該如何安排,才能讓最重要的工作取得最高的優先順序

Molly Talbert 撰稿人特寫照片Molly TalbertJuly 29th, 202000
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該如何安排,才能讓最重要的工作取得最高的優先順序橫幅圖像

多數人通常會希望打從工作開始,就盡可能達到最高的生產力。然而,隨著一天的時間逐漸過去,您往往發現自己忙於應付各式各樣的緊急請求,而眼睜睜地看著自己的任務清單愈變愈長。您一開始打定主意要完成的事,似乎總被推到一旁。

如果這個情況聽起來很熟悉,那麼您並不孤單。許多人在工作時並沒有一個安排優先任務的流程,而且總覺得自己在玩你追我跑的遊戲。我們不斷在承受錯過期限的風險,無法確定工作是否按部就班且沒有失焦。該是告別這一切的時候了。您可以使用一些簡單的方法設定優先順序並管理工作負荷,從而掌握先機,使進度遙遙領先於期限之前。

使用 Asana 隨時隨地管理工作

當您開始逐步安排工作的優先順序,便能將被動化為主動,而這最終將可提升您的生產力、滿足期限要求,並達成更有效的時間管理。請瀏覽以下的提示,找到可協助您在工作上安排任務優先順序的流程。

首先,請集結待辦事項並建立任務清單

您必須能夠在一開始以單一檢視綜觀所有需要完成的事項,才能決定該如何安排任務的優先順序。這看似簡單,但人們實際上經常急於投入到專案的具體工作當中,而忽略了這一步。請改變作法,花一些時間列出您手上所有專案中需要完成的事項,並將較大的任務拆解為子任務,才不會造成太大的壓迫感。

延伸閱讀:15 個秘訣助您建立真正有用的待辦清單

在將任務彙整並列於一處後,請加入額外的資訊,例如任務所需的執行時間、重要性或緊急程度,以及截止日期等。將所有任務集中於同一處,能讓您全面了解需要完成的工作有哪些、有多少工作需要進行時間管理,以及哪些任務最可能需要您的立即關注。

暫時還不需要擔心如何整理您的任務,只要先將所有任務集中於同一處即可。匯集所有內容是關鍵的第一步,因為如果可以在專案或季度開端組織好自己,便更容易在接下來更長的時間內保持井井有條。

Asana 小提示:「我的任務」是 Asana 的一項功能,可將指派給您的所有任務自動彙整於單一檢視畫面作為主要核對清單,讓您專注於適當的工作項目,並根據截止日期整理您的任務和安排優先順序。

採用一套安排優先任務的方法整理工作的待辦清單

您最終如何安排任務的優先順序,將取決於工作的性質以及您個人的工作風格。儘管如此,有幾種安排優先任務的常見方法可能適合您使用。我們不妨一起看看以下幾種安排優先任務的方法:

1. 食蛙法:先完成最讓您困擾的工作

所謂的食蛙法並非真的建議您吃青蛙,而是引述睿智過人的馬克吐溫而建立的一套系統。他曾說:「如果你的工作是吃一隻青蛙,那麼最好的做法是一早的第一件事就把青蛙給吃掉。」在工作管理的領域中,這句話的意思是優先解決大而複雜的任務,接著再處理較不重要或者時間上較不急迫的任務。

有些任務具有非常重要的目的,且與層級最高的目標或 OKR 相互連結。因此,在您開始一天的工作時,這些任務應佔據優先清單中的首要位置。一旦您吃掉了當天的青蛙,最重要的工作便完成了。接著,您便可以根據工作期限等因素排入其他任務,藉以減輕壓力。

延伸閱讀:如何設定 OKR

食蛙法的具體用法:在您回覆電子郵件、製作檢閱表、致電客戶或完成合約修訂之前,請先完成您要在一週結束時向管理團隊呈現的重要簡報。先投入重要的專案再處理其他事項,您便不會失焦或因隨機的任務或問題而分心,而是能夠更輕鬆地解決重要的工作項目。

2. 艾森豪決策矩陣

另一個安排優先任務的方法是「艾森豪決策矩陣」,或稱「急迫與優先矩陣」。這個方法是首先將任務分別放入重要、急迫、重要且急迫、非重要且非急迫這四個象限。艾森豪曾於第二次世界大戰期間擔任五星上將,後出任美國總統,他擅長迅速作出重要決策,故發明了這個方法來幫助自己。

此方法有助於您將任務分類為立即要做的事 (重要且急迫)、需要先規劃再做的事 (重要但不急迫)、可以指定別人代為完成的事 (不重要但急迫)、可能可以刪除的事 (不重要也不急迫)。這是安排任務優先順序的絕佳工具,不僅可藉以快速決策,還能使工作井然有序。

艾森豪決策矩陣的具體用法:同事剛傳來一封電子郵件,請您幫忙準備銷售簡報。這個請求很急迫,因為必須在今天之內完成。但是對您而言,其重要性有足以讓您延宕其他工作嗎?請就自己的每日清單判別各項任務的重要性和急迫性,藉以決定是否該挪開手上的任務以協助同事,或者需要延後進行此項請求。確切了解自己做出的承諾是什麼,也有助您適時地說「不」。

閱讀:利用範例建立決策矩陣的 7 個快速簡易步驟

3. ABCDE 法

採用 ABCDE 法時,請先找出您已建立的任務清單,根據重要程度替各項任務指定一個字母,然後再依序解決任務。這種方式可以快速判斷任務的重要性,有助於您安排優先順序和進行時間管理。這就好比給您的任務打分數,從 A (非常重要) 開始,一路向下至 E (盡可能除去)。由於 A 級和 B 級任務通常是攸關工作成敗的項目,因此請一律由這兩類任務開始進行。

ABCDE 法與食蛙法合併使用時,效果也很棒。若您從 A 級和 B 級任務開始一天的工作,接下來的剩餘時間就能從事 C、D、E 這些重要性較低的任務。

ABCDE 法的具體用法:您今天的工作時間有八個小時,但清單上的任務一共要花費十五個小時。然而,在替每一項任務指定字母後,只有兩項稱得上是 A 級任務,其他大部分則是可以找人代理或重新安排時程的 D 級任務。現在您就明白只需要專注於 A 級任務,而將 D 級任務留待稍後完成,或轉交給其他隊友處理。有了具備優先排序的任務清單,您便可聚焦於當天必須完成的工作事項,並得以由工作過載轉為輕鬆自若。

4. 團塊法

團塊法的團塊指的是一項需要專注進行的工作活動。這個活動可能是自己範疇內的工作 (例如清空收件匣)、較大型專案的某個部分 (例如完成文件的初稿),或者一系列不相干的小型任務。此處的關鍵,是給予這些團塊能夠專注且不受打擾的時間區塊

善加利用具有「請勿打擾」功能的協作工具,以阻隔外界的干擾,並且讓其他人知道您沒空。或者,您也可以使用行事曆封鎖某些時段以便深度專注,同時也讓其他人知道不該在這些重要的專注時段內為您安排其他活動。要是您覺得這個方法有所助益,那麼如果可以的話,不妨考慮為自己和團隊設立諸如週三零會議的政策。不管怎麼說,在團塊和團塊之間稍作休息,也是放鬆和提振精神的重要環節。

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團塊法的具體用法:您的一天可能是以一小時的設計工作開始,接著有一段可以稍作休息的咖啡時間,之後則是兩個小時的會議、午餐,以及半個小時回覆電子郵件的時間。接下來,您會花上一個小時研究新客戶。您在行事曆上記下自己負責的所有活動,並確保沒有人在您的計劃時間內安排其他事項。在接近這一天的尾聲時,您可以用短暫的休息時間瀏覽社群媒體、參加團隊進度更新會議,最後再以一小時的設計工作結束這一天。

Asana 小提示:若您使用 Asana 管理任務,則您可以建立自訂欄位以加入額外的資訊,例如 ABCDE 法的字母、艾森豪決策矩陣的急迫與重要標示、食蛙法的優先等級,或者完成任務所需花費的估計時間。

使用行事曆替任務排程

無論完成任務需要花費的是幾分鐘或幾週,總是會有開始點與結束點。所以,當您有了清單之後,請為各任務加上開始及結束日期。這麼做可確保新狀況發生而需要調整優先順序時,仍能夠萬無一失。

若指派給您的任務沒有明確的開始或結束日期,請務必詢問此資訊,以便排出時間從事該任務,並設定期望值。一旦知道日期後,您甚至可為自己設定一個比實際期限更早的個人結束日期,從而應對意料外的問題,或提早交付工作。不妨將工作視為拼圖:您必須確定碎片能夠相互搭配,而開始及結束日期正是拼圖碎片的邊緣。

閱讀:使用 Asana 清單、看板、行事曆及時間軸檢視管理工作流程

若繼續用這個比喻說明,即任務是拼圖碎片,而開始及結束日期彰顯碎片的邊緣,那麼您的行事曆就是一幅拼接大幅圖畫的拼圖板。請使用行事曆來安排工作時程、以不超載的方式在高投入量與高度優先任務之間取得平衡,並確保自己於期限內完成。若您採用上述其中一種優先判斷方法 (或依自己喜好加以合併使用),請將該架構填入時程表中,以利管理時間。

Asana 小提示:在 Asana 中使用行事曆檢視,您將能夠預判工作量可能超載的日期,並查看仍有空檔的時段。請善加利用此檢視功能調整任務,使工作更均勻地分散。積極地管理行事曆可幫助您保持條理,每一天開始時都明確知道需要達成的重要任務有哪些。

與隊友溝通任務進度

最後,請別忘了將隊友加入電子郵件的傳送清單,因為他們可能正在等您完成某項任務或爭相取得您的時間。在您計劃完成任務或者發生任何延誤或阻礙時,請主動提供隊友任務進度的狀態更新,這麼做可以幫助您減少收到更新請求的次數。如此一來,您便不需要一直回覆這類請求,並且能夠有效率地繼續執行手上的工作,維持高生產力。

閱讀:如何撰寫高效的專案狀態報告

Asana 小提示:Asana 的任務備註功能可讓您直接針對任務分享進度更新和詢問後續問題,從而在實際執行工作時保持與團隊的聯繫。或者,您也可以在專案中使用狀態更新,以便就特定專案的進度 (而不僅是單一任務) 通知專案關係人。

高度優先的工作就是高生產力的工作

當您對工作有了清楚的優先排序,便可以提高生產力、更明智地管理時間,且每次都能自信十足地在期限內完成任務。您甚至可以使用像 Asana 這類的工作管理工具,在同一個地方組織和管理您的大小任務,藉以更進一步提升生產力。

若想獲得更多提示,請閱讀助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧一文。

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