專案成功的 6 步驟需求收集指南

需求收集看起來可能不言自明，但它很少得到應有的充分關注。 就像運動前的伸展運動或睡前刷牙一樣，這是一項經常被忽視的簡單任務。 

但忽略這些看似簡單的事情可能會導致受傷、蛀牙，或者在專案管理的情況下，導致專案風險。 

在本文中，我們將概述需求收集流程，並說明如何花時間專注於需求收集，從而實現成功的專案成果。

什麼是專案管理中的需求收集？

需求收集是從開始到結束確定專案確切需求的過程。 此流程發生在專案啟動階段，但您將在整個專案時間軸中持續管理專案需求。 

需求收集通常發生在專案簡介或初始啟動會議期間。

一些問題包括：

• 我們的專案排程會持續多久？

• 有哪些人會參與專案？

• 我們在這個專案中可能會面臨哪些風險？

需求收集不應該很複雜，但它是專案啟動流程的重要組成部分。

6 步驟需求收集流程

若要收集您的需求，請使用以下六個步驟。 完成後，您應該會有一份全面的需求文件，概述您在專案階段中推進所需的資源。

步驟 1：指派角色

需求收集的第一步是指派專案中的角色。 這是您確定專案關係人的時候。

專案關係人是指投資於專案的任何人，無論是內部或外部合作夥伴。 例如，客戶是外部專案關係人，而部門經理或看板成員則是內部專案關係人。 首先確定這些角色，將有助於您確定之後應由誰分析您的專案範疇。 

其他角色包括專案經理、專案系統管理員、設計師、產品測試人員和開發人員。 這些人可以幫助您確定實現專案目標所需的要求和資源。 

雖然您可能會想要立即開始專案，並列出所有您認為需要的事項，但這可能是個錯誤。 放慢速度並堅持流程，您就更有機會預防專案風險。 

步驟 2：與專案關係人會面

確定專案關係人後，請與他們會面，瞭解他們希望從專案中獲得什麼。 瞭解專案關係人的需求很重要，因為他們最終是您建立交付項目的對象。 

您可以詢問的問題包括：

• 您對此專案的目標是什麼？

• 您認為是什麼讓這個專案成功？

• 您對此專案有什麼疑慮？

• 您希望此產品或服務能做到哪些目前還沒做到的事情？

• 您會建議對此專案進行哪些變更？

專案關係人是您最終為其開發專案的人，因此您應該向他們提出問題，以幫助您建立需求清單。

步驟 3：收集並記錄

此流程中的第三步與第二步同時進行。 您會在向專案關係人提問時收集資訊。 目標是記錄您所能記錄的一切，以便您擁有啟動專案所需的所有答案。

使用專案管理工具來收集和記錄這些資訊。 這樣一來，您就可以在同一處保留專案計劃、專案需求和專案溝通。 您可能會記錄的內容範例包括：

• 專案關係人對訪談問題的回答

• 專案關係人問題

• 專案關係人請求

• 專案關係人評論

• 訪談期間出現的問題和評論

您不必使用收到的每個答案，但記錄所有內容可以幫助您了解所有專案關係人的觀點，這將有助於您進行需求管理。

記錄是收集需求的一部分。 技術文件範本可協助團隊在一處集中位置記錄需求、定義和材料，以便每個人都能從同一個來源進行工作。

步驟 4：列出假設和需求

現在您已完成接收流程，請根據您收集的資訊建立需求管理計劃。 

請考慮您最初在需求收集過程中要回答的問題。 然後，使用它們來建立您的需求目標，包括： 

• 專案排程的長度：您可以使用甘特圖規劃專案時間軸，並用它來視覺化任何依賴專案里程碑的專案要求。 有些需求將適用於專案的整個持續時間，而其他需求可能僅適用於不同的專案階段。 例如，您需要在整個專案期間為團隊成員的薪資提供特定的預算，但您可能只需要在專案時間軸的最後階段才需要特定的材料。  

• 參與專案的人員：確切確定哪些團隊成員將參與您的專案，包括您需要多少設計師、開發人員或經理來執行每個步驟。 人員是專案需求的一部分，因為如果您沒有所需的團隊成員，就無法按時完成專案。 

• 專案風險：瞭解專案風險是確定專案要求的重要一環。 使用風險管控表來確定哪些風險是最高優先事項，例如專案關係人回饋、時間軸延誤和預算不足。 然後，與您的團隊安排一次腦力激盪會議，以便弄清楚如何預防這些風險。

與 SMART 目標一樣，您的專案要求應該是可行動、可衡量和可量化的。 在列出專案預算、時間軸、所需資源和團隊時，請盡可能提供詳細資料。 

步驟 5：取得核准

正式確定專案需求後，您需要獲得專案關係人的核准，以確保您滿足使用者的需求。 鼓勵清晰的溝通，也能確保專案關係人從一開始就瞭解專案的限制，從而防止範疇潛變。 然後，您可以繼續進行實施計劃，其中可能包括獲取資源和組建團隊。 

步驟 6：監控進度

流程的最後一部分是監控專案進度。 您可以使用專案管理軟體，在專案執行過程中追蹤專案預算和其他需求。 專案管理軟體的優點是，您可以即時查看專案的變更，並在出現問題時立即採取行動。 

需求收集技巧

雖然需求收集的基本流程涉及徵求專案關係人的意見，但有時專案關係人並不知道什麼對專案最有利。 在這些情況下，您有責任收集必要的資訊，以瞭解您的專案需求應該是什麼。 當輸入的內容不完整時，請使用Business 版需求文件範本來組織您已知的內容，並協助識別剩餘的差距。

為了確保您為專案生命週期做好充分準備，請嘗試這些研究技巧。

• 問卷：如果您需要在整個看板上向專案關係人詢問相同的問題，問卷可能會有所幫助。 提前與專案關係人分享問卷，並給他們時間回答有關專案要求的問題，以確保沒有人遺漏任何內容。 雖然問卷調查是收集需求的有效方式，但對於主管級專案關係人而言，效果不佳，因為他們可能太忙而無法填寫。

• 使用案例情境：使用案例情境是對您認為團隊成員將如何執行專案的書面描述。 這些情境可能包括參與專案的人員、您期望他們做什麼，以及他們為實現專案目標而採取的步驟。 分享使用案例情境可讓專案關係人清楚瞭解專案藍圖和計劃中的交付項目。 如果使用案例未達到他們的期望，專案關係人就有可以回應的內容。

• 心智圖：心智圖是一種可視化的腦力激盪表單，對於評估您需要哪些專案需求特別有幫助。 在心智圖的中心，放置您的主要專案目標。 在從主要目標分支的氣泡中，列出您需要的事項類別。 隨著地圖繼續分支，您可以在需求中包含更多詳細資料，直到您記錄所有專案需求為止。 

• 原型設計：如果專案關係人不確切知道他們想從專案中獲得什麼，那麼與他們進行訪談可能不會成功。 在這種情況下，請嘗試建立原型，向專案關係人展示潛在交付項目的樣貌。 這可以幫助您的專案關係人定義他們喜歡和不喜歡的內容，以便您確定啟動專案所需的確切需求。 

如果這些技巧都不太合適，請查看其他線上工具，以幫助您收集資訊，例如構想看板、焦點小組、使用者故事或決策矩陣範本。

為什麼需求收集很重要？

需求收集對您的專案來說不僅有益，而且至關重要。 您還記得您上次處理的失敗專案為什麼不順利嗎？ 您是否耗盡了資源或超出了預算？ 您是否低估了完成專案所需的時間？ 這些都是您在遵循需求收集流程時可以預防的專案風險。

需求收集有許多優點，包括：

• 提升專案關係人的滿意度：當您遵循有效的需求收集流程時，您可以透過提供更多符合目標的專案交付項目來提升專案關係人的滿意度。 當專案關係人知道您的專案會如何發展時，他們會很高興。

• 提高專案成功率：需求收集還能提高專案成功率，因為您對即將到來的專案準備得越充分，就越不容易遇到專案風險。 

• 降低專案成本：遇到專案風險可能會導致專案成本增加。 透過避免這些風險，您可以降低成本並維持在預算範圍內。 您當然不希望在專案上花費超過必要的資金，因此這是需求收集的一大優勢。 

使用專案管理軟體簡化需求收集

需求收集是專案規劃的重要一環。 無論您是採訪專案關係人，還是進行其他類型的研究來編制專案需求清單，擁有能夠容納所有資訊並將其無縫移動到下一階段的專案管理軟體，都將大有幫助。 

當您的專案關係人和團隊成員共享存取權限時，您可以從專案開始到結束進行溝通和協作，並減少任何挫折的機會。