什麼是流程？此外，您可以如何將其可視化

您是否正在尋找改善工作完成流程的方法？ 重新審視您的流程可能是解決方案。 

流程是您和團隊為實現目標而經歷的一系列步驟。 將流程可視化有助於發現冗餘、重複任務和瓶頸。

您可以使用時間軸或工作流程圖將流程可視化。 深入瞭解流程的起源、什麼是流程圖，以及如何使用它們來提升團隊的效率。 

什麼是流程？

流程是一種將團隊在實現目標時所經歷的每個後續步驟可視化的方法。 透過在圖表或流程圖中將這些步驟可視化，每個人都能輕鬆瞭解他們必須完成任務的順序。

改善流程對於更快完成更具影響力的工作至關重要。 如今，知識工作者每週錯過超過 25% 的期限，而不明確的流程是主要的促成因素。 透過明確人、事、時，您可以讓團隊瞭解其工作背景，並更有效地執行任務。

流程範例

無論您的職務描述如何，每個人都熟悉一個簡單的流程：請假。 這個流程相當線性，是一個很好的範例，說明如何將後續任務的順序可視化：

• 步驟 1：申請帶薪休假 (PTO)。

• 步驟 2：您的經理審核您的請求。

• 步驟 3：您的經理決定是否核准您的請求。

• 步驟 4：您會收到一封關於經理決定的電子郵件。

• 步驟 5：您的請求獲得核准或遭拒。

理想情況下，每個人都可以存取上述流程。 這樣，您的團隊就知道在哪裡可以找到各種工作流程的流程，並在處理新的或不熟悉的流程時參考這些資訊。  

流程的用途是什麼？

流程不僅僅是方便的圖表。 它們是專案管理中非常有用的工具，可用於分析、最佳化和標準化新的和日常的流程。 

以下是流程圖可以對您的 Business 版運作方式產生積極影響的四種方式：

規劃和記錄流程

不明確的流程會導致團隊成員缺乏參與度、士氣低落，以及任務發生遺漏。 相反，繪製流程可以讓您的團隊更好地瞭解您的 Business 版流程的運作方式。 如果您的團隊成員對於應該聯絡誰或專案的後續發展有疑問，他們可以參考可靠的集中的事實來源。

• 例如：與其讓團隊在不同位置追蹤進度，不如在一處集中位置規劃流程。 使用工作管理軟體來簡化團隊的任務和進度。

將流程標準化

流程圖是標準化或簡化流程的絕佳工具。 您的團隊可以參考標準化的流程並遵循它，而無需在每次開始新專案時重新設計流程或浪費時間建立新的流程。 這樣可以避免團隊錯過任務或承擔不必要的風險。

• 例如：就像前面的 PTO 請求範例一樣，建立一個說明標準化流程的圖表或流程圖，將使您的團隊更容易瞭解正在發生的事情。 當他們看到大局時，他們可能會覺得更有價值，對流程的壓力也會減少。

分析流程以進行最佳化

在規劃流程時，您可能會發現存在冗餘或重複的任務，這些任務可以省略。 您還可以發現流程風險，並與團隊溝通，以便他們瞭解這些風險。 這將提高流程的效率和成效。

• 例如：假設在審查新流程時，專案關係人注意到您可以跳過溝通流程中的一個步驟。 您可以省略此步驟並最佳化流程，從而節省寶貴的時間。

提升團隊的當責感

當團隊中的每個人都確切知道他們的任務以及任務的截止時間時，您的流程就可以不受干擾地進行。 良好的流程圖還能讓團隊成員清楚瞭解任何重要的專案相依性、資源限制或他們需要考慮的截止日期。

• 例如：如果您在沒有流程的情況下為您的部落格撰寫文章，您可能會發現自己遇到了障礙。 也許您的團隊無法按時完成工作，或者他們經常遇到溝通不暢的問題。 如果您清楚定義並可視化流程，每個人都會知道何時輪到自己，以及在資產遺失時該聯絡誰。

流程圖通常用於規劃簡單的流程。 

什麼是流程圖 (PFD)？

流程圖是將流程可視化的其中一種方式。 根據您所描繪的流程類型，您可以將其稱為自上而下的流程圖、示意性流程圖或流程圖。

流程圖從何而來？

流程流程圖 (PFD)最早由工業工程師和效率專家 Frank Gilbreth, Sr. 所提出。 美國機械工程師協會 (ASME) 在 1920 年代採用了這個概念。 

如今，流程圖仍然用於化學和工藝工程，但也是製造業和 Business 版中常用的工具 (通常稱為 Business Process Flow，或 BPF)。

若要將您的流程可視化，您可以使用一系列符號和標記來定義和詳細說明每個任務。 國際標準化組織(ISO) 建立了最常見的 PFD 符號。 儘管有些 Business 版使用的是自己的符號，但使用標準化符號可讓每個人都能更輕鬆地遵循您的流程圖，而無需進一步的說明。

若您對不同類型的流程圖和符號類型感到好奇，請閱讀我們關於流程圖類型、符號和如何閱讀它們的文章。 

記錄 Business 版流程的 5 個步驟

您可以透過五個簡單的步驟建立 Business 版流程圖或工作流程圖：

• 步驟 1：選擇圖表類型。 根據流程的複雜程度，您可以建立簡單的流程圖，或選擇更複雜的視覺化圖表，例如泳道圖。

• 步驟 2：確定您的起點和終點。 指出觸發流程開始和結束的動作，以便您能有效地與隊友或專案關係人溝通這些階段。

• 步驟 3：收集必要資訊。 與團隊和專案關係人聯繫，收集建立圖表所需的詳細資料和核准。 找出與每個步驟相關的交付項目類型，以便確定團隊完成任務所需的時間。

• 步驟 4：消除低效率。 分析您的圖表，找出可能會拖慢團隊速度或導致瓶頸的任何冗餘或重複任務。 

• 步驟 5：設計您的圖表。 現在，您可以設計您的 Business 版流程或工作流程圖表。 在第一步中選擇的圖表類型中對應它們，然後與您的團隊和專案關係人一起審查，以確保所有內容都準確無誤。 

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