RACI 表指南 (附範例)

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJanuary 7th, 2021
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您可否確切指出專案中各項任務、里程碑和交付項目的負責人、內容及何時執行?若答案為否,您就需要一張 RACI 表。

RACI 是一個縮寫字,可協助團隊表明專案裡的角色並弄懂由哪一方負責任何季由任務。您之前或許從未聽過 RACI,或者您正考慮建立一個 RACI 表,用於下一個專案,無論是其中任何一種情況,此處提供您需要的一切資訊,讓您瞭解如何建立並使用這些表。

何謂 RACI 表?

RACI 表 (有時稱為責任指派矩陣) 是識別專案團隊任何任務、里程碑,或專案交付項目之角色和責任的一種方法。依循 RACI 法則,您能表明責任並減少困惑。 RACI 四個字母分別表示:

  • R- Responsible,執行者。此人員直接主掌工作。每個任務一律應只能有一位執行者,且是您可對其詢問問題或瞭解新資訊者。若一個任務有超過一個執行者,可能會不清楚而造成困惑。與其如此,不妨將額外的協作者新增為一些 RACI 角色,其他角色可以由超過一個人員擔任。

  • A - Accountable,當責者。當責者是負責監督整體任務完成度的人員,儘管如此,他們可能不是實際執行工作的人員。有兩個方式可以指派當責者角色。有時候當責者是專案經理 (或甚至是執行者),然而若為此情況,該人員就在任務工作流程中肩負兩個不同的職責。這樣的話,則由當責者負責確保所有工作確實完成。若為另一種情況,當責者則會是資深領導者或高階主管,由他負責在工作被視為完成前核准工作。如同執行者角色,當責者一律只應有一位。

  • C - Consulted,指導者。這是在工作交付前應對其審查並簽核的人員 (一位或多位) 。每個任務、專案里程碑,或交付項目均可能有多個指導者角色。

  • I - Informed,知悉者。這是獲得工作相關進度和完成與否之彙報的人員或一群人。他們很可能不會涉入交付項目的任何其他方面。

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何時應建立 RACI 表?

RACI 表有助於追蹤各專案關係人在一個任務、里程碑,或交付項目的角色。特別是若您正管理一個複雜的專案,有許多決策者以及領域專家時,尤其如此。藉由 RACI 表,您可預防做出不當決策,並避免簽核流程中遭遇障礙,因而可能導致整體專案的成功與否受到衝擊。

僅管這些表與 PERT 表 有所不同,若您的專案關係人在整個專案期間肩負不同角色,那麼這些表就特別實用。例如,可能有一位專案關係人是某個交付項目的執行者,卻又是另一個交付項目的知悉者。您可藉由 RACI 表清楚劃分這些細節,確保每個人都知道每件事的執行者是誰。

RACI 表範例

若要建立 RACI 表,請列出您專案的每個任務、里程碑或交付項目。接著,請找出擔任執行者、當責者、指導者、知悉者的團隊成員,說明由他們負責哪個個別項目。

比方說,您正在更新網站的首頁。專案關係人包括:

  • 文案作者

  • 設計師

  • 網站主管

  • Web 開發人員

您想針對五個任務和交付項目建立一個 RACI 表:

  • 更新首頁的行動呼籲

  • 更新首頁的客戶故事

  • 重新打造網站設計

  • 改善首頁載入速度

  • 更新首頁設計

此處顯示 RACI 表可能的樣子:

更新首頁的行動呼籲

  • 執行者:文案作者

  • 當責者:Web 開發人員

  • 指導者:網站主管

  • 知悉者:設計師

更新首頁的客戶故事

  • 執行者:文案作者

  • 當責者:Web 開發人員

  • 指導者:網站主管

  • 知悉者:設計師

重新打造首頁的影片

  • 執行者:設計師

  • 當責者:Web 開發人員

  • 指導者:網站主管

  • 知悉者:文案作者

改善首頁載入速度

  • 執行者:Web 開發人員

  • 當責者:Web 開發人員

  • 指導者:網站主管

  • 知悉者:文案作者與設計師

更新首頁設計

  • 執行者:設計師

  • 當責者:Web 開發人員

  • 指導者:網站主管

  • 知悉者:文案作者

RACI 表的優點和缺點

最終問題會回到:您是否應該建立一個 RACI 表?儘管 RACI 表是識別專案責任的實用工具,卻也可能有點對專案的生命週期綁手綁腳。以下是為您團隊工作建立 RACI 表的優點和缺點:

RACI 表的益處

清楚的專案角色和責任劃分有助團隊快速前進,並減少有關哪些任務由誰負責的混淆。您可藉由 RACI 表確保不會發生兩個團隊成員做同一件事的窘境,如此一來,就能更輕鬆地與團隊協作

當決策過程需考量多個任務時,RACI 表也特別實用。可能會有以下情境:某個任務或里程碑的知悉者擔任另一個任務 (里程碑) 的執行者或指導者。為了加以清楚定義,在 RACI 表中追蹤這個工作就很實用。

RACI 表的陷阱 (以及如何避免)

RACI 模式聚焦於細微的工作,而非從專案層次掌握工作面貌。您可能知道某個特定任務的指導者是誰 (這很實用),然而知道這一點並不會有助您理解不同的專案關係人如何就專案工作更廣泛的層面互動。

此外,若您試圖寫出每個任務和每個角色,您的 RACI 表可能會變得很龐大。更糟的是,若您的專案某個部分產生了改變,您的 RACI 表就會立刻變得不具時效性。這可能會使您難以即時明晰地洞察每個任務在專案工作流程的進度。

RACI 表有其限制,因為不能即時針對您的專案調整為了在專案層次上建立清楚的期望值並去除困惑,您需要一個專案管理工具

利用專案管理將您的 RACI 表提升到更高層次

在專案管理軟體中,每個任務都有指派對象,亦即執行者。您可在專案的層次上瞭解工作,如此一來,當責者和知悉者便毋須透過電子郵件或狀態會議來查核進度。此外,您還可針對自己需要從指導者取得的任何核准,在同一處追蹤審查和簽核進度。這樣一來,您整個 RACI 團隊就有一個集中的事實來源,以利瞭解所有正在進行的所有工作。

RACI 表 - Asana 工作管理工具
閱讀:讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

與其讓您的 RACI 表從工作進行的地點獨立出來,不妨用專案管理工具擷取主題、指派對象和其他重要資訊,例如:任務截止日期貨相對重要性。如此一來,您的整個團隊就能看清楚誰在什麼時間做什麼工作。而您就不用仰賴單一一個人來管理和更新您的 RACI 表。專案管理工具會即時更新,以利您瞭解自己在簽核流程中的確切位置。

追蹤誰在何時做什麼工作

清楚的團隊角色和責任有助您準時完成交付項目。在 RACI 表中可以追蹤不同和複雜的專案關係人責任,但 RACI 表只是一切的開始。深入瞭解工作管理,以及您的團隊如何從中獲益。

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