自訂欄位

藉助自訂欄位,您可以將其他資料新增至 Asana 專案的任務中。您可以建立階段、優先順序、成本或任何對工作流程、團隊及公司具有重要性的欄位。藉此,每個人皆可清楚掌握整個組織中的工作進展。

在 Asana 中,您可建立兩種類型的自訂欄位。這些欄位特別適合單一專案專案集,而且可以在整個組織中重複使用。

建立可在整個組織中重複使用的自訂欄位

全域欄位

若要建立可在整個組織中重複使用的自訂欄位:

若您尚未新增欄位至專案,請點選新增欄位按鈕。

全域

在「新增自訂欄位」標籤頁中,您可以:

  1. 新增欄位標題
  2. 選擇欄位類型
  3. 新增描述
  4. 新增欄位至您組織的欄位庫,使其可在整個組織中重複使用。

為特定專案或專案集建立自訂欄位

內部

若要為特定專案或專案集建立自訂欄位:

若您尚未新增欄位至專案,請點選右上角的「+」圖示

內部欄位

在「新增自訂欄位」標籤頁中,您可以

  1. 新增欄位標題
  2. 選擇欄位類型
  3. 新增描述
  4. 請勿新增欄位至您的組織欄位庫,使其僅供您的專案使用
  5. 刪除欄位
  6. 儲存變更

從您的工具列中新增自訂欄位

從您的工具列中直接新增自訂欄位。

自訂欄位

欄位類型與限制

有多種欄位類型可供選擇,其中一部份擁有與之關聯的其他選項:

欄位其他選項
單項選取單選下拉式選單
複選複選下拉式選單
文字
數字小數位數
百分比小數位數
貨幣小數位數
從欄位庫中選擇顯示您組織中的最新欄位
  • 目前單一專案中僅可擁有 30 個欄位。
  • 每個任務中最多可以擁有 60 個欄位 (可藉由將單一任務多重歸屬至多個專案來做到這點)。
  • 下拉式自訂欄位最多只能有 200 個欄位值選項。

複選自訂欄位

您可使用複選自訂欄位來為單一自訂欄位選擇多個不同的值。 在選用複選自訂欄位類型時,請在欄位編輯窗格中新增所有相關的選項。如欲在專案中使用複選自訂欄位,請捲動至想要編輯的欄位,然後選擇所有適用的選項。

從您的庫中選擇一個已有欄位

您可將自訂欄位設為全域,以便在整個組織範圍內使用,這樣您和您的同事便可以在多個專案中使用同一個自訂欄位。您還可以選擇讓欄位僅在單一專案或專案集中使用。

您可以從組織的欄位庫中選擇全域自訂欄位。

從工具列的自訂選項中,點選新增欄位選項。

您可於此處:

  1. 點選從資源庫中選擇
  2. 從自動提示的結果中選擇想要新增至專案的欄位

Asana 建立的自訂欄位

您可於此處存取由 Asana 設定的自訂欄位。

若您使用包含這些欄位的 Asana 範本建立專案,則該欄位僅能新增至您的組織中。

在專案中檢視欄位

您可以將自訂欄位看作是專案中的欄:

從您的專案清單檢視中:

自訂欄位將在您主窗格的任務清單中以欄的形式顯示。

您還可以在任務中檢視自訂欄位:

自訂欄位會顯示於右方的任務詳細資料窗格中。

具多重專案歸屬任務擁有不同的自訂欄位,則所有欄位都會出現在任務詳細資料窗格中。

編輯欄位

您可以使用工具列或欄標題編輯自訂欄位。

點選欄位名稱旁的鉛筆圖示,即可編輯欄位。

您還可以使用欄標題來編輯自訂欄位。請點選自訂欄位旁的下拉式箭頭,並選擇編輯欄位

對組織中的全域自訂欄位進行編輯,即可將其套用至使用該欄位的所有專案。

永久刪除欄位的方法:

若要永久刪除欄位:

  1. 點選欄位名稱旁的鉛筆圖示
  2. 點選刪除欄位
  3. 輸入欄位名稱
  4. 點選刪除

編輯下拉式欄位

編輯下拉式欄位時,您可以:

  1. 編輯欄位選項的顏色
  2. 從欄位移除選項
  3. 新增新選項至欄位
  4. 完全刪除欄位

重新安排下拉式選項

拖放下拉式選項,即可在自訂欄位中重新安排。

若您從欄位的下拉式值選項中移除了一個值,使用該值的任務將會保留被刪除的值。隨後,您可將該欄位變更為另一個值,但無法將其變回為已被刪除的值。

編輯數字欄位

編輯數字欄位時,您可以:

  • 依貨幣、數字、百分比、自訂標記或未格式化修改欄位。
  • 修改顯示的小數位數
  • 完全刪除欄位

減少欄位小數位可維持全部現有值,但會將其四捨五入。增加欄位小數位,將再次出現原始數值。

從專案中移除自訂欄位

若欄位不再需要或適用,可將其從專案中移除。

您還可以透過點選欄標題中自訂欄位名稱旁的下拉式箭頭,選擇從專案移除欄位

移除欄位僅從目前專案中移除,不會完全刪除欄位。組織中擁有相同欄位的其他專案將保留該欄位,且欄位仍可新增至組織中的其他專案。

保留的值

將欄位從專案中移除並不會刪除該欄位在專案任務中的值。

若您的欄位已填入內容,自訂欄位及其值將出現在任務詳細資料的右窗格中。

若欄位為空白,則該自訂欄位也會從您任務詳細資料的右窗格中消失。

隱藏自訂欄位

您可以透過點選工具列中的自訂標籤並按切換圖示,隱藏自訂欄位。

隱藏

依自訂欄位排序

從您的專案工具列

依清單檢視上的自訂欄位排序專案。

排序

若要依自訂欄位排序專案:

  1. 點選專案工具列中的排序圖示
  2. 選擇您的自訂欄位

若您想要將此內容儲存為預設檢視,請點選專案標題旁的下拉式箭頭,並選擇「將版面配置儲存為預設」。

使用欄標題中的 V 字符排序

您還可以使用專案標題中的 V 字符,依自訂欄位進行排序。

排序

調整任務自訂欄位的值將對專案進行自動重新排序。

自訂欄位與搜尋檢視

使用搜尋檢視,即可使用多個專案中的相同自訂欄位搜尋任務。

搜尋檢視

從點選搜尋列開始,即可存取進階搜尋選項。在那裡,點選新增篩選條件,然後選擇自訂欄位

您必須先將自訂欄位新增至組織的欄位庫,該欄位才能在「進階搜尋」的選項中顯示。

貨幣及百分比欄位標籤

貨幣及百分比欄位標籤

您可以依貨幣或百分比建立數字自訂欄位。

自訂欄位貨幣

從您的專案清單方格檢視:

  1. 點選工具列中的自訂圖示
  2. 點選新增欄位

新增數字自訂欄位

在新增自訂欄位的標籤頁中,您可以:

  1. 新增欄位標題
  2. 新增欄位類型
  3. 新增單位、小數位或預覽
  4. 選擇您的欄位編輯存取權限
  5. 建立欄位

計算總和值

新增平均數自訂欄位

點選欄末端的總計,即可計算:

  1. 總計
  2. 平均數
  3. 最小值
  4. 最大值
  5. 總和計數

權限

可修改專案自訂欄位的人員

在 Premium+ 團隊、事業處或組織中,任何有權存取專案的人員都可以新增、編輯或刪除其自訂欄位,前提是他們具有專案的編輯存取權,而非僅評論存取權。

專屬專案中:專案所有者及專案成員可檢視並修改專案欄位。

需請求加入的團隊或專屬團隊中的公開專案:專案所有者、專案成員以及專案的團隊成員可以檢視並修改該專案的欄位。

公開團隊中的公開專案:專案所有者、專案成員、專案團隊成員以及組織成員可以檢視並修改該專案的欄位。

組織訪客 (即不具有公司電子郵件地址者) 無法建立、編輯和刪除自訂欄位,也無法使用進階搜尋工具進行搜尋。他們僅能夠在現有的自訂欄位中輸入或編輯該欄位的值。

鎖定自訂欄位

BusinessEnterprise 客戶可在建立或編輯已有欄位時,選擇鎖定自訂欄位。

鎖定欄位 1

存取自訂欄位設定時,您可以選擇讓全部成員可編輯自訂欄位,或限制僅自己可進行編輯。

鎖定欄位的成員或 Asana 系統管理員可隨時覆寫自訂欄位鎖定。

使用自訂欄位

自訂欄位可協助您依據團隊需要追蹤工作,您可隨意決定每一個欄位的名稱與數值,幾乎有無數種可能性。此處是幾個範例,展示不同工作流程中的欄位類型:

優先順序

您可以使用自訂欄位標明任務的優先順序等級。例如,使用 Asana 進行錯誤追蹤的工程團隊可建立一個下拉式欄位,用以設定錯誤的優先順序等級 (低、中、高)。

實作後,您可以在清單檢視中篩選任務,以此將焦點放在擁有特定欄位值組合的任務上,點選任務清單頂端的篩選條件,然後點選自訂篩選條件。如此,您可以僅檢視如「高」優先順序的任務等。

使用顏色區分不同的下拉式欄位選項。例如紅色可表示「高優先順序」。

核准

所有 Business 版Enterprise 版客戶皆可使用核准功能。這是一種用於加快工作流程循環的流程。核准者可執行 3 項行動:核准、請求變更或拒絕。

建立一項核准

如何建立核准項

  1. 點選任務窗格中的三點圖示
  2. 點選標記為核准

您還可以參考完成核准的方法以及確認一項核准

搜尋

若您想在不同專案中特別選出已標記某特定欄位的任務,您可以透過欄位名稱進行進階搜尋。 例如,內容行銷經理可以針對標記為「擬稿中」的任務進行進階搜尋,以便瞭解整個團隊中有多少新內容片段正在進行。

成本核算

使用自訂欄位的另一種方式就是追蹤工作請求和時間成本核算。設計團隊可使用範本任務,讓其他人提出設計請求。他們可以使用數字自訂欄位,讓請求者輸入完成工作預估所需時間。然後設計者可依此優先確定小時數,並且在決定是否投入更多工作量前,瞭解已進行的工作量。

計算數字總和

複選帶有數字欄位的任務以計算其總和:

複選您需要計算總和的帶有數字欄位的任務,畫面底端會出現以下窗格,顯示所選任務數目以及其中包含的數字欄位。同時包含以下選項:

  1. 在區段之間移動任務
  2. 編輯專案或區段
  3. 複製任務連結
  4. 刪除任務
  5. 點選三點圖示以選擇其他動作

資訊追蹤

若您使用 Asana 進行應徵者追蹤帳戶追蹤,您可以使用文字欄位,輸入電子郵件地址、電話號碼、公司或地址等特定資訊。

使用標籤與自訂欄位

藉助標籤與自訂欄位,您可以在 Asana 中進行分類、篩選,並對資訊做標記。一般而言,自訂欄位最適合組織中的標準用途,而標籤則是偏日常的非正式用途。我們強烈建議使用自訂欄位,因為它比標籤功能更健全、更可視化。依據您的工作流程,您的團隊可能會以不同方式利用此功能,而這裡提供一些情境,幫助您決定是否應使用自訂欄位:

若您面對以下情況,可使用自訂欄位:

  • 想要新增特定資料至專案中的全部任務
  • 需要以較之標籤更為正式且更詳細的方式提供更多背景資訊,以便將相似的任務集結起來並方便檢視
  • 您需要追蹤專案中的任務標準資訊 (例如:優先順序等級、時間成本核算、工作階段)
  • 想要確保隊友在專案的每一個任務中填寫特定資訊
  • 需要依據特定資料欄位進行排序或搜尋

若您面對以下情況,可使用標籤:

  • 需要臨時標籤,選項有限,或不確定建立時需要標籤什麼內容
  • 需要從「我的任務」中查看標籤
  • 僅需要將專案中的幾個任務進行標記
  • 想要標記範本任務

在子任務中使用自訂欄位

須注意的是,即使您可能會在子任務的詳細資料窗格頂端看到上層專案的名稱,但子任務並不會自動繼承專案關聯、標籤或其上層任務的指派對象或協作者。

若要在子任務中新增或編輯自訂欄位,您首先需要點進子任務的詳細資訊 (子任務名稱右側的說話泡泡),才可將子任務新增至專案,並使用「Tab+P」開啟專案欄位,或前往右上方的下拉式選單處選擇「新增至專案」。接著,該子任務便可從專案提取自訂欄位的資訊。

使用自訂欄位追蹤網址連結

當您使用文字欄位時,可以在自訂欄位中追蹤連結。若在文字欄位中輸入網址連結,即可直接從任務窗格存取該連結。當您從自訂欄位點選連結時,頁面會在新視窗或標籤頁中開啟。

連結化欄位

若要在文字欄位中追蹤網址連結:

  1. 在文字欄位中輸入網址
  2. 直接從主窗格或右側任務窗格中點選造訪連結的圖示

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