瞭解帕雷托法則 (Pareto Principle,即 80/20 法則)

Sarah Laoyan 撰稿者特寫照片Sarah LaoyanJune 19th, 2022
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摘要

帕雷托法則 (又稱為 80/20 法則) 是指以下這個現象:20% 的成因會帶來大約 80% 的結果。在此文章中,我們分析如何使用此原則來協助確認優先任務以及應在業務上投入心力的事項。

您一早進入辦公室時,做的第一件事是什麼?絕大多數的人會端一杯自己偏好的含咖啡因飲料、查看電子郵件,安排當天的優先任務。但您使用哪些技巧來辨別需要先完成的事項呢?

有一個常用的技巧是帕雷托法則 (又稱為 80/20 法則)。此技巧能幫助您判斷並優先執行最有影響力的任務,從而提升一整天的生產力。

什麽是帕雷托法則?

根據帕雷托法則,許多結果 (大約 80% 的後果) 是源自 20% 的成因。換句話說,小比例的成因就能帶來巨大的影響。瞭解這個概念很重要,因為它有利於辨別應該優先執行哪些計劃,以便發揮最大的影響力。

帕雷托法則從何而來?

帕雷托法則是由義大利經濟學家帕雷托 (Vilfredo Pareto) 於 1896 年所發展出來的。據帕雷托觀察,義大利有 80% 的土地是由僅 20% 的人口所持有。他還在自己的花園裡見證了此現象:20% 的植株結了 80% 的果實。透過數學最能夠完美描述這個關係:兩個數量的冪次分布,其中一個數量改變會造成另一個數量相關的改變。

此現象還有其他幾個不同的名稱:

  • 帕雷托法則

  • 80/20 法則 (最常見)

  • 關鍵少數法則

  • 因子稀疏法則 

80/20 法則並非正式的數學公式,而更像是歸納後的現象,在經濟學、商業、時間管理、甚至運動的領域中都可以觀察的到。

帕雷托法則的一般範例:

  • 植株上 20% 的部分結了 80% 的果實

  • 公司有 80% 的獲利是來自 20% 的客戶

  • 20% 的隊員為運動團隊獲得總得分中 80% 的得分

如何使用 80/20 法則

儘管 80/20 法則幾乎可應用在每一個產業,但帕雷托法則卻最常用於商業和經濟。這是因為 80/20 法則有助於判斷應該專心致志於哪些地方,才能將輸出最大化。 

帕雷托法則的基礎概念是,80% 的結果來自於 20% 的行動。若有任何一種能夠分解成更小部分的工作,帕雷托法則就能協助您辨別,哪一部分的工作最具影響力。

以下是幾個說明如何在實務中使用此工具的範例。

生產力

您可以使用 80/20 法則來優先執行一天當中必須先完成的任務。 

其概念是完成整個任務清單中 20% 最應優先執行的任務,就能為您當天的工作成果帶來 80% 的影響。有鑑於此,若要完成最具影響力的工作,就應辨別哪些任務對團隊有最大的影響,並在一天當中專心投入這些任務。

要做到這一點,您應該用清單列出所有當天必須完成的事項。接著,找出其中哪些任務最具影響力。是否有任何任務需要和其他隊友協作?是否有任何您手上的任務阻礙了專案向前推展?這些任務或許執行起來很簡單,卻可能因為俾使流程得以繼續向前推進,而對團隊的其他人帶來巨大的影響。

閱讀:提高生產力的 12 個秘訣

做決策

在解決問題的過程當中,帕雷托法則有助您做出最佳決策。若一個問題有許多不同的成因,帕雷托法則就能協助您執行優先的解決方案。以下幾個步驟說明如何運作:

  1. 找出您團隊正在面臨的問題。也就是您試圖在這個決策流程中找到解決方案的問題。

  2. 辨別這些問題的成因。利用 5 個為什麼流程這類的工具找出您要解決之問題的所有成因。

  3. 將問題分門別類,區分成較小的組別。若 (您要解決的問題的) 某些成因可以歸入相似的類別,就利用此機會將它們歸為一組。這樣做有助您判斷是否可透過一個解決方案來解決多個問題。 

  4. 根據問題會對業務造成的衝擊給各個問題指定一個值。這個值可以很簡單,是以 1 到 10 的數字表示,也可以是實際的貨幣值來表示重要性。

  5. 制定發展一個計劃,並專注解決會對業務造成衝擊的前 20% 問題。此概念的中心思想是一個解決方案可以解決多個問題。依照您給各個問題指定的值來計算哪些問題落在前 20% 的範圍內。一旦找出主要問題後,即可使用問題解決策略來制定一個計劃,從而建立能夠帶來 80% 成果的解決方案。

如何將 80/20 法則應用於做決策的範例: 

假設您在一家電子商務公司工作。您看了近期有關客戶服務的 100 份投訴,並且發現大部分的投訴原因是客戶收到破損產品。您的團隊針對破損產品而提供退款的金額做了計算後,發現給出去的退款中有 80% 是用在破損產品的退款。您的公司想要防止為破損產品提供退款的相關作業,因此您將這個問題視為優先執行的解決方案。 

團隊決定改變包裝方式,避免產品在運送過程中受損,這樣一來可解決客戶收到破損產品的問題。

品質管控

帕雷托分析和帕雷托圖是六個標準差品質管控法中所使用的關鍵工具。 

六個標準差品管法使用帕雷托圖,以便透過視覺方式呈現資料,從而辨別如何安排應優先執行的行動。六個標準差的主要目標是減少流程中的變異量,以期達成提高產量之目標。帕雷托圖在六個標準差品管法中很常見,因為您能藉此快速找出流程中有哪些主要變異。 

使用帕雷托法則的優點

使用帕雷托法則最大的優點是,您能夠以最少量的工作,創造最大幅度的影響。這樣一來,您的團隊就能更有效率地工作,並專心投入特定計劃。 

80/20 法則僅是將計劃按照正確的順序安排優先執行的任務,就能夠協助您在較短的時間內提升指標。

使用帕雷托法則的其他優點:

  • 讓自己和團隊更清楚優先事項

  • 提高每日的生產力

  • 讓您得以將工作分解成可管理的片段

  • 更聚焦的策略

使用 80/20 法則的缺點

​​帕雷托法則經常被誤解成付出 20% 的努力,就能達成 80% 的成果。然而,卻不盡然如此。20% 和 80% 這兩個數字並不是指您付出的心力,而是您面對的成因和結果。目標並非把付出的心力最小化,而是將您的心力專注地投入在具體的工作。您仍必須投入 100% 的心力在那 20% 的重點工作,才能達成 80% 的成果。

80/20 法則的另一個缺點是,團隊成員有時會太過專注而忽略其他任務。若您只注重重要的任務,而把較不重要的任務 (例如電子郵件和其他通訊內容) 擺在一旁,就可能會遺失資料。它的挑戰是必須在使用 80/20 法則時找到最佳平衡,並且完成其餘任務,即便後者無法帶來 80% 的成果,仍需如此。若要克服這個挑戰,您可以使用時間箱儘管去做 (GTD)法這類的技巧。 

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