用於專案管理的工作細目結構 (WBS):WBS 是什麼,要如何使用?

Alicia Raeburn 撰稿人特寫照片Alicia RaeburnJune 30th, 2021
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摘要

工作細目結構 (WBS) 依據專案交付項目的相依性,將其以可視化的方式整理成不同層級。本質上,這是您的專案計劃的一種可視化形式,以專案目標為首,然後是依存項和次級依存項。在本文中,我們會描述工作細目結構的不同部分,以及如何為下一個專案建立一份細目結構,還會以一份詳細的範例來協助您入門。

工作細目結構 (WBS) 是一種可視化專案細目。工作細目結構從工作範圍開始,用於顯示交付項目以及其與整體專案之間的關聯。

由於工作細目結構以可視化方式展示,因此可組合使用工作流程管理軟體與專案管理架構來建立。建立方法包括時間軸、工作流程看板以及行事曆等。

我們將為您介紹如何制定工作細目結構、其中包含的內容,並展示範例,以說明如何將其運用於您自己的工作。

什麼是專案管理中的工作細目結構?

工作細目結構是一種依據階層組織協助您組織專案的工具。藉由工作細目結構,您可以將交付項目分解為多個次級交付項目,以此將專案可視化並列出重要依存項。每一份工作細目結構都由以下幾個部分組成:

專案經理運用工作細目結構協助團隊分解複雜的專案範疇將專案和存在依存關係的交付項目可視化,並且為團隊成員提供可視化專案概觀,而非待辦清單。

此時,您需要依據次級交付項目的階層式等級組織您的結構。您的專案中可能包含多個階段,具體取決於所需的工作內容與整體專案時間軸

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

工作細目結構的兩種類型

  1. 交付項目型工作細目結構:這是一種交付項目導向的工作階層式分解方式。如果這句話有點繞口,別擔心,從根本上而言,這基本上是指您需著眼於整體專案範疇,並且將您的工作分解為支持這個範疇的交付項目。這種方式最適合具有非常明確結果的較短期專案。例如,開發您的年度營收報告。

  2. 階段型工作細目結構:在此類型中,您需要使用專案階段來建立包含任務分組的工作組合。然後,依階段完成這些任務組合。對於最終成果較不明確的長期專案,您需要使用階段型工作細目結構。例如,您希望在未來三年內將留任率提升 20%。

工作細目結構的 3 個層次是什麼?

工作細目結構的層級可依相依性區隔。專案之間可能差異巨大,工作細目結構的層級也如此。雖然大多數專案確實具有某種依存關係,但也可能會遇到不需要子依存項的專案。

工作細目結構的層級

一般來說存在三個主要的相依性層級,但您的結構可以有多於或少於這一數目的相依性層級。每一個層級都會連結到一個上層任務,而完成上層任務所需的工作內容則組織為依存項。

一起來看看工作細目結構中三個最高層級的依存項。

層次 1:上層任務

工作細目結構中的第一個層級是專案中最簡單的形式,因其包含了上層任務。它通常與專案目標一致。

例如,假設您的專案團隊正在致力於改進網站設計。WBS 的第一層級可能會定義為:

  • 發佈新的網站設計

如您所見,這是既簡單又直接的。第一層級就是基礎目標,也是諸多專案管理階段中的第一步。完成此目標所需的工作內容會出現在稍後的第二和第三層級中。

閱讀:如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)

層級 2:依存項與任務

此時,依據專案範圍,您的細目結構可能會因此而變得複雜一些。WBS 中的第二層級包含子任務,亦即上層任務的依存項。

不妨看看發佈新網站設計需要進行哪些任務。

  • 主持一場創意腦力激盪會議

  • 重新打造品牌指南

  • 建立傳訊架構

  • 重新設計標誌

  • 新增相片

雖然比第一層級更細化,但第二層級仍然是完成專案目標所需依存項的高階概觀。

層次 3:子任務

在工作細目結構的第三個層次中,需要將這些依存項進一步分解為更方便管理的元件,我們稱之為子任務。在這個處於專案生命週期最低層次的階段中,您需要定義出最詳細的任務。這些可行動任務能夠簡化完成所有所需交付項目的路徑。

繼續上面的範例,以下是您可以用於新網站設計的第三層次任務:

  • 選擇品牌配色

  • 組建品牌格調看板

  • 指派使用者體驗設計師

  • 建立設計模型

  • 審核並核准設計模型

  • 安排品牌照片拍攝

  • 重新調整圖片並進行編輯

如您所見,完成專案目標所需的工作變得更加清晰。您還可以選擇在 WBS 中新增其他層級,具體取決於您需要的可視化內容具體程度。

工作細目結構中包含了哪些內容?

工作細目結構本質上是依可視化階層式結構組織的精簡專案計劃。因此它包含成功的專案章程所具有的一切內容,其中包括 WBS 元素,例如目標、交付項目、時間軸和重要專案關係人。

工作細目結構中包含的內容

若要建立您自己的細目結構,首先要知道其中應包含什麼內容。好在,我們已為您準備妥當。一起來看看工作細目結構中所包含的一些重要部分。

工作細目結構字典

組建新的專案架構時,工作細目結構字典是不錯的著手方式。由於好的工作細目結構具備可視化性質而毋需詳細的解釋,因此工作細目結構字典需要更詳細地描述每一項任務。建立字典有助於專案團隊成員更輕鬆地找到任務的必要細節。

雖然是由您建立,但若能得到各部門團隊成員的幫助,可能也會有所助益。此舉可確保字典儘可能有作用,且能正確解釋所有項目。

一些應包含在字典中的欄位:

  • 任務名稱:務必清晰而簡潔,最多幾個詞。

  • 描述:略為詳細,但不要超過一到兩句話。

  • 交付項目同樣,它需要具體而明確。請清楚說明您希望團隊完成的內容。

  • 預算您的預計費用,其中包括您將會花費多少、用於何處以及何時會用到。

  • 里程碑專案時間軸上完成一批任務的重要時刻。

  • 核准:是否有任何任務需要核准。

雖然可以包含多個欄位,但您的首要任務是建立一份資源,讓專案團隊成員可以在其中找到完成各種任務所需的專案工作相關資訊。

任務描述

任務描述同時包含任務名稱與目標的簡短描述。WBS 中不會有空間可用於進行完整的描述,因此您可以在 WBS 詳情中納入其他細節。

任務描述的目的,在於讓團隊成員儘可能以最簡潔的方式輕鬆辨認出任務是什麼。因此,暫時不要過於深入到每項細節。

任務所有者

出於權責理由和溝通需要,所指派的任務所有者也是需要納入其中的重要部分。問題越輕鬆得到解答,任務就能越快完成。雖然專案經理往往就是任務所有者,依據任務類型,部門主管和經理也可以是所有者。

沒有什麼事比浪費時間尋找專案資訊更糟糕。指派任務所有者可以提升團隊生產力,因為專案關係人可以快速將問題轉給合適的人。

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任務預算

雖然不一定總是如此,需要較多預算的專案應謹慎追蹤。分配特定任務預算上限,有助於輕鬆追蹤所分配預算的剩餘額度。

若不追蹤預算,可能會導致支出超出預期,進而影響您的利潤率。因此,除了追蹤總預算,也請務必追蹤單一任務的成本。

完成日期

追蹤目標完成日期是一個相當重要的細節,對此不應感到意外。亦即,要為完成日期的變更做好準備,這一點非常重要。

雖然管理多個超過指定時間軸的專案可能會很困難,但有時候這無法避免。要正確追蹤進度,您須在時間軸或其他專案管理工具中分解每一個任務。此舉可讓您即時發現時間軸中的延遲事項,並且採取行動預防導致錯失原始完成日期的截止時間問題堆積。

任務狀態

除了追蹤時間軸,記錄任務狀態對於快速檢查進度也同樣重要。有多種不同的方式可用於記錄,但許多團隊會使用諸如「待定」、「進行中」和「完成」等術語。

此舉不僅有助於追蹤進度,而且也能提供團隊生產力的高階概觀。例如,如果有某種特定的團隊模式無法完成任務,則可能存在潛在問題。這樣您就可以在團隊工作負荷或溝通問題惡化前,採取行動進行處理。

閱讀:如何撰寫高效的專案狀態報告

如何建立工作細目結構

接下來是有意思的部分。由於工作細目結構採用可視化階層組織的形式,因此有多種建立方法。最大的好處就是您可以選擇適合您和您的團隊的方法。

如何建立工作細目結構

團隊使用的常見可視化方法包括時間軸、工作流程看板和行事曆。依據您所使用的軟體,某些功能可能看起來會略有不同。一起來探索這三種方法,更深入瞭解如何使用每一種方法建立工作細目結構。

時間軸 (或甘特圖)

時間軸是以有趣且色彩繽紛的方式將工作內容可視化的絕佳工具。同時也非常適合用於為 WBS 提供必要功能。可藉由時間軸 (也稱為流程圖甘特圖) 使用以下功能:

  • 匯入傳統試算表

  • 追蹤進度

  • 調整任務

  • 依相依性連結任務

  • 調整期限變化

  • 指派任務所有者

  • 儲存未排定任務

  • 調整顏色追蹤

  • 依層級劃分區段

  • 篩選及排序任務

有多種方式著手製作 WBS,您可以匯入現有試算表,或是直接在時間軸軟體中組建。時間軸具有可視化版面配置和可調整功能,因而不同於工作流程看板和行事曆。決定團隊適合使用哪一種可視化方式,完全取決於您的喜好。

[產品 UI] 甘特圖專案,帶有相依性及截止日期的 Asana 時間軸檢視 (時間軸)
利用 Asana 繪製專案時間軸

工作流程看板

工作流程看板與時間軸類似,但兩者的可視化組織方式不同。其中的內容不以水平線的方式組織,而是設計成看板的形式。看板軟體可以在以下方面提供協助,讓專案按部就班地完成:

工作流程看板是組建 WBS 的另一絕佳選擇,也是適用於日常資源管理所需的最常用工具之一。這一工具最大的好處之一就是您可以提前查看任務詳細資料。若您無法建立 WBS 字典,此舉會是不錯的選擇。

使用此方法開始的最佳方式就是在工作流程看板中組建您的階層組織。

行事曆

第三種建立專屬 WBS 的選擇就是使用團隊行事曆軟體。雖然這種方法用於細目結構時不如前者常用,但仍不失為一種將專案可視化的出色工具。針對大型專案在日、週和月檢視之間切換時,這種方法也尤其實用。

行事曆是建立 WBS 的絕佳工具,而且能為您提供與前述選擇不同的可視化體驗。若要以行事曆製作細目結構,您可以匯入現有的試算表,或在行事曆軟體中著手組建一個新的專案。

閱讀:讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

工作細目結構範例

您已瞭解 WBS 中應包含哪些內容,也知道如何使用各種軟體工具進行組建,不妨來看看工作細目結構實際範例。雖然您的範本可能會因建立時所使用的方法而有些不同,但您的 WBS 中應包含類似的任務階層組織和層級。

以下介紹一個工作細目結構範例,供您製作自己的細目結構時參考使用。

工作細目結構範例

以下介紹一個以上述細節為基礎的工作細目結構範例,供您製作自己的細目結構時參考使用。

WBS 名稱:網站設計

描述:依據新的品牌設定,重新打造我們的舊網站設計。

完成日期:2021 年 9 月 15 日

預算:$50,000

層級 1:

  1. 重新打造網站設計

層級 2:

  1. 重新打造品牌指南 (完成)

  2. 建立傳訊架構 (完成)

  3. 重新設計標誌 (進行中)

  4. 新增相片 (待定)

層級 3:

1. 重新打造品牌指南

  • 品牌配色 - Kat Mooney

  • 品牌格調看板 - Kat Mooney

  • 設計使用者經驗 - Ray Brooks

2. 建立傳訊架構

  • 標題 - Daniela Vargas

  • 使命宣言 - Daniela Vargas

  • 語言指南 - Daniela Vargas

3. 重新設計標誌

  • 設計草圖 - Kabir Madan

  • 設計模型 - Kat Mooney

  • 最終設計 - Kat Mooney

4. 新增相片

  • 照片拍攝 - Kabir Madan

  • 照片編輯 - Kat Mooney

  • 最終選擇 - Kabir Madan

請記住,您的 WBS 可能會因專案規模、複雜程度、時間軸以及您所選擇的軟體而有所不同。每一種細節都會形塑您專案的相依性及可視化階層組織。

讓您的工作細目結構能夠為您所用

歸根結底,建立工作細目結構並不困難。實際上,掌握了訣竅後,您和團隊必定能從新增可視化階層組織或專案任務中獲益。無論您是視覺型學習者還是語言型學習者,都會找到適合每個人的工作管理工具

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