PERT 圖表:什麼是 PERT 圖表,以及如何建立 (附有範例)

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaAugust 3rd, 2021
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若您曾經為規劃專案任務或持續追蹤相依性而苦惱,我們可為您提供完美的解決方案。

PERT 圖表又稱為 PERT 圖,是一種用於排定、組織和規劃專案中任務的工具。

PERT 即計劃評估與審核技術 (Program Evaluation and Review Technique)。可針對專案時間軸提供可視化表示方式,並詳列出單獨的任務。這類圖表與甘特圖類似,但結構不同。

此圖表包含幾個步驟,可從專案開始日期涵蓋至結束日期。在本文中,我們將介紹這五個步驟、向您展示一個範例,並解釋如何有效運用 PERT 圖表來發揮您的優勢。

PERT 圖表如何發揮作用

PERT 圖表以可視化方式表示專案任務及每一個任務之間的相依關係。您可以使用這種圖表建立一份初始排程與預估時間軸,用以在專案實際開始前與專案關係人進行分享。

建立類似 PERT 圖表的專案藍圖,可有助於完成一些專案規劃活動,其中包括:

  • 從領導層處取得排程與時間軸簽核

  • 向專案關係人傳達專案目標

  • 可視化規劃複雜專案

  • 預估完成單獨任務所需的時間

若要充分利用您的 PERT 圖表,您首先需要瞭解完成圖表所需的步驟,以及如何可視化繪製您的圖表。

如何製作 PERT 圖表

若要建立 PERT 圖表,請依循流程生命週期的 5 個步驟,其中包括從明確任務到管理任務完成的每一件事項。

如何製作 PERT 圖表

1. 明確專案任務

建立成功的 PERT 圖表的第一步包括明確與收集必要的專案資訊與任務。開始專案規劃階段的方式可以類似於初始專案管理階段。其中包括:

早期規劃可確保您在下一階段中為定義相依性及連結任務做好準備。

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2. 定義任務相依性

任務相依性即任務或里程碑彼此之間的開始順序。相依性有時候又稱之為邏輯順序,常用於工作細目結構中。

建立相依性有助於正確追蹤工作,確保任務得以完成,同時建立清晰的溝通。對於複雜的專案,可提前適當規劃時間軸及專案持續時間。

在 PERT 圖表中,相依性會以連結任務並為其編號的方式可視化。雖然不像工作細目結構等其他方法那麼全面,但它有助於顯示任務的高階可視化形式以及完成任務所需的工作內容。

請閱讀:職場有效溝通的 12 個提示

3. 連結專案任務

任務相依性建立後,您可以透過彼此連結專案任務來建立您的 PERT 圖表。這些連結方式包括以箭頭表示任務,以節點表示事件或里程碑。

PERT 圖表的各個部分

例如,在您的節點 (以帶數字的圓圈或方形表示) 中放置上層事件,同時畫出任務箭頭表示完成事件所需的相依性。

這種版面配置可提供一種簡單的專案結構,不會過於具體,便於專案關係人輕鬆理解。

4. 預估專案時間範圍

此時需要使用關鍵路徑法 (CPM) 以及 PERT 公式預估整體專案時間範圍。關鍵路徑即成功完成專案所必須完成任務的最長序列。

目的在於找到完成所需最長時間的最長路徑,以預估最短的整體專案持續時間。時間預估可依據以下項目計算:

  • 樂觀預估時間:完成任務所需耗費的最短時間。

  • 悲觀預估時間:完成任務所需耗費的最長時間。

  • 最有可能的預估時間:完成任務所需耗費的最合理時間長度。

您可以使用 PERT 公式計算任務的預期持續時間以及完成時間:(O + (4 × M) + P) ÷ 6。可以使用分鐘、小時、天甚或是週來衡量。

例如,若樂觀預估時間為 30 分鐘,悲觀預估時間為 60 分鐘,最有可能的時間長度是 45 分鐘,則 PERT 公式可能會是:(30 分鐘 + (4 × 45 分鐘) + 60 分鐘) ÷ 6 = 45 分鐘。

計算出每個任務的預計時間後,您可以將關鍵路徑中的每一個預估時間加總,就可以得到一個平均的專案時間軸

5. 管理任務進度

建立 PERT 的最後一步就是管理任務進度以便完成專案。當中需要完成各依存項及應對出現的問題,直到所有任務都完成為止。

請記住,PERT 圖表應隨專案發生變更而更新。可搭配能夠對應、溝通專案變更的變更控制流程一起進行。

專案中的所有任務都已完成後,您可以在一處共用的位置封存材料,以備稍後需要時取用。

閱讀:為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要

PERT 圖表範例

現在,您已瞭解 PERT 圖表的 5 個步驟,不妨來建立您的專屬圖表。由於所有圖表都會因複雜程度和特定專案的時間範圍而異,因此您的圖表可能會稍有不同。

若要開始建立圖表,可從這樣開始:

  • 畫出標上數字的節點:請記住,這些是專案的上層任務,它們的完成代表著手頭上專案的執行。您的圖表中任務數目可以是任意值,但 10 會是一個不錯的數字。

  • 將您的節點與任務連結:畫出箭頭用以表示任務相依性。這些任務就是完成事件所需要完成的內容。您的圖表雖然中間可能會看起來很複雜,但應有清晰的開頭和結尾。

此處提供 PERT 圖表應有外觀的範例:

PERT 圖表範例

這是您可能包含在 PERT 圖表中的常用術語細目以及每個術語的定義:

  • 節點:節點表示專案事件。這些事件即組成專案的大型部分。例如,啟動網站設計時,可使用節點表示新的標誌設計。

  • 任務:您的任務即為了實施節點而需要完成的內容。例如,某項任務要求設計三個標誌初稿。

  • 相依性:相依性即任務之間的關連情況。這類任務相互依存,一項任務需等到另一項任務完成後才能開始。

  • 不附資源的相依性:不附資源的相依性即一個任務雖然連結到另一個任務,但無需等待另其他有形任務的完成。例如,雖然產品發佈和登陸頁面可能是相關的,但並沒有某一個任務需要等待另一個任務的完成。

可使用多種工具建立 PERT 圖表,其中包括專案管理軟體。工具有助於妥善規劃、可視化並設定任務相依性和提醒,以便追蹤專案進度並輕鬆找出瓶頸處。

閱讀:讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

使用 PERT 圖表的時機

專案經理可使用 PERT 圖表評估並完成特定專案。但有如此眾多方法選擇,PERT 的獨到之處是什麼?

對於新手而言,當您需要評估時間軸、所需資源以及專案關鍵路徑時,PERT 圖表就是不錯的方法。一起來深入瞭解每一種情況。

  • 若要確定關鍵路徑PERT 圖表其中一種區別於其他方法的重要功能,就是其確定專案關鍵路徑的能力。將專案整體時間軸可視化時,這一點尤為重要。

  • 評估資源:藉助 PERT 獨一無二的功能,您可以輕鬆顯示哪些任務需要資源,哪些任務不需要。此舉可透過在早期取得這類資訊並使其可存取,節省您與專案關係人的時間。

  • 預估時間:由於 PERT 圖表可評估單獨任務持續時間及整體專案持續時間,因此當您需要在初始專案規劃階段中瞭解預期時間軸時,這就是一個非常出色的工具。

總體而言,對於簡單的專案計劃,建立 PERT 圖是一個可以輕鬆與團隊成員分享的不錯選擇。可使用此圖表快速分享資源和時間軸。

PERT 圖表對比甘特圖

PERT 圖表與甘特圖之間雖然有著幾項關鍵的差異,卻常常讓人混淆。兩者不僅外觀不同,其依據團隊需求提供的功能也不同。

PERT 圖表對比甘特圖

決定哪一種適合自己時,可留意以下幾個關鍵功能:

  1. PERT 圖表是一種流程圖,而甘特圖則是一種長條圖:兩者之間的最大差異就是其可視化版面配置。甘特圖採用傳統的長條圖方法,而 PERT 圖表的外觀則不會太結構化,而且會依專案而有不同的版面配置。

  2. 甘特圖更具組織性,而 PERT 圖表則更具自訂性:甘特圖以更結構化的方式組織工作,而 PERT 圖表則可以有簡單版面配置自訂的空間,更好地滿足高階專案的需求。

  3. PERT 圖表可在專案開始前使用:由於 PERT 圖表可提供簡單的專案規劃與時間軸版面配置,因此常用作專案啟動期間的可視化指南。專案經理隨後可使用工作細目結構或甘特圖等其他方法規劃專案任務與相依性。

一般而言,甘特圖更常用於在專案生命週期中規劃專案任務,而 PERT 圖表則更常用於初始專案階段進行時間規劃。兩者可分別使用,也可結合使用來建立出綜合性的計劃。

運用 PERT 圖表提前規劃

透過實施您的專屬 PERT 圖表,您就可以確保下一個專案的規劃準確無誤。透過簡單的版面配置和時間軸預估,您的團隊就會有明確的專案任務方向,並且為可能遇到的任何事情做好準備。

若您希望下一個專案更進一步,請嘗試使用 Asana 的時間軸,獲得專案追蹤功能。

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