助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMay 8th, 2022
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今天,我們常常會被工具、通知、電子郵件、社交媒體等所有您能夠想像得到的東西打斷。 在我們的分散注意力經濟中,混亂已成為常態。

人們幾乎無法專注於真正重要的事情上,或者知道是否在正確的時間優先進行了正確的工作。面對高優先順序的任務、看似緊急的訊息和永無止境的通知,您這一天原本想做的事情根本無法完成。為了跟上工作節奏,80% 的知識工作者表示,他們的收件匣或其他通訊應用程式在他們工作時總是處於開啟狀態。結果,工作人員效率低下,且更可能錯過訊息、行動和截止時間。

時間管理範本可協助您重新掌控時間,讓您更專注於日常事務中。與其讓待辦清單主宰您的時間運用,不妨利用時間管理策略,有意識地設定每日工作的優先順序,並專注於最相關的工作上。

管理時間並無唯一正確的方式。在本文中,我們涵蓋介紹了 18 種不同的提示、策略和小妙招,協助您重新掌控您的任務和時間。

什麼是時間管理?

時間管理乃工作管理的實際體現,旨在確保您儘可能有意識地運用時間。時間管理可提升生產力,但有效時間管理最大的好處是可以更好地安排每日優先順序,有餘力休息和自我照顧。

閱讀:提高生產力的 12 個秘訣

時間管理的優勢

良好的時間管理策略可助您組織任務、安排優先順序,這樣您可以:

  • 就好像一天當中有更多時間。當您有意識地決定時間的用途時,您會發現不必要的任務減少了,不必當天完成的任務不再優先安排,且完成事務需時更少。一天的時間不會變長,但您會發現您在相同的時間裡完成了更多事務。

  • 在工作時間和個人時間之間劃清界線。改善時間管理並不是要榨乾工作中每一秒的生產力。相反,這些策略可以協助您完成最重要的工作,確定哪些工作可以明天再處理。透過安排今天需完成工作的優先順序,明確哪些工作可以推遲到以後完成,您還能在工作時間和個人時間之間劃清界線。

  • 減少壓力。若無有效的時間管理,就好像永遠沒有充足的時間完成工作一樣。您可能會覺得自己到處奔波,不停滅火,進而壓力倍增,最終導致過勞。事實上,根據工作剖析索引,71% 的知識工作者表示,他們在 2020 年中至少經歷過一次過勞。

  • 提高生產力。有多種時間管理技巧可有助於減少拖延並提高生產力。若能確定當天的主要優先事項,不僅可以提高工作效率,還可以確保自己每天都能完成正確的事務。

  • 消除壞習慣。沒有人願意拖延。但壞習慣也會逐漸累積起來,對高影響力工作造成阻礙。(相信我們,我們也經歷過。) 時間管理策略可以協助您識別並改掉壞習慣。

6 種提高生產力的時間管理策略

培養時間管理技能的最簡單方法之一,就是將久經考驗的時間管理策略納入您的日常生活。時間管理策略可協助您設定工作時間限制,一次完成一項任務,且更有針對性地安排一整天。

1. 時間箱

時間箱是一種目標導向的時間管理策略,需要您在「時間箱」內完成工作。當您不確定需要多長時間完成每一個任務,且希望更有意識地儘可能完成待辦清單,此時這種策略就會尤其有效。

時間箱可協助您將大型任務分解為較小的片段,然後在合理的時間內完成這些片段。每個任務都應有自己獨特的時間範圍,持續時間不超過三個小時。例如,若您需要撰寫一篇部落格貼文,您可以建立一個兩小時的時間箱用於編寫大綱。然後休息一下,您可以再建立三個小時的時間箱用於開始撰寫初稿。透過將工作分解成更小的片段,您就可以在數天或數週內朝著目標穩步前進。

閱讀:請嘗試時間箱法:目標導向的時間管理策略

2. 時間段

時間段與時間箱類似,但它並非給每一個單獨的任務安排特定的時間,而是為相關工作安排行事曆中的固定時間段。當您使用時間段來安排工作時,您可以有效地將工作週劃分為互不相干的時間段,您可以在其中執行專案、與同事交流、休息甚至健身。時間段可協助您將更多時間投入到流程和深度工作中,讓您可以集中精力而不會受到干擾。

若要建立時間段,可從確定每日或每週優先順序著手。然後,將相似任務分組,以便在同一個時間段中處理。最後,練習在行事曆中安排專注時間段,可有助於您遵守分段時間安排。

閱讀:您是否需要將行事曆進行時間分段?此處介紹您應立即著手的理由

3. 番茄工作法

番茄工作法類似於時間箱和時間段,可協助您在短時間內處理工作,然後在工作段落之間休息。番茄時間管理策略特別實用,因為它積極鼓勵進行規律的休息,這對內在動力和大腦都有好處。事實上,研究表明,休息會讓人更有創造力

若要運用番茄工作法,您需要一個計時器、一份依優先順序安排的待辦清單以及通知中的「暫停」功能。首先將您的計時器設定為 25 分鐘,然後嘗試將這段時間專門用於某個任務,儘可能避免中途查看訊息或瀏覽社交媒體。然後,時間到時,休息五分鐘。理想情況下,應在這段在休息期間做一些體力活動,例如吃點零食或起來做伸展運動,但也可以查看一下您的裝置,或檢查在您專注於任務時是否收到重要的詢問。

重複工作 25 分鐘,然後休息 5 分鐘這一過程四次。然後,在第四次工作段落之後,再休息 20-30 分鐘。

4. 食蛙法

Mark Twain (馬克吐溫) 有句名言:「如果你的工作是吃一隻青蛙,最好一早就把這件事完成。」食蛙法時間管理策略就是從這句名言中汲取靈感,鼓勵先處理大型或複雜的任務,再接著執行較不重要或較不急迫的工作。如果您要在例行工作、日常工作和高優先任務之間分配時間,這個策略就特別實用。

藉由「食蛙法」,可確保每天都能完成最重要的工作。若要開始使用這一時間管理策略,請務必在集中式工具中追蹤您的工作和優先順序。尋找一種方法,將您的每日任務與公司目標連結起來。這樣,您就能更好地確定每天需要優先處理的任務,確保首先完成這些待辦事項。然後,當您吃完這一天的「青蛙」後,就可以繼續完成其他工作了。

5. 帕雷托法則

如果早上第一件事就是吃青蛙聽起來不太開胃,那您可能會更喜歡帕雷托 (Pareto) 時間管理策略。帕雷托法則與食蛙法相反,這個策略鼓勵先完成容易的任務,這樣您在開始新的一天時便會更有成就感和動力。

帕雷托法則通常被稱為「80/20 法則」,它有一個基本規則:將 20% 的時間花在 80% 的工作上。如果您能以相對較快的順序完成這 80% 的任務,您就可以挪出工作日中的時間,處理需要佔用 80% 時間的 20% 的工作。

6. 儘管去做 (GTD)

儘管去做法是由 David Allen 於 21 世紀初創立。根據 Allen 的理論,儘管去做法的第一步是將所有需要完成的事情都寫下來。釋放腦力並藉助任務管理工具,您就可以專注於採取行動,而無需記住需要做什麼。

若要運用 GTD 法,須將所有將至的工作彙整至一處地方。寫下每一件需要完成的事務後,您可能會有一些不再需要執行的工作 (需要丟到垃圾桶),一些雖然需要做但不必馬上完成的工作 (可以放入「稍後」專案或資料夾),以及一些需依存於其他任務的工作等等。工具應將所有詳細資料都彙整至一處地方,而您的任務就是據以採取行動。

無法做完事情嗎?使用以下 5 個步驟駕馭儘管去做法

可完成更多工作的 6 個時間管理提示

對於是否使用既定的時間管理策略組織工作,每個人的喜好都不相同。並非每一次的管理策略對每個人都有效,這就是一開始就存在這麼多策略的原因。為此,可嘗試這六個提示,培養您的時間管理技能。

1. 將每日工作與目標連結

時間管理並不只是要完成所有工作,而是要確定最重要的工作,並且排定其優先順序。為此,您需要將日常工作與團隊或公司目標連結起來,以便確定出每天要處理的最重要的任務。但是,根據近期對 6,000 多名全球知識工作者的調查,只有 26% 的員工表示他們非常清楚他們的個人工作與公司目標之間的關係。

協調組織各個層次的工作和優先事項的最佳方式,就是使用工作管理工具。透過工作管理,您可以將日常工作和團隊專案與公司目標連結起來,讓您的團隊成員隨時瞭解其工作對於公司優先事項有何影響。

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為確保優先執行正確工作,我們使用 OKR 來設定季度目標,以促成兩年目標之實現。在每週執行的節奏下,我們的團隊負責人需確保團隊執行的工作確實能促成這些目標。”
Figma 產品經理 Badrul Farooqi

2. 組織工作並安排優先順序

無論您喜歡食蛙法還是喜歡儘管去做法,瞭解哪些任務為重要任務都是至關重要的。您難免會遇到優先順序發生變化的任務或需要向前或向後移動的截止時間。若您不清楚哪些工作更重要,您就會無法適應變化,也無法優先安排正確的工作。

為什麼安排工作優先順序很重要? 您可能對於過勞比較熟悉,它每年都會影響越來越多的全球員工。但較不為人知的是不明確的優先事項何以會導致過勞。根據工作剖析索引,在表示感到過勞的知識工作者中,有 29% 的人認為,由於任務和角色不明確而導致工作過度是促成因素之一。瞭解要優先處理哪些任務,可有助於減少這種感覺,並且增加每天都處理正確任務的信心。

閱讀:管理緊迫排程並切換優先順序的 4 種方式

3. 每天結束時提前規劃

工作日往往會像是一場搶奪戰,當我們開始時,我們其實就已經落後了。若您每天早上都需要從電子郵件中試圖找出當天優先事項,您不是唯一的一個。不過幸運的是,還有更好的方法。

不要試圖到了早上再弄清楚應該做什麼,而是每天最後花五分鐘準備好第二天。此舉可以增加動力,因為您在進入工作之前就已知道自己每天在做什麼。這也是確保您每天都能完成最重要工作的一種有價值的方式。與其在下午 4:30 回覆電子郵件或請求,不妨先確保將重要的工作納入到第二天的行事曆安排中。

4. 說「不」或委派

明確優先順序的一個好處是,您還可以瞭解哪些不是優先事項。對工作說「不」並不是那麼容易,但是當您能夠解釋之所以說「不」是因為工作與您目前的優先事項不一致時,此舉就會有所幫助。為自己確定優先順序,並且與您的團隊成員分享這些優先順序,可以讓每個人都更加清楚瞭解。

如果工作必須完成,卻仍然不是您的優先事項,請看看是否能將其委派給其他團隊成員。請記住,委派並不代表任務不重要,而是代表此工作不符合您目前的優先順序。這項工作可能與其他人的專業知識更相關,故當您將其重新指派給他們時,就能確保由最適合的人來完成之。

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為了確保團隊有效率,我們制定了一個策略來闡明作為一個團隊應該做什麼,不應該做什麼。清楚瞭解自己的工作可以更易於確定哪些事情需關注,哪些不需關注。如果能夠明瞭這一點,就能提高效率,確知我們的團隊需要關注的重點。”
Woolworths 業態開發支援經理 Jay McBride

5. 審視您的任務

與對工作說「不」類似,花點時間回顧一下您之前承諾過但仍在努力進行的任務。目前你的手頭上有哪些內容不再契合您的團隊目標?

找到這些任務後,問問自己是否需要完成這些工作。如果這些工作對於您的團隊不再重要,請考慮暫停這些工作。如果任務仍然需要完成,問問自己是否這些工作的最佳人選,若不是,可透過相同的委派練習來找出最好的人選。

6. 棄用手寫的待辦清單,改用工具

若您仍在手動追蹤您的工作,那麼是時候升級為線上工具了。雖然手動記筆記很讓人感到心滿意足,但手寫的待辦清單雜亂無章、容易出錯、容易遺失且效率低下。

可改為確保您的大部分專案管理都在專用工具中進行。專案管理工具提供多種功能,可讓您更輕鬆地充分利用您的時間。藉助專案管理工具,您可以:

  • 協調跨職能工作,確切追蹤人、事、時。

  • 在一處地方溝通工作內容、分享回饋並且報告專案狀態

  • 即時追蹤進度,以便準確查看工作狀態。

  • 查看截止日期及相依性,讓您不慌不亂地完成目標。

此外,如果您認為沒有什麼比將任務從手寫待辦清單中劃掉更好,不妨等到您看到一群慶祝生物飛過您的電腦螢幕再說。

完成專案里程碑後,慶祝吉祥物在清單檢視中 (一種試算表風格的網格檢視) 飛躍過 Asana 的專案畫面

6 個時間管理小妙招

上述所列之時間管理策略與提示的確實用,但需要花些時間實施。希望可以在接下來的 5 分鐘內馬上著手進行嗎?可嘗試以下 6 個小妙招,立即改善您的時間管理。

1. 延遲通知

我們不斷在應用程式、通知和任務之間來回切換。事實上,一般知識工作者每天要在 10 個應用程式之間切換多達 25 次。這就是他們更難專注於手頭的任務、進入良好流程的原因,因為這意味著完成工作需要更長時間。

如果可以,請關閉通知或使用「請勿打擾」功能暫時停用通知。這樣,您就可以潛心於工作,同時讓您的團隊知道您稍後就能與他們聯絡。大多數工具都會顯示您暫時設為延遲,因此團隊成員知道不會立即收到您的回覆。如若需要,他們通常可以選擇覆寫此功能,這樣就能隨時保持聯絡。

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為了使生產力最大化,我發現當我打算處理多個不同專案時,在會議之間空出一段時間很有幫助,這樣做可確實留點時間進行短暫休息。我 (和我周圍的人) 把 Slack 狀態更新為「Head down (忙碌)」也很有用,這樣一來大家就不會期望立即得到回應。”
Guru 需求蒐集資深經理 Julia Bersin

2. 整理您的物理空間

回想一下您第一次佈置辦公桌時的整潔程度。你可能有一台電腦螢幕和一個鍵盤,可能有一個筆記本,但可能沒有其他東西了。您可能會和我們一樣,這張整潔的桌子並沒有持續多久。您可能會逐漸不可避免地會積累紙張、盒子、書籍、便利貼和雜散的纜線。

凌亂的辦公桌可能看起來沒什麼,但視覺上的混亂會影響精神上的混亂,讓人難以集中注意力。可快速休息五分鐘,整理一下您的辦公桌。扔掉所有不再需要的文件,整齊堆放書籍,將散落四周的所有雜散纜線盤整起來。然後,當您重新開始工作時,可能會發現更容易集中注意力了。

3. 將相似任務組合到一起

每次在任務之間切換時,您的大腦都必須為新任務找到相關的情境和資訊,並且將這些知識帶到您的腦海中。當然,您的大腦只需幾秒鐘就可以做到這一點,但如果您不斷地在任務和專案之間切換,那就相當於強迫您的大腦加班。

這可能會導致生產力下降,更不用說還有一天結束時的疲憊感了。因此,請嘗試將相似的任務組合在一起。看看您是否可以在同一時間段內處理一個專案中的所有任務,或同一可交付成果的所有任務。透過此舉,您花費在情境切換上的時間更少,而可以將更多的時間專注於完成高影響力的工作。

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將工作分批完成 (尤其是進行規劃時),確實有助於確認工作的優先順序,此外您還能靈活因應手上的工作或可能發生的事情。”
Youth to the People 商務總監 Alex Maroldi

4. 在會議之間或專注時間中完成快速任務

您可能每天都會有幾個需要 5 到 10 分鐘完成的任務。這些任務可能是快速回應一位團隊成員、修改文件中的錯字或將工作請求表單提交給另一位同事。

如果您有這些類型的工作,可先將其置於首要和中心的位置,例如像專案管理工具一樣,但不需立即處理。可改為將這些任務留到會議之間的那 5 分鐘或午餐後立即投入工作的 10 分鐘進行。這樣您不僅能夠快速處理這項工作,完成後感覺不錯,而且也不會佔用可用於更複雜工作的寶貴心理能量。

5. 停止試圖同時處理多項任務

簡而言之,多工處理只是一種迷思。當您嘗試同時處理多項任務時,雖然您可能覺得同時在做不只一件事情,但實際上卻是在強迫大腦在不同任務之間快速切換。每次在工作之間切換,您的大腦都需要找到該任務的資訊和脈絡。這不僅會比專注於一件待辦事項花費更多努力,還會耗盡您的腦力。

與其同時處理多個任務,不如一次完成一個任務,這樣您就可以在工作時進入心流狀態。心流狀態發生在您非常專注以至於您覺得自己「就在此中」之時。當您進入心流狀態時,您可以更高效地完成更多工作,因為您的大腦一次只專注於一個任務。

閱讀:破除 5 個關於同時處理多項任務的迷思,以及 6 種維持生產力而無需在任務皆切換的方法

6. 不時休息

這似乎有悖常理,但您可以做的最好的事情之一就是休息一下,如此就能改善您的時間管理。我們傾向於做更多的工作來應對工作進度落後的感覺,但您的大腦需要時間來休息和充電。如果您過度勞累和筋疲力盡,您就無法完成任何事情,更不用說處理您最重要的工作了。

如果覺得休息一下很難做到,您不是唯一的一個。根據我們的研究,32% 感到精疲力竭的知識工作者表示無法停下或斷開連結是加劇他們精疲力竭的原因。因為停不下來,他們就會精疲力竭,精疲力竭時,他們又不能停下來,這是一個永無止境的循環。

如果您很難記得要休息一下,請考慮將休息安排到您的行事曆中。 然後當您的行事曆上出現休息時間時,強迫自己接受它,即便只是站起來伸展一下也可。儘管休息時可能會感到壓力,但當您休息後,就會感覺更好一些。

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為有效確保遠距工作時不會筋疲力盡,請在這個數位世界中尋找新的方法,讓自己離開螢幕,並且空出必要的時間休息。此外,非常推荐您採用一分鐘舞會法,只要起身四處走動一下就行。”
American Marketing Association 行銷經理 Elise Melendez

掌控您的時間

歸根結底,時間管理更多的是一種心態。若要有效地管理您的時間,請為您的工作安排優先順序,這樣您就知道每天需要做什麼。不要讓您的待辦清單決定您的優先順序,而應將您的注意力集中在您需要真正推動影響的意圖上。

若要著手進行,請務必使用集中式工具追蹤工作。準備好開始了嗎?深入瞭解 Asana 如何協助您組織任務,並且完成您的交付項目

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