專案里程碑:設定、達成、慶祝

Jenny Thai 撰稿人特寫照片Jenny ThaiJune 14th, 201900
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若您熱衷於專案管理 (我們也希望如此),您就會明白經過良好組織的計劃可以節省時間和資源。實際上,專案管理研究所發現,「投資於專案管理的組織可節省 13 倍的開支,因為其策略計劃皆可更成功地完成。」

但是,並非所有專案計劃的建立都能如此。假設您正在執行最新的計劃,其中包括目標、任務、任務所有者和截止時間,還有依存項和交付項目。您很有信心這會是一件能夠帶著團隊走向成功的專案規劃藝術作品。但是否忘記把專案里程碑也囊括其中呢?

如果您的專案中沒有里程碑,可能會為自己帶來反效果。專案里程碑可以簡化您作為專案負責人的角色,因為它可以讓團隊瞭解目標,同時也為專案關係人展示其感興趣的進度內容。好消息是,專案里程碑可輕松新增至任何專案 (即使是已經進行的專案),並且帶來多種好處。

一起來看看專案里程碑是什麼,以及它可為您帶來什麼功能。

什麼是專案里程碑?

專案里程碑在專案時間軸上標記出特定點。它們是一種檢查點,用以確定某項活動或一組活動的完成時間,或是新階段或活動發佈的時間。您可以區分出里程碑和時間軸上的其他元素,因為它不需要花時間去完成。可以將之看作是一種讓事情持續進展的路標。

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專案里程碑為什麼如此重要?

里程碑功能強大,因為它表明了專案計劃的前進進度。它讓每個人都可以檢視進度並判斷輕重緩急,因而有助於激勵並協調團隊。它還可以幫助您監控期限、識別重要日期,並且看出專案中潛在的瓶頸。若您要從專案時間軸中抽離任務,里程碑仍然會依據專案的重要步驟或階段提供大綱。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

專案里程碑和專案管理的其他方面容易讓人混淆,因此我們再來回顧其中的差異。

里程碑與目標

目標指您希望未來可以達成的事項;里程碑即您此前已經完成的內容。可以把里程碑看作是階梯上的梯級,供您一步步達成目標。

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範例:某行銷團隊正在進行全公司範圍內的品牌再造計劃,這是一項擁有多個變動部分的大型專案,團隊可設定一個在第三季度結束時完成專案的目標。他們接著可以全程使用里程碑來標記重要決策或完成的活動,如所選顏色、建立的設計範本、核准的發佈計劃等。

里程碑與專案階段

里程碑通常與專案階段 (如初始起點、規劃、執行和結案) 的開始或完成相一致。某一個專案階段可能會需要數週或數月時間來完成,也需要多個任務和團隊成員;而里程碑則是一種不佔用時間的主要進度「檢查標記」,在確認和報告中非常重要。

範例:對於品牌再造專案,初始階段將涵蓋多個任務,如焦點群組收集新形象塑造和創意腦力激盪會議的想法。初始階段結束時的里程碑則標明團隊已準備好走向下一個規劃階段。

里程碑與專案交付項目

專案交付項目指產品或成果,而里程碑則是指某個時刻。有時候,交付項目就是完成里程碑的一個證明。

範例:品牌再造專案的交付項目可包括更新後的風格指南 PDF 檔案以及相關標誌檔案。這些專案的完成值得關注 (甚或慶祝一番)。因此,行銷經理可以新增一個代表這一成就的里程碑。

里程碑與任務

任務是壘砌專案的小磚塊,需要花時間才能達成。里程碑並無時間區間,而更像是一種標記符號,用以標記完成了一組任務。

範例:品牌再造專案中有大大小小的各項任務,如創作標誌、設定社交媒體帳戶、撰寫新聞稿等。里程碑則是標明了一組相關任務的完成。

將專案里程碑融入您的專案計劃中

專案里程碑可以新增至任何類型的專案計劃中,以便順利執行。排定行程時使用里程碑特別有用,因為里程碑和相關任務或階段如影隨形;設定里程碑有助於聚焦在目標日期上,並依需要調整專案計劃。

您還可以享受里程碑帶來的樂趣!例如,規劃如何在核對完主要專案里程碑後慶祝一下。這種認可方式可提振士氣並改善同仁間的互動。

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您可以在任一階段將里程碑新增至專案,因此不必等到下一個專案啟動才開始。此外,如果您有一些週期性專案,可立即在範本中加入里程碑,以便在之後需要時使用。

建立專案里程碑排程的方法

將專案里程碑想像成某個時刻,而非目的、交付項目或任務。如此,您可以建立里程碑來代表專案中的重要檢查點。查看您的專案排程,指出每一個檢查點或重要時刻。例如,如果您正在規劃一場產品發佈,您可能需要建立里程碑,用以表示發佈訊息最終確定、發佈產品網頁以及實際發佈產品。

常見問題:一個專案中應有多少個里程碑?

專案中所需的里程碑數目並不固定。有些專案中只有兩到三個里程碑,其他專案可能也會差不多或有很多。與其試圖達成一定數目的里程碑,不如只為專案進展過程中所發生的重要活動設定里程碑。請記住:里程碑應為時刻,而達成里程碑的任務則應在專案中的其他位置表示。

設定專案里程碑截止時間

由於里程碑是特定時刻,而非追蹤您需要達至該時刻的進度,因此您應該為計劃發佈或生效而設定里程碑期限。例如,若您正在規劃一場線上活動,您應針對線上活動舉行的日期而非所需的準備工作設定里程碑。里程碑表示專案進度中的重要時刻,並協助您判斷專案是否成功。

專案里程碑範例

專案里程碑標明了重要時刻。您可以使用專案中的里程碑來表示一些活動,如已收到重要交付項目、已完成專案啟動、已核准最終計劃、已完成請求審核、已核准設計、已完成專案階段等,難以盡數。

一起來看看里程碑如何服務於您的團隊的四個範例。

  1. 標記重要任務。須在特定時間完成否則將阻礙專案的任務,如用於行銷活動的創意概念核准。

  2. 醒目提示段落或階段結束。重要工作項目的段落或階段結束,像是從每一個部門收集用於公司規劃的預算請求。

  3. 聚焦主要活動或交付項目。主要活動或交付項目,如完成了公司正在開設的新辦公室的建造,這樣您就可以遷入人員了。

  4. 關注實現目標和關鍵成果。專案目標和關鍵成果 (KR),例如在近期發佈的產品中實現了三個月營收目標。

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報告專案里程碑

設定里程碑是個好的開始,但是唯有追蹤並報告里程碑,您才能獲得所有益處。和專案關係人溝通時,如果他們不希望或不需要任務層次的詳盡更新,此時里程碑就是絕佳的報告工具。這種「大格局」的資料有助於立即瞭解已經完成哪些階段,專案是否進展順利並且可以達成其未來的重要里程碑,以及您距離目標實現還差多遠。您仍然可以深入查看更詳細的內容,查看與里程碑牽連的任務,有助於瞭解幫您達成里程碑的步驟和所有者,或找出途中可能會遇到哪些阻礙。

追蹤里程碑可以讓您專注於最重要的工作內容,並查看專案的真實狀態,同時可以在您分享專案進度時有依據而更自信。請確保您的專案管理工具中包含報告里程碑的狀態更新,以便讓團隊成員和專案關係人掌握有關團隊已實現內容的進度,以及下一個您正努力達成的里程碑。

閱讀:專案管理的優勢為何?

專家提示:無法達成里程碑目標時該怎麼做

有時候,團隊可能會錯過里程碑的期限。這種情況確實會發生,但基於里程碑的重要性各有差異,錯過期限有可能會真的重挫您的進度,而延誤您的計劃或發佈。

若您沒有達成里程碑目標,就和您的團隊一起停下腳步,先查明錯失里程碑的原因。里程碑排定是否出錯,還是超出了能力範圍?查看為實現里程碑而執行的任務和交付項目。是否有其中之一出現延誤?擁有眾多不斷推進的任務片段之時,往往難以準確掌握什麼時間發生了什麼事情。未來若要防止此類失誤發生,可尋找一種擁有可視化元件的專案管理工具,這樣您就能以時間軸、行事曆和工作流程看板等不同方式查看專案了。

閱讀:讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

提防陷阱:一般專案里程碑常見問題

設定里程碑是一門藝術,而非科學。設定里程碑沒有一定正確或錯誤的方式。話雖如此,團隊剛開始設定里程碑時,還是可避免以下這些常見的錯誤:

  • 設定太多里程碑。您所需要的里程碑數目取決於計劃的規模和範圍。請避免「為了設定」而設定特定數目的里程碑。反之,應著眼於團隊為取得專案進展而需要完成的重要任務。

  • 將里程碑當成任務使用。里程碑應表示某個時刻。若要追蹤您為實現目標而要完成的工作,應改為使用任務。然後,用里程碑來表示需要完成一組任務的時刻。

  • 分離里程碑和其他工作內容。按時完成且執行成功專案的最佳方式就是在同一處地方管理所有工作內容。請確保您的專案管理工具能讓您在同一處管理任務、設定里程碑並且將專案進度可視化。

閱讀:7 項常見的範疇潛變以及如何加以避免

開始並設定里程碑

現在您瞭解了什麼是專案里程碑,及其對專案規劃、執行和報告所帶來的積極作用。將之視作專案管理帶上的另一種工具,一種您確信會充分利用的工具。當您開始使用里程碑進行規劃時,組建專案計劃時一定會離不開它的。

準備好開始使用專案里程碑進行規劃了嗎?首先,您需要對的工作管理工具。不妨瞭解一下 Asana,這是為您的團隊而設計的最佳工作管理工具,也是市場上的領導品牌。

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