建立有效員工到職流程的 4 個步驟

您已投入時間和資源來招聘最佳候選人，現在是時候透過結構化的員工到職流程幫助他們取得成功了。 

員工到職不僅僅是新工作的訓練期。 若能正確完成，就能縮短上手時間，並使新員工能夠學習和成長，以便他們能夠更快地發揮影響力。

以下介紹其運作方式。 

什麼是員工到職流程？

員工到職流程是一種結構化的方法，用於歡迎新員工加入您的團隊，並讓他們快速上手。 在到職期間，員工會瞭解您的組織及其文化、認識隊友、與跨職能合作夥伴會面，並學習其角色所需的工具和資訊。 

結構化的到職流程會列出每位新員工所需的步驟，以便您確保所有新員工都能在正確的時間獲得正確的資訊。 它為新員工提供標準化的體驗、用於其到職的資訊存放庫，以及介紹和培訓的時間軸，以便新員工瞭解他們在前幾週和幾個月內的預期。

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有效的到職流程如何使您的團隊受益

有效的到職計劃有助於新團隊成員感受到歡迎和學習的力量。 它還能提高生產力和工作滿意度，鼓勵優秀人才在您的公司留任更長時間。 事實上，Brandon Hall Group的研究顯示，員工到職可以將留任率提高 82%。 然而，只有12% 的員工非常同意他們的組織在新員工到職方面做得很好。 

以下是建立有效到職體驗有助於縮小這一差距的方式。 

提升參與度和當責

為了讓新員工取得成功，他們需要知道自己的目標以及其工作的重要性。 在到職期間，領導者有機會透過具體目標、回饋機會和開放式溝通來闡明這些事情。 

以下是領導者如何為新進員工的成功做好準備： 

• 使用目標設定明確的期望。 設定目標，為團隊成員提供成功的明確定義和衡量其進度的指標。 例如，您可以設定新進員工在前30、60 和 90 天內應完成的目標。 這些可以是較小的短期目標，例如他們應該在前幾週內完成的訓練。 稍後，您可以與新員工跟進，為他們的第一年工作設定可衡量的長期目標。 確保您設定的每個目標都是SMART 目標，即具體、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制。 

• 透過回饋建立信任。 有效的回饋對於工作空間溝通和員工參與度至關重要，因為它有助於人們成長和改進。 徵求新進員工的回饋，鼓勵他們提出需求，並表明您重視他們的意見。 相反，提供回饋有助於新同事學習並在其角色中感到安全，因為他們可以相信，如果他們做錯了什麼，您會告訴他們。  

• 為新進員工指派導師或到職夥伴。 導師會定期與您的新員工會面，通常是他們團隊中的同儕，換句話說，導師是新員工可以與經理以外的人交談的人，因此他們可以在低壓力環境中提出問題。 在到職期間指派導師也可以鼓勵人們在您的團隊中待更長時間。 根據 Randstad 的一項案例研究，參與導師計劃的員工離職率降低了 49%，此外，每位參與者每年可為公司節省 3,000 美元。 

• 具體說明團隊的溝通方式。 這對虛擬團隊和遠距員工尤其重要，因為新進員工不在辦公室時，更難提出問題。 建立並分享溝通計劃，概述針對特定問題應與誰交談、應使用哪些溝通工具、團隊成員應多長時間溝通一次狀態更新和專案詳細資料，以及哪些情況需要面對面 (或虛擬) 會議而非非同步溝通。 針對 Slack 等即時通訊應用程式設定期望也很有幫助，例如，您可以強調團隊成員無需立即回覆訊息。 

這讓新進員工有時間學習

開始新工作時，有很多事情需要考慮。 新員工需要學習新技能、探索公司流程、瞭解其工作職責，並弄清楚如何與跨職能夥伴進行協作。 結構化的到職體驗讓他們有時間吸收所有這些新資訊，以便在工作量增加時為成功做好準備。

以下是您在到職期間優先進行學習的方法： 

• 讓您的到職流程至少持續三個月。 招聘經理和人力資源部 (HR) 專業人員在新員工到職上所花費的時間通常少於一個月。 但這樣一來，新員工就沒有時間對自己的角色充滿信心。 理想情況下，到職流程應持續三到六個月，以便新員工逐漸上手。 研究表明，擁有強大到職流程的組織可將生產力提高 70%，員工留任率提高 82%，因此您可能需要在入職後的前三個月繼續尋找和提供學習機會。 這將有助於新員工深入瞭解您的公司和團隊。

• 給予新員工非結構化的時間。 與其安排連續的培訓課程，不如為新團隊成員留出閱讀資訊和自行探索的空間。 這在最初的幾週內尤其重要，因為員工對公司流程還不熟悉。 估算新員工閱讀您提供的所有材料所需的時間，然後增加額外的緩衝時間，以便他們可以休息並吸收資訊。

• 讓資訊易於存取。 由於新進人員在到職期間有額外的時間閱讀專案材料和文件，因此應該要讓他們能夠輕鬆找到資訊。 與團隊成員分享個別檔案以供閱讀是很耗時的，而且幾乎不可能彙整出一份全面的資源清單。 這就是Asana這類工作管理計劃可以提供幫助的地方。 當您在 Asana 中分享專案時，團隊成員可以查看所有相關任務、文件和貢獻者，並探索他們可能感興趣的其他相關專案。

它建立了一種正向的文化

組織文化由公司內的所有規範、最佳作法、理念和共同價值觀組成。 投資於優秀的文化對每個人都有益，這不僅有助於團隊成員感受到支持，還能鼓勵他們成長並創造出最好的工作成果。

出色的文化始於良好的第一印象。 以下是如何使用新員工到職計劃來建立積極的工作環境： 

• 傳達您的核心公司價值觀。 價值觀描述了團隊新成員可以期待獲得怎樣的對待，並為員工提供了相互尊重的協作準則。 例如， Asana 的一些價值觀包括真誠、給予和承擔責任，以及練習正念。  

• 為多元性、包容性及歸屬感設定標準。  每位團隊成員都應該感受到歸屬感。 例如，您可以在所有新員工的到職流程中納入多元性、包容性和歸屬感學習課程，以便瞭解您的公司標準和員工資源群組。 此外，讓新員工瞭解任何特殊活動，讓團隊成員可以坦率地討論他們在身分和工作空間挑戰方面的經驗。  

建立有效到職流程的 4 個步驟

一開始，建立出色的到職計劃可能會令人卻步。 幸運的是，您不必重新造車。 無論您是要建立現有的公司流程，還是使用員工到職範本來快速啟動流程，都請查看以下四個步驟，以便有效地引導團隊成員。 以下說明如何進行： 

1. 確定新進員工需要了解的內容

從本質上講，到職就是學習。 這意味著確定新員工需要瞭解哪些角色，以便確保他們獲得所需的資訊和訓練。 不要只考慮硬技能，這也可能包括公司文化和價值觀、團隊結構以及員工如何提供和接收回饋等詳細資料。 

請嘗試將關鍵資訊分為兩個部分：所有新員工都應該知道的詳細資訊，以及新員工的角色或職位描述的特定內容。 例如，所有新員工都應該了解您的公司文化，但只有工程師需要了解您公司的開發堆疊。 

不知道從何著手嗎？ 以下是幾個可以協助您著手進行的範例。 

針對所有新員工

• 公司文化和價值觀，例如新員工可以期待獲得怎樣的待遇，以及您的組織如何營造良好的員工體驗，讓每個人都感到受歡迎。 

• 公司政策和流程，例如年度審核週期的進行方式以及員工應如何申請休假。 如果您有員工手冊，這是分享此資訊的絕佳方式。

• 團隊流程，例如團隊彼此溝通的方式以及不同團隊會議的目的。 

• 團隊結構和職責，以便新員工知道遇到特定問題或疑問時該聯絡誰。 

針對特定角色

• 工作技能。 例如，設計師可能需要瞭解公司網站的外觀和風格。 

• 工具。 例如，客戶經理可能需要瞭解如何在 CRM 工具中管理潛在客戶。 

• 特定於角色的流程。 例如，IT 經理應該學習如何下單更換電腦。  

• 個人職責和期望。 例如，團隊負責人的職責和期望與入門級個人貢獻者的職責和期望不同。 

2. 概述後勤需求

接下來，確定需要在新員工開始日期或之前完成的後勤任務。 這通常是您、新員工、人力資源和 IT 部門的任務組合。 例如，這可能包括： 

• 技術設定。 例如，為新進員工申請和設定電腦。 

• 辦公室存取權限，例如建立新員工存取權限徽章。 

• 設定實體工作空間。 這可能意味著預留辦公室、辦公桌空間或提供福利，以便新員工購買首頁辦公設備。 

• 人力資源部 (HR) 任務，例如設定福利和直接存款。 

• 工具存取權限。 例如，您可能需要建立帳戶，以便新員工可以存取線上工具和團隊軟體。 

• 必要的安全和隱私訓練。 

請記住，您的公司可能已經針對部分或所有這些要求制定了流程。 第一步，請與您的 IT 和人力資源部 (HR) 部門聯絡，瞭解新員工的哪些事項會自動處理，以及您需要推動哪些事項。 

3. 確定新員工應該與誰會面

新員工到職流程的一部分是與他們將定期合作的同事和跨職能合作夥伴會面。 作為經理，您可以幫助新員工在到職期間建立正確的聯繫，以便他們清楚自己應該與誰合作進行哪些專案。 列出新員工在入職的前幾週應該會面的所有人員清單，之後您可以使用此資訊安排介紹會議。

如果您選擇為新員工指派導師，現在是時候指定該人員了。 您的新進員工的導師應該是他們定期見面的第一人。 他們的導師也可能會建議他們在最初幾週應該與誰見面。

最重要的是，請確保您的新員工有專門的時間與其他團隊成員會面。 這可以包括團隊活動，例如第一天的團隊午餐，以及與每位新隊友的一對一交流時間。 

4. 建立到職時間軸

現在，是時候將所有內容整合在一起，並建立一個到職時間軸了。 到職時間軸列出了新員工到職流程中每個步驟的進行時間，以便新員工從第一天開始就有清晰的工作流程可遵循。 您的時間軸應該解決以下問題： 

• 到職流程何時開始？ 您可能需要在員工入職前一天開始進行到職的後勤工作，例如取得其直接存款和稅務資訊、設定其設備，以及傳送來自團隊的個人歡迎訊息。 

• 到職流程將持續多久？ 由於您已經列出了新員工需要掌握的所有資訊和技能，因此您應該對他們需要多長時間才能跟上進度有大致的瞭解。 請記得留出充足的緩衝時間，以便他們可以休息並處理所有新資訊。 向新員工傳達到職流程的長度也很重要，以便他們瞭解應該在每個任務上花費多少時間。 請記住，這並非一成不變，您可以隨時根據新員工的學習速度調整到職速度。 

• 何時應安排培訓課程以傳遞關鍵資訊？ 例如，您可能需要在第一週安排有關公司流程的高階員工導向會議，並在第二週和第三週進行技能訓練。 

• 新進員工何時需要學習並開始使用特定技能？ 請嘗試將技能訓練課程安排在新員工實際將這些技能付諸實踐的時間。 這樣，他們就有機會鞏固理解並提出培訓期間未解決的問題。 

• 新進員工應該與誰見面，以及何時見面？ 例如，他們可能會在第一週每天與導師聯絡，並在第二週或第三週與跨職能專案關係人會面。 

• 新進人員應在第一天、第一週、第一個月等達成哪些目標？ 這些應該是對新員工應在何時完成何事的明確期望。 例如，您團隊中的新招聘人員可能會設定一個目標，即在第一個月與同儕一起跟隨招聘流程。 請記住，目標是一個起點，您仍然可以與新員工合作，根據需要調整目標。 

• 您什麼時候會與新員工會面，以提供和接收回饋？ 這可以包括非正式的狀況確認，以瞭解進展情況以及可以改進的地方，以及在新員工入職的第一個月或 100 天結束時進行更結構化的回饋會議。 

新進員工核對清單範例

到職核對清單是一種有用的工具，可確保您的到職流程包含為新員工取得成功所需的所有步驟。 這可以是您到職時間軸的版本，將個別任務分組到新員工的第一天、第一週、第一個月等區段中。 

使用 Asana 這樣的工作管理軟體，有助於使您的到職核對清單可執行。 例如，您可以建立帶有相關資訊連結和特定截止日期的任務，然後將其指派給自己、IT 和人力資源部 (HR) 團隊或新員工完成。 您還可以使用自動化，在正確的時間將正確的任務立即指派給專案關係人，從而簡化到職流程。 這樣，您的核對清單就不僅僅是一份靜態文件，而是一種活的資源，您和新員工可以一起使用並完成。  

讓新員工更快上手

透過這些步驟，您可以放心地引導新團隊成員到職。 花時間建立成功的到職流程，不僅有助於員工在新角色中取得成功，還有助於他們運用所有技能、資訊和人脈，從而產生影響力。 

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