什麼是資源分配？瞭解如何分配資源
摘要
專案經理和團隊可能難以做出平衡的資源分配決策，通常會選擇過多或過少。 但駕馭這種微妙平衡的關鍵是持續調整和對專案需求的即時回應。 這種方法可確保資源得到最佳利用，防止過剩和不足，並精準有效地引導專案成功。
當您想到專案規劃中最重要的元素時，您會想到什麼？ 您可能會想到專案的主要目標、實現這些目標的時間軸，以及您可以在專案中完成的範疇。
但實現這些元素中的任何一個都取決於一件事：專案可用的資源。
在專案管理中，資源分配有助於確保您的專案團隊擁有資產 (無論是預算、工具還是團隊成員)，以實現專案目標。 有效分配資源可以幫助您在預算範圍內按時實現專案目標。
如果您從未建立過資源配置計劃，本文就是為您準備的。 我們將引導您完成五個步驟，以便有效分配資源。 然後，預覽常見的資源分配挑戰，以及您可以採取哪些措施來應對這些挑戰。
什麼是資源分配？
資源分配是識別和分配可用資源給計劃的過程。 有效分配資源有助於最大限度地發揮專案資源的影響力，同時仍能支持團隊的目標。 若要建立資源分配計劃，請確定完成專案交付項目所需的正確資源，包括團隊成員、工具、預算等。
建立資源配置計劃範本什麼是資源？
資源是指任何有助於您完成專案的事物。 這可能包括：
團隊成員
預算
專案時間軸
構想、智慧財產權或特定技能組合
設備
工具或軟體
減少工作附帶事務的自動化流程
誰負責分配資源？
負責資源分配的人員會因組織規模而異，但通常是負責專案決策的個人。 對於較小的公司，專案經理或團隊負責人通常會管理預算、資源排程和專案工作。
而在較大的公司中，專案經理和專案預算所有者通常是不同的人。 因此，在分配資源之前，您可能需要獲得重要專案關係人或專案贊助者的核准。
如果您不確定誰應該分配資源，請問自己這兩個問題，並確定誰最適合回答這些問題：
預算是什麼，誰負責核准？ 您需要為工具、技術、自由職業者和設備預留預算。
團隊的優先事項是什麼？誰有時間參與這項計劃？ 在分配人力資源之前，請考慮每位團隊成員的工作量和優先順序。 您如何幫助團隊成員做到最好，並產生最大的影響？
如果您不確定每個人的工作內容，請使用工作負荷管理工具來檢視團隊成員的工作量，提前處理即將到來的專案，並在過勞發生之前發現它。
資源分配的優點
有效的資源分配不僅僅是一項任務，而是一種策略方法，可透過確保有效且明智地使用資源來改善專案管理。 這有助於更好地將任務與可用資源對應，使工作流程更順暢，並更有效地處理專案限制。
因此，專案更有可能在預算內按時完成，並達到所需的品質標準，從而直接促進專案的整體成功。
簡化工作流程：適當分配資源可簡化工作流程。 這可確保專案的每個階段都符合必要的專案要求，從而減少延誤並提高效率。
減輕瓶頸：透過預測和規劃資源使用情況，可以在瓶頸影響專案時間軸之前識別並減輕瓶頸。 這種主動方法可維持專案進展順利，從而提高客戶滿意度。
簡化專案管理：將儀表板的使用與自動化相結合，超越了試算表等傳統方法。 儀表板提供資源分配和利用率的視覺化和直觀概觀，而自動化則簡化了追蹤和分配流程。 這種組合提高了整體專案管理效率，允許即時調整和更明智的決策。
資源最佳化：精心設計的資源分配策略是專案成功的關鍵。 它確保在最需要的地方使用最佳資源，與專案的目標和時間軸保持一致。 透過最佳利用物理和人力資源，專案更有可能實現其目標並滿足客戶的期望。
如何有效分配資源
有效的分配策略可確定專案的目標和優先順序，並收集資源以滿足您在整個專案生命週期中的需求。 資源分配應在專案早期階段進行考量，理想情況下，應在專案規劃階段進行資源分配。
建立資源配置計劃範本1. 從預期結果開始
為了瞭解專案的優先順序、其重要性以及應如何分配資源，您首先需要概述專案的目標。 這是任何專案的第一步。 專案目標是您計劃在專案結束時實現的可實現、有時間限制的具體目標。
若您尚未這麼做，請先釐清：
專案的主要目標和目的
專案的關鍵交付項目
相關里程碑
高階時間軸或專案藍圖
2. 識別可用的資源
在資源分配中，資源是指任何有助於您實現專案目標的事物。 根據專案的需求，這包括專案團隊以及達成專案交付項目所需的任何工具、預算、設備或技能。
在實際分配資源之前，請先瞭解可用的資源。 有幾個相依性需要注意，包括：
這個專案的優先順序等級是什麼？ 這會影響其資源分配方式。 這是一個有助於公司 OKR的全員參與專案，還是一個較低優先順序的計劃？ 為專案優先順序制定內部層級系統，以指導您如何為每個專案配置人員。
誰可以執行此專案？ 查看您的團隊的工作量，以瞭解他們正在進行的工作。 如果此專案比他們目前的工作更重要，請嘗試資源平衡。 看看您是否可以降低優先順序或重新安排時間，以便適應這項新的工作。
可使用的預算是多少、工具是什麼？ 這個專案有預算嗎？ 為了完成這項工作，您是否需要投資或開發其他工具？
我們需要哪些額外資源？ 您是否需要任何跨職能團隊成員參與此專案？ 或者，您是否需要非常獨特的技能或新設備等非常規資源才能使此專案取得成功？
誰需要核准這項資源分配計劃？ 如果負責預算、工具或團隊工作負荷的人並非您本人，請與他們確認，確保此資源配置計劃可行。 在資源分配過程中，是否還有其他專案關係人需要參與其中？
3. 定義您的專案範疇
若要確定新專案的範疇，您首先需要瞭解專案的目標、期限和專案交付項目。 這有助於您瞭解專案需求，以便在預算範圍內按時達成目標。
明確的專案範疇還有助於避免範疇潛變，即當請求和交付項目超出預先設定的專案範疇時會發生的情況。
請閱讀：用 8 個步驟定義專案範疇之快速指南4. 建立並分享專案計劃
現在您已經對可用資源有了瞭解，請將這些資訊呈現給更大的團隊。 邀請您的專案團隊參加專案啟動會議，並分享：
使用工作管理軟體追蹤所有這些工作。 對於您的專案團隊而言，瞭解此專案可用的資源非常重要，同時也必須擁有此資訊的集中的事實來源，以防資訊發生變更。 藉助集中式工作管理系統，您可以釐清專案優先順序，以便每個人都能瞭解工作的背景脈絡。 這樣，如果確實有變化，您可以根據影響最大的工作重新安排優先順序。
5. 監控專案進度
一旦專案開始進行，請監控專案進度，以防發生任何意外的資源分配變化。 無論您的專案計劃得多麼周全，事情都可能會發生變化。 團隊成員去度假、客戶可能延遲回覆您，或者您的 Business 版目標可能會發生變化。 即時追蹤專案進度，以便在必要時進行調整。
建立資源配置計劃範本常見的資源分配挑戰
若做得對，資源分配可以幫助您實現目標、提升影響力並最大限度地利用資源。 您會隨著進展更好地分配資源，但如果您才剛開始，以下是一些常見的挑戰，以及如何避免這些挑戰。
過勞和過度分配
資源分配過程中最大的挑戰之一是避免工作過度和過勞。 如果無法清楚掌握工作負荷，尤其是跨多個專案的工作負荷，就很容易無意中將資源過度分配給特定專案。 長期過度工作會導致生產力、參與度和整體專案績效下降。
為了避免過勞，請嘗試進行工作量規劃，以評估工作量分配情況，並確保有效分配資源以滿足專案需求。 您還可以使用資源管理軟體來維持工作負荷平衡，並確保團隊成員不會不堪重負。 由於 2020 年有71% 的知識工作者經歷過勞，有效監控工作負荷對於長期專案成功至關重要。
資源相依性
專案成功通常取決於多個變動部分，但意外變化可能會破壞最好的計劃。 如果關鍵任務延遲，可能會造成瓶頸並影響相關工作。
使用專案管理軟體，您可以即時追蹤相依性，及早發現潛在的短缺和延誤，並根據需要調整資源。 這種類型的自動化有助於避免最後一刻的意外，並使專案進展順利。
資源利用率低
許多團隊成員將一天中的大部分時間花在行政任務上，例如搜尋檔案、尋求核准，以及在工具之間切換，從而幾乎沒有時間進行策略規劃。 資源利用率衡量團隊將時間有效地用於提高獲利能力的工作。
最大化資源並不是要更努力工作，而是要更聰明地工作。 優先處理高影響力的任務並減少不必要的行政工作，可讓團隊成員專注於真正重要的事情。 利用資源管理工具有助於簡化工作流程並提高效率。
閱讀：為何社會性懈怠更關乎的是明晰（度），而不是生產力有效資源分配的提示
許多剛開始做出資源配置決策的團隊，往往難以識別和部署最佳資源，以便簡化營運並使專案保持在關鍵路徑上。 這可能會導致瓶頸和挫折，從而危及專案的成功。
請遵循以下關鍵策略，以簡化營運並最佳化您的資源分配流程：
1. 根據資源可用性調整位置
考慮地理需求和資源可用性，明智地選擇專案地點，為您的團隊奠定成功的基礎。
透過在當地採購材料來簡化物流，這有助於縮短運輸時間並降低成本。
密切關注供應鏈動態，以微調您的資源分配策略，並提前應對潛在挑戰。
2. 利用自動化和專案管理工具
讓資源管理軟體根據團隊的工作負荷和專業知識自動化任務指派，從而完成繁重的工作。
引入適當的資源排程和調整工具，以維持工作順暢進行。 透過即時更新材料供應情況，您始終可以瞭解手頭上的資源，並避免意外短缺。
透過將會拖慢您進度的例行流程自動化，將更多時間花在真正重要的事情上，即專案成功和客戶滿意度。
3. 使用即時資料推動決策
使用儀表板和專案管理軟體來關注關鍵指標，並即時調整您的資源分配策略。
利用工作細目結構的深入解析，預先應對延遲，並將資源轉移到最需要的地方。
隨著專案需求的發展調整計劃，充分利用您的資源，這將有助於您保持彈性和效率。
有效的資源分配可帶來更好的專案
資源分配有助於您從第一天開始就為專案的成功做好準備。 在資源規劃過程中及早管理資源可用性，以便確切瞭解您可以支援的內容以及如何實現專案目標。
資源分配對於減少溝通不暢和更快完成更多工作至關重要，尤其是當您可以將其自動化時。 在 Asana 中，您可以識別資源、追蹤和更新資源，並指派相關任務，所有這些都可以在一個中央平台上完成。
建立資源配置計劃範本
