為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMay 6th, 2022
facebooktwitterlinkedin
為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要文章橫幅圖片
立即試用 Asana

通常情況下,清晰的溝通可以成就或破壞成功的專案。專案管理中,清楚溝通不僅僅是在於應在何處進行溝通,也關乎哪些團隊成員應該接收何種類型的訊息。

好消息是,制定有效的溝通計劃並不困難。您需要做的就是定義您的溝通管道,並且針對團隊成員使用每一個管道的時機進行調整。在本文中,我們會為您介紹如何設定溝通計劃並展示一份範本,供您用於建立自己的範本。

什麼是溝通計劃?

專案管理中,溝通計劃即您打算如何與重要專案關係人溝通重要的、正在進行的專案資訊。您的溝通計劃可協助您的團隊瞭解誰應收到哪些通知,以及何時納入專案關係人。作為溝通計劃的一部分,您需闡明專案關係人應使用哪些管道以及何時使用、不同詳細資料的溝通頻率以及每個不同管道的負責人。

閱讀:專案管理的優勢為何?

分享溝通計劃可讓您的團隊清楚瞭解何時使用哪些工具,以及使用每個工具可聯絡的人。若沒有溝通計劃,您的團隊成員可能就要在其他團隊成員很少查看的工具中詢問有關工作的問題了。到最後,每位團隊成員都會感到沮喪、困惑,而且和重要的工作脫節,而無法清楚地進行溝通和推進工作。然後,如果他們對每個管道的負責人沒有清晰的認識,他們最終可能會向主管級專案關係人提出一些讓對方無法回答的問題。剛開始可能只是一個簡單的誤會,後來則會導致團隊成員深感沮喪,而且工作也會始終無法進展。

溝通計劃中應包含哪些內容?

溝通計劃應作為專案溝通策略的一站式服務。團隊成員可運用溝通計劃回答專案問題,例如:

  • 我們正在使用哪些溝通管道?每一個管道的用處是什麼?

  • 何時應面對面溝通?何時應進行非同步溝通?

  • 專案角色是什麼?誰是專案經理?誰參與專案團隊?誰是專案關係人

  • 如何傳達重要的專案詳細資料,例如專案狀態更新?這些資訊分享的頻率如何?

溝通計劃中不應包含哪些內容?

無論是與您在公司中共事的內部團隊成員,抑或是客戶或承包商等外部關係人,溝通計劃都應協助您澄清如何與專案團隊及專案關係人進行溝通。

在專案管理中,溝通計劃並非公共關係計劃。這類計劃無法協助您調整社交媒體策略、識別目標受眾或為不同的人口統計資料建立重要訊息。若您需要組建這類計劃,不妨考慮建立社交媒體內容行事曆商業策略計劃

藉助 Asana 規劃專案

溝通計劃的優勢

顯然,工作空間中存在清楚的溝通是一件好事。但是否確需一份書面溝通計劃來實現?

一言蔽之:請務必如此。一份好的溝通計劃可協助您與合適的專案關係人溝通正確的資訊。毋需向主管級專案關係人通知每一種專案詳細資料,同樣地,也並非每一位團隊成員都需與外部合作夥伴進行會議通話。只需澄清溝通進行的位置和方式,您就可以減少猜測的功夫,為團隊疏通阻礙。

請閱讀:職場有效溝通的 12 個提示

減少應用程式之間的切換

我們近期訪問了超過 13,000 名來自全球各地的知識工作者,發現平均每位知識工作者每天都需要在 10 個應用程式之間來回切換多達 25 次。知識工作者無法專注於高影響力的工作,甚至無法與團隊成員進行有效協作,而是花上數小時,也不過是弄清楚了他們應該在何處進行溝通。

溝通計劃可以消滅這種猜謎遊戲。例如,若您的團隊知道您只在工作管理工具中溝通工作內容,他們就可以在該工具中搜尋重要資訊,而毋需挖掘文件資料夾、Slack 訊息和多個電子郵件往來記錄。同樣地,當您知道某位團隊成員只需進行專案的邊緣工作,而且只需納入到高階狀態報告中,您就不會因下一個專案的交付項目何時截止這種問題而打擾他們。

quotation mark
我們已經針對什麼軟體或什麼工具最適合什麼用途建立了溝通指南。Asana 適用於行動、Slack 適用於快速回應或回答懸而未決的事。電子郵件較為正式,主要對外使用。透過此舉及建立適當的溝通指南,確實有助於減少雜亂無章。”
JKR Global 創意營運負責人 Casey James
閱讀:Jones Knowles Ritchie 運用 Asana 管理可隨規模擴大而成長的品牌設計業務,同時應對新出現的挑戰並實現永續性

增加協作

團隊協作並非與生俱來,而是需要您和您的團隊建立的一項技能。建立有效團隊協作的其中一環,就是闡明團隊的溝通慣例。這是因為有效協作中的一大障礙就是無法溝通順暢,當您要在遠距或分散式團隊中工作時尤其如此。若您的團隊因為仍在試圖弄清楚如何或在何處進行溝通而有不確定感,那他們也就無法完全自在地彼此溝通。

溝通計劃是闡明團隊成員應在何處進行溝通的機會。依據詳細資料的不同等級,您還可以囊括團隊成員應進行溝通的時機,並且闡明設定「請勿打擾」模式或延遲通知的團隊慣例。

您可以透過提供這類指南,有效消除團隊成員之間進行輕鬆溝通和協作的其中一處最大的障礙。當團隊成員知道應在何處進行溝通,以及同樣重要的,不應在何處進行溝通時,他們就能對於在正確的時間傳送正確的資訊感到放心。

延伸閱讀:加強團隊協作的 10 個簡易步驟

減少重複性工作

目前,知識工作者將其 60% 的時間花費在工作附帶事務上,例如搜尋文件、尋求核准、在應用程式之間切換、追蹤工作狀態,以及通常會佔用工作時間的事情。這些工作附帶事務之一,就是不知道應該在何處進行溝通。

如果團隊成員不清楚在何處分享專案計劃專案時間軸等資訊,那他們就只能挖掘多種工具或詢問幾位團隊成員,才能找到正確的資訊。因此,不清楚應該在何處溝通工作內容的團隊成員也很難找到現有的工作內容。

工作附帶事務會產生更多的手動、重複性工作,也會降低整體明晰度。事實上,根據工作剖析索引,我們將 13% 的時間 (每年 236 小時) 用於已經完成的工作。透過分享您的溝通計劃,您可以讓您的團隊清楚瞭解工作位置,這樣他們就不必花費所有時間自行尋找。

藉助 Asana 規劃專案

如何撰寫溝通計劃

溝通計劃是一種強大的工具,但也相對容易建立。您可以使用以下 4 個步驟建立一份溝通計劃。

1. 建立溝通方法

建立溝通計劃的第一步,就是決定您的團隊需在何處進行溝通,以及溝通的內容。其中包括何時使用哪些工具,以及何時進行即時與非同步溝通。即時同步溝通是即時進行的溝通。相反,非同步溝通則是指您傳送訊息而不期望有人立即回覆。我們每天都在不知不覺中使用非同步溝通,其中最明顯的例子就是我們傳送電子郵件之時。

定義您的溝通計劃時,需定明使用每一種工具進行何事。例如,您可以決定使用:

  • 電子郵件與外部專案關係人進行溝通。

  • Slack 針對每日更新內容和快速提問進行同步溝通。

  • Asana 針對工作內容進行非同步溝通,例如任務詳細資料、專案狀態更新或重要專案文件。

  • ZoomGoogle Meet 進行團隊會議,例如專案腦力激盪或專案發佈反思。

閱讀:如何撰寫高效的專案狀態報告

2. 協調溝通週期

您已知道需在何處進行交流,您還須確定出溝通頻率。您的溝通頻率即您的行動計劃,用於針對不同的專案詳細資料為不同的專案關係人進行更新。

例如,您可以排定:

  • 在 Asana 中為專案關係人和贊助者發佈每週專案狀態更新。

  • 每月專案團隊會議,以便消除工作上的阻礙,或針對後續步驟進行腦力激盪。

  • 依據需要在 Asana 中進行的非同步專案里程碑更新。

3. 為專案關係人管理新增計劃

專案是否成功執行,往往取決於是否獲得專案關係人的支持和認同。在專案開始時,您可在專案啟動會議期間進行此動作,但在整個專案中維持專案關係人的支持也很重要。

閱讀:以 10 個步驟為您的專案啟動會議提供強大動力

不妨花些時間起草溝通計劃,詳細說明與每位專案關係人溝通的時機及內容。一些如主要專案團隊成員會定期 (甚至可能每天) 針對這個專案進行溝通。其他專案關係人可能只需要在專案狀態更新期間或僅在最後結束時參與即可。

透過列出如何管理與專案關係人的溝通,可確保在正確的時間針對正確的事情與他們聯絡。他們所進行的溝通應詳細回答問題,且著重於業務成果和整體、高層次的影響上。

4. 分享您的溝通計劃,並依據需要進行更新

建立溝通計劃後,就可以與專案團隊分享了。確保您的溝通計劃可在所有專案資訊的集中事實來源中存取。我們建議使用 Asana 來追蹤所有專案溝通和工作內容,這樣您就可以在工作執行處進行溝通了。

若有任何變更影響您的專案溝通計劃,請務必更新並傳達這些變更。這樣,團隊成員就能隨時存取最新資訊。

溝通計劃範例

[專案簡介] Asana 中品牌行銷活動溝通計劃之範例

溝通計劃範本

溝通描述

溝通的類型是什麼?

頻率

多久進行一次溝通?

管道

使用何種工具?此為同步溝通還是非同步溝通?

受眾

誰需要接收此次溝通?

所有者

誰負責送出此次溝通?

好的溝通需從溝通計劃開始

清楚的溝通可以協助您在正確的時間傳達正確的資訊。推動輕鬆協作,同時確保每位團隊成員都在正確的時間納入其中。這樣,您的團隊就可以減少花費在溝通工作上的時間,而將更多的時間運用在高影響力的工作上。

藉助 Asana 規劃專案

相關資源

文章

If you like maximizing team impact, you’ll love resource allocation