如何編制並遵循專案預算

Caeleigh MacNeil 撰稿人特寫照片Caeleigh MacNeilJune 18th, 2022
facebooktwitterlinkedin
如何編制並遵循專案預算文章橫幅圖片
檢視範本

摘要

專案預算不僅與金錢有關,它還是一項支出計劃,用以指引您完成專案的構思、執行和交付。當您掌握預算的藝術時,便可以確保您的團隊擁有所需的資源,以交付高品質的成果。在本文中,我們將引導您完成編制預算的流程,並提供一些技巧來幫助您的專案取得成功。

如果專案是一輛車,預算就是它的燃料。就像卡車需要油箱裡的汽油一樣,專案也需要資金和資源才能繼續進行。作為專案經理,您有能力以最有效的方式規劃和使用這些資源,好讓您的專案可以在不耗盡燃料的情況下準時抵達目的地。

由於專案預算對於推進工作至關重要,因此瞭解如何編制和遵循可靠的預算計劃是您可以在職業生涯中培養的最重要的專案管理技能之一。 

什麼是專案預算? 

專案預算是一份計劃,用以詳細說明您將有多少支出、用於什麼項目,以及支出的時間。提前制定預算計劃並使用它來監控整個專案的支出,可以讓您降低資源耗盡或預算超支的可能性,這兩種情形在許多工作場所都很常見。事實上,專案管理學會 2021 年的調查受訪者表示,在過去 12 個月中,他們的組織中只有 62% 的專案在原始預算的範圍內完成。

在開始專案之前編制預算有助於您確定工作範疇和掌控成本。由於詳細的支出計劃可幫助簽核人員瞭解這些花費如何有助於達成您的目標,故這也是一個向專案關係人推銷您的專案並獲得所需資金的好方法。隨著專案的進展,您可以使用專案預算作為基準,將實際支出與預算支出進行比較,並在出現額外花費時將其降低。

閱讀:專案會計學:如何權衡專案的成本與效益

如何以 9 個步驟建立專案預算

編制專案預算可能會令人感到卻步,但您可以按照一系列的步驟循序完成。我們在下面列出了預算編制流程的每個步驟。 

1. 設定專案目標

專案目標是您計劃在專案結束時實現的目標。由於它們可以幫助您瞭解工作的發展方向,故可做為一個很好的起點,並在您進行專案計劃的其餘部分時充當指引方向的北極星。

良好的目標具有明確定義並可證偽,以便您可以在專案完成後以它們作為衡量成功的基準。若要編寫明確的目標,請使用 SMART 方法。SMART 代表具體的 (Specific)、可衡量的 (Measurable)、可實現的 (Achievable)、切實可行的 (Realistic),以及有時間限制 (Time-bound)。例如,如果您想提高網站的造訪人數,您可以設定以下目標:「在本季度結束前,將網站首頁的自然流量提高 10%。」 

延伸閱讀:利用這些提示及範例,撰寫出色的 SMART 目標

2. 定義專案範疇

設定目標後,便可確定實現這些目標所需的工作範疇。專案範疇為您的專案設定了界限,例如說明您將會進行或不會進行的工作,以及您正在努力實現的截止日期和交付項目。在定義專案範疇時,請考慮以下事項:

  • 可用資源:在確定想要實現的具體交付項目之前,請先盤點可用的資源。若您的預算上限不具彈性,或者專案團隊的能力有限,您可能需要相應地調整您的交付項目。因此,在深入探究交付項目和所需資源 (這點將在後面的步驟中介紹) 的詳細資訊之前,請先瞭解是否存在任何限制。 

  • 時間限制:這個專案具有時間上的急迫性,或是可以盡可能利用所需的時間?緊湊的專案排程會影響資源成本。例如,若您的工作期限很緊迫,您可能會需要向自由職業者支付急件費用。 

  • 非目標事項:有哪些事情不在專案範疇之內?識別您不打算實現的面向可提供很大的幫助,讓您能夠避免範疇潛變和潛在的超支。 

請記住,訂定專案範疇就是在為您的專案設定界線。它可以幫助您瞭解您想要實現的目標、您將會進行的工作類型,以及您正在努力實現的交付項目有哪些。

請閱讀:用 8 個步驟定義專案範疇之快速指南

3. 將交付項目拆解為子依存項

接下來,請列出專案範疇內的所有交付項目,並將它們拆解為子依存項。例如,假設您的專案交付項目之一是發佈一篇部落格文章。您可以將其拆解為以下項目: 

這個方法可幫助您在建立預算時納入所有的隱性專案支出。例如,若您僅試圖估算發佈一篇部落格貼文的整體預算,便很有可能忽略一些額外的成本,像是自由編輯者的鐘點費或付費社交貼文的價格。 

若您偏好使用圖表勝於清單,請嘗試建立一份工作細目結構 (WBS)。 這個可視化工具可將工作拆解為多個層級,從頂部的主要目標開始,然後延伸到下面的交付項目和子依存項。 

請閱讀:工作細目結構 (WBS):WBS 是什麼,要如何使用?

4. 列出需要的資源

現在,您已經安排好所有的交付項目和子依存項,是時候列出每個項目所需的資源了。請盡可能具體說明,並記住:「資源」不單是人員或設備,還可能包括培訓或實際的工作空間等間接成本。 

為了幫助您開始進行,以下列舉一些需要考慮的常見專案成本類別: 

  • 團隊成員:您將會依靠誰來完成工作?請記下這些人員是有收受薪資的內部員工,或是需要額外雇用按小時計費的承包商。

  • 採購:您需要做些什麼來取得外部資源?例如,您可能需要一名團隊成員來研究最適合使用的產品、與銷售代表溝通和購買工具。  

  • 培訓:團隊成員是否需要時間或資源來快速上手?請將培訓新員工所需的時間或學習新技能所需的課程納入考量。 

  • 設備:您需要什麼工具?這可能包括額外的電腦螢幕、設計軟體,甚至網路服務。 

  • 空間:您的團隊將在哪裡工作?例如,請考慮是否需要為新團隊成員提供會議室或辦公桌。 

  • 研究:您需要哪些資料? 請想想您是否需要取得使用者研究、網路分析或意見調查等資訊。 

  • 專業服務:您是否需要聘請外部專家,例如法務或行銷顧問? 

  • 旅行:您的團隊是否需要交通、住宿或工作期間用餐的津貼? 

閱讀:資源管理入門指南

5. 估算金額

歸根結底,預算是對成本的估計。雖然我們無法預測未來,但有一些方法可以幫助您做出最準確的估計。而且您不必只拘泥於一種方法,而是可以依據您獨特的專案情況,將以下這些方法結合使用。

以下是一些可供您使用的估算技巧:

估算每個個別項目的成本,並將其加總起來 

這種估算技巧通常稱為由下而上的估算,如果您確切知道您目前的專案會包含哪些交付項目和子依存項,這便是最合適的估算方法。若您已建立了工作細目結構,那麼您已經有了一個良好的基礎可以開始使用此方法了。

為了確保萬無一失,您還可以將您的預估成本與這些方法中的另一種方法進行比較。例如,您可以留意過去類似專案的預算花費情形。  

從一個固定數目反向回推 

在使用這種方法時,請從一個固定的預算數目開始,並將其拆解為交付項目或專案里程碑。雖然反向估算可能會有點麻煩 (尤其當您還不知道專案交付項目的成本為何),但若您需要確定在有限的預算下可以實現哪些目標,這個方法會很有幫助。 

如果您需要使用此方法,請嘗試將它與這些方法中的另一種結合使用。例如,確定了能夠實現的目標後,請採用由下而上的估算法來確保您不會遺漏任何重要的部份。 

與類似的專案比較預算

過去的專案充滿了寶貴的歷史資料,因為它們真實記錄了當時的支出是符合還是偏離預算。因此,它們可以幫助您看見可能被忽略的成本,或者意外情況可能對支出造成什麼影響。如果情況允許,請看看您是否可以回顧從過往類似專案中汲取而來的經驗教訓。 

考慮不同的情境

帶有各種潛在結果的複雜專案可能很難估算成本。例如,若您計劃在 4 月舉辦戶外活動,則費用可能會因天氣而異。您可能需要準備帳篷或風扇來應對突如其來的高溫,如果太冷則需要暖氣,下雨則需要室內場地。

在這種情況下,估算每個情境的支出十分有用。根據您的預算彈性,您可以為成本最高的情境做好規劃,以求穩當行事。或者,您也可以分別計算最壞、最好和最有可能發生的結果的預期支出,然後取三者的平均值。 

6. 預留應急基金

有時,意料之外的事情會發生。工具壞了、排程改變了、百年一遇的流行病讓一切變得更困難了。或者,您可能會在專案期間發現意想不到的機會,例如以較低的成本購買業務資產。當計劃發生變化時,應急基金可為您的預算提供額外的增補。一般的建議是留出總預算的 5-10% 用於應急。 

預算編制是一個估算過程,故您總是應該將應急基金編入其中。若您建立了 100% 準確的預算且最終不需要額外的增補,則可以將剩餘的資金用於提升公司的底線。 

閱讀:制定應變計劃以預防業務風險的 8 個步驟

7. 建構您的預算

到目前為止,您已經確定了專案的所有交付項目、已分配的資源和預估成本。現在該進行下一部份了,也就是建立您的實際預算文件。以下是一些需要包括的關鍵組成部份: 

  • 將每個交付項目、子交付項目和所需資源列為單獨一行的預算項目,並加上每個項目的預期成本。 

  • 用以說明每項資源將於何時派上用場,以及何時需要花費資金的時間軸。 

  • 每個預算項目的負責人員。例如,您可能需要註明您的助理編輯負責追蹤自由職業者的工作時間和發票。 

  • 清楚記錄每個預算項目將使用公司預算中的哪一部份。例如,您可以使用行銷部門的預算來製作影片廣告,並使用 IT 部門的預算來進行電腦升級。 

  • 整個專案的總支出。如果適用,請納入每個部門會使用到的預算總計。 

  • 專案啟動後可用於追蹤實際成本與預估成本的地方。 

專案預算工具

選擇正確的專案預算工具也很重要。請確保您選擇的工具具有自動合計金額的功能,這樣您就不必在每次需要調整預算項目時手動重新計算。此外,您選擇的工具也必須能讓您輕鬆、即時地分享和更新您的預算,以便確保所有團隊成員都能根據最新版本進行工作。 

有很多工具可供您選擇,包括基本的 Excel 試算表和更強大的專案管理軟體。毫無意外,我們偏好使用 Asana,因為它可讓您輸入預算項目並進行加總、建立自訂區段、指派所有者以及輕鬆與隊友分享資訊。除了您的實際預算外,您還可以疊代過去的工作流程建立流程文件並儲存專案預算範本,以確保您不會遺漏任何步驟。

閱讀:如何為您的團隊選擇專案管理軟體

8. 制定計劃來監控支出

只有當您能夠遵守預算,您的預算才是好預算。請提前計劃您將多久進行一次實際成本與預估成本的比較,好讓您可以在潛在問題惡化之前加以解決。您還可以預先決定如果實際成本超出 (或低於) 預算,您將會採取什麼行動。

Asana 這類工具的好處是它可以讓您即時分享、管理和追蹤您的預算。例如,Asana 的通用報告功能會自動從您的專案中提取數據,並在同一處位置顯示支出、任務狀態和已完成的里程碑,因此您無需挖掘資料便可確定進展是否順利。 

9. 取得專案關係人的核准 

現在您已經編制好了專案預算計劃,是時候與專案關係人分享並請求簽核了。好在,您所制定的詳細計劃可讓簽核人員清楚瞭解每個個別項目將如何有助於實現您的專案目標。

閱讀:撰寫有效商業企畫案的新手指南

專案預算範例

假設您正在更新行動應用程式的結帳流程,您的專案目標是在第三季度將平均結帳時間縮短 25%。為了實現這個目標,您已經確定了兩個優先交付項目的範疇,並列出了所需的資源。

以下透過一個簡單的範例說明您專案預算的可能情況。請留意,您已經在預算中納入了每個項目的時間軸、所有者和估計成本。您也已經指明了每個預算項目將使用哪個部門的預算,並添加了欄位來追蹤預算核准和實際支出。 

[產品 UI] 專案預算範例 (清單)

藉助專案預算明智地花費

編制良好的預算可在專案的整個生命週期中 (包括規劃、核准和執行) 為您提供幫助。一旦您掌握了編制預算的技巧,便可確保您的專案團隊擁有所需的資源,能夠實現關鍵目標並交付高品質的成果。建立一套確保支出符合預算的流程,可讓您在出現意外開銷時加以應對、與預算核准人員建立信任,並為成功的專案建立可靠的追蹤記錄。 

想深入瞭解有關專案管理的資訊嗎?請閱讀獲致成功的 25 項必備專案管理技能

相關資源

範本

IT project plan