自訂欄位
- 跳轉至
- 建立可在整個組織中重複使用的自訂欄位
- 為特定專案或專案集建立自訂欄位
- 欄位類型與限制
- 編輯自訂欄位
- 移除自訂欄位
- 隱藏自訂欄位
- 檢視自訂欄位
- 依自訂欄位排序
- 貨幣及百分比自訂欄位標籤
- 權限
- 鎖定自訂欄位
- 使用自訂欄位
- 自訂欄位與標籤的比較
- 新增自訂欄位至子任務
- 使用自訂欄位追蹤網址
- 如何開啟自訂欄位通知？
- 有誰會收到自訂欄位通知？
您可利用自訂欄位新增額外資料至 Asana 專案中的任務。您可以建立欄位，以便說明階段、優先順序、成本，或任何對您的工作流程、團隊及公司而言重要的資訊。這樣一來，個別成員均能明瞭整個組織正在進行的工作。
在 Asana 中，您可建立兩種類型的自訂欄位。這些欄位特定於單一專案或專案集，以及可以在整個組織中重複使用的欄位。
自訂欄位是為工作建立標籤、排序和篩選工作的最佳方法。免費試用 Asana 30 天，瞭解這些功能實際如何運作。免費試用
建立可在整個組織中重複使用的自訂欄位
若要建立可在整個組織中重複使用的自訂欄位：
若您尚未新增欄位至專案，請點選新增欄位按鈕。
在「新增自訂欄位」標籤頁中，您可以：
- 新增欄位標題
- 選擇欄位類型
- 新增描述
- 新增欄位至您組織的欄位庫，使其可在整個組織中重複使用。
為特定專案或專案集建立自訂欄位
若要為特定專案或專案集建立自訂欄位：
若您尚未新增欄位至專案，請點選右上角的「+」圖示
在「新增自訂欄位」標籤頁中，您可以
- 新增欄位標題
- 選擇欄位類型
- 新增描述
- 請勿新增欄位至您的組織欄位庫，使其特定您的專案使用
- 刪除欄位
- 儲存變更
欄位類型與限制
有多種欄位類型可供選擇，其中一部份擁有與之關聯的其他選項：
| 欄位 | 其他選項 |
|---|---|
| 單項選取 | 單選下拉式選單 |
| 複選 | 複選下拉式選單 |
| 文字 | |
| 日期 | 選擇一個不同於任務截止日期的日期 |
| 人員 | 從組織中選擇人員 |
| 數字 | 小數位數 |
| 百分比 | 小數位數 |
| 貨幣 | 小數位數 |
| 從欄位庫中選擇 | 顯示您組織中的最新欄位 |
- 目前單一專案中僅可擁有 30 個欄位。
- 每個任務中最多可以擁有 60 個欄位 (可藉由將單一任務多重歸屬至多個專案來做到這點)。
- 下拉式自訂欄位最多能有 500 個欄位值選項。
您可使用複選自訂欄位來為單一自訂欄位選擇多個不同的值。 在選用複選自訂欄位類型時，請在欄位編輯窗格中新增所有相關的選項。如欲在專案中使用複選自訂欄位，請捲動至想要編輯的欄位，然後選擇所有適用的選項。
從庫中選擇一個已有欄位
您可將自訂欄位設為全域，以便在整個組織範圍內使用，這樣您和同事便可以在多個專案中使用同一個自訂欄位。您還可以選擇讓欄位僅供單一專案或專案集使用。
您可以從組織的欄位庫中選擇全域自訂欄位。
從工具列的自訂選項中，點選新增欄位選項。
您可於此處：
- 點選從資源庫中選擇
- 從自動提示的結果中選擇想要新增至專案的欄位
Asana 建立的自訂欄位
您可以在此處存取由 Asana 設定的自訂欄位的清單。
若您使用包含這些欄位的 Asana 範本建立專案，則該欄位僅能新增至您的組織中。
在專案中檢視欄位
您可以將自訂欄位看作是專案中的欄：
從您的專案清單檢視中：
自訂欄位將在您的主窗格任務清單中以欄的形式顯示。
您還可以在任務中檢視自訂欄位：
自訂欄位會顯示於右方的任務詳細資料窗格中。
若歸屬多個專案的任務擁有不同的自訂欄位，則所有欄位都會出現在任務詳細資料窗格中。
編輯欄位
您可以使用工具列或欄標題編輯自訂欄位。
點選欄位名稱旁的鉛筆圖示，即可編輯欄位。
您還可以使用欄標題編輯自訂欄位。點選自訂欄位旁的下拉式箭頭，並選擇編輯欄位。
對組織中的全域自訂欄位進行編輯，會將其套用至使用該欄位的所有專案。
永久刪除欄位的方法：
若要永久刪除欄位：
- 點選欄位名稱旁的鉛筆圖示
- 點選刪除欄位
- 輸入欄位名稱
- 點選刪除
編輯下拉式欄位
編輯下拉式欄位時，您可以：
- 編輯欄位選項的顏色
- 從欄位移除選項
- 新增新選項至欄位
- 完全刪除欄位
重新安排下拉式選項
拖放下拉式選項，即可在自訂欄位中重新安排。
若您從欄位的下拉式值選項中移除了一個值，使用該值的任務將會保留被刪除的值。隨後，您可將該欄位變更為另一個值，但無法將其變回為已被刪除的值。
編輯數字欄位
編輯數字欄位時，您可以：
- 依貨幣、數字、百分比、自訂標記或未格式化修改欄位。
- 修改顯示的小數位數
- 完全刪除欄位
減少欄位小數位可維持全部現有值，但會將其四捨五入。增加欄位小數位，將再次出現原始數值。
從專案中移除自訂欄位
若欄位不再需要或適用，可將其從專案中移除。
您還可以透過點選欄標題中自訂欄位名稱旁的下拉式箭頭，選擇從專案移除欄位。
移除欄位僅從目前專案中移除，不會完全刪除欄位。組織中擁有相同欄位的其他專案將保留該欄位，且欄位仍可新增至組織中的其他專案。
保留的值
將欄位從專案中移除並不會刪除該欄位在專案任務中的值。
若您的欄位已填入內容，自訂欄位及其值將出現在任務詳細資料的右窗格中。
若欄位為空，自訂欄位將同時從您任務詳細資料的右窗格中消失。
隱藏自訂欄位
您可以透過點選工具列中的自訂標籤頁並按切換圖示，隱藏自訂欄位。
依自訂欄位排序
從您的專案工具列
依清單檢視上的自訂欄位排序專案。
若要依自訂欄位排序專案：
- 點選專案工具列中的排序圖示
- 選擇您的自訂欄位
若您想要將此內容儲存為預設檢視，請點選專案標題旁的下拉式箭頭，並選擇「將版面配置儲存為預設」。
使用欄標題中的 V 字符排序
您還可以使用專案標題中的 V 字符，依自訂欄位進行排序。
調整任務自訂欄位的值將對專案進行自動重新排序。
自訂欄位與搜尋檢視
使用搜尋檢視，即可在多個專案中使用相同的自訂欄位搜尋任務。
從點選搜尋列開始，即可存取進階搜尋選項。在該處點選新增篩選條件，然後選擇自訂欄位。
必須將自訂欄位新增至組織的欄位庫，才能在「進階搜尋」選項中顯示。
貨幣及百分比欄位標籤
您可以依貨幣或百分比建立數字自訂欄位。
從您的專案清單方格檢視：
- 點選工具列中的自訂圖示
- 點選新增欄位
在新增自訂欄位的標籤頁中，您可以：
- 新增欄位標題
- 新增欄位類型
- 新增單位、小數位或預覽
- 選擇您的欄位編輯存取權限
- 建立欄位
計算總和值
點選欄末端的總計，即可計算：
- 總計
- 平均數
- 最小值
- 最大值
- 總和計數
權限
可修改專案自訂欄位的人員
在 Premium 或更高版本的團隊、事業處或組織中，任何有權存取專案的人員都可以新增、編輯或刪除其自訂欄位，前提是他們具有專案的編輯存取權，而非僅評論存取權。
在專屬專案中：專案所有者及專案成員可以檢視及修改專案欄位。
需請求加入的團隊或專屬團隊中的公開專案：專案所有者、專案成員以及專案的團隊成員均可以檢視及修改該專案的欄位。
公開團隊中的公開專案：專案所有者、專案成員、專案團隊成員以及組織成員可以檢視並修改該專案的欄位。
組織訪客 (即不具有公司電子郵件地址者) 無法建立、編輯和刪除自訂欄位，也無法使用進階搜尋工具進行搜尋。他們僅能夠在現有的自訂欄位中輸入或編輯該欄位的值。
鎖定自訂欄位
Business 版及 Enterprise 版客戶可在建立或編輯既有欄位時，選擇鎖定自訂欄位。
存取自訂欄位設定時，您可以選擇允許全部成員編輯該自訂欄位，或限制為僅自己可進行編輯。
鎖定欄位的成員或 Asana 系統管理員可隨時覆寫自訂欄位鎖定。
使用自訂欄位
自訂欄位可協助您依據團隊需要追蹤工作，您可隨意決定每一個欄位的名稱與值，幾乎有無數種可能性。此處是幾個範例，展示不同工作流程中的欄位類型：
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優先順序
您可以使用自訂欄位標明任務的優先順序等級。例如，使用 Asana 進行錯誤追蹤的工程團隊可建立一個下拉式欄位，用以設定錯誤的優先順序等級 (低、中、高)。
實作後，您可以在清單檢視中篩選任務，以此將焦點放在擁有特定欄位值組合的任務上，點選任務清單頂端的篩選，然後點選自訂篩選。如此，您可以僅檢視如「高」優先順序的任務等。
使用顏色區分不同的下拉式欄位選項。例如紅色可表示「高優先順序」。
核准
所有 Business 版和 Enterprise 版客戶皆可使用核准功能。這是一種用於加快工作流程循環的流程。核准者可執行 3 項行動：核准、請求變更或拒絕。
如何建立核准項
- 點選任務窗格中的三點圖示
- 點選標記為核准
搜尋
若您想在不同專案中特別選出已標記某特定欄位的任務，您可以透過欄位名稱進行進階搜尋。 例如，內容行銷經理可以針對標記為「擬稿中」的任務進行進階搜尋，以便瞭解整個團隊中有多少新內容片段正在進行編製。
成本核算
使用自訂欄位的另一種方式就是追蹤工作請求和時間成本核算。設計團隊可使用範本任務，讓其他人提出設計請求。他們可以使用數字自訂欄位，讓請求者輸入完成工作預估所需時間。然後設計者可依此優先確定小時數，並且在決定是否投入更多工作量前，瞭解已進行的工作量。
複選帶有數字欄位的任務以計算其總和：
複選您需要計算總和的帶有數字欄位的任務，畫面底端會出現以下窗格，顯示所選任務數目以及其中包含的數字欄位。同時包含以下選項：
- 在區段之間移動任務
- 編輯專案或區段
- 複製任務連結
- 刪除任務
- 點選三點圖示以選擇其他動作
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資訊追蹤
若您使用 Asana 進行應徵者追蹤或帳戶追蹤，您可以使用文字欄位，輸入電子郵件地址、電話號碼、公司或地址等特定資訊。
使用標籤與自訂欄位的異同
藉助標籤與自訂欄位，您可以在 Asana 中分類、篩選並對資訊做記號。一般而言，自訂欄位最適合組織中的標準用途，而標籤較非正式。我們強烈建議使用自訂欄位，它比標籤功能更健全、更可視化。依據您的工作流程，您可能會發現團隊以不同方式來利用它們。這裡提供一些情境，可幫助您做決定：
您可在下列情況中使用自訂欄位：
- 想要新增特定資料至專案中的全部任務
- 需要超出自訂欄位的允許範圍之外，採用較為非正式的方式，給予不同層級成員更多背景資訊，以集結類似任務使其便於檢視
- 您需要追蹤專案中的任務標準資訊 (例如：優先順序等級、時間成本核算、工作階段)
- 想要確保隊友在專案的每一個任務中填寫特定資訊
- 需要依據特定資料欄位進行排序或搜尋
若您面對以下情況，可使用標籤：
- 需要臨時標籤，選項有限，或不確定建立時需要標籤什麼內容
- 需要從我的任務中查看標籤
- 僅需要標記專案中的幾個任務
- 想要標記範本任務
在子任務中使用自訂欄位
須注意的是，即使您可能會在子任務的詳細資料窗格頂端看到上層專案的名稱，但子任務並不會自動繼承其上層任務的專案關聯關係、標籤、指派對象或協作者。
若要在子任務中新增或編輯自訂欄位，您首先需要點進子任務的詳細資訊 (子任務名稱右側的對話窗格)，才可將子任務新增至相關專案，並使用 Tab+P 開啟專案欄位，或前往右上方的下拉式選單處選擇新增至專案。接著，該子任務便可從專案提取自訂欄位的資訊。
使用自訂欄位追蹤網址連結
當您使用文字欄位時，可以在自訂欄位中追蹤連結。若在文字欄位中輸入網址連結，即可直接從任務窗格存取該連結。當您從自訂欄位點選連結時，頁面會在新視窗或標籤頁中開啟。
若要在文字欄位中追蹤網址連結：
- 在文字欄位中輸入網址
- 直接從主窗格或右側任務窗格中點選造訪連結的圖示
自訂欄位通知可以幫助專案中的所有人跟進最新進展，瞭解目前的作業階段以及接下來需要完成的工作。它可以簡化工作核准的流程，讓您可以快速地推進各個作業階段，確保遵守期限。
變更自訂欄位者本人不會收到通知。
如何開啟自訂欄位通知
您可以隨時為新的或既有的下拉式欄位開啟通知。
在建立新的下拉式欄位時勾選通知方塊，即可在該欄位的值有所變動時向任務協作者發出通知。
如欲為既有的欄位開啟通知，請執行以下操作：
- 點選自訂檔案
- 點選欄位標籤頁
- 點選鉛筆圖示編輯欄位設定，然後勾選通知方塊
自訂欄位通知僅限下拉式欄位使用。
如果您是任務協作者，則每當任何欄位值有所變動時，您都會收到收件匣通知。
有誰會收到自訂欄位通知？
如果某個自訂欄位設定為向您的組織或團隊公開，且有人勾選了通知方塊，則任何當時正在使用該欄位的人從此便會在每次該欄位的值發生變更時收到通知。如果您想收到特定任務的某一欄位值的變更通知，則您需要成為任務協作者。
自訂欄位值有變時，專案成員必須正在追蹤其所屬的任務，才會收到通知。
