什麼是流程圖?(符號、類型,以及如何閱讀)

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaOctober 20th, 2022
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摘要

流程圖是為團隊將複雜流程可視化的絕佳方式。您可以使用超過 30 種標準化符號來建立流程圖。從流程到文件或需要進行的決策,這些符號可用以標示任何內容。在本文中,您將瞭解不同外觀的流程圖所具有的含義、流程圖發揮作用的時機,以及您可以在工作中使用哪些類型的流程圖。

流程圖是一種圖表,用以說明一項程序或工作流程所包含的步驟、順序和決策。流程圖有許多不同類型,而基本流程圖是流程圖的最簡形式。這是一種強大的工具,可用於多種領域的規劃、可視化、記錄及流程的改進。

工業工程師 Frank 和 Lillian Gilbreth 於 1921 年首次將此工具引入美國機械工程師協會 (ASME)。從那時起,流程圖經歷了改進和標準化,將各個行業的流程最佳化。

若您想瞭解更多關於各種不同類型的流程圖和流程圖符號的資訊,那麼您來對地方了。我們也將介紹如何建立流程圖,並提供一些有助於啟發靈感的範例。

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何時該使用流程圖

流程圖在各種情況下都很有幫助,包括當您有以下需求時:

何時該使用流程圖

1. 記錄流程

流程圖是繪制和記錄協作式專案或流程的絕佳方式。 

2. 簡化及可視化複雜的概念或流程

並不是每位團隊成員都有時間 (或資源) 來閱讀複雜而冗長的流程文件。流程圖可使每個人都快速、輕鬆地依循工作流程、瞭解任務內容並分析各個步驟。

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 3. 組織您的團隊並有效指派任務

以視覺化的方式呈現流程可讓您更輕鬆地將任務指派給團隊成員並組織團隊工作,好讓事情進展得更加順利。

4. 做出決策並證明其合理性

若將決策內容繪製在流程圖中,通常看起來便不那麼複雜和令人生畏。流程圖還可以幫助您查看決策所衍生的後果,從而使您更容易預測和證明後續步驟的合理性。

5. 識別及預防瓶頸或問題

流程圖可幫助您在瓶頸或問題發生前防微杜漸。藉助這種可視化的指南繪制整個過程,您便可以依循每個步驟,並確保為每項任務分配足夠的時間和資源。

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6. 將流程標準化

流程圖完成後,您可以將其重複用於類似的專案和流程。從長遠來看,這可以節省您和您團隊的時間及壓力。

7. 追蹤專案進度 

由於您可以很輕鬆地依循流程圖中的步驟,故您可以隨時標定團隊目前在專案或流程中所處的位置。這使得追蹤進度變得非常容易,並且還能提供一份很好的概覽,幫助您瞭解尚待完成的任務有哪些。

流程圖符號

流程圖的類型千變萬化,從幫助紀錄或規劃流程的快速手繪示意圖到由特定軟體所建立的全面性工作流程圖皆有。為了讓您更容易理解跨團隊、部門甚至行業的流程圖,美國國家標準協會 (ANSI) 在 1960 年代訂定了官方標準,這套標準於 1970 年被國際標準化組織 (ISO) 採用並持續更新和改進。這套標準的最新版本在 2019 年通過確認

在閱讀流程圖時,請依循西式標準,即從上到下、從左到右閱讀。讓我們一起來看看一些最常用的流程圖符號,以及它們的名稱和含義。 

流程圖符號:流程線、終止符號、流程符號、評論
  • 流程線:流程線用以將兩個區塊連結起來,以顯示流程的進行方向。

  • 結束或終止符號:結束或終止符號用以表示流程圖的流程起始點或結束點。

  • 流程:流程符號是流程圖中最常見的組成部分,用以表示流程中的一個步驟。

  • 評論或註釋:您可以使用評論或註釋來標示有關某個步驟的額外資訊。

流程圖符號:決策、儲存的資料、「或」符號、輸入/輸出
  • 決策:此符號代表您或您的團隊需要做出的決定,以進入流程的下個步驟。這通常會是一個「真或假」的決定,或是一個必須回答「是或否」的問題。

  • 儲存的資料:此符號代表一個資料檔案或資料庫。

  • 「或」符號:此符號表示流程經由三個或更多分支持續前進。

  • 輸入/輸出:輸入/輸出的符號代表輸入或輸出外部資料的過程。

流程圖符號:展示、文件、延遲、手動輸入
  • 展示:此符號用以標示一個展示相關資訊的步驟。

  • 文件:此符號代表一份文件。

  • 延遲:此符號可讓您規劃和呈現任何將成為流程組成部份的延遲時間段。

  • 手動輸入:此符號代表需要手動輸入至系統中的資料或資訊。

流程圖符號:手動操作、不同頁面的連結符號、同一頁面的連結符號、聚集點符號
  • 手動操作:此符號代表一項對流程的手動操作或調整。

  • 不同頁面的連結符號:此符號用以連結兩個位於不同頁面上的符號。

  • 同一頁面的連結符號:此點狀符號可連結兩個符號並取代長線,從而使流程圖更加清晰。

  • 聚集點符號:此符號用於將多個分支匯聚回單一流程。

流程圖符號:替代流程、預定義流程、多個文件、準備/啟動
  • 替代流程:此符號的線條通常是虛線。符號本身代表可在需要時用以取代正常流程步驟的方案。

  • 預定義流程:此符號用以標示已在別處定義的流程。

  • 多個文件:此符號用以表示多個文件。

  • 準備或啟動:此符號代表流程中的準備或啟動步驟。

瞭解了符號所代表的含義後,您便能閱讀或建立幾乎任何類型的流程圖,並可更好地理解視覺化的流程。在建立需要不同形狀或符號的流程圖時,請納入一份圖例,使其仍可易於您的隊友理解。

流程圖類型

由於流程圖是如此強大的工具,它們被運用於眾多領域和行業。無論是教育、銷售和行銷、商業、工程或製造領域,幾乎所有地方都能看到流程圖的身影。

您所使用的流程圖類型會依據您想可視化的流程類型而有不同。根據 Mark A. Fryman 和其在 2002 年出版的 Quality and Process Improvement 一書,從商業角度來看,流程圖一共有五種類型:

商業流程圖類型
  • 決策流程圖用於解釋為了證明決策合理性而採取的步驟。這種類型的流程圖有助於預測不同決策所帶來的後果。

  • 邏輯流程圖用來發現流程中可能導致中斷或問題的漏洞、瓶頸或限制。 

  • 系統流程圖可用於表示資料在系統中的流動方式。這種流程圖經常用於會計領域。

  • 產品流程圖可將產品的建立過程和順序可視化。當您推出新產品或改進生產流程時,這種類型的流程圖可作為一份有用的說明文件。

  • 過程流程圖可用於展示流程將如何實現特定結果。您可以建立一份過程流程圖來改進現有流程或建立一個新流程。泳道圖就是過程流程圖的一個範例。

除了 Fryman 為了商業目的而定義的流程圖類型之外,歷年來還發展出了許多其他的流程圖類型。

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其他類型的流程圖

Alan B. Sterneckert 在其 2003 年出版的 Critical Incident Management 一書中創造了一些最廣為使用的流程圖類型,其中包括:

  • 文件流程圖

  • 資料流程圖

  • 系統流程圖 

  • 計劃流程圖

1987 年,Andrew Veronis 出版了一本名為 Microprocessors: Design and Application 的書,其中描述了以下三種類型的流程圖:

  • 系統流程圖

  • 一般流程圖

  • 詳細流程圖

其他常用的流程圖類型包括:

  • PERT 圖表

  • 工作流程的流程圖

  • 泳道圖

  • 資料流程圖 (DFD)

  • 過程流程圖 (PFD)

  • 業務流程模型與標記法 (BPMN 2.0)

  • 規範和描述語言流程圖 (SDL)

  • 事件流程鏈流程圖 (EPC)

您可以在我們有關流程文件的文章中找到流程文件流程圖,並查看 PERT 圖表以取得另一種常見的流程圖範例。

如何製作流程圖

無論您是在筆記本上潦草地寫下流程圖,或是使用流程圖範本繪制正式的流程,您都應該依循五個步驟來建立合理且有用的流程圖。

如何製作流程圖
  1. 定義目的和範疇。 在您開始著手繪制或打開流程圖製作器之前,請先定義您的專案範疇和流程目的。請問問自己您的專案應該達成什麼目標、合適的開始和結束日期為何。

  2. 按時間順序排序您的任務。依據您所建立的流程圖類型,您可能會需要檢視現有的文件、訪問團隊成員以瞭解他們過去的經驗,或者觀察現有的流程。在您建立第一份流程圖草稿之前先將一些步驟列為清單會很有幫助。

  3. 按類型和流程圖符號組織您的任務。將所有任務按時間順序寫下並組織好後,請將它們分配至相應的符號,以便您做好繪制流程圖的準備。

  4. 畫出您的流程圖。您可以親手繪製草圖,也可以使用流程圖製作工具或流程圖軟體建立可以輕鬆與團隊分享的流程圖。 

  5. 確認並完善您的流程圖。對流程圖進行第二次、第三次甚至第四次的檢視將幫助您發現瓶頸或潛在問題,並可讓您在流程開始之前完善您的流程圖。

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