什麼是流程圖？符號、類型與製作完整指南

無論您是希望簡化營運流程的企業主、致力於確保團隊進度正常的專案經理，還是設計新應用程式的軟體開發人員，流程圖都能成為一項極其寶貴的工具。透過將複雜的流程分解為清晰、合乎邏輯的步驟，流程圖可以幫助您識別潛在的瓶頸、將工作流程最佳化，並有效地傳達想法。在本篇指南中，我們將探討流程圖的基礎知識，包括其符號、類型、實際應用，以及如何使用流程圖來改善工作中的協作效率。

什麼是流程圖？

流程圖是一種視覺化圖表，用以說明一項流程從開始到結束所包含的步驟、決策和順序。它使用標準化的形狀和符號來表示不同類型的動作，讓複雜的工作流程一目了然、易於理解。在各行各業中，團隊都會使用流程圖來進行規劃、記錄並改善流程。

流程圖的歷史可以追溯到 1921 年，當時工業工程師 Frank 和 Lillian Gilbreth 將流程圖概念引入美國機械工程師協會 (ASME)。從那時起，流程圖經歷了改進和標準化，成為跨產業最佳化流程的基礎工具。如今，從軟體開發到人力資源管理，流程圖在各種專業領域中都扮演著不可或缺的角色。

若您想瞭解更多關於各種不同類型的流程圖和流程圖符號的資訊，那麼您來對地方了。我們也將介紹如何建立流程圖，並提供一些有助於啟發靈感的範例。

何時該使用流程圖

流程圖在各種工作情況下都極有幫助。無論是跨部門協作還是日常營運，以下是您可能需要使用流程圖的情境：

1. 記錄流程並將其標準化

流程圖是繪制和記錄協作式專案或流程的絕佳方式，與流程繪製密切相關。流程圖完成後，您可以將其重複用於類似的專案和流程。從長遠來看，這可以節省您和您團隊的時間及壓力。例如，人資團隊可以建立員工入職流程圖，確保每位新進員工都能依循相同的標準步驟。

2. 將複雜的概念和系統可視化

並不是每位團隊成員都有時間或資源來閱讀複雜而冗長的流程文件。流程圖可使每個人都能快速、輕鬆地依循工作流程、瞭解任務內容並分析各個步驟。

3. 組織團隊並指派任務

以視覺化的方式呈現流程可讓您更輕鬆地將任務指派給團隊成員並組織團隊工作，好讓事情進展得更加順利。當每個人都能看到自己在流程中負責的環節時，責任歸屬也就更加明確。

4. 做出以資料為依據的決策

若將決策內容繪製在流程圖中，通常看起來便不那麼複雜和令人生畏。流程圖還可以幫助您查看決策所衍生的後果，從而使您更容易預測和證明後續步驟的合理性。

5. 識別及預防瓶頸

流程圖可幫助您在瓶頸或問題發生前防微杜漸。藉助這種可視化的指南繪制整個過程，您便可以依循每個步驟，並確保為每項任務分配足夠的時間和資源。

6. 規劃並追蹤專案進度

由於您可以很輕鬆地依循流程圖中的步驟，因此您可以隨時確切掌握團隊目前在專案或流程中所處的位置。這使得追蹤進度變得非常容易，並且還能提供一份很好的概覽，幫助您瞭解尚待完成的任務有哪些。

7. 簡化新員工的入職培訓

在工作中，流程圖能幫助新加入的團隊成員快速瞭解既有的流程和工作流程。相較於閱讀大量文字說明，一張清晰的流程圖可以讓新員工在更短的時間內上手，減少溝通成本。

流程圖符號與定義

流程圖使用一組標準化的符號來表示不同類型的步驟和決策。最基本的符號包括：終止符號 (橢圓形)、流程符號 (矩形)、決策符號 (菱形)、流程線 (箭頭)，以及輸入/輸出符號 (平行四邊形)。

流程圖的類型千變萬化，從快速手繪示意圖到由專用軟體所建立的全面性工作流程圖皆有。為了確保跨團隊和跨行業的一致性，美國國家標準協會 (ANSI) 在 1960 年代訂定了官方標準。

這套標準於 1970 年被國際標準化組織 (ISO) 採用，並由 ISO 負責維護。在閱讀流程圖時，請依循西式標準：從上到下、從左到右閱讀。讓我們一起來看看一些最常用的流程圖形狀、符號、名稱和含義。

• 流程線： 流程線用以將兩個區塊連結起來，以顯示流程的進行方向。

• 終止符號： 終止符號用以表示流程圖流程的起始點或結束點。

• 流程： 流程符號是流程圖中最常見的組成部分，用以表示流程中的一個步驟。

• 評論或註釋： 您可以使用評論或註釋來標示有關某個步驟的額外資訊。

• 決策： 此符號代表您或您的團隊必須做出的決定，以便進入流程的下個步驟。這通常會是一個「真或假」的決定，或是一個必須回答「是或否」的問題。

• 儲存的資料： 此符號代表一個資料檔案或資料庫。

• 「或」符號： 此符號表示流程經由三個或更多分支繼續前進。

• 輸入/輸出： 輸入/輸出的符號代表輸入或輸出外部資料的過程。

• 展示： 此符號用以標示一個展示相關資訊的步驟。

• 文件： 此符號代表一份文件。

• 延遲： 此符號可讓您規劃和呈現任何將成為流程組成部分的延遲時間段。

• 手動輸入： 此符號表示必須手動輸入至系統中的資料或資訊。

• 手動操作： 此符號代表一項對流程的手動操作或調整。

• 不同頁面的連結符號： 此符號用以連結兩個位於不同頁面上的符號。

• 同一頁面的連結符號： 此點狀符號可連結兩個符號並取代長線，從而使流程圖更加清晰。

• 聚集點符號： 此符號用於將多個分支匯聚回單一流程。

• 替代流程： 此符號的線條通常是虛線。符號本身代表可在需要時用以取代正常流程步驟的方案。

• 預定義流程： 此符號用以標示已在別處定義的流程。

• 多個文件： 此符號用以表示多個文件。

• 準備或啟動： 此符號代表流程中的準備或啟動步驟。

瞭解了符號所代表的含義後，您便能閱讀或建立幾乎任何類型的流程圖，並可更好地理解視覺化的流程。在建立需要不同形狀或符號的流程圖時，請納入一份圖例，使其仍可易於您的隊友理解。

常見的流程圖類型

不同類型的流程圖用於不同的目的。選擇合適的流程圖取決於您要呈現的內容，無論是簡單的工作流程、技術演算法還是跨職能流程。以下是最常見的流程圖範例及其適用情境。

決策流程圖

決策流程圖著重於決策流程，根據特定條件或標準概述不同的路徑和結果。它可以協助團隊評估並改進其決策策略。例如，客服團隊可以使用決策流程圖來處理客戶投訴，根據問題類型引導客服人員採取不同的解決方案。

流程圖

過程圖示 (又稱為流程圖或過程圖) 能夠逐步呈現流程，展示任務的順序、決策點和終點。它對於記錄、分析業務流程以及最佳化工作流程非常實用。

工作流程圖

工作流程圖說明人員、部門或系統之間的工作流程和資訊流通。它有助於簡化流程、找出瓶頸，並確保團隊成員之間能夠有效協作。在專案管理中，工作流程圖特別適合用來呈現從需求收集到交付的完整流程。

泳道流程圖

此類流程圖也稱為跨職能流程圖或泳道圖，它將流程步驟分成多個泳道，每個泳道代表不同的參與者，例如部門或職位。對於需要以圖表呈現、涉及多個利害關係人的複雜流程而言，這是理想工具。

資料流程圖 (DFD)

資料流程圖 (DFD) 繪製出系統內的資料流程，展示資料如何經過處理、儲存和傳輸。DFD 通常用於電腦程式設計和系統分析，以設計和記錄資訊系統。

計劃流程圖

程式流程圖呈現電腦程式或演算法中步驟和決策的順序。它協助程式設計師使用標準流程圖符號和形狀來設計、記錄和偵錯軟體應用程式。

系統流程圖

系統流程圖可用於表示系統的架構和組成部分，包括硬體、軟體及其相互作用。它在設計、記錄和排解複雜系統的問題時非常實用。

過程流程圖 (PFD)

與流程圖類似，工序流程圖 (PFD) 能夠讓我們對流程有高層次的概觀，其重點在於主要設備、材料流程和控制迴路。這種類型的圖表通常用於化學工程和工業流程。

事件流程鏈 (EPC) 流程圖

事件流程鏈 (EPC) 流程圖是一種專門的流程圖類型，用於從事件、功能和邏輯連接器的角度建模商業流程。EPC 通常與其他流程建模方法 (例如 BPMN) 搭配使用。

規範和描述語言 (SDL) 流程圖

SDL 流程圖用於實時系統的設計和文件記錄，尤其是在電信行業中。這種流程圖以圖形方式呈現系統的行為，包括狀態、轉換和動作。

您可以在我們有關流程文件的文章中找到流程文件流程圖，並查看 PERT 圖表以取得另一種常見的流程圖範例。

如何建立流程圖：逐步指南

建立流程圖不見得很複雜。請按照以下 5 個步驟，使用流程圖製作工具或簡單的繪圖工具，將任何流程、工作流程或演算法可視化。

1. 定義目的和範疇

2. 明辨並整理任務

3. 選擇合適的流程圖符號

4. 繪製並完善您的流程圖

5. 實施並進行最佳化

1. 定義目的和範疇

在您開始建立流程圖之前，請先清楚定義其目的和範疇。您是要記錄業務流程、設計演算法，還是要將複雜的工作流程可視化？瞭解您的目標有助於您選擇合適的流程圖類型，並確定所需的詳細資料程度。

2. 明辨並整理任務

收集有關您想要可視化的流程、工作流程或系統的資訊。與團隊成員和專案關係人進行腦力激盪，以找出關鍵步驟、決策點、輸入項和輸出項。使用白板或便利貼來組織您的構想，並繪製一份粗略的流程圖草稿。

3. 選擇合適的流程圖符號

熟悉標準流程圖符號和形狀，包括連接線、決策點和終點。依據您所建立的流程圖類型，選擇最適當的符號。符號使用的一致性可確保清晰度和可讀性。

4. 繪製並完善您的流程圖

使用流程圖製作工具或 Microsoft Visio、Lucidchart 等軟體，建立精美的數位版流程圖。這些工具提供範本、形狀和連接線，讓您可以輕鬆建立專業的圖表。

在繪製流程圖時：

• 按邏輯排列： 將步驟和決策點按照從上到下或從左到右的明確順序排列。

• 使用連接線： 畫出箭頭，以顯示每個步驟之間的流程。

• 新增情境資訊： 加入註釋和標籤，以說明複雜的步驟。

5. 實施並進行最佳化

流程圖已完成後，請將其付諸實際行動：

• 分享並收集意見回饋： 將流程圖分發給團隊成員和專案關係人，供其審查。

• 驗證理解程度： 確認每個人都以相同的方式解讀流程。

• 實施並監控： 在您的組織中使用此流程圖，並追蹤其有效性。

• 迭代： 依據實際經驗和回饋更新流程圖。

流程圖最佳作法

出色的流程圖能帶來清晰度，而不是混亂。請遵循這些最佳作法，建立您的團隊確實能夠使用的圖表。

保持簡明扼要

流程圖的目標是簡化複雜的流程。避免包含不必要的步驟或詳細資料。如果可能，請盡量將整個流程圖放在一頁上，讓團隊一眼就能掌握全貌。

使用一致的樣式風格

對類似的動作使用相同的形狀，並在整個圖表中保持一致的字體大小和樣式。這種視覺一致性使流程圖更易於理解，看起來也更專業。

遵循明確的方向

請務必從上到下或從左到右繪製流程線。這種可預測的路徑有助於讀者以合乎邏輯的方式追蹤流程，而不會感到困惑。盡可能避免流程線交叉，以免造成混淆。

為自訂符號新增圖例

雖然最好使用標準的、普遍認可的符號，但有時您可能需要使用自訂形狀。如果您這麼做，請納入一份圖例或圖說，說明每個符號的含義，讓每個人都能理解。

與您的團隊一起審查

流程圖準備就緒後，請與涉及流程的專案關係人分享。他們可以協助驗證各個步驟、發現您可能遺漏的任何空白或瓶頸，並確保流程圖準確反映工作流程。

善用數位工具提升效率

使用數位流程圖工具 (例如 Asana、Microsoft Visio 或 Lucidchart) 可以大幅提升協作效率。這些工具讓團隊成員可以即時編輯和評論流程圖，確保每個人都能取得最新版本。搭配工作流程管理平台，您還可以將流程圖直接連結到具體的任務和專案時程。

使用流程圖範本簡化您的工作流程

建立清晰的流程圖有助於您的團隊瞭解流程、做出更好的決策，並充滿信心地向前推展工作。與其從頭開始，不妨使用範本和整合，快速建立有效的圖表。

使用 Asana 的流程圖範本，直接在您的專案中建立流程圖和流程圖表，讓每個人都能掌握計劃的最新情況。準備好將清晰度轉化為行動了嗎？立刻開始使用 Asana。

有關流程圖的常見問題