企業中的效率與成效:為什麼您的團隊需要同時兼顧

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsMarch 11th, 2021
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您可能不曾思考過效率和成效之間的差異,並且並非只有您會如此。事實上,大部分團隊都以可互換的方式使用這兩個詞。但瞭解這兩個企業策略間的差異可以協助您的團隊成功。

彼得.杜拉克在其杜拉克談高效能的 5 個習慣一書中表示「效率是事情做對了,成效則是做對的事。」理想情況中,您會想要建立一個既有效率又有成效的團隊,畢竟,每個人都希望做對的事,並且把事情做對。若要找到這兩者的完美交集,請先瞭解這兩個詞各自的意義,以及您何時應專注於其中一種指標。

什麽是效率?

效率意指把事情做「對」——無論這意味要動作更快、以較少的資源完成工作、使用更少的預算完成大型專案,或以「更少」成就「更多」均是如此。

一般而言,有效率的團隊會:

  • 執行以流程驅動的專案

  • 建立資源管理計劃

  • 重視自動化

  • 以有限的資源取得成功

  • 專注於自己直接面對的工作

  • 以具體的指標測量進度

什麽是成效?

成效意指執行「對的」事—換句話說,就是促成商業價值、對公司目標造成重大影響的事。若要將目前的工作與更宏大的公司目標連結起來,現在很少團隊可以在此層面有成效。在最近一份對超過 6,000 名知識工作者的調查中發現,只有 26% 的員工表示他們非常清楚瞭解自己個別的工作與公司目標是如何相關,且只有 16% 的人表示他們的公司在目標的設定及溝通上具有相當的成效。

有成效的團隊知道如何成功的安排優先順序,以及將適當的資源集中用於重要的計劃。他們很明白自己的工作如何銜接至更大的公司策略及目標,並用這層認知來告知他人該執行什麼工作,以及要把資源集中用於何處。

一般而言,有成效的團隊會:

  • 以目標為導向

  • 投資於可獲得的成果

  • 專注於客戶或最終使用者

  • 將他們的工作與較大的格局相互連結

哪一件事較重要?

若要領導真正優秀的團隊,您既需要效率,也需要成效。有效率但成效不彰的團隊很快完成工作,但可能誤把錯誤的計劃擺在較高順位。相反地,有成效而無效率的團隊能把對的工作完成,但無法達到理想的速度。

試想一下您的銷售團隊正向新企業客戶做產品提案。IT 部門也參與了,且被要求從三個他們正在考慮佈署的產品中,針對每個產品進行提案和演示。視您團隊的效率、成效 (兩者皆無,或兩者皆有) 而定,以下說明各情境過程會如何發展:

  • 有效率但成效不彰: 團隊在短短三天內製作了一份簡報和演示素材,但當他們呈現素材時,潛在客戶卻因為內容著重錯誤的事項而感到不滿意。最終,這些簡報素材沒能針對客戶特定的公司需求提出重點,他們決定尋求其他方向解決問題。

  • 沒有效率但有成效: 團隊共同合作,製作了一份精美的演示素材和簡報,但卻耗費了兩週的時間。客戶對於隔了這麼久的時間才聽到您團隊的回覆感到不甚滿意。您又花費了好幾週進行協商以及提案。

  • 既無效率,又無成效: 團隊未能徹底建立銷售流程,因此沒人清楚誰在製作簡報或演示素材。最後,團隊儘管拼湊出一些內容,但卻未說到您產品的真正價值,也未向客戶說明您具競爭力的定位何在。他們決定尋求其他方向解決問題。

  • 既有效率又有成效: 團隊有既定、清楚的工作流程,在五天內製作了一份簡報和演示素材。接下來的一週,提案就獲得的令人滿意的結果:客戶決定選用您的產品!

改善成效如何能進一步提高效率

理想上,您會想要團隊既有效率又有成效。但您必須從某個起點開始著手。若試圖一次實施這兩種方法,您可能無法獲得理想的效果。因此,不妨先解決成效問題,再改善效率。

將成效視為首要之務,您就能確保團隊執行的計劃,將對重要的公司目標造成重大影響。接著一旦成效發展成為一套實務做法,您就能將其最佳化,以提高效率,亦即以較少的時間完成具有同樣成效的工作。

舉例來說,有一個創意和網頁設計團隊合作的跨部門專案。其目標是重新設計公司的首頁,以便更完善地說明公司的價值主張。一開始團隊成效不彰,也無效率。他們不清楚自己要說明的價值主張、這如何有益於客戶,也不清楚該在首頁著重宣傳哪些訊息。

團隊開始採取步驟解決成效不彰的問題,並且讓每個人資訊同步、取得共識。他們投資於工作管理平台來進行跨組織層級的資訊協調工作,並將個別計劃連結至較宏大的公司目標。隨著對大格局的策略有更深刻的瞭解,團隊就得以建置出色的首頁,完美呈現他們的公司並且為客戶提供最好的服務。

該團隊尚未達到最高的效率,不僅花費一段時間才讓專案開始運作,且審查流程也比理想值耗費更久的時間。然而由於專注於成效,他們確保自己的專案交付項目與公司目標一致。下一步就是要加快速度,提高效率。

打造一個既有效率又有成效的團隊

說到底,目標就是要幫助您的團隊變得既有效率又有成效。這麼做意味著您的團隊可以看到在看到大格局的同時,也優先強調速度和生產力。儘管第一步是要最大化成效,您仍可採取一些步驟,輔助團隊建立有效率且有成效的最佳做法。

1. 先將目標連結至每天的日常工作

若不瞭解自己的工作對公司目標有什麼影響,您的團隊就無法彰顯成效。務必讓他們清楚看見自己如何為您公司的使命和願景做出貢獻。要辦到這一點,最好的做法是使用工作管理工具。

工作管理有助您跨越組織的所有層級進行人員和工作協調,進而確保每個人都有他們所需要的資訊,完成最重要的工作。工作管理工具可避免任務和專案發生穀倉效應,幫助您拉近每日任務與較宏大公司宗旨兩者之間的落差。如此一來,您的團隊就能有效地執行優先任務,最大化商業價值,而不會將時間耗費於無關緊要的工作中。

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為確保優先執行正確工作,我們使用 OKR 來設定季度目標,以促成兩年目標之實現。在每週執行的節奏下,我們的團隊負責人需確保團隊執行的工作確實能促成這些目標。”
Figma 產品經理 Badrul Farooqi
閱讀:工作管理介紹

2. 提高跨職能可見度

有成效的團隊工作時不會發生穀倉現象。若要為您的團隊打好成功的基礎,請務必讓他們瞭解自己的工作與其他計劃、專案之間的相關性。當每個人都能看見誰在何時執行什麼工作時,團隊成員就能減少浪費在協調工作上面的時間,把更多時間留給更重要的專案。

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妥善進行專案管理和使用合適的工具可以帶來的優勢包括更清晰的權責、更佳的可視度和更強的洞察力。 ”
Autodesk 全球客戶活動部專案管理處主任 Joël St-Pierre

3. 投資自動化和整合

您的團隊一旦做事能有成效,就是時候提高效率了。要辦到這一點,有一個方法是透過商務流程自動化 (BPA) 將手動或重複的工作自動化。根據工作剖析索引,平均而言,知識工作者花費 60% 的時間在處理工作附帶事務 (如跑簽核流程、搜尋資訊) 或已經完成的重複工作。將 手動流程自動化,您就能讓團隊空出更多時間,運用於策略性、發揮技能的工作中。

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現在有了[自動化],我們在每個衝刺針對每 40-50 個客戶請求都能省去 2-6 個步驟,因為任務都自動新增至其他專案,順著流程的每個階段推動。”
GoSpotCheck 專業服務體驗總監 Josh Mitchell

除工作附帶事務外,知識工作者在應用程式間來回切換時,以及搜尋資訊時會失去寶貴的時間。研究顯示知識工作者每天會在 10 個應用程式間切換多至 25 次。商務工具往往無法互通,因此員工必須不斷在電子郵件、訊息平台、特定功能專用的工具,以及專案管理軟體間切換。與其如此,不妨找個方法整合最重要的商務工具,以便在同一處存取您的所有重要資訊。

您最喜愛的工具,皆在同一處

4. 找出可改善的空間

若要更有效率,您必須瞭解哪裡落後了。當工作逾期或團隊成員工作過度時,若能盡早確認這些壓力點,就能幫助您在必要時重新評估以及分配資源。

發展清楚的流程來標示並指出可改善的空間,可協助您的團隊變得積極主動,而非被動反應。這不僅提高效率 (因為您去除了不必要的工作),更有助團隊提高對您工作的理解而改善成效。

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過去有一段時間,我們創意團隊的標準做法就只是回應工作需求。但若沒有一套清楚的流程,我們絕對無法在工作上做出最好的發揮。”
Gear Patrol 藝術總監 Joe Tornatzky

至於您要如何辦到?請務必定期查核每個計劃的進度,並藉此分享專案進度及任何阻礙。請勿將這個工作安排成一個會議,而要在您工作的相同位置分享專案狀態報告,如此才能快速查看哪些工作落後了,並視需要重新調整。

告別效率與成效不彰;迎接嶄新作風

建立有效率又有成效的團隊需要時間。要辦到這一點,請先專注於成效,讓團隊清楚明瞭公司的目標和優先事項,進而賦予他們權能。接著則投資自動化、減少工作附帶事務,從而專注於效率之提升。想瞭解更多資訊嗎?立刻取得 12 個提高生產力的提示

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