫中選擇
  2. 從預先輸入的結果中,選擇您想要新增至專案的目標欄位

Asana 建立的自訂欄位

您可以在此處存取由 Asana 設定的自訂欄位。

若您使用包含這些欄位的 Asana 範本建立專案,則該欄位僅能新增至您的組織中。

在專案中檢視欄位

您可以將自訂欄位看作是專案中的欄:

從您的專案清單檢視中:

自訂欄位將在您的主窗格任務清單中以欄的形式顯示。

您還可以在任務中檢視自訂欄位:

自訂欄位會在您的右窗格任務詳細資料中顯示。

屬於多個專案的任務擁有不同的自訂欄位,則所有欄位都會出現在右窗格的任務詳細資料中。

編輯欄位

您可以使用工具列或欄標題編輯自訂欄位。

點選欄位名稱旁的鉛筆圖示,即可編輯欄位。

您還可以使用欄標題編輯自訂欄位。點選自訂欄位旁的下拉式箭頭,並選擇編輯欄位

對於組織中的全域自訂欄位,對其進行編輯,即可將之套用至使用該欄位的全部專案。

永久刪除欄位的方法:

若要永久刪除欄位:

  1. 點選欄位名稱旁的鉛筆圖示
  2. 點選刪除欄位
  3. 輸入欄位名稱
  4. 點選刪除

編輯下拉式欄位

編輯下拉式欄位時,您可以:

  1. 編輯欄位選項的顏色
  2. 從欄位移除選項
  3. 新增新選項至欄位
  4. 完全刪除欄位

重新安排下拉式選項

拖放下拉式選項,即可在自訂欄位中重新安排。

若您以欄位中的選項移除下拉式項目,使用該項目的任務將保留已刪除的項目。隨後欄位會變更為另一個值,但您無法將欄位還原為已刪除項目。

編輯數字欄位

編輯數字欄位時,您可以:

  1. 修改顯示的小數位數目
  2. 完全刪除欄位

減少欄位小數位可維持全部現有值,但會將其四捨五入。增加欄位小數位,將再次出現原始數值。

從專案移除欄位

若欄位不再需要或適用,可從專案中移除。

點選工具列中自訂欄位標題旁的鉛筆圖示。

然後點選「從專案移除」。

您還可以透過點選欄標題中自訂欄位名稱旁的下拉式箭頭,選擇從專案移除欄位

移除欄位僅從目前專案中移除,不會完全刪除欄位。組織中擁有相同欄位的其他專案將保留該欄位,且欄位仍可新增至組織中的其他專案。

保留的值

從專案移除欄位不會從專案任務中刪除欄位的值。

若您的欄位已填入內容,自訂欄位及其值將出現在任務詳細資料的右窗格中。

若欄位為空,自訂欄位將同時從您任務詳細資料的右窗格中消失。

隱藏自訂欄位

您可以透過點選工具列中的「欄位」標籤並按切換圖示,隱藏自訂欄位。

隱藏

依自訂欄位排序

從您的專案工具列

依清單檢視上的自訂欄位排序專案。

排序

若要依自訂欄位排序專案:

  1. 點選專案工具列中的排序圖示
  2. 選擇您的自訂欄位

若您想要將此內容儲存為預設檢視,請點選專案標題旁的下拉式箭頭,並選擇「將版面配置儲存為預設」。

使用欄標題中的 V 字符排序

您還可以使用專案標題中的 V 字符,依自訂欄位進行排序。

排序

調整任務自訂欄位的值將對專案進行自動重新排序。

自訂欄位與搜尋檢視

使用搜尋檢視,即可使用多個專案中的相同自訂欄位搜尋任務。

搜尋檢視

從點選搜尋列開始,即可存取進階搜尋選項。在那裡,點選新增篩選條件,然後選擇自訂欄位

必須將自訂欄位新增至 組織的欄位庫,才能在「進階搜尋」選項中顯示。

貨幣及百分比欄位標籤

貨幣及百分比欄位標籤

您可以依貨幣或百分比建立數字自訂欄位。

自訂欄位貨幣

從您的專案清單方格檢視:

  1. 點選工具列中的欄位圖示
  2. 點選新增欄位

新增數字自訂欄位

從您的新增自訂欄位標籤:

  1. 新增欄位標題
  2. 新增欄位類型
  3. 新增單位、小數位或預覽
  4. 選擇您的欄位編輯存取權限
  5. 建立欄位

計算您的總和平均數

新增平均數自訂欄位

從您的自訂欄位標籤:

  1. 在欄的末尾處點選總計
  2. 從欄下拉式選項點選平均數

權限

可修改專案自訂欄位的人員

在 Premium 團隊或組織中,每個擁有專案存取權限的人都可以新增、編輯或移除其自訂欄位。

專屬專案中:專案所有者及專案成員可檢視並修改專案欄位。

需請求加入的團隊或隱藏團隊中的公開專案:專案所有者、專案成員以及專案團隊成員可檢視並修改專案欄位。

公開團隊中的公開專案:專案所有者、專案成員、專案團隊成員以及組織成員可檢視並修改專案欄位。

組織訪客 (即未擁有公司電子郵件地址者) 可建立/編輯/刪除自訂欄位,或使用進階搜尋工具進行搜尋。他們僅能夠在已有的自訂欄位中輸入或編輯值。

鎖定自訂欄位

BusinessEnterprise 客戶可在建立或編輯已有欄位時,選擇鎖定自訂欄位。

鎖定欄位 1

存取自訂欄位設定時,您可以選擇讓全部成員可編輯自訂欄位,或限制僅自己可進行編輯。

鎖定欄位的成員或 Asana 系統管理員可隨時覆寫自訂欄位鎖定。

使用自訂欄位

自訂欄位可協助您依據團隊需要追蹤工作,您可隨意決定每一個欄位的名稱與數值,幾乎有無數種可能性。此處是幾個範例,展示不同工作流程中的欄位類型:

優先順序

您可以使用自訂欄位指明任務優先順序等級。例如,某工程師團隊使用 Asana 進行錯誤追蹤,可建立下拉式欄位,用以設定錯誤的優先順序等級 (低、中、高)。

實作後,您可以在清單檢視中篩選任務,以此將焦點放在擁有特定欄位值組合的任務上,點選任務清單頂端的篩選條件,然後點選自訂篩選條件。如此,您可以僅檢視如「高」優先順序的任務等。

使用顏色區分不同的下拉式欄位選項。例如紅色可表示「高優先順序」。

核准

所有 Business 版Enterprise 版客戶皆可使用核准功能。這是一種用於加快工作流程循環的流程。核准者可執行 3 項行動:核准、請求變更或拒絕。

建立一項核准

如何建立核准項

  1. 點選任務窗格中的三點圖示
  2. 點選標記為核准

您還可以參考完成核准的方法以及確認一項核准

搜尋

若您想要在不同專案中僅選出已標記特定欄位的任務,您可以透過欄位名稱,進行進階搜尋。 例如,內容行銷經理可以針對僅標記為「起草中」的任務進行進階搜尋,以便瞭解整個團隊中有多少新內容片段正在進行處理。

成本核算

使用自訂欄位的另一種方式就是追蹤工作請求和時間成本核算。設計團隊可使用範本任務,讓其他人提出設計請求。他們可以使用數字自訂欄位,讓請求者輸入完成工作預估所需時間。然後設計者可依此優先確定小時數,並且在決定是否投入更多工作量前,瞭解已進行的工作量。

計算數字總和

複選帶有數字欄位的任務,以便計算其總值:

  1. 複選您希望新增的帶有數字欄位的任務
  2. 總值將在任務窗格中出現

資訊追蹤

若您使用 Asana 進行應徵者追蹤帳戶追蹤,您可以使用文字欄位,輸入電子郵件地址、電話號碼、公司或地址等特定資訊。

使用標籤與自訂欄位

藉助標籤與自訂欄位,您可以在 Asana 中分類、篩選並對資訊做記號。一般而言,自訂欄位最適合組織中的標準用途,而標籤則更日常。我們強烈建議使用自訂欄位,它比標籤功能更健全、更可視化。依據您的工作流程,您可能會發現團隊以不同方式加以利用,但這裡提供一些情境,可幫助您做決定:

若您面對以下情況,可使用自訂欄位:

  • 想要新增特定資料至專案中的全部任務
  • 需要超出自訂欄位的允許範圍之外,採用較為非正式的方式,給予不同層級成員更多背景資訊,以集結類似任務使其便於檢視
  • 您需要追蹤專案中的任務標準資訊 (例如:優先順序等級、時間成本核算、工作階段)
  • 想要確保隊友在專案的每一個任務中填寫特定資訊
  • 需要依據特定資料欄位進行排序或搜尋

若您面對以下情況,可使用標籤:

  • 需要臨時標籤,選項有限,或不確定建立時需要標籤什麼內容
  • 需要從「我的任務」中查看標籤
  • 僅需要將專案中的幾個任務進行標記
  • 想要標記範本任務

在子任務中使用自訂欄位

須注意的是,即使您可能在子任務的詳細資料窗格頂端看到上層專案的名稱,子任務不會自動繼承專案、標籤或其上層任務的指派對象。

若要在子任務中新增或編輯自訂欄位,您首先需要點進去子任務的詳細資料,才可新增子任務至專案 (子任務名稱右側的說話泡泡),並使用「Tab+P」開啟專案欄位,或前往右上方的下拉式處選擇「新增至專案」。

使用自訂欄位追蹤網址連結

當您使用文字欄位時,可以在自訂欄位中追蹤連結。若您在文字欄位中輸入網址連結,您可直接從任務窗格存取連結。當您從自訂欄位點選連結時,頁面會在新視窗中開啟。

連結化欄位

若要在文字欄位中追蹤網址連結:

  1. 在文字欄位中輸入網址
  2. 可直接從主窗格或右側任務窗格中點選檢視連結圖示

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