什麼是 Business 版流程自動化？消除虛工的提示

正在尋找消除虛工的同時提升團隊效率的方法嗎？ 自動化可能就是您的答案。 將週期性任務自動化可以節省團隊時間，甚至有助於防止日常小錯誤。 在效率方面，沒有什麼比節省時間更有價值了。

在本文中，我們將介紹 Business 版自動化流程，包括什麼是自動化解決方案、實施您自己的系統的優點，以及您可以自動化的常見任務範例。 

什麼是 Business 版流程？

Business 版流程是一組有助於企業達成共同目標的活動。 在與自動化相關的情況下，Business 版流程通常是指由軟體工具執行的可重複任務。

Business 版流程可包括從開立發票到新員工到職、發薪等各種內容。 制定流程對於確保個別任務與共同目標保持一致至關重要。

什麼是 Business 版流程自動化？

商務流程自動化 (BPA) 是使用技術驅動的自動化來取代手動投入量，並更有效地完成 Business 版的重複性任務。 雖然這聽起來可能很複雜，但實施 BPA 是可行的，而且值得。 從本質上講，這是將任務委派給工具而非團隊成員的過程。 真正的訣竅是以最符合您 Business 版需求的方式實施該工具。

Business 版流程自動化通常著重於影響團隊生產力的關鍵核心流程。 

BPA 與 BPM 有何關聯？

Business 版自動化經常與Business 版流程管理 (BPM)混淆，這是有原因的。 畢竟，Business 版流程管理是各種自動化技術的總稱。

BPM 的定義是人們使用各種方法來發現、建模、分析、衡量、改進、最佳化和自動化 Business 版流程的學科。 這意味著 BPA 只是 BPM 的一小部分。

BPA 與 RPA 有何關聯？

儘管 BPA 和機器人流程自動化 (RPA) 很像，但兩者之間仍有一些差異。 BPM 是一種使用技術驅動自動化的整體方法，而 RPA 是一種使用軟體機器人和人工智慧的特定方法。

BPA 與 Business 版流程分析有何關聯？

Business 版流程分析是 BPA 的子集合，著重於分析業務流程。 它使用各種自動化方法來對應和瞭解現有方法。

在手動方法中，流程專家通常會訪談主題專家和使用者，以建立流程圖。 自動化方法使用流程挖掘、流程擷取和流程智慧等技術來建立類似的結果。 

您應該將哪些 Business 版流程自動化？

現在來到令人興奮的部分：BPA 解決方案。 您可以自動化哪些流程？ 實際上，您可以自動化的任務數量無限。 棘手的部分是知道如何做到這一點。 

最好從簡單的開始，慢慢地轉向更複雜的自動化流程。 組織自動化的常見任務包括專案交付項目、資料輸入、銷售訂單甚至薪資，所有這些都可以為您的團隊節省時間和金錢。 

以下是您可以使用 Business 版流程自動化進行自動化的一些最常見的任務。 

專案任務

您處理的大多數專案都會產生許多需要建立的手動任務，這些任務也稱為相依性。 有些團隊使用自動化來建立更好的待辦清單，而其他團隊則偏好使用工作流程看板或甘特圖等時間軸的方法。 無論您偏好哪種方法，自動化都可以協助建立這些任務，甚至在某些情況下完成任務。

您可以將自動化用於專案任務，以便：

• 將任務移動至正確的專案

• 將任務指派給合適的隊友

• 通知專案關係人專案相依性

• 設定並變更截止日期

• 在正確的時間交接工作

透過將管理專案計劃等虛工自動化，您可以自動指派團隊成員、輕鬆調整截止日期，並通知專案關係人變更。 

溝通

自動化溝通是簡化週期性任務的另一種方式。 從專案提醒到每週團隊更新，這些小而耗時的任務可以成為建立更智慧 Business 版流程的第一步。 

您可以使用自動化進行溝通，以便：

• 傳送專案提醒

• 傳送團隊更新

• 傳送會後紀要

• 傳送面向客戶的溝通

• 傳送購買後電子郵件系列

根據上述範例，您可以看到在尋求自動化溝通時，有各種各樣的功能，每種功能都可以協助內部和外部更新以及客戶支援。

資料輸入

大多數組織都將自動化視為完成資料輸入的手段。 這是一項重複且乏味的工作，而且非常耗時，通常需要每月或每週進行。 

您可以使用自動化進行資料輸入，以便：

• 減少重複資料

• 匯入表單

• 標記並防止資料不一致

• 將資料轉送給適當的專案關係人

• 儲存客戶資訊

除了這些功能之外，自動化資料輸入還能降低手動完成任務的營運成本。 

銷售訂單

有了正確的 CRM，自動化可以幫助收集和傳送客戶銷售訂單資訊。 這對於服務客戶和個人化行銷活動等多種原因都很有幫助。 

您可以使用銷售訂單自動化來：

• 服務客戶

• 個人化行銷活動

• 預測產品成功

• 追蹤市場趨勢

這些功能不僅可以為您的團隊節省時間，還可以幫助您的組織在市場上競爭，並協助制定未來的成長策略。

薪資

薪資是每個 Business 版的必要任務。 如果您仍在手動處理薪資，那麼您就錯過了自動化流程的好處。 與我們上面概述的其他 Business 版流程類似，自動化可以防止錯誤、建立更快的程序，並避免您在後台辦公室坐上幾個小時。 

您可以使用薪資自動化來：

• 提交薪資

• 建立薪資報告

• 向團隊成員提供薪資單

• 調整給薪休假的時數

• 協助員工報稅

• 變更開放註冊福利

如果您要自動化一項任務，那麼在考慮您可以從團隊中減少的工作量時，薪資是一個強有力的競爭者。 

潛在客戶培育

如果您擁有正確的技術，潛在客戶培育是另一個值得自動化的流程。 這可以是電子郵件計劃的形式，例如歡迎系列或重啟系列，或內容推廣，例如目標式廣告。 

您可以使用自動化來培養潛在客戶，以便：

• 建立行銷活動工作流程

• 與潛在客戶分享相關內容

• 傳送潛在客戶培育電子郵件

• 儲存個人化的潛在客戶資料

雖然有很多方法可以利用自動化潛在客戶培育，但請務必根據關鍵績效指標 (KPI)持續改進行銷活動。 您可以做的最糟糕的事情是設定一個活動並忘記它，因此請務必從過去的表現中持續成長。 

Business 版自動化範例

現在您已經瞭解了一些最常見的自動化任務，讓我們來看看 BPA 的實際使用案例。 一個好的計劃應同時考慮 Business 版使用者和客戶體驗。

以下是一些 Business 版流程自動化範例，可讓您更好地瞭解如何使用自動化。

範例 1：自動化專案任務

情境：您正在處理一個新專案，並注意到有一個任務逾期未完成。 您聯繫團隊成員以檢查任務的狀態，他們告訴您任務已完成，但他們忘記關閉其相依性。 因此，多個子依存項現在都已逾期。

解決方案：藉助自動化，您可以在截止日期臨近時設定任務提醒，而無需任何干預。 這將從一開始就防止任務超過其截止日期。 這也會節省您和專案關係人花費在討論和解決問題上的時間。 

範例 2：自動化團隊溝通

情境：您的營運主管要求您將其納入新產品發佈中，以便他們能夠隨時掌握最新資訊。 您安排了一次團隊會議，與團隊專案關係人一起審閱您的工作細目結構。 您查看了營運主管的行事曆，但他們在團隊其他成員的任何時間都無法參與。 

解決方案：透過自動化，您可以輕鬆將追蹤者新增至任務，以便他們隨時掌握專案變更和即將到來的截止日期。 他們不僅會自動收到通知，還可以調整自己的通知偏好，以便與對他們最重要的工作進行協調。 

Business 版流程自動化的優點

您可能會想，為什麼自動化在一開始就如此重要。 這是一個有效的問題，應在研究初期進行討論。 

BPA 可以提供以下優勢及更多功能：

• 提高效率

• 簡化流程

• 將營運標準化

除了這些優點，BPA 還能透過企業資源規劃 (ERP)和使用各種應用程式開發介面 (API)，引導您的組織獲得更高的整體商業智慧。 這兩種數位轉型系統都有助於簡化團隊的工作流程自動化。

一起來深入瞭解 Business 版自動化的每一個關鍵優勢。 

提升效率

BPA 最有益的結果之一是有助於提高效率，讓您的團隊有更多時間做到最好。 例如，您可以透過自動化專案關係人的每日日程提醒來節省時間並防止錯誤。 

這不僅提高了生產力，而且額外的空閒時間也有助於提高工作品質。 這是真正的雙贏。 

簡化流程

無論是大型企業還是小型企業，業務營運都可能很棘手。 這是因為有太多不同的流程。 從規劃和預算到人力資源和員工到職，幾乎每個企業的幕後都會發生許多重複性任務。 

在 BPA 的幫助下，您可以使用自動化來簡化流程，並使用機器學習來提升員工和客戶體驗。

將營運標準化

除了簡化業務營運中的任務外，Business 版還可以幫助您的團隊將其標準化。 有多種方法可以實現這一目標，包括將資訊自動傳送給專案關係人。 

這對於維持每個內部流程的一致性非常重要。 這樣做可以將錯誤和虛工降至最低，並明確組織方向。 

Business 版流程自動化軟體

為了建立有效的 Business 版流程，您首先需要使用正確的自動化軟體。 一個好的流程自動化工具應該能夠讓您建立自訂工作流程、快速交付成果，並在需要時輕鬆進行變更。 

雖然有許多功能可以增強組織的技術智慧，但其中有幾個功能最為突出。 

您的工具應能夠：

• 精簡工作流程

• 將工作可視化 

• 確保資料安全

• 提供簡單的使用者介面

• 設定優先順序和日期

• 建立自訂步驟

• 減少虛工

所有這些功能不僅有助於建立可靠的工作流程，還能減少瓶頸。 雖然它們目前看起來很小，但隨著時間的推移，它們會積累起來，導致效率問題。 幸運的是，有了正確的 BPA 軟體，您就能做好準備。

使用 Business 版自動化功能簡化您的工作流程

Business 版流程自動化是建立更高效團隊的關鍵。 從發現效率低下到防止人為錯誤，這一切都始於自動化。 從到職流程到客戶滿意度，它可以改善一切。