撰寫清晰專案簡介的 5 個步驟

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsDecember 16th, 2020
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撰寫清晰專案簡介的 5 個步驟
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快快快,您的專案關係人需要以輕鬆的方式獲得有關專案的關鍵資訊摘要。您該提供什麼給他們?

沒有頭緒嗎?您可能需要一份專案簡介。專案簡介作為您整個團隊的集中事實來源,用以提供團隊關鍵的專案資訊。撰寫一份出色的簡介是發展優質專案計劃和最終成功完成專案的最佳起點。

什麼是專案簡介?

專案簡介是一份對專案關鍵要素的簡短描述。您可以將其視為提供給專案關係人和跨部門協作者的快速摘要。專案簡介需要傳達您的專案需求,同時不讓專案關係人拘泥於過多細節。

專案管理的大部分要素相同,專案簡介並沒有一體適用的範本或風格。您所建立的專案簡介取決於專案的範疇和複雜程度。有些專案的簡介可能只有一個段落那麼短,有些則可能長達一頁。

請計劃在專案一開始就建立您的專案簡介。若您已開始進行專案管理,您可能已經接觸過早期專案規劃的其他要素。以下是專案簡介與其他專案管理要素的比較:

專案簡介與創意簡報

顧名思義,創意簡報是為創意專案所建立的指南。您的創意簡報應該包含專案的目標受眾、訊息與語調、發表流程、專案預算和時間軸。若您與外部的機構或創意團隊合作,您的創意簡報也可能會作為工作陳述 (SOW),用以定義專案的範疇以及專案交付項目。

專案簡介是專案關鍵要素的概述。若您進行的是創意專案,您的專案設計可能會包含一些創意簡介中的要素,例如時間軸和專案受眾,但專案簡介應該比創意簡報更短、更簡單。

閱讀:編寫創意簡報的完整指南

專案簡介與專案計劃

基本上,您的專案簡介應該要是專案計劃的精簡版本。專案計劃應該包含以下七個要素:

  1. 專案目標

  2. 成功指標

  3. 專案關係人與角色

  4. 預算

  5. 里程碑與交付項目

  6. 時間軸與排程

  7. 專案溝通計劃

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

您的專案簡介僅應包含專案目標、時間軸與排程、目標受眾和專案範疇。請將專案簡介視為一份主管級專案關係人能夠閱讀、專案團隊成員可以經常查看的精簡文件。

專案簡介與執行摘要

您需要建立的是專案簡介或執行摘要,取決於專案的範疇和參與其中的專案關係人。執行摘要和專案簡介一樣是對專案資訊的概述,但其讀者通常是主管級的專案關係人。若您是與高階主管合作進行龐大的專案,或是已經為您的計劃編寫好商業企劃案,請考慮建立一份執行摘要。另一方面,若您是與跨部門協作者合作推動某項計劃,請為之建立一份專案簡介。

延伸閱讀:如何編寫執行摘要 (附有範例)

專案簡介的關鍵要素

專案簡介是對將至專案的概述。其應該包含有關重要專案細節的關鍵資訊,以便您的專案團隊保持資訊同步並瞭解該計劃的內容。一般來說,您的專案簡介會包含四個關鍵要素:

背景資訊

專案簡介的第一部分應該說明專案的背景。您可以在專案背景一節提供任何您的專案關係人可能不清楚的背景資訊。此部分旨在回答以下問題:

  • 為何要進行此專案?

  • 是什麼樣的業務需求、研究或客戶回饋催生了這個專案?

  • 此專案是否與任何先前的專案有關?若有的話,那些先前專案的結果如何?您的團隊從中學到了什麼?

專案目的與成功指標

大部分的早期專案規劃文件都應該包含某種形式的專案目的。將日常工作與團隊或公司目標連結起來,有助於團隊成員保持動力、一致性,並維持進度正常。事實上,根據工作剖析索引,當團隊成員明白他們的個人工作是如何替組織增加價值,他們的動力會是其他成員的兩倍。

閱讀:如何撰寫高效的專案目標 (附帶範例)

專案時間軸

請務必將您的時間軸納入專案簡介中。專案時間軸是讓團隊清楚掌握關鍵日期和重要專案里程碑的最佳方式。畢竟,專案的成功取決於您能否遵循專案時間軸並按時達成專案目標。

目標受眾

您的目標受眾是您之所以進行此專案的原因。無論何種類型的專案,其專案簡介都應該包括目標受眾,以使每位團隊成員對此有一致的瞭解。

編寫清晰專案簡介的 5 個步驟 (附有範例)

專案簡介具有四個主要要素,但實際完成需要五個步驟。若您才剛起步,在您能更自然地將不同章節組織起來之前,請不要害怕將您的簡介分解為四個段落或章節。另外,請妥善利用要點、連結至其他文件,或在必要時使用圖片。歸根結柢,只有在您 (和您的專案關係人) 認為此專案簡介有用時,它才真正有所助益。

1. 加入相關的背景資訊

開始專案簡介的最佳方式,是加入任何相關的脈絡或背景資訊。這麼一來,每個人都能在同樣的基礎上啟動工作,且任何跨部門的專案關係人都可以在進入此專案簡介的其他部分 (或其他的流程文件) 之前得到他們所需的背景資訊。

範例:

舉例來說,您的公司開發了一個遊戲應用程式,讓玩家能與朋友一起進行虛擬遊戲。在這個專案中,您正在發展一個行銷活動,以支持最新產品的發行:應用程式中的即時視訊體驗。您可能會在專案簡介的開頭撰寫如下內容:

聊天功能是我們目前第二受歡迎的功能 (第一受歡迎的功能是透過電子郵件連結好友)。有 84% 的使用者或多或少會使用聊天功能。另外,使用者回饋顯示,有 63% 的使用者會在使用我們的應用程式時,同時與好友在另一個平台上進行視訊或語音通話。我們相信,透過引進視訊聊天功能至應用程式中,我們將能夠提升使用者忠誠度,並且有機會將免費使用者升級為月度計劃使用者。

2. 引進專案目的及成功指標

專案目的是您計劃在專案結束時實現的資產和交付項目。妥善訂定的專案目標能助您清楚瞭解您的專案。您的專案目的會定義您的成功指標,有助您在專案結束後評估專案是否成功。理想上,請儘量設定 SMART 專案目的。SMART 是一個縮寫詞,可助您設定優良的目標。它的意義如下:

  • 明確 (Specific)

  • 可衡量 (Measurable)

  • 可實現 (Achievable)

  • 切實可行 (Realistic)

  • 有時間限制 (Time-bound)

繼續我們的視訊聊天範例:

大多數使用者在我們的應用程式上玩遊戲時會使用另一個不同的視訊服務。本次的行銷活動將會教導並宣傳此項新功能以提高採用率,並鼓勵使用者從其他的視訊聊天平台轉移至我們應用程式中的新功能。此專案的目標是,在五月下旬行銷活動結束時,每週登入至少一次的使用者中,有 40% 的使用者每月至少使用兩次應用程式中的視訊聊天功能。

成功標準:

  • 達成:40%

  • 幾近達成:35%

  • 部分達成:30%

  • 失敗:低於 30%

3. 釐清您的專案時間軸

您很可能會在專案目的中加入一個日期或時間段,以便達到 SMART 中的「T」(有時間限制)。不過,您的專案時間軸不單是專案的持續時間而已,它還可能包括關鍵的里程碑或其他重要的日期。

繼續我們的視訊聊天範例:

專案持續時間:3 月 15 日至 5 月 29 日

關鍵里程碑:

  • 3 月 15 日:專案啟動會議

  • 4 月 5 日:產品團隊交付最終視訊聊天產品的 beta 版本

  • 4 月 22 日:初步設計資產就緒

  • 5 月 7 日:設計資產核准通過

  • 5 月 17 日:產品完成並準備發行

  • 5 月 29 日:發佈日

閱讀:如何以 7 個步驟建立設計簡介

4. 聚焦您的目標受眾

瞭解您的目標受眾或人設對於專案的成功至關重要。您的專案團隊需要深入瞭解相關的受眾人口統計數據,以便盡可能完成最出色的工作 (就我們的範例而言,就是為目標受眾開發應用程式,以及執行行銷活動以擴大產品發表的成效)。

盡早定義您的目標受眾還可以防止範疇潛變,意即專案的範疇超出初始的專案目標或時間軸。若缺乏對目標受眾的清楚認識,您最終可能不得不重新進行某些專案工作,這可能會以時間延遲或預算緊張的形式導致範疇潛變。

繼續我們的視訊聊天範例:

此活動的目標受眾是希望在放學後或週末與朋友交流的 15 至 18 歲高中生。目標人口精通科技產品,但對不良的功能、錯誤或延遲缺乏耐心。

5. 連結專案關係人與其他資源

您的專案簡介就快要大功告成了。請記住,專案簡介的主要用途是協助專案關係人和專案團隊成員取得對專案關鍵細節的一致瞭解。這可能還會包含相關的額外資源,像是預算、溝通計劃或專案角色。

在專案簡介的結尾部份,請務必連結任何您團隊可能需要存取的相關文件。例如,如果您已經建立好專案計劃,請將其納入專案簡介的結尾。或者,您也可以連結 RACI 表專案提案專案藍圖

繼續我們的視訊聊天範例:

欲瞭解更多詳細資訊,請查看我們的專案計劃專案藍圖

專案簡介範例

您的專案簡介不單只是帶有專案資訊的幾個文字段落而已。相反地,專案簡介是用以向更廣大的專案團隊傳達重要的細節和日期。請確保將其組織成一個易於使用的集中事實來源。做到這點之後,您的專案簡介可能會看起來如下:

[專案簡介] 行銷活動

專案簡介如何派上用場?

專案管理包含許多要素,若您是剛上任的專案經理,您可能會想知道您應該建立哪些要素 (如果有的話)。以下是關於每個要素的簡短指南以及它們的用途:

  • 專案目標提供的是一份高階概覽,說明您的專案如何與業務目標相互連結。

  • 專案目的是在專案結束時需要完成的、實際且明確的交付項目。

  • 專案藍圖是包含了專案交付項目、關鍵里程碑和專案目標的高階概覽。專案藍圖對複雜的計劃最有幫助。

  • 專案啟動會議是在專案開始時所舉行的會議。它讓您有機會與專案團隊和關鍵的專案關係人交流,以獲得他們的支持。

  • 您的專案計劃 (有時又稱為專案概觀) 包含了實際啟動專案所需的所有資訊。

  • 專案簡介是團隊取得關鍵專案資訊的集中事實來源。

  • 執行摘要是為主管級專案關係人所建立的專案計劃概覽。

  • 專案狀態報告是您 (專案經理) 應該在整個專案的過程中發送的進度更新,以確保您的專案團隊保持進度正常。

  • 專案事後反思會議讓您有機會與專案團隊一同回顧哪些措舉有效、哪些成效不彰,以及您可以從中汲取哪些經驗教訓,以讓下個專案更順利地推展。

簡而言之,立即開始使用專案簡介吧

專案簡介是擷取專案關鍵資訊並將其以容易存取的方式提供給專案關係人的好方法。有了專案簡介,您便能向您的專案關係人和專案團隊提供專案概覽,並且不會讓他們感到不勝負荷。

唯一比出色的專案簡介更好的東西是什麼?在工作管理工具中管理您的專案,以便每個人都知道誰在什麼時候進行什麼工作。深入瞭解如何使用像 Asana 這類的工作管理工具。

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範本

Risk management plan template