無法做完事情嗎?使用以下 5 個步驟助駕馭儘管去做法

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJune 12th, 2022
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一個沒什麼爭議的觀點:您的大腦不是用來儲存資訊的。這是因為,當您的大腦中充斥著待辦事項和提醒時,也就沒有足夠的腦力可以花費在真正需要執行的工作上。

這就是儘管去做 (GTD) 法背後的核心原則。透過將待辦事項從您的大腦中移出,放入待辦清單工具中,您就可以有更多的腦力來處理重要的工作。開始方法如下。

什麼是 GTD 法?

GTD 法即儘管去做法,其運作理念是您精神上追蹤的資訊越多,生產力和注意力就會越低。GTD 法不需依賴您的大腦,而是鼓勵您將所有工作資訊儲存在組織好的外部事實來源。這樣,您就能始終掌握「接下來需要做什麼?」,而無需擔心工作發生遺漏。

GTD 代表什麼?

GTD 即 Getting Things Done (儘管去做) 的首字母縮寫字,這是一種由 David Allen 在 2001 年首次提出的生產力方法。Allen 在其書中這樣描述 GTD 法:「儘管去做:毫無壓力的生產力藝術。」

GTD 是非常熱門的時間管理策略,因為實施方法簡單,且發揮的效果強大。即便您不會意識到,但您的大腦會在背後不斷「默默工作」,來回奔波、重新安排您的各種即將到來的待辦事項,確保無一遺漏。每當您向這些混雜的事項中加入新的任務,大腦都需要考慮這個備忘錄上的所有事項,並且根據這項新任務重新確定您的工作優先順序。

閱讀:助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧

藉由工作管理實施 GTD 法

藉由 GTD 法,不需試圖將所有專案資訊儲存在大腦中,而是運用五步驟系統,擷取您的待辦事項並且分類編入外部來源,例如工作管理工具。您的大腦不是為儲存大量組織好的資訊而生,這是工作管理工具的職責。透過將資訊外部化為可行動的項目,您就能夠更好地為長期的成功做好準備。

您所使用的工具非常重要。應尋找一款可讓您擷取並組織個人、專案和計劃層級資訊的工具。GTD 法不僅可以幫助您組織個人待辦事項,而且也非常適合用於協助您擷取非可行動的參考工作內容,即其他團隊成員需要完成的工作內容,以及與您手頭上的工作相關的目標。

與將資訊儲存在各種位置不同,GTD 法可協助您將資訊置入工作管理工具這樣的單一工具中,並且加以整理。自然,我們認為 Asana 就是一個不錯的選擇。Asana 可透過組織您的工作內容,緩解精神緊張,以此實現 GTD 法,從而讓您及時完成高影響力的工作。

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GTD 法的優點和缺點

儘管去做法只是一種時間管理策略。如同所有其他時間管理技術,這個方法也有其利弊。您選擇實施的策略,很大程度上取決於您希望藉由時間管理提升何種技能。

優點

GTD 法易於設定,且運用靈活。它可以:

  • 減輕和緩解來自於試圖記住手頭上一切事務帶來的認知負荷和精神緊張。

  • 消除多工處理,讓您有更多時間專注於心流

  • 為所有資訊 (其中包括非可行動資訊) 組建集中來源。

  • 讓您清楚掌握手頭上的工作,以便在必要時輕鬆重新確定優先順序或重新排程。

缺點

開始使用 GTD 法之前,也需瞭解它的一些限制。GTD 法:

  • 設定需時。如果您尚未使用任務管理系統,請建立一個系統,記錄您的所有工作內容。

  • 過於靈活。GTD 法僅能協助您組織任務,而無法幫助您安排每週或每日工作。有些人會難以適應這種程度的開放式靈活性。如果您也是如此,可將 GTD 法搭配其他時間管理法使用,例如時間段時間箱

閱讀:請嘗試時間箱法:目標導向的時間管理策略

入門:在 GTD 工作流程中嘗試以下 5 個步驟

儘管去做法的 5 個步驟可讓您為成功做好準備。這些步驟可協助您在 Asana 這樣的外部工具中將您即將到來的工作進行編目與組織,這樣您就不再需要用大腦記住這些即將要進行的待辦事項了。然後,當您的工作已在 GTD 法中組織妥當後,您就可以開始執行這些任務了。

1. 擷取

組織您的工作前,首先需要進行擷取,即在您大腦以外的地方進行。無論您使用的是什麼工具,David Allen 都稱這個地方為收件匣。這是因為所有任務、資訊片段或提醒 (或者如 Allen 習慣的說法「東西」) 都會直接進入您的收件匣。不要將其想像為電子郵件收件匣,而應是稍後需要處理的資料任務清單。

從何處擷取資訊

如果您嘗試要提升個人生產力,不妨考慮使用待辦清單來追蹤您的工作。或者,如果您與團隊一起工作,可嘗試使用工作管理平台,不僅可以擷取和追蹤您自己的工作內容,也可以組織和管理團隊的工作。

重點在於擷取,而非組織

如果您擷取的工作內容尚未組織好或記錄妥當,請別擔心。第一步只需要讓這些東西從大腦中離開,進入到外部來源即可。擷取是將待辦事項組織成更好的生產力系統的第一步。

請務必使用可以輕鬆擷取資訊的系統。GTD 法的一個關鍵原則是在資訊進入您的大腦後立即擷取資訊。這樣可以立即減輕負擔,而且有助於確保避免發生遺漏。在適當的時候,請務必新增其他情境,如文件、協作者、截止日期或重要詳細資料。

[清單檢視] Asana 我的任務專案中雜亂無章的 GTD 法 (步驟 1)

使用線上系統

擷取所有這類東西的最佳方式,就是使用線上系統,而不是類似的替代品。手寫的待辦清單會讓人在劃掉清單上的事項時,產生一種非常滿足的感受,但這卻也是追蹤待辦事項時最糟糕的方法。實際上,手寫的待辦清單往往雜亂無章,也容易出錯或遺失,效率十分低落。

因此,我們推薦 Asana。Asana 是一款用於組織工作的工作管理系統,讓您的團隊瞭解需完成的工作、工作為何重要的原因,以及完成工作的方式。

深入瞭解

2. 釐清...

擷取好所有事項後,接下來需要進行釐清。在釐清步驟中,您需要將擷取的資訊轉為可行動任務、詳細的備註或是健全的情境。釐清步驟與組織步驟息息相關,進行釐清時,也相當於將工作組織到適當的專案中。

若要進行釐清,請確保您收件匣中每一個項目都具備充足的資訊,其中包括:

  • 可行動的標題 (我們建議以動詞開頭)。

  • 所有需要納入到工作中的情境、文件、檔案或協作者。

  • 關聯的專案計劃、待辦清單或項目所屬的目標。

  • 所有關聯的情境,例如工作所處階段、相關的預算、工作小時數估值或優先順序。

  • 工作內容是否遭其他交付項目阻擋,或需要等待其他資訊。

暫時不要急於移動這些待辦事項。您會在組織步驟中將這些待辦事項從收件匣移動到適當的專案。

[清單檢視] Asana 我的任務專案中的 GTD 法,附帶專案層級的資訊 (步驟 2)

優先順序非常重要

進行釐清時,請為每一個項目新增相關的優先順序。事情會發生,截止時間會改變,優先順序也會變化,這些都無可避免。清楚瞭解每個任務的優先順序後,您就可以在必要時重新安排截止日期,以便確保完成最高影響力的工作,而且也能在需要時知道需延遲或委派何事。

閱讀:管理緊迫排程並切換優先順序的 4 種方式

快速任務

有時候,快速完成工作比進行分類和釐清更輕鬆:

  • 如果完成某個項目需時不到兩分鐘,請立即完成。這樣不僅可將它從您的腦海中移除,而且也可以從您的待辦清單中移除。

  • 如果某些事務不屬於您的職責範圍,請將工作委派給適合這項工作的人員。

如有需要,將項目分解為多個任務

您可能已經記下表示多於一個任務的項目。例如,假設您得到了創作一本新電子書的靈感,而且在您的收件匣中新增了一個快速提醒。創作電子書需要很多步驟,也會涉及到很多專案關係人。因此在釐清步驟中,需要將計劃分解為多個獨立的任務。建立一個名為「列出電子書大綱」的任務、一個名為「審查大綱」的任務,以及「起草電子書」的任務等。

或者,如果您擷取到的項目表示的是整個專案或計劃資訊價值,則需要使用專案管理工具來擷取計劃中所有不停變動的部分。例如,如果您正在處理一次新產品發佈,可使用專案管理工具來追蹤這次發佈的不同部分,如工程與產品開發部分、上市策略、新聞稿等。

3. ... 與組織

釐清的同時,也應進行組織。在組織步驟中,請將項目移動到工作管理工具的適當專案中。您可以將專案看作是線上的資料夾,用於儲存重要的相關資訊。透過組織與移動待辦事項到相關專案,您就可以將這些待辦事項轉為可行動的工作內容了。

閱讀:讓工作步入正軌的 11 個專案範本

設定組織架構

每當有項目進入到您的收件匣時,經過釐清並新增所有其他情境後,可將之移出收件匣,進入到適當的專案中。如果您還沒有專案,可設定多個專案,用於儲存不同計劃。我們建議設定:

  • 一個儲存所有可行動工作內容的專案,並且依優先順序排序

  • 一個儲存備註或參考材料的專案

  • 一個追蹤個人和團隊目標的專案或工具

  • 一個儲存目前沒有時間處理但未來需要重新審視的計劃的專案

  • 一個儲存遭阻擋工作的專案或區段

  • 一個儲存共用資訊與會議日程的團隊專案

組織是 GTD 法中的關鍵環節,但選擇設定哪一種組織系統則是取決於您。在 Asana 中,每一件指派給您的事務都會自動進入「我的任務」。這是一種檢視所有您需要完成的工作內容的方式。您可以在「我的任務」中建立其他區段,用以組織今天截止的優先事項、本週截止的工作以及其他長期工作。

[清單檢視] Asana 我的任務專案中妥善組織的 GTD 法,附帶優先順序、日期和專案層級資訊 (步驟 3)

清除您的收件匣

我們都會在收件匣中將待辦事項儲存為「未讀」以備後續使用。但這些事項佔用了精神空間,而且實際上並沒有什麼成效。不妨將每個待辦事項轉為可行動的任務,並且立即將其轉移到適當的專案中。

在釐清與組織步驟的尾聲階段,您的收件匣應是清空的。每一件事都應移動至適當的專案或工作文件,這樣下次檢查收件匣時,您就可以分類全新的任務了。

4. 回顧

GTD 法並非設定完就可以拋諸腦後的方法。相反,您需要經常審查您的任務,並且在必要時重新安排優先順序。這就是瞭解每一個任務的優先順序至關重要的原因。如果新任務的優先順序高於舊的工作,瞭解每一個任務的相對優先順序有助於重新排定工作,而且可以從容應對不斷變化的優先順序。

何時回顧

回顧步驟可能會演變為滑坡效應,您最不想發生的就是要不斷檢查您的收件匣,因為這樣會減少潛在的專注時間。

我們建議一天回顧兩次,即一天開始及一天結束時。將回顧作為您晨間習慣的一部分,然後在一天結束時再次進行分類,讓明天的工作更有條理。這樣,您就可以頭腦清醒地度過每一天,而且無需檢查您的待辦事項清單,也無需重新組織您的日常行事曆。請記住:GTD 法旨在減輕精神負擔,因此務必避免過於經常回顧,因為這樣與初衷背道而馳。

然後,對您在過去幾天完成的工作和下週即將完成的任務進行更徹底的每週回顧。確保沒有遺漏任何事項,並且在必要時釐清優先順序,以便準備好開始下一周的工作。

5. 著手進行

著手進行步驟即運用 GTD 法完成大部分工作。您可以在 GTD 方法中完成大部分工作。您已經理清了思路,並且組織了所需完成的一切事項。此時剩下的就是,動手,把事情做好。

何時做何事

對於何時做何事,並沒有嚴格的規則或準則。如果您習慣這種架構,可將 GTD 法與其他時間管理技術搭配使用,如番茄工作法。

著手進行時 4 件要注意的事

如果您不確定從何處著手,在開始之前,請先瞭解四個著手進行的注意事項。然後,選擇最適合您目前情況的任務。

  1. 優先順序:哪些任務的優先順序最高?今天必須完成哪些任務?

  2. 情境:如同大腦無法進行多工,最好的做法還是在同一段時間裡執行類似的任務。這是一種以時間段為基礎的方法。一次處理所有電子郵件,而不要在任務、電子郵件等之間來回切換,這樣有助於更快完成,因為大腦已進入情境之中。如果您正考慮接下來要做什麼,不妨嘗試在一個時間段內完成所有相似的工作。

  3. 可用的時間:現在有多少時間?理想情況下,選擇您能夠在可用時間內完成的任務,這樣就不必中途停下來了。

  4. 可用的精力:現在感覺如何?不僅要考慮理論上的工作量,還要考慮您的實際工作量,這一點很重要。可能您現在真的沒有心情去寫要完成的部落格。您可以強迫自己去做,但會花費平常兩倍的時間。不妨看看您是否可以做些其他的事情,可以是優先順序稍低的事情,讓自己振作起來、精力充沛。

閱讀:您是否需要將行事曆進行時間分段?此處介紹您應立即著手的理由

完成一切事項

儘管去做法是一種易於實施且靈活的方法,可以減輕您大腦的壓力,並且幫助您完成更高影響力的工作。雖然這種方法需要付出前期努力,但投入時間和進行練習,它就會成為一種後天的本能。

若要著手使用 GTD 法,不妨試用 Asana。此外,可下載 Asana 行動應用程式,隨時隨地捕捉一切所需。

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