獲致成功的 25 個必備專案管理技能

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJuly 29th, 2022
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在 Asana,我們的信念是:即便您的職稱不是專案經理,只要您的工作是管理專案,您就是一名專案經理。為了讓團隊有效進行協作並完成出色的工作,他們需要一位像您這樣的專案經理擔任領導人。不過,即使您已經在管理一項專案,甚至多項專案,您該如何成為更好的專案經理呢?

若您有興趣磨練和發展您的專案管理技能,那麼您來對地方了。在本篇指南中,我們將介紹成為成功的專案經理或專案管理員所需的 25 個技能,以及持續培養這些技能的方法。

什麼是專案管理技能?

專案管理是一種有效組織和執行工作,並幫助團隊做到這點的實際作法。長期以來,專案經理是由在複雜的專案管理技術方面受過培訓和認證的團隊成員擔任。傳統的專案管理工具不易設定,且需要經常維護,這就是「專案經理」這個職位的由來。

傳統的專案管理以兩種截然不同的方式演變為現代的專案管理。隨著公司和團隊的專案管理流程逐漸民主化,他們需要更多能夠由概念到實行一路管理流程的團隊成員和團隊領導人。為了支持這些團隊領導人,專案管理軟體必須從複雜的機制演變為靈活且易於使用的工具。

當今的專案管理工具

現今,任何團隊成員都可能被賦予執行專案的責任,並成為事實上的專案經理,這就是為什麼現代專案管理工具的設計如此靈活,任何人都能將之應用於任何專案,讓您得以迅速進入狀況並啟動工作。

Asana 這類的工具讓您可以很容易地追蹤、管理和組織工作,且無需像傳統工具那樣耗時費力地學習。借助現今的專案管理工具,您可以輕鬆實踐專案管理的最佳做法,並為您的專案團隊帶來更高層次的明晰度和可視度。

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技能與工具結合之處

專案管理工具可在減少資訊孤島、提升可視度和促進跨職能協作方面帶來莫大助益。作為專案經理,您可以使用這些工具為您的團隊提供所需的深入解析,以便他們將工作做到最好。雖然您無需學習複雜的技能或工具即可成為一名成功的專案經理,但您可以培養許多硬技能、軟實力和技術性技能,以便提升您的管理和協作技能。

其中有些技能可能不適用於您,而有些技能您可能已經熟悉。如同專案管理五階段的內容,請靈活運用此清單,並學習與您最切身相關的技能。

請閱讀:硬技能和軟實力之間的差異:來自 14 位 Asana 團隊成員的範例

專案管理的 10 個軟技能

軟技能就是所謂的「非技術技能」,或是不需特定工具或技術要求便可助您提升工作品質的技能。這些技能通常能幫助您與工作空間中的其他人一起工作和塑造關係,故也被稱為「人際交往技能」或「人際關係技能」。以下這 10 個技能是專案管理中最重要的軟技能。

1. 協作

協作是所有專案管理技能的基石,無論軟實力、硬技能或技術性技能皆是如此。在專案管理中,協作能幫助您成為更具團隊精神的成員。當您能夠有效地進行協作,您便可以與團隊溝通得更好,並且完成出色的工作。

請練習進行各種對話,以學習如何精進您的協作技能。開放式溝通、減少界線和共同創造對於協作式團隊至關重要。欲獲得更多秘訣,請閱讀我們的團隊協作指南。

2. 溝通

有效溝通是專案管理的關鍵能力之一,也是有效協作的核心所在。為培養您的溝通技能,請練習與同事坦誠相待。這需要您和團隊成員之間的高度信任。為了透過開放式溝通建立信任,請鼓勵您的團隊成員在討論中提出任何想法,即便您不同意他們的想法也要這麼做。隨著您持續練習開放式溝通,您將會提升團隊協作和完成出色工作的能力。

為成為更出色的溝通者,請與您的團隊建立溝通準則。您可能擁有各種類型的溝通軟體,例如電子郵件、Slack 和工作管理工具。瞭解哪些工具適用於不同類型的溝通有助於您和您的團隊更輕鬆、更有效地進行溝通和協作。

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若您想要幫助您的團隊提高生產力,請使用非同步溝通。這種溝通方式需要非常擅長將想法寫下,但好處是無需在行事曆上協調會議便能將工作實際完成。”
Imperfect Foods 數位產品部副總裁 Patti Chan

3. 團隊合作

在工作空間中進行團隊合作的宗旨在於支持您的團隊,並鼓勵他們「共同」完成出色的工作。團隊中的每位成員都有其長處,故團隊作為整體會比個別成員單獨工作來得更加有效。協作是團隊合作的一部份,但團隊合作的範圍更廣,還包括了確保每位成員都感到被接納並能做出貢獻。

如果您正在努力提升您的團隊合作技能,請練習提問。深入探討團隊腦力激盪的內容、一對一對話,以及所有團隊成員的意見。問問自己是否有人好一陣子沒有發言,或者是否另一位團隊成員可能有好的想法或相關的技能組合。

下載:讓團隊合作與組織的使命達成一致

4. 解決問題

解決問題的技能是一種協作的、疊代的技能,可幫助您處理問題並最終解決之。培養解決問題的技能並不代表對每個問題都有「正確」的答案,相反地,具有出色解決問題能力的人會練習以新的角度看待問題,並有條不紊地尋求解決方案。

要成為出色的問題解決者,請開始更深入地瞭解您所做的決定。您為何會做出某個選擇、是否有可能做出不同選擇?即便答案是否定的,質疑您的內在動機和解決方案也可以幫助您練習解決問題的技巧,並在未來以更好的方式處理問題。

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為了確保會議成功,與其分享狀態更新,不如將時間集中在討論需要來回對話的公開性議題,以便找出解決方案。”
Figma 產品經理 Badrul Farooqi

5. 組織

對很多專案經理來說,組織技能是最令人生畏的軟技能。您可能認為組織技能是一種全有全無的技能。不過,就如同本文中提到的所有專案管理技能,您可以培養自己的組織技能,並憑藉自己的力量成為近藤麻理惠 (一位日本專業整理師) 般的人物。

成為更好的組織者的最佳方式,就是為您和您團隊的工作建立 (並維護) 一個集中事實來源。我們經常因為工作中斷而變得雜亂無章,事實上,員工平均每天在 10 種工具之間切換。如果您的資訊散落於各處,您必然會感到缺乏條理。請不要將時間分散在 10 種工具上,而是改變作法,嘗試使用 Asana 作為您的組織工具,讓您和團隊得以擁有一個集中的事實來源。

6. 時間管理

時間管理和組織技能是相輔相成的。隨著您組織任務的能力更加精進,您也會更清楚手上的工作有哪些,並知道將至的任務需要花費多少時間。

儘管如此,定下心來對工作進行優先排序還是可能很困難。為了提升您的時間管理技能並強力對抗拖延,請使用工作管理工具追蹤每項任務的相對優先順序。當您清楚知道哪些任務屬於高優先層級,您便可以先解決它們,以確保沒有任何工作進度落後或被遺漏。

7. 領導技能

若您正在管理一項專案,那麼您不僅是專案經理,同時也是一名領導者。即便您不是如此看待自己,您的專案團隊也正在尋求您的領導、指引和支持。

為了培養您的領導技能,請練習以同理心和理解處理情況。優秀的領導者能將眾人聚集在一起,並有助於促進團隊合作和協作。您也應該花一些時間決定您想成為哪種類型的領導者。以下是一些常見的領導風格:

  • 服務型領導如果您的主要目標是為您的團隊服務,您可能會對服務型領導感興趣。服務型領導者專注於幫助他們的團隊儘可能地發展和表現。

  • 參與型領導。這類型的領導風格又稱為「民主式領導」,他們鼓勵整個專案團隊共同進行決策。

  • 變革型領導。變革型領導的領導者非常關注團隊的願景,他們與團隊成員合作以實現具啟發性的變革。

  • 威權型 (獨裁型) 領導。威權型的領導者會簡化專案的決策過程,不讓專案團隊有太多參與決策的機會。這種作法能夠幫助團隊專注於他們的專案目標並快速做出決策。

  • 委任型 (自由放任型) 領導。這種風格的領導者鼓勵專案團隊發揮創意和彈性。「Laissez-faire」在法語中是「放手」的意思,而委任型的領導者接受的正是這種心態。

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Asana 能幫助我監督工作,但也確保我的隊友不會被內容策略的任務給淹沒。我們可以分開工作,卻又同時以一種獨特的方式保持連結。”
Dow Jones 行銷內容策略分析師 Julia Lancaster

8. 適應性

不論是這項專案或下一項專案,有些時候專案計畫中的某些要素會發生變化。您的工作期限或優先事項可能會改變,使您必須相應地調整您的工作流程。優秀的專案經理能夠調整並適應新情況,以便持續引導他們的專案團隊朝正確的方向前進。

提升適應力的重點在於瞭解何時該進行應變以及如何應變。如果不能清楚掌握當下進行的每件事項,便很難修正路線或決定最佳的行動方案。培養適應力的最佳方式是清楚掌握每件事情的動態,您可以透過在專案管理工具中追蹤專案以做到這點。

9. 解決衝突

在管理專案的過程中會出現衝突,這是無可避免的。起因有可能是某位團隊成員不同意交付項目的重要級別、某位專案關係人試圖改變專案的範疇,或者是因為您超出了預算或期限。

解決衝突需要同時處理衝突的雙方,讓每個人都感覺受到聆聽和支持。如果有人受到傷害,請花時間傾聽他們的想法,並試著找出適合所有人的解決方案。就算無法做到這點,以耐心和同理心進行對話也可以幫助化解可能產生的沮喪情況,並帶來更好的結果。

閱讀:如何提出及接納有建設性的批評

10.批判性思考

批判性思考和解決問題一樣,都沒有標準的「解決方案」。您無法在批判性思考中「獲得勝利」,但您可以練習以邏輯思維處理問題,而不單只是依據情緒做出決定。出色的批判性思考者會練習分析他們面前的資訊,並根據事實形成自己的結論,這就是福爾摩斯解開謎團的方式。

要練習批判性思考,請退後一步問自己:我是如何得出這個結論的?還能有別的答案嗎?我的想法是否被事實資訊以外的東西所左右?情緒化的決定並不一定不好,事實上,有些最好的決定全因我們的熱情所在。但批判性思考可以提供幫助,確保您以正確的角度處理情況。

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我並不想只關注最終結果。我們用以實現結果的方法也很重要。Asana 讓我們能以清晰、可行動的方式追蹤工作,一直為我們提供莫大幫助。”
BOOM! Studios 行銷副總裁 Arune Singh

專案管理的 7 個硬技能

硬技能不同於軟技能,是可教授且可量化的能力。上述提及的軟實力適用於任何情況,而以下這七個硬技能則與特定的專案管理領域相關。培養這七個技能將幫助您成為一名更全面、更高效的專案經理。

1. 設定專案範疇

專案範疇是指專案的規模、目標和限制。您的專案範疇定義了您在一段特定時間和特定預算內能夠實現的成果。設定並定義您的專案範疇對於防止範疇潛變 (意即專案的交付項目超出專案範疇) 非常重要。

為了提升您的專案範疇技能,請盡早且經常練習設定專案範疇。一旦設定好專案範疇,請與專案關係人分享並經常回顧,好讓每個人都達成資訊同步,明白專案的目標及限制。若要獲得更多秘訣,請閱讀我們的範疇潛變指南。

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我們減少了超賣的商品數量,也降低了為了推進發貨日期而與客戶聯絡的頻率。”
The Citizenry 電子商務總監 Andrea Georgi

2. 規劃專案藍圖

專案管理技能 - 專案藍圖規劃

專案藍圖是專案的關鍵交付項目和時間軸的高階概覽。由於它甚至能在專案開始前就能幫助您的整個專案團隊達成資訊同步,故有助於處理具有很多專案關係人的複雜計劃。

傳統上,專案藍圖是利用甘特圖式的軟體建立,以水平長條圖的形式展示專案的大致排程。若要建立專案藍圖,請在 Asana 中利用時間軸這類的工具為您的專案建立粗略的時間軸,以及關鍵的里程碑或重要的任務相依性。

3. 草擬專案簡介

即便您沒有建立專案藍圖,您仍然可以受益於專案簡介。您的專案簡介說明了大致的專案目標,以及您計劃如何達成之。這可以在您未來的規劃過程中做為指引方向的北極星。

Asana 中的專案簡介範例

關於您的專案簡介,最重要必須記住的是它是一份動態的文件。您可以在發展專案計劃並獲得專案關係人的意見時調整和更新您的專案簡介。一般而言,您的專案簡介應該包含專案藍圖的連結 (如果您已建立之)、一份列出專案關係人和其責任的清單 (有時稱為 RACI 圖)、其他相關的文件或檔案,以及任何您的團隊可能需要的高階資訊。

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擁有對專案的執行監督和深入解析十分關鍵,因為這讓我們能夠隨時快速掌握當下發生的事情。”
Social Factor 營運長 Jeana Abboud

4. 專案啟動會議

啟動會議是與專案關係人保持同步的好機會。您可以藉機闡明專案目標及範疇,並分享任何已經彙整好的文件,例如您的專案藍圖、專案簡介或補充性的文件,像是行銷宣傳活動的材料清單,或是設計團隊的創意簡報

若要舉辦成功的啟動會議,請計劃與專案關係人分享您已彙整好的文件。接著,請舉辦一場腦力激盪或問答會議,以便就任何額外的變因 (例如預算、資源或最終交付項目) 取得共識。

5. 專案規劃

在本質上,專案計劃 (有時又稱為專案章程) 為成功的專案提供了所需關鍵要素的藍圖。其通常包括以下七個要素:

  1. 目標

  2. 成功指標

  3. 專案關係人與角色

  4. 專案預算

  5. 里程碑與交付項目

  6. 時間軸與排程

  7. 專案溝通計劃

其中有些內容,像是您的目標或里程碑,可能已經在專案藍圖或簡介中定義。不過,您的專案計劃是所有這些專案要素的匯集處,能為將至的工作建立一幅融貫的景象。若要開始進行專案規劃,請閱讀我們的專案規劃指南,或試用我們的免費專案計劃範本

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許多計劃都在年初制定,目的是為了設定願景以及預計在年末時達成的目標。完成這一步後,我們會在專案中對其進行總結,以便每個人都可以看得到。Asana 中的視覺化呈現方式讓我們能夠輕鬆調動一切事物。”
IPG Mediabrands 專案經理 Sheryl Chopra

6. 建立專案時間軸

[產品 UI] Asana 中的品牌行銷活動專案,甘特圖式檢視 (時間軸)

專案時間軸是由專案生命週期中的事件順序和持續時間所組成。清楚掌握您的專案時間軸有助於您的團隊追蹤專案的成功並按時交付正確的資產。

為了建立良好的專案時間軸,請務必闡明專案的開始和結束日期,以及任何關鍵的里程碑。隨著您持續建構個別任務和交付項目,請設定任務之間的相依性,並明確指出每項工作的開始與結束日期。接著,請使用時間軸工具將您的工作成果化為現實。

7. 任務管理

在專案正式開始後,任務管理指的是您管理自己的時間和團隊的時間的成效如何。最出色的專案經理清楚瞭解他們的團隊正在做什麼,故他們可以幫助團隊有效地確定工作的優先層級並加以執行。

不過,您不必信賴魔法來知道專案中發生的每件事情,使用任務管理軟體即可助您做到這點。任務管理軟體不僅僅是待辦清單,它是一種全面瞭解專案中正進行的所有工作的方法。藉助有效的任務管理,您便可以讓團隊的工作更有生產力、更有效率,且成效更佳。

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使用 Asana,我們可以在同一處查看專案的進展和阻礙因素,以及回饋和行動項目。現在我們能以更快速、更有效的方式完成工作,在家工作時這點變得更加重要。若是沒有它,我們肯定會迷失!”
Integral Ad Science 全球產品行銷部副總經理 Sarah Elliott

8 個關鍵的技術性專案管理技能

軟技能:有了。硬技能:學會了。現在您唯一需要掌握的就是技術性技能!

技術性技能指的是您對專案管理中特定工具和軟體的瞭解。這些工具並不難學習,正如我們先前提到的,現代專案管理的設計十分靈活且易於使用。以下這八個技能是您應該熟悉的專案管理層面,以便您知道該在何時以及如何利用它們。

1. 甘特圖

專案管理技能 - 甘特圖

甘特圖是一種以水平長條圖的形式將專案可視化的方法,其中每一個長條都代表一項工作,而長條的長度則代表該項工作所需的時間。甘特圖具有幾個關鍵特性,包括:

傳統的甘特圖技術可能難以使用且範圍有限,這就是為什麼在 Asana,我們利用最好的甘特圖技術建立了時間軸,即一種類似甘特圖式的工具,能幫助您查看所有工作項目是如何組合在一起。

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發行一張專輯有很多變動因素,Asana 幫助我們追蹤每個細節、責任歸屬,以及工作的完成時限。”
Epitaph Records 執行長 Brett Gurewitz

2. 工作流程看板

[產品 UI] Asana 中的衝刺計劃專案 (看板)

另一種熱門的可視化專案管理技巧是工作流程看板。工作流程看板中的每個欄都代表一個工作階段,例如新建進行中,或已完成。個別的工作由卡片表示,卡片會在欄之間移動,直到該項工作完成為止。

工作流程看板工具是一種熱門的可視化專案管理工具,適用於精實的專案管理團隊,尤其是產品、工程和軟體開發團隊。看板是 Asana 中的四種專案檢視之一,這些檢視使團隊可以靈活地以他們偏好的方式檢視工作。

閱讀:工作流程看板初學者指南

3. 敏捷管理

敏捷管理是一種精實的專案管理方法,特別受到產品、工程和軟體開發團隊的青睞。敏捷法是以一套持續改進和漸進式演進的系統運行模式,其中包含多種精實的方法,例如精實專案集管理Scrum看板

請使用靈活的敏捷管理工具管理敏捷團隊,讓您的團隊得以快速行動並取得疊代成果。

4. 成本管理

在專案管理中,成本管理涉及在專案的每個階段考慮您的預算。成本管理是專案領導的關鍵部份,也是決定專案成功與否的重要元素。符合預算和達成專案截止日期一樣重要,而成本管理可以幫助您實現此目標。

為了有效管理成本,優秀的專案經理會在專案開始時定義成本和預算。請確保專案關係人和團隊成員都明白預算為何。然後,在專案進行期間,請將成本和預算牢記於心。請在專案期間多次檢查您的支出,確保您沒有超出預算。一旦專案完成,請對預估成本和實際成本進行計算,以判定您的成本管理策略是否有效。這個做法也可以幫助您為未來的專案設下基準。

閱讀:成本控管:如何監控專案支出以提升收益能力

5. 變更管理

如果您曾經進行過重大的組織變革,即使您不知道,您也很可能已經實行過變更管理。變更管理是一種在一段時間內引進組織變革 (例如新的流程或工具) 以提高利用率並減少摩擦的流程。變更管理的常見要素包括將組織變革一次推廣到一項工作流程中,並讓內部支持者幫助引導此變更過程。

在 Asana,我們使用「Asana 變革之路」,這是一套由我們的客戶成功團隊所開發的六步驟流程,其中包含了經過驗證的變更管理策略。若欲深入瞭解,請閱讀我們的變更管理指南

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過去有一段時間,我們創意團隊的標準做法就只是回應工作需求。但若沒有一套清楚的流程,我們絕對無法在工作上做出最好的發揮。”
Gear Patrol 藝術總監 Joe Tornatzky

6. 專案管理軟體

專案管理技能 - 專案管理軟體

和難以使用且需要專案管理專業人員才能實施的老舊工具相比,專案管理軟體已經有了很大的進步。但就如同任何工具,即便您所選擇的軟體是容易使用的工具,您都需要花時間學習才能真正掌握之。請確保您所選擇的工具附有書面指南有用的影片,以教導您它的來龍去脈和使用方法。

當然,我們認為 Asana 是完成這項工作的最佳工具。Asana是一種工作管理工具,旨在幫助您協調整個組織中的計劃、專案和流程。專案管理有助於您取得個別專案的明晰度,而工作管理則是在專案、行動和團隊之間協調流程的最佳方式。使用工作管理工具,每個人都能擁有完成最重要工作所需的資訊。

閱讀:工作管理與專案管理:兩者差異為何?

7. 工作負荷管理

[工作負荷] Asana 的工作負荷管理

若您以前曾管理過專案,您便知道要釐清誰在進行何項工作是一件多麽困難的事,但其實不必如此。工作負荷管理能幫助您衡量團隊的能力,確保他們的工作量不會過重或不足。這是一種沒有開始或結束狀態的互動式流程,由一名有執行力的專案經理持續監控其團隊的工作負荷,確保沒有人過勞。

使用工作負荷管理軟體有兩個步驟。首先,請釐清團隊的工作量和當下的工作負荷。接著,請根據個人的工作負荷分配資源,或視需要重新平衡工作負荷。

8. 專案集管理

專案管理技能 - 專案集管理

藉助專案集管理,您可以鳥瞰橫跨多個專案的團隊工作。專案集管理工具能幫助您即時且全面地檢視團隊的工作,以便您將策略和執行加以連結。

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專案集也是我們團隊所使用的一項關鍵 Asana 功能。它對我們的執行團隊而言是個很棒的工具,讓他們可以在同一處查看所有重要工作的狀態、進度和所有者。我們的執行長每天都會造訪專案集並新增評論。他很喜歡快速查看所有事情的狀態這個功能。”
SiteMinder 專案管理與計劃部經理 Michael Chidgey

如何發展您的專案管理技能

25 項技能可能感覺很多,但請記住,您不需要掌握此份清單中的所有技能。有些技能,像是敏捷法,只適用於對這些方法感興趣的團隊。其他的技能,比如組織,可以透過像 Asana 這樣的出色工具毫不費力地做到。

請記住,培養您的專案管理技能需要練習。不論是要嘗試新的專案管理可視化形式 (例如看板)、編寫您的第一份專案計劃,或是進行時間管理,請挑戰自己,在每項專案中專注於發展一兩個新技能。

您還可以參加一些課程以培養專案管理的軟技能和硬技能。雖然您不再需要認證才能被視為一名專案經理,不過美國專案管理學會 (PMI) 提供了課程、學習活動,以及他們著名的專案管理知識體系指南 (PMBOK 指南),這是史上第一份公開發表的專案管理指南。

最後,在選擇了一項專案管理工具之後,您還可以參加他們的課程,學習技術性的專案管理技能。在 Asana,我們開發了Asana 學院玩轉 Asana系列,旨在幫助新手專案經理學習軟性、硬性和技術性的技能。

您的專案管理工具箱

如果您的工作是管理專案,那麼您就是專案經理,且您可能已經具備一些關鍵的專案管理技能。最重要的是要有意識地掌握工作、傾聽團隊的意見,並與團隊成員協作。其餘的自然會水到渠成。

有興趣深入瞭解嗎?立即試用 Asana 進行專案和工作管理

相關資源

網路研討會

How Asana uses Asana for IT and technical program management