流程文件:附帶範例的終極解說

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaAugust 19th, 2021
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摘要

流程文件是會持續變更的內部文件,詳細描述要啟動一個新流程所需要的任務和步驟。瞭解如何建立流程文件,以及在團隊實施流程文件的優點。

想要執行新流程,但不確定從何下手嗎?放心交給我們。流程文件詳細說明一個流程要如何執行。它闡述要完成一個任務自始至終所需要的確切步驟。

建立詳細的文件能夠依照流程目標協調團隊工作,並促進組織實現明晰度。身為團隊主管,您有機會定義最適合團隊的領域和職能,包括明辨流程的界線,乃至於用文件記錄流程的步驟。

我們一起看看流程文件的宗旨何在、如何建立一個流程文件 (附帶範例),以及在團隊實施流程文件的優點。 

什麽是流程文件?

流程文件是會持續更改的內部文件,詳細描述要啟動一個新流程所需要的任務和步驟。

無論是簡單如新進人員到職培訓,或是如變更團隊結構這類較大的目標,妥善地透過文件記錄和追蹤新流程的整個流程,都非常重要。

您也可以建立流程文件來簡化現有流程。您可能會很訝異地發現組織裡竟然已有眾多流程,包括部署新工具,甚至是面對客戶的溝通,都有流程存在。

除了讓團隊保持同步、流程文件還能當作團隊成員的藍圖,以利闡明建立新流程需要哪些步驟。此外,也能消弭團隊成員間的疑惑,當作可以回來參考的輔助資源,以便從中瞭解任務該如何完成。  

流程文件與流程圖繪製

儘管這兩個詞聽起來很像,流程文件和流程圖繪製之間確有一些關鍵的差異。 

兩者主要的差異在於系統的配置。流程文件著重於建立書面文件,藉此闡述關鍵細節,而流程圖繪製則著重以視覺方式呈現流程。儘管流程文件確實會包含視覺化的圖案,但與流程圖深入的圖解仍有相當大的不同。

如何建立流程文件

從最初的範疇,到測試和審校,共有八個必須依循的步驟,方能建立流程文件。

如何建立流程文件

各階段旨在正式記錄流程的許多步驟,讓團隊始終保有共識並能清楚溝通。我們會說明這八個步驟,並強調您必須納入流程文件的關鍵元素。 

1. 確立初始流程的範疇

專案經理必須在第一個步驟確立初始資訊的範疇,並根據目標、時間軸和優先順序建立簡要描述。這會是在商業計劃書中透過目標審核及紀錄來達成。 

在確立流程的範疇時,應包含下列元素:

  • 關鍵目標:思考您想透過流程達到哪些關鍵績效指標或商業目標。

  • 專案關係人:儘管您可能還不知道具體是哪些人,仍應思考哪些團隊將會一起合作。 

  • 時間軸:您可以利用關鍵路徑法預估流程的範疇和完成的時間軸。

  • 優先順序:相較於團隊正在執行的其他專案和目標,判斷實施此流程的重要性如何。

這些因素有助專案關係人和主管團隊清楚掌握全局,並快速瞭解已制定的流程。 

2. 定義流程的界線

有了初始流程資訊後,就能接著定義界線。如欲定義界線,請找出各團隊完成的不同任務,再概述流程的哪些部分適用於各個不同的團隊。應思考流程在何處開始、何處結束,以及影響哪些人。 

定義界線有助於在準備好實施新流程時,確立清楚的任務準則。例如,若您想要透過流程自動化來減少虛工,就要在界線的定義中指定由 IT 團隊觸發流程,並由營運團隊完成流程。 

藉由 Asana 將工作自動化

3. 定義流程的輸入項和輸出項

在第三個步驟中,必須明辨輸入項和輸出項。

  • 流程輸入項是要完成一個流程所需要的資源。 

  • 流程輸出項是您希望在流程結束時達成的結果。

您可以檢視初始專案目標並選擇具體可衡量的指標,藉此決定輸出項。例如,若您的目標是減少耗費在虛工的時間,其中一個輸出項就可能是將任務提醒自動化。在同一個範例中,輸入項則可能是實作工作管理工具。 

決定輸入項和輸出項後,您就能接著分解各項目標,使之成為後續的更小步驟。

4. 確立流程步驟

您既已透過流程輸入項和輸出項收集了必要資訊,就可開始將流程計劃分解成較小的步驟了。這一步可以獨立完成,也可以透過腦力激盪會談方式完成。 

開始時應先檢視流程的起始點,換言之,就是觸發流程界線的元素。有些情況下,會有必須完成的依存項,流程才能開始啟動。例如,若要將任務提醒自動化,則必須先建立任務。 

決定由哪些元素觸發流程的開始和結束後,請用清單按照順序列出每個流程步驟。若需要多個任務,則在該步驟內列出每個任務。盡可能讓步驟愈簡單愈好,並將焦點擺在只獲取流程的關鍵部分。 

將每個步驟分解成更小的元素,以便指派給個別專案關係人。下一步是為每個步驟分派責任。

5. 與專案關係人建立聯繫

步驟安排妥當後,就可以分解每個任務,並指派給負責各任務的人員。將詳細資訊納入文件中的每個任務是個不錯的做法,例如:交付項目和時間軸。這樣一來,不僅實現明晰度,也能簡化溝通。

如需針對較複雜的專案提供額外的任務背景資訊或情境資訊,可以考慮與團隊召開會議,或告知他們該到何處取得所需資訊。這可能包括要完成交付項目所需要的法務知識或品牌準則。 

6. 建構流程的基本流程圖

接著就來到有趣的部分了:以視覺方式呈現您的流程。一個簡單的做法是藉助基本流程圖。基於您文件所記錄的流程類型,基本流程圖應該都能夠以容易理解的方式實現明晰度。此外,您也能夠得益於工作流程管理工具,在過程中追蹤目標和任務。 

若要建立基本流程圖,您手邊必須整理出流程步驟、輸入項和輸出項,以及指派的專案關係人等資訊。接著,您只要按照先後順序整齊地載明各個步驟即可。

以下是為您提供靈感的流程文件基本流程圖範例:

如何建立流程的基本流程圖

如您所見,每個步驟都有對應的輸入和輸出。以視覺化方式在基本流程圖中呈現這些步驟,就能輕易瞭解您可以預期哪些資源和結果。您也可以將泳道圖增加至流程圖中,以便歸類誰獲得指派何任務。對於複雜流程而言,這樣做特別有幫助。

儘管每個流程看起來都略有不同,但重點是按照順序將步驟相互連結,在一開始就提供最重要的資訊。

7. 註記流程的例外情況

用文件記錄了視覺方式呈現的流程後,應註記團隊可能遇到的任何例外情況。會有這些例外是因為並非每個流程都按照完全相同的路徑前進。

例如,上述工作流程的一個例外,是有些任務可能基於工作的複雜程度而不需要審查。這種情況下,建議註記不需要核准的情境有哪些。此外,還應納入團隊該採取何步驟才能因應這類的例外情況。 

8. 測試流程

流程文件生命週期的最後一個步驟,是測試該流程以確保運作順利。測試時,應找出何處會出現問題或可能存在風險之處,並即時予以修正。此時是微調新流程的契機,所以,請做出任何必要的變更,盡可能使流程得以運作順利。 

透過提問來發現任何窒礙難行之處:

  • 流程文件是否解決了一開始您想解決的問題? 

  • 是否需要實施更大的變更,才能讓流程獲得最佳運作? 

一旦梳理了窒礙難行之處,應判斷流程的成效。把握此機會微調您的流程,盡可能使它運作順利。 

此外,您還可以關閉任何開啟的流程任務,並將資訊儲存在共用空間,以便稍後有需要時予以審查。

流程文件的優點

無論您建立的是深入且複雜的流程,抑或堅持採取分享的大綱形式,當下立刻將資訊記錄在文件中,能夠預防工作最後因被問題波及而脫序。

流程文件的優點

舉凡預防錯誤,乃至於強化資源配置、提高效率,流程文件均有以下四個重要的優點:

預防錯誤發生

商業流程文件是透過主動概述流程的各個步驟,來預防錯誤發生。您可以分析步驟的成效,在執行工作的期間進行變更。 

主動記錄您的流程,您就能預防下列事項:

  • 缺乏溝通:若沒有妥善的文件記錄,溝通的內容就可能四散各處,進而帶來更多工作附帶事務。

  • 遺漏流程步驟:若沒有詳細載明的步驟,任務可能令人困惑或輕忽,進而導致流程效率不佳。

  • 目標和輸出項不清楚:若不瞭解特定流程的目的,團隊成員可能會不清楚交付項目或優先事項。

流程文件生命週期會分析錯誤,並提供您一個系統,以便在整個流程生命週期當中持續監控潛在瓶頸。您因而有機會修改或去除不必要的步驟。 

減少虛工

正確的流程文件能減少徒勞無功的情況,並減少耗費在工作附帶事務的時間,因為打從一開始就已搭配視覺圖表呈現了資訊。  

流程文件去除的常見阻礙包括:

  • 頻繁召開的會議:流程文件能夠詳述必要的資訊,因而省掉開會的麻煩。成效不彰的會議既浪費時間,又甚至可能在某些情況下增加令人混淆之處. 

  • 重工:當工作是一開始就系統性地加以組織時,發生重工的可能性就會比較低。 

  • 紊亂的溝通:儲存在各個不同位置的資訊,可能會導致紊亂的溝通。 

減少這些錯誤有助您的團隊提高生產力,並專注於手上的工作。您也可以更進一步實施商業流程自動化,以便消除其他徒勞無功的情況。

簡化資源之配置

 流程文件可將資訊組織成清楚的步驟,並將步驟與所需資源相連結,從而簡化資源之配置。 

這樣一來,可確保資源:

  • 使用方式正確:團隊知道該用哪些資源時,就能正確並有效率的使用資源。 

  • 連結至正確的步驟:將資源連結至任務後,就很清楚應如何、應在何時使用資源。

  • 產出期望的成果:當資源獲得適當配置時,就能應用在原本預期的目的。

由於資源誤用可能導致超支,因此正確地規畫配置很重要,如此一來團隊才能取得必要的資源,做好準備。

強化溝通

在共用工具中存放溝通內容能夠預防未來發生流程相關的問題。這樣做有助所有專案關係人存取共用的事實來源,並且可隨時查看此資訊。  

強化溝通後,將有助:

  • 第一次就把工作正確地完成:清楚的溝通可減少混淆和工作品質不佳的風險。

  • 提供清楚的流程知識:溝通能夠讓團隊隨時掌握新流程的各項變動。 

  • 強化流程圖及標準作業程序:溝通能夠闡明資訊,確保流程圖和程序均與原始的流程目標一致。

團隊溝通是否順暢,可能決定了是擁有一個不錯的流程,還是一個卓越的流程,因此務必事前進行頻繁溝通,從而實現明晰度。

透過流程文件加快流程的速度

流程文件有助流程改善獲得最佳化,並為後續出現的不同流程打好基礎。透過文件記錄的流程有助預防效率不佳和瓶頸,同時還能讓團隊成員為未來專案的成功,做好完善的準備。 

透過工作流程管理軟體協助團隊簡化流程,進一步提高流程文件的效益。 

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