編寫更出色的會議紀錄的 9 個技巧

Sarah Laoyan 撰稿者特寫照片Sarah LaoyanAugust 27th, 2021
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摘要

編寫出色的會議紀錄是專案管理中必不可少的技能。為您的專案關係人提供出色的會議紀錄,即使他們無法參加會議,您仍可以針對重要對話內容及做出關鍵決策提供明晰度。在本文中,我們討論了幾種不同的記錄技巧,您可藉以建立有效的會議紀錄。

會議是專案中的重要環節,是做出決策、團隊成員彼此聯繫的場合。雖然會議是做出正確決策的關鍵步驟,但這些構想最後會落在何處?如果由誰負責記錄的權責不明,這些構想和行動項目就會遺失。

會議紀錄和會議紀要是確保重要資訊和情境能夠得到紀錄的最佳方式。我們會在本文中詳細介紹這兩種文件類型。

什麼是會議紀錄?

會議紀錄是您在會議期間紀錄的關鍵資訊。好的會議紀錄有助於記住會議中的重要細節,以及所有您與其他團隊成員需要在下次會議前完成的行動項目。

會議紀錄並無固定的架構或格式,記錄技巧也因人而異。

什麼是會議紀要?

會議紀要是一種正式的紀錄格式,可作為稽核人員或法庭審理程序所使用的官方文件。會議紀要因應其需要包含的內容而有固定架構。必要的內容包括:

  • 會議的日期和時間,此外還需有會議開始及結束時間。

  • 參加會議人員的姓名,以及受邀參加但未能出席的人員姓名。

  • 會議中討論的主題

  • 所做出的關鍵決策,例如選舉結果、接納或拒絕的行動以及下一次會議的日期和時間。

  • 針對下一次會議提出的行動項目

「會議紀要」這一名詞來自拉丁語 minuta scriptura,可翻譯為「細致的筆記」。雖然將即時內容聽寫到會議紀要中很有用,但將每分鐘所發生的事項記錄下來並非其初衷。

會議紀錄或會議紀要,何者更佳?

如果您是專案經理,您很可能會使用定期會議紀錄。對於專案啟動會議、專案規劃或非正式一對一會議等情境,會議紀錄足矣。

若有更為正式的會議需要加以紀錄或整理成文件,例如公聽會或公司會議,則更適合使用會議紀要。

為什麼使用會議紀錄?

會議紀錄可以有多種形式,無論您偏好哪一種方法,會議紀錄都有很多好處。會議紀錄能為團隊帶來更多明晰度的原因如下。

記錄決策

雖有一些人記憶力超凡,但也有一些人很快就會忘記團隊會議中做出的決策。建立書面會議紀錄,可讓團隊成員參考特定時間點所做出的決策。會議紀錄還有助於維持權責分明,也可在稍後作為專案參考。

確保團隊中每個人後續都能參考會議紀錄的一種方式,就是將其保留在一處指定的空間中,作為集中事實來源。在同一處地方編纂所有會議紀錄和日程,有助於為溝通提供重要情境資訊,以防有人員錯過會議但希望瞭解團隊的進度

提供非同步參與方式

若有些團隊成員無法參加會議,分享以前的會議紀錄有助於他們加快速度,同時仍能在自己的時間裡處理會議所得的決策。一些團隊成員可能由於排程上的衝突而無法參加會議,但藉由分享會議紀錄,他們就可以有機會非同步參與決策過程。

閱讀:非同步溝通與您所想的大不相同

改善回顧

德國心理學家 Hermann Ebbinghaus 在 1895 年進行了一些與記憶和回顧有關的早期實驗。在他的研究中,他提出了遺忘曲線。曲線顯示了在沒有努力保留資訊的情況下資訊的遺忘速度。

有效的紀錄能夠長時間保留資訊,因此有助於更快速回顧。進行回顧的次數越多,例如在會議後的第二天閱讀一遍會議紀錄,您就越能夠記住會議期間所做的決策。

編寫有效會議紀錄的 9 個技巧

編寫好的會議紀錄有助於全盤掌握可行動任務和重要交付項目。會議中所有重要的討論都得以保留在您的會議紀錄中,這樣您與團隊稍後可以參考回顧。以下是您可以確保紀錄方法有效的幾個提示。

1. 選擇適合您的記錄方法

記錄方法多種多樣,但依據您的角色和個人學習風格找到最適合您的方法非常重要。部分最常見的記錄方法包括:

  • 康乃爾筆記法:在康乃爾筆記法中,您的紀錄需採用兩欄的形式:左側的小欄與右側的大欄。左側欄用於重點摘要會議中的重要想法,而右側欄則詳細記錄重要想法的細節。對話會很自然地從上一個主題轉移到下一個主題,因此在左側捕捉重要的想法,在右側詳盡記錄更細微的細節,有助於維持條理分明。

  • 大綱法:理想情況中,您的團隊會事先分享會議日程。如果事先分享了,可將其用作紀錄大綱。依據日程列出重點,然後隨會議進行,在每個日程項目下進行紀錄。

  • 四分法:將您的紀錄分成四個不同的部分,分別加上一般紀錄、個人行動項目、團隊成員行動項目以及問題等標籤。在一般紀錄部分中,請記下會議的要點和重要細節。其餘的部分則是為這些標題下的項目而預留的。

  • 投影片法:如果您的會議是以簡報方式進行的,可以詢問講者是否願意提前分享投影片。這樣您就可以在講者進行簡報時,在對應的特定投影片上加入紀錄內容。

2. 用紙筆替代筆記型電腦

研究顯示,手寫紀錄更有利於長期記憶概念性資訊。進行會議記錄時,由於幾乎無法逐字記錄所有內容,因而您更能夠專注於會議的要點。不使用筆記型電腦也能防止您在會議期間試圖進行多工

3. 不要一字不漏地記下一切

試圖逐字逐句記下所有會議內容既浪費時間也浪費精力。會議中包含大量對話,而對於之後閱讀會議紀錄的人而言,對話中並非每一處內容都是必要的。不妨寫下會議討論的要點、討論的結果以及所有後續步驟,以便專注於最重要的可行動工作內容。

如果您以手寫方式進行記錄,請使用速記、符號、首字母縮寫或簡稱,將常用短語或想法快速記錄在頁面上。請務必事先建立一份說明或一份圖例,以便後續瞭解速記內容的含義。

4. 使用紀錄範本

無論您使用的是會議紀錄範本還是會議紀要範本,使用預先建立的範本都有助於加快記錄的速度,這樣您就不必隨時準備或留心格式。無論由誰進行記錄,所有會議紀錄都應遵循一致的結構,這樣團隊中的每一個人都能夠知道可以得到哪些資訊。

5. 指定一名會議記錄員

如果您需要主持會議,同時進行紀錄且要協助其他團隊成員進行對話可能會極具挑戰性。如果您需要主持重要會議,不妨請其中一名團隊成員為您做記錄。如果您要定期舉行會議,請輪換指定紀錄員,讓每個人都有機會參與對話。

6. 使用紀錄軟體轉譯對話內容

由於有許多團隊都在遠距工作,因此錄製和分享影片紀錄會比編寫會議紀錄更簡便。可使用 Zoom + Asana 整合等工具轉譯對話,這樣團隊成員後續也能閱讀對話內容。透過閱讀會議紀錄,您就可以一目了然地瞭解一般對話和要點及行動項目。

記錄前,提醒所有人將會記錄視訊會議內容、告知記錄用途非常重要。請務必在集中的資訊中心分享紀錄和轉譯內容,這樣團隊中的每個人都能存取這些資訊。

7. 標示重要聯絡人

如果有人提出後續可能需要跟進的內容,請務必及時寫下他們的姓名。這樣,如果您有疑問,或者需要稍後與他們進行溝通,您就可以知道該與誰討論這個特定主題。

如果兩位專案關係人在某個主題上存在分歧,這項技巧也會非常有用。透過記錄雙方的兩種觀點,您就可以在最終做出決策時以這些論點作為決策的基礎。

8. 分享您的畫面,以便所有人都能看到您的紀錄

若您在分散式團隊中工作或進行遠距工作,您可能會參加許多視訊會議。進行記錄的同時分享畫面,對您的團隊成員很有幫助。如果您錯過了任何內容,您的團隊也能加入幫忙,即時提出可以新增其中的事項。

9. 與所有參與者分享會議紀錄

會議結束後的跟進是確保所有專案關係人都能清楚瞭解所做決策的好方法。如果有人錯過了會議,可以透過閱讀您的會議紀錄,以非同步的方式追上進度。此外,如果遺漏了任何要點,您的團隊也能將其新增到後續的紀錄中。

當您在會議結束後與專案關係人跟進情況時,請確保文件可以輕鬆分享且可存取。不妨與您的團隊一起建立溝通計劃,以便所有人都能瞭解這些資訊的確切儲存位置以及後續存取方式。

閱讀:為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要

將可行動會議紀錄集中存放

維持專案及會議紀錄井然有序的最佳方式,就是建立一個集中式空間,將所有截止日期和行動項目都儲存其中。使用工作管理工具可幫助團隊成員維持條理分明,且能確保會議富有成效。有興趣嘗試使用工具嗎?不妨試試 Asana,將團隊的工作內容集中於一處共用空間中。

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