流程圖繪製指南:定義、方法及提示

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaAugust 2nd, 2021
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您是否曾有過絕佳的構想,卻不確定從何下手?若要實現構想,您必須先加以組織,再制定一個計劃。 

流程圖繪製有助於組織流程,使之條理分明。它以視覺方式呈現工作流程,與工作細目結構類似,而且很實用,能夠協助您找到問題和改善空間。

當您進行團隊腦力激盪、做決策或規劃專案時,流程圖繪製可能會變成一項優勢。製作流程文件、進行新進員工訓練,以及改善流程時,流程圖也很實用。

若要讓團隊的專案規劃和溝通更有效率,請瞭解流程圖繪製如何運作 (藉由隨附提供的範例)、流程圖繪製的優點,以及如何建立流程圖。

什麽是流程圖繪製?

使用流程圖繪製的技巧時,會以視覺方式繪製出工作流程和流程。繪製時會建立流程圖,也稱為程序圖、過程圖示,或工作流程圖

繪製流程圖的目的是透過精簡而直接的方式說明流程如何運作。任何團隊成員都能藉此輕易瞭解特定流程要如何完成,而不需要冗長的言詞說明。從頭到尾繪製出一個流程後,您會更瞭解整個流程的運作方式,並且找出效率不彰之處或進行改善。

您可以使用流程圖繪製,以視覺方式呈現任何類型的流程,然而常見的用法是流程分析、訓練、整合或流程改善。當您需要說明複雜流程、處理特定流程內重複出現的問題,或跨多名團隊成員協調責任時,它就很實用。

如何建立流程圖

建立流程圖很簡單,並且可以在紙張上完成,也可使用工作流程管理軟體和範本。以下步驟說明如何從零開始建立一張流程圖。 

如何建立流程圖

步驟 1:找出要繪製的問題或流程

請先判斷您要繪製哪種流程,是否有效率不彰的流程需要改善?您是否需要向團隊精簡地宣達新流程?流程是否很複雜,以至員工經常提出疑問?找出您要繪製的內容並加以命名。 

步驟 2:列舉流程所涉及的活動

記錄要完成流程所需要的所有任務。任務的順序在此階段並不重要。以清單列出所有涉及的活動,以及各任務由誰負責。

有個不錯的做法是與即將參與流程的隊友和其他專案關係人協作,如此一來,您就能準確說明所有需要的步驟,並判斷需要提供到深入至哪個層次的細節。此外,務必界定流程開始和結束的界線,好讓自己知道哪些任務應該包含在內,方能產出期待的結果。

步驟 3:寫出步驟的順序

現在您已將所有活動彙整成一個清單,下一個步驟就是妥善地安排這些活動的先後順序,直到建立從開始到結束、完整呈現的流程為止。這個步驟很適合用來檢查自己是否在上個步驟遺漏任何細節。

步驟 4:使用流程繪製符號來繪製流程圖

選擇適當的流程繪製格式,並畫出流程,用對應流程的符號來呈現步驟。您能使用的標準符號約有 30 個,分別表示流程的不同元素,但本文稍後將更詳細說明最常見的符號。

步驟 5:確認並分享流程圖

完成流程圖之繪製後,請與涉及流程的其他專案關係人一起審閱,以便確認所有人都瞭解該圖的意義,並同意流程繪製的方式。應確認並未遺漏任何步驟,且沒有冗餘或模稜兩可之處。 

步驟 6:分析流程圖,以便找出可改善之處

建立能準確描述流程工作流程的流程圖之後,這個完成的流程圖就可以當成用來分析的工具,從而發現改善流程的方法。 

藉助團隊的回饋,找出流程中的瓶頸和效率不彰之處。哪些步驟必須去除?哪些任務能夠透過更有效率的方法完成?找出這些可以改善的地方後,即採取行動,將其改正,並再次繪製流程圖,從而呈現改善之處。 

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為什麼要使用流程圖?

您可透過流程圖繪製,用視覺方式傳達執行某概念所需要的步驟,進而將構想具體化並使流程精簡化。 

下列幾種方式說明流程繪製的實用之處,供您和您的團隊辦到:

  • 找出效率不彰之處:協助您找出流程中的瓶頸、缺陷和其他問題。

  • 使構想精簡化:將複雜的構想分解成較小的步驟。

  • 增進理解:促進大家徹底瞭解整個流程。

  • 為緊急應變做好規劃對緊急應變事項有容受能力,並且提供解決問題的指引。

  • 委派責任:在不同人或不同實體間協調責任歸屬。 

  • 製備文件:提供流程的文件記錄。

  • 清楚傳達:透過易於使用的圖像格式來簡化溝通。 

  • 加快決策速度:由於溝通的速度加快了,因此得以更快做出決策。

  • 成為員工的輔助工具:改善員工的績效以及對工作的滿意度。

  • 符合標準:協助企業遵守並符合 ISO 9000 及 ISO 9001 之標準。

閱讀:業務中的效率與有效性:團隊同時需要兩者的原因

流程圖類型

流程圖有各式各樣的圖形和尺寸,目的皆相同,然而特定類型的流程圖可能更適合某些特定的專案。以下是一些最常見的流程圖。 

流程圖類型

基本流程圖

最簡易的流程圖形式是基本流程圖。基本流程圖使用流程繪製符號來圖解說明流程的輸入項和輸出項,以及完成該流程所要包含的步驟。 

基本流程圖可用來規劃新專案、改善團隊成員間的溝通、建立流程的模型和文件、解決現有流程中的問題,以及分析和管理工作流程。 

最佳應用:呈現某個流程從開始到結束是如何完成的,特別是以何種先後順序完成。

高階流程圖

高階流程圖 (又稱為由上而下圖或價值鏈圖) 能夠讓我們對流程有高層次的概觀。步驟僅限流程的核心項目,而且流程圖僅包含最少的細節。 

高階流程圖可用來定義商業流程,並找出當中涉及的關鍵步驟。與不需要知道營運具體細節的主管或第三方進行討論時,也適合使用此類流程圖。 

最佳應用:傳達流程的核心步驟。

詳盡流程圖

詳盡流程圖與高階流程圖相反,它提供每個步驟的所有細節,並且包含子流程。它記錄每個步驟的決策點以及輸入項和輸出項。此類流程圖可讓我們對繪製的流程有最詳盡的瞭解,由於它提供詳盡細節,因此在需要明確指出效率不彰之處時可獲得最大成效。

最佳應用:對流程有全面性的理解,包括所有細節和緊急應變項目。

泳道圖

泳道圖又稱為跨職能流程圖或部署流程圖,它將流程的所有活動分派至如「泳道」一般的通道,從而指定各項任務由誰負責。泳道圖會為流程裡的每一個專案關係人區分通道,列出適當專案關係人的通道裡有何活動。此類流程圖強調流程中涉及的不同角色,以及專案關係人之間的互動。 

泳道圖最適合用來訓練員工,使其熟悉在流程中的角色,以及提高責任感。用來找出流程中的效率不彰之處 (如延遲、冗餘和潛在流程失效),也很實用。 

最佳應用:闡明流程中多位專案關係人的角色。

價值鏈圖

價值鏈圖是精實管理工具,透過視覺方式呈現提供產品或服務給客戶的流程。價值鏈圖通常很複雜,並且使用獨特的符號系統來說明流程必備的資訊及原物料流。 

價值鏈圖會記錄各步驟的週期時間和涉及人數等資料,因此對於找出可在何處減少浪費,以及發現未來專案可著重利用的機會而言,非常實用。 

最佳應用:描述某個流程,以便說明如何把產品提供給客戶,並記錄關於該流程的量化數據。

SIPOC 圖

SIPOC 是源自以下幾個英文單字的首字母縮寫詞:供應商 (Supplier)、輸入 (Input)、流程 (Process)、輸出 (Output)、客戶 (Customers)。SIPOC 圖比較不像流程圖,而更像是一張指出流程關鍵元素的圖表,在繪製詳細的流程圖之前,可以先建立 SIPOC 圖做為預備步驟。 

顧名思義,SIPOC 圖表應該有五欄,包含流程的基本步驟、流程的輸出項、客戶、流程的輸入項,以及各輸入項的供應商。除了為更詳細的流程圖做準備外,SIPOC 圖對於定義複雜流程的範疇而言,也很實用。 

最佳應用:識別流程中的關鍵元素和專案關係人。

流程圖繪製符號

繪製流程圖時會使用統一塑模語言 (UML,Unified Modeling Language) 來表示流程圖中的關鍵元素,例如步驟、決策點、輸入項和輸出項,以及參與的團隊成員。 

以下是最常見的流程繪製符號,以及其用法:

  • 終結符號:橢圓形表示流程的開始和結束。

  • 流程步驟:矩形表示流程中的活動或任務。

  • 流程:箭頭連結流程中的各個步驟,並顯示流程的方向。

  • 決策:菱形說明必須做決策的點,通常會有「是」或「否」兩個選項從這個點分岔開來。

  • 延遲:D 形符號表示流程中的延遲。

  • 文件:底下帶有波浪線條的矩形代表應閱讀的文件或資訊。多份文件以宛如多個波浪矩形堆疊的符號來表示。

  • 資料:平行四邊形表示資料,且該資料是某個流程步驟的輸入項或輸出項。

  • 手動輸入:頂端有傾斜線條的矩形表示該步驟中的資料必須手動輸入。

  • 子流程:帶有兩條垂直線的矩形表示其為其他處預先定義的子流程。 

流程圖符號

還有許多可以納入流程圖的其他符號,但這些常見符號會是最實用的,您若才剛開始使用,更是如此。 

流程圖繪製範例

儘管您可以為任何種類的流程建立流程圖,但仍可能納悶要如何將此工具應用於您的團隊。 

為了協助您對於流程圖的樣貌有更具體的概念,我們在下方提供一個範例:

B2B (企業對企業) 銷售流程範例

流程圖繪製技巧

您可以自訂流程圖,使之符合自己的需求和偏好,但還有值得記下來的一般性提示,以利您在進行流程圖繪製時,使成效最大化。以下是幾個流程圖繪製的最佳做法,供您開始使用時採取並應用:

規劃您的流程圖: 

  • 建立流程的界線,只納入必要資訊。

  • 為流程設立清楚的目標。

  • 唯有已定義的客觀輸出項,才繪製流程。

草擬流程圖:

  • 從輸出項反向回推至輸入項。

  • 維持簡單的子流程。

  • 納入所有必要細節,一分不多,一分不少。

  • 使用標準化記號,以利所有人的認知一致。

審閱自己的流程圖: 

  • 向流程中涉及的所有人收集回饋。

  • 在適用之處詳細繪製替代路徑,作為偏好的。

  • 依照當下狀態繪製流程,而不盡然要追求完美或理想的狀態,然後再從這裡開始改善。 

將這些提示運用在流程繪製的每個階段,以便產出最有成效的流程圖。

利用流程圖引導專案朝正確的方向前進

流程繪製是記錄和改善流程的高成效工具。將以上資訊與這七個簡易步驟相結合,以便建立工作流程。若能使用正確的工具,您就能開始繪製流程圖,並管理流程,從而達成清楚的溝通,並改善效率。

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