什麼是精實專案集管理 (LPM)？立即開始的 6 個步驟

精實專案集管理 (LPM) 是一種管理公司專案集的新方法，旨在提高效率並提升客戶滿意度。 LPM 的靈感來自精實法，這種方法最初規模很小，但很快就傳播開來。 

精實管理始於 Toyota 的工程師建立了一個系統，以減少其生產線中的浪費。 精實方法迅速發展，其他行業也開始將這些原則應用於其專案工作流程。 本文將說明如何實施精實專案集管理，從而簡化您的流程。

什麼是精實法？

精實法力求最大限度地減少組織工作流程中的浪費，並提高客戶價值。 日本工程師最早在 Toyota 開發了精實法，但現代汽車美國公司的總裁兼執行長 John Krafcik 在 1988 年的文章《精實生產系統的勝利》中將精實法引入專案管理。 

精實法由五個原則 (或步驟) 組成：

1. 識別價值：確定您的產品或服務的價值。

2. 規劃價值鏈：繪製您的工作流程，並將其與理想的工作流程進行比較。

3. 建立流程：消除工作流程中的浪費，以提高效率。

4. 建立拉動作：從上一個流程階段拉動工作，使其在專案生命週期中推進。

5. 持續改進：持續改進您的工作流程。

無論您是管理專案還是專案集，都可以使用這些原則來識別流程中的弱點，並移除任何無法為專案增加價值的內容。 

與專案集管理工具搭配使用時，LPM 可協助您快速識別工作流程中的浪費並簡化您的系統。  

什麼是精實專案集管理 (LPM)？

精實專案集管理是精實法的延伸。 它使用精實的五項原則，將商業策略與專案執行連結起來。 作為專案集經理，您可以使用精實原則來評估商業策略，並為這些策略的執行分配適當的預算。

精實專案集管理有三個維度：

• 策略和投資資金：調整和資助專案集，以便您實現 Business 版目標。

• 敏捷專案集營運：使敏捷團隊能夠適應變化，並在問題出現時快速解決。

• 精實治理：為支出、稽核和合規性以及預測費用提供防護機制。

實施精實的專案集管理需要時間，尤其是當您的團隊習慣使用傳統的專案集管理系統時。 但一旦採用，這種全新的專案集管理方式可以幫助您減少間接費用和延遲。 

以下是傳統和精實的專案集之間的差異，以確定哪種方法最適合您的團隊。

精實模式還可以使您的投資與商業策略保持一致，並為您的客戶增加價值。 

精實專案集管理的六個步驟

您可以將精實專案集管理想像成修理汽車。 在啟動引擎並使其運行的過程中，您必須進行一些調整。 這六個步驟可以幫助您為下一個專案實施精實專案集管理。

1. 召集您的領導者

如果沒有具備機械知識的人來幫助您，修理汽車可能需要幾個月的時間。 同樣地，若有適當組建的團隊，精實專案集管理也會更容易。 

管理專案集的第一步應該是組建一個由財務專業領導者組成的團隊，他們可以幫助您將商業策略與專案執行保持一致。 

提示：若要組建一支強大的專案集領導團隊，請評估內部團隊成員的優勢，或與您的招聘經理合作，招募具備適合工作技能的人員。 專案集經理必須擅長收集資料、監控專案績效，並影響負責優先順序管理的人員。

2. 尋找資金

即使您已經有一個熟練的團隊準備好修理您的汽車，但如果沒有錢購買工具和零件，您就無法開始。 精實專案集管理也需要適當的資金，才能將商業策略轉化為執行。 

一旦您知道哪些專案對關鍵專案關係人來說成本最高且優先順序最高，請評估公司預算，以便您可以自信地分配資源。

提示：尋找資金通常意味著在公司現有資源中尋找，並確定專案在預算中的位置。 如果公司預算無法容納專案或專案的某些功能，請與專案經理溝通，並討論如何重組專案。

3. 建立營運結構

現在您已經有一個團隊準備好修理汽車，並且有開始維修所需的資金，您可以制定一個修理汽車的遊戲計劃。 您會從引擎還是化油器開始？ 大家會一起合作，還是每個人都會處理不同的汽車零件？ 

您的公司專案集也需要一個遊戲計劃。 與您的領導團隊討論如何過渡到更精簡的營運計劃。 參考精實方法論的五大原則，並確定您原始專案集管理方法中的浪費領域。 

提示：在建立促進精實產品組合績效的營運結構時，客戶滿意度應該是您的首要任務。 使用客戶回饋來改善您的營運，並優先考慮敏捷實踐，以便您的產品組合流程具有適應性。    

4. 實施精實工作流程

現在您已經有了遊戲計劃，您的團隊可以開始維修汽車了。 如果您上次維修車輛的時間很長，是因為有太多人在引擎蓋下工作，請確保您的遊戲計劃讓每個人都在車輛的不同區域工作。 當您在引擎蓋下工作時，指派某人在車下工作，另一個人在車內工作。 這個計劃會更快、更有效率。

若要建立精實的工作流程，請從您的專案集管理流程中消除不必要的工作或低效率。 例如，如果您之前因未及時收到專案經理的通知而延遲了專案的優先順序，您可以建立一個拉動系統，在流程的前一個階段已完成時通知您。

提示：您可以使用專案集管理軟體建立拉動系統。 看板工具或甘特圖可幫助您將專案集管理流程的階段可視化。 建立專案相依性，以便在流程的下一階段準備就緒時通知團隊成員。

5. 新增升級和明晰（度）

汽車維修已完成後，您會想要試駕一下。 這時您可以留意是否有嗡嗡聲或感覺不太對勁的地方。 然後，您可以將車開回車廠，進行最後的修飾，以便您確信車輛已準備就緒。 

專注於精實計劃應該可以讓您的專案集管理工作流程順暢運作，但由於此架構將是您團隊的一種調整，因此您可能需要增加明晰（度）和升級以完善事項。 沒有彈性和不斷改進的願望，就無法實現卓越營運。

提示：使用變更管理最佳作法，在傳統專案集管理和精實專案集管理之間推動變革。 透過實施變更管理流程，您可以盡可能輕鬆地過渡到 LPM。

6. 慶祝進步

無論是汽車維修還是產品交付，每當您已完成專案時，慶祝成功都很重要。 看到一輛車從廢料場中重獲新生，在路上奔馳，這種感覺非常棒；看到商業策略得以實現，並因您的精實預算而滿足客戶，這種感覺也同樣棒。

提示：即使您的專案沒有按計劃進行，也請將任何錯誤視為經驗教訓，以便最佳化您的下一個專案並改善未來的決策。 如果您維持專案集的願景是努力變得更好，那麼即使專案最終沒有帶來更高的價值，也值得慶祝。 

透過精實專案集管理改善敏捷工作流程

過渡到精實專案集管理需要耐心和專注，但當您遵循精實原則時，您可以改善敏捷工作流程並提高交付的價值。 

藉助專案集管理軟體，您將擁有可導覽的成功藍圖，以及您所需的所有功能，包括即時專案監控、客戶溝通和團隊共享。