專案成功的 6 步驟需求收集指南

需求收集看起來可能不言自明，但很少得到應有的充分關注。 就像運動前伸展或睡前刷牙一樣，這是一項經常被忽視的簡單任務。 

然而，忽略這些看似簡單的事情可能會導致受傷、蛀牙，或者在專案管理中，會導致專案風險。 

在本文中，我們將概述需求收集流程，並解釋如何花時間專注於需求收集，從而取得成功的專案成果。

什麼是專案管理中的需求收集？

需求收集是從頭到尾確定專案確切需求的流程。 此流程發生在專案啟動階段，但您將在整個專案時間軸中持續管理專案需求。 

需求收集通常發生在專案簡介或初始啟動會議期間。

其中一些問題包括：

• 我們的專案排程會有多長？

• 有哪些人會參與專案？

• 我們在此專案中可能面臨哪些風險？

需求收集不應該很複雜，但它是專案啟動流程的重要組成部分。

6 步驟需求收集流程

若要收集您的需求，請使用以下六步流程。 完成後，您應該有一份全面的需求文件，概述您在專案階段中繼續前進所需的資源。

步驟 1：指派角色

需求收集的第一步是指派專案中的角色。 這是您確定專案關係人的時候。

專案關係人是指投資於專案的任何人，無論是內部或外部合作夥伴。 舉例來說，客戶是外部關係人，而部門經理或看板成員則是內部關係人。 首先確定這些角色，將有助於您確定之後應由誰來分析您的專案範疇。 

其他角色包括專案經理、專案系統管理員、設計師、產品測試人員和開發人員。 這些人員可以協助您確定實現專案目標所需的需求和資源。 

儘管您可能會想要直接進入專案，並開始列出您知道需要的所有內容，但這可能是一個錯誤。 放慢腳步，堅持流程，您就有更好的機會預防專案風險。 

步驟 2：與關係人會面

一旦您確定了專案關係人，請與他們會面，瞭解他們希望從專案中獲得什麼。 瞭解關係人想要什麼很重要，因為他們最終是您建立交付項目的對象。 

您可以提出以下問題：

• 您對此專案的目標是什麽？

• 您認為專案成功的關鍵是什麼？

• 您對此專案有什麽疑慮？

• 您希望此產品或服務能夠做到哪些它尚未做到的事情？

• 您會建議對此專案進行哪些變更？

專案關係人是您最終為其開發專案的人，因此您應該詢問他們問題，以便建立您的需求清單。

步驟 3：收集和記錄

流程中的第三步與第二步同時進行。 您將在向關係人提問的同時收集資訊。 目標是記錄您能做的所有事情，以便您擁有啟動專案所需的所有答案。

使用專案管理工具來收集和記錄此資訊。 這樣，您就可以將專案計劃、專案要求和專案溝通保留在同一處。 您可能會記錄的內容範例包括：

• 關係人對訪談問題的回答

• 關係人問題

• 關係人請求

• 關係人評論

• 訪談期間出現的問題和評論

您不必使用收到的每一個答案，但記錄所有內容可以幫助您瞭解所有關係人的觀點，這將有助於您進行需求管理。

文件是收集需求的一部分。 技術文件範本有助於團隊在一處集中位置記錄需求、定義和材料，以便每個人都能從同一個來源進行工作。

步驟 4：列出假設和需求

現在您已完成接收流程，請根據您收集的資訊建立需求管理計劃。 

思考您在需求收集流程中最初要回答的問題。 接著，請使用這些內容來建立您的需求目標，其中包括： 

• 專案排程的長度：您可以使用甘特圖規劃專案時間軸，並用它來將依存於專案里程碑的所有專案需求可視化。 有些需求將適用於專案的整個持續時間，而其他需求則僅適用於專案的不同階段。 舉例來說，您需要為整個專案的團隊成員薪水安排特定的預算，但您可能只需要在專案時間軸的最後階段使用特定的材料。  

• 參與專案的人員：確切地確定哪些團隊成員將參與您的專案，包括執行每個步驟所需的設計師、開發人員或經理人數。 人員是專案需求的一部分，因為如果您沒有所需的團隊成員，您就無法按時完成專案。 

• 專案風險：瞭解專案風險是確定專案需求的重要一環。 使用風險管控表來確定哪些風險的優先順序最高，例如關係人回饋、時間軸延誤和缺乏預算。 接著，與團隊安排一次腦力激盪會議，以便找出如何預防這些風險。

與 SMART 目標一樣，您的專案需求應具體、可衡量且可量化。 在列出專案預算、時間軸、所需資源和團隊時，請盡可能詳細說明。 

步驟 5：取得核准

一旦將專案需求正式化，您就需要取得專案關係人的核准，以確保您有滿足使用者的需求。 鼓勵清晰的溝通也可以透過確保您的關係人從一開始就瞭解專案的限制來防止範疇潛變。 接著，您可以繼續進行實施計劃，其中可能包括取得資源和組建團隊。 

步驟 6：監控進度

流程的最後一部分是監控專案的進度。 您可以使用專案管理軟體在專案執行過程中追蹤專案預算和其他需求。 專案管理軟體的優勢在於，您可以即時查看專案的變化，並在出現問題時立即採取行動。 

需求收集技巧

儘管需求收集的基本流程涉及徵求關係人的意見，但有時候關係人並不清楚專案的最佳需求。 在這些情況下，您有責任收集必要的資訊，以瞭解專案需求應該是什麼。 

為確保您已為專案生命週期做好充分準備，您可以使用以下研究技巧。

• 問卷：如果您需要向關係人詢問相同的問題，問卷可能會有所幫助。 提前與關係人分享問卷，並給他們時間回答有關專案需求的問題，以確保沒有人遺漏任何內容。 雖然問卷可能是收集需求的寶貴方式，但對於主管級關係人來說，這並不是很有效，因為他們可能太忙而無法填寫。

• 使用案例：使用案例是一種書面描述，說明您認為團隊成員應如何執行專案。 這些情境可能包括參與專案的人員、您期望他們執行的工作，以及他們為了完成專案目標而將採取的步驟。 分享使用案例可讓關係人清楚掌握專案藍圖和計劃中的交付項目。 如果使用案例不符合關係人的期望，他們就有可以回應的內容。

• 心智圖：心智圖是一種腦力激盪的可視化表單，對於評估您需要的專案需求特別有幫助。 在心智圖的中心，放置您的主要專案目標。 在從主要目標分支的泡泡中，列出您需要的事項的類別。 隨著地圖繼續分支，您可以在其中納入更多詳細的需求，直到您擬定出所有專案需求。 

• 原型設計：若專案關係人不確切知道他們對專案的期望，與他們進行訪談可能不會成功。 在這種情況下，請嘗試建立原型，向關係人展示潛在的交付項目可能會是什麼樣子。 這可以協助您的關係人定義他們喜歡和不喜歡的內容，以便您確定發佈專案所需的確切需求。 

如果這些技巧都不太適合，請查看其他線上工具，以協助您收集資訊，例如構想看板、焦點小組、使用者故事或決策矩陣範本。

為什麼需求收集很重要？

需求收集對您的專案來說不僅有益，而且是必不可少的。 您還記得您上一個失敗的專案為什麼會不順利嗎？ 您是否耗盡了資源或超出了預算？ 您是否低估了完成專案所需的時間？ 這些都是您在遵循需求收集流程時可以預防的專案風險。

需求收集有許多優點，包括：

• 提高關係人滿意度：當您遵循有效的需求收集流程時，您可以透過提供更多目標明確的專案交付項目來提高關係人滿意度。 當您的專案關係人知道專案的預期成果時，他們會很高興。

• 提高專案成功率：需求收集還能提高專案成功率，因為您為即將到來的專案做的準備越充分，遇到專案風險的可能性就越小。 

• 降低專案成本：遇到專案風險可能會導致專案成本增加。 藉由避免這些風險，您可以降低成本並維持在預算範圍內。 您當然不希望在專案上花費超出必要的金額，因此這是需求收集的一大優勢。 

使用專案管理軟體簡化需求收集

需求收集是專案規劃的重要環節。 無論您是與關係人進行訪談，還是進行其他類型的研究以編制專案需求清單，擁有能夠容納所有資訊並將其無縫接軌地轉移到下一個階段的專案管理軟體將大有裨益。 

當您的關係人和團隊成員共享存取權限時，您可以從專案開始到結束進行溝通和協作，並減少任何挫折的機會。