RFQ 範本：建立報價請求的 6 個步驟

您是否曾經在為專案尋找合適的供應商時感到不知所措？ 若您希望為成功做好準備、簡化流程並控制預算，則可能需要從報價請求 (RFQ) 文件開始。 

在本指南中，我們將介紹什麼是 RFQ、您需要遵循的步驟，以及文件中應包含的內容。 我們甚至提供了一個 RFQ 範本，讓您更輕鬆地開始使用。

什麽是 RFQ？

報價請求 (RFQ) 是 Business 版傳送給潛在供應商的文件，以便深入瞭解其定價資訊。 此標準化表單可協助公司更有效地篩選出價，因為其客觀性使比較和對比供應商變得更加容易。 您可以在提案請求 (RFP) 之前或與提案請求 (RFP) 一起傳送 RFQ 文件。

一般而言，公司會調整他們傳送的 RFQ，以便在與潛在供應商合作之前，接收他們需要審查的特定資訊。 自訂您的文件，以便納入供應商最重要的詳細資料，包括定價預期、提交詳細資料等。 

RFQ 和 RFP 有何不同？

雖然兩者之間存在一些重疊，但 RFQ 和 RFP 文件之間存在幾個明顯的差異。 RFQ 主要尋找供應商之間的最低價格。 

RFP 代表提案請求。 RFP 會考慮其他因素，並提出一系列問題來評估最佳選項。 具體而言，提案請求文件包括有關風險管理、競爭對手分析、交易破壞者等問題。

RFQ 與工作說明書和工作範疇

工作說明書是一份文件，概述了成功的專案需要具備的條件。 工作範疇是本文件的一個區段，說明實現目標所需的步驟。

工作說明書通常會在 RFQ 文件之前傳送，以便確立成功專案所需的步驟。 一旦您瞭解承包商完成任務的藍圖，下一步就是透過 RFQ 文件審查定價資訊。

何時傳送 RFQ

正在購買商品或服務的 Business 版應將 RFQ 文件傳送給他們正在考慮用於專案的供應商。 供應商將會將此文件寄回，以便列出其定價，以便您將其成本與其他潛在供應商進行比較。 取得這些結果是專案採購管理中的重要步驟。

在您向潛在供應商提供概述即將到來的專案的目標、預算和時間軸的文件後，將傳送 RFQ 範本。 擁有 RFQ 和專案詳細資料將有助於您的競標供應商瞭解專案範疇，並讓他們決定是否要參與競標。 

完成 RFQ 的步驟是什麽？

在審查流程開始時，將工作範疇和工作說明書傳送給供應商後，就可以向所有各方發佈 RFQ 範本了。 我們在下方納入了建立 RFQ 文件的六個主要步驟，以協助您開始下一個專案。 

1. 設定專案預算

第一件事：設定專案預算。 您的專案預算是您將花費多少錢以及將花費在什麼上的詳細計劃和時間軸。 

在建立 RFQ 文件之前，請務必先確定預算，以便為評估潛在供應商提供依據。 在一開始就準備這些資訊，將有助於您為專案的財務成功做好準備，並為您提供選擇正確供應商的清晰路徑。

2. 確定您的需求

除了在填寫 RFQ 範本之前設定預算外，還需要事先確定您的需求。 瞭解哪些特質最為重要，將有助於篩選出有資格參與您專案的供應商名單。 

以下是一些可能需要包含在 RFQ 文件中的重要要求範例：

• 所需材料的數量

• 交付要求

• RFQ 審查流程

• 條款與細則

• 付款參數 

您的需求將依據您正在進行的專案類型而有所變化，並且可以進行自訂以滿足您的需求。

3. 準備文件

現在您已完成準備工作，是時候準備文件了。 您在 RFQ 中包含的詳細資料越多越好。 納入詳細資料很重要，因為這能為潛在的供應商提供更多關於專案時間軸和範疇的資訊。 因此，他們將能夠更準確地分享此特定工作的定價。

以下是準備 RFQ 範本時需要考慮的一些因素：

• 專案目標：撰寫專案及其目標的簡要描述對於 RFQ 文件而言非常重要。 您提供的詳細資料越多，供應商就越能為所需的工作提供準確的報價。

• 時間軸：提供專案時間軸可讓供應商瞭解他們是否能夠滿足您的專案期望。 請盡量以現實的時間軸來規劃，以便供應商有時間收集完成工作所需的物資和人力。

• 定價期望：請務必要求潛在供應商提供其成本方法的完整明細。 在總成本摘要中指定您需要的詳細資料等級，例如勞動力成本、供應品和額外費用。

• 提交詳細資料：包含提交時間軸以及如何傳回 RFQ。 將此資訊新增至您的文件中，有助於確保競標者不會錯過期限。

• 聯絡資訊：這可能看起來是一個微不足道的步驟，但這是一個重要的步驟，因為如果您不包含 Business 版的聯絡資訊，申請人將無法與您聯絡。

擁有清楚概述您的要求的文件將有助於減少潛在的誤解。 這也有助於您獲得更準確的回覆和報價。

4. 傳送請求

接下來，是時候將報價請求傳送給您的供應商名單了。 傳送之前，請再次閱讀您的最終文件。 這將為您提供最後的機會，確保您的 RFQ 包含必要的資訊。

請務必給予供應商幾週的回覆時間，以便他們有足夠的時間與團隊合作進行定價。 一般而言，給予 3 至 4 週的時間，供應商就有足夠的時間提出問題，並瞭解專案的交付項目。 請務必對競價資訊保密。

5. 審查已完成的 RFQ

現在您已完成審查廠商的準備工作，審查提交的 RFQ 應該是快速且直接的。 使用此方法將有助於評估每個供應商，以查看哪些供應商以最低成本滿足您的所有要求。 

6. 選擇您的供應商

現在您已經收到供應商的所有報價請求，是時候做出選擇了。 使用一致的 RFQ 範本，可以快速輕鬆地比較供應商。 請仔細閱讀每份提交內容，以確保您選擇的承包商的條款和價格符合您的期望。 

RFQ 範本及範例

請參閱以下的 RFQ 範本，以便更輕鬆地找到理想的供應商。  在向潛在供應商提供 RFQ 文件時，您的公司將填寫專案詳細資料，而他們將填寫價格明細和公司資訊。 

以下是一個範例，說明在規劃活動時，供應商完整填寫的報價請求文件會是什麼樣子，但您可以隨意自訂範本，以符合您的需求。

從 RFQ 範本到供應商管理

清晰簡潔的 RFQ 範本將有助於您的工作流程，並為您和潛在供應商之間提供明晰度。 RFQ 文件將協助您以最低價格獲得所需的產品或服務。 一旦您有了 RFQ，請試用 Asana 的專案管理工具，協助簡化下一個任務，並使其進度正常。