如何在家工作:24 個提升生產力的提示

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaJuly 9th, 2021
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摘要

在家工作雖然帶給您許多彈性 (再見了,通勤),但這通常也意味著較鬆散的工作結構,以及較多來自室友的干擾。故您可能會需要改變日程安排,並學習新方法,以便在遠距工作的環境中取得成功。這 24 個技巧能幫助您找到平衡,其中包括劃立界線的方法、建立高生產力的例行事項,以及與同事進行線上交流。

隨著兼職和全職的遠距工作機會逐漸增加,您可以告別長途通勤和辦公室隔間了。

能夠穿著睡衣工作的機會雖然很吸引人 (而且更舒適!),但遠距工作同時也在時間管理工作空間溝通和團隊合作方面帶來了一連串的新挑戰。在家工作的人必須重新調整他們的排程表並學習新方法,以便成功在家完成工作。同時,經理們也面臨了在遠端領導和激勵團隊的挑戰,並且還必須保持與以前相同的協作和工作品質。

要在這些嶄新的環境中蓬勃發展可能挑戰性十足,因此我們將介紹 24 個技巧,助您在提升生產力y的同時充分受惠於在家工作的便利生活。

有意地進行協作

如果您習慣於與團隊並肩工作,可能需要一些時間來適應遠距協作。但幸運的是,您可以透過設定明確的協作基準來克服這一障礙。方法如下:

1. 設定溝通準則

為了確保團隊中的每位成員都取得資訊同步,請建立溝通準則,訂定溝通的頻率、時間和方式。此外,請確定跨部門的溝通將如何進行。

請決定哪一種溝通媒介最適合您的情況。例如,如果可以透過電子郵件或 Slack 訊息解決問題,便沒有必要安排會議。

反之,如果情況需要頻繁且即時的來回溝通,則用電話快速討論是較理想的做法。

閱讀:為什麼清楚的溝通計劃比您想像的更為重要
設定溝通準則

2. 設定您的遠距協作工具

在進行遠距工作時,您所傳送和接收的電子郵件數量可能會增加,故您需要確保能夠在家存取您的工作電子郵件。

除了電子郵件以外,每個團隊都使用不同的協作工具。您的團隊應該決定要使用哪些工具傳送訊息、進行視訊會議,以及追蹤專案。

請就團隊所需要的遠距協作工具達成共識,並提前檢查所有的登入認證是否有效。確保您的 Wi-Fi 穩定運作,這樣您便無需冒上損失工作成果或者會議中斷的風險。

深入瞭解:您的遠距工作指南

3. 實施團隊協作工具

管理遠距團隊在排程上需要很大的彈性。您可能必須學習如何使用一系列的新工具、接受不同步的溝通,並在解決問題時發揮創意。

除了溝通工具之外,設定一個集中式的專案管理平台也很有助益,您可以在其中規劃和追蹤您團隊的專案和任務。為此,您可以建立試算表、為每項專案建立並分享資料夾,或使用專案管理軟體將工作流程自動化。

透過專案管理系統的強大設定,團隊成員將能在同一處找到所需的資訊和提交交付項目,從而減少額外的電子郵件和會議數量。

4. 在不同時區工作時請積極溝通

在家工作可以為遠距工作者提供隨處工作的彈性。然而,當人們在不同時區工作時,回應的時間便會延長。為避免在往來之間浪費時間,請儘可能詳細地編寫您的訊息或電子郵件。

以下這些方法可助您做到這點:

  • 預先提供儘可能多的資訊

  • 指明專案的截止期限或何時需要收到回覆

  • 連結資源或有關的討論串

  • 以圖片或螢幕擷取畫面補充您的訊息

  • 提前讓團隊成員知道您什麼時候離開

掌握非同步溝通的竅門將幫助您避免在專案上浪費時間,並確保您的團隊擁有推進工作所需的一切資訊。

閱讀:管理分散式團隊:實踐包容性溝通的 3 個技巧

5. 盡早設定專案目標和期望值

為解決溝通延遲的問題,最好盡早設定期待,尤其當您進行的是高度跨職能的專案時。請為個人和團隊設定明確的優先事項,並為專案提供詳細的準則、目標和日期。

設定初步的期待和目標後,請準備好在問題出現時加以解決或澄清。專案開始後,請定期提供回饋以確保達成期待。

保持彈性並準備好在需要時變更日期也很重要。

6. 記錄團隊會議內容

大型的團隊會議或全員會議是一個與其他團隊成員交流和取得公司最新動態的好機會。但由於時區差異,或者有人生病或休假,並不是每個人都能參與這些會議。

請務必讓所有團隊成員都感到獲得接納,確保他們可以取得同樣的資訊、紀錄,並與所有人分享這些 Skype 或 Zoom 會議。

這點也適用於培訓會議或其他重要的簡報發表。請確保團隊成員可以存取錄影檔和投影片,以便他們按照自己的節奏回顧並跟上進度。

與團隊連結

即便不能與隊友面對面,仍然可以在線上維持聯繫。一些可以維持聯繫的方法如下:

7. 安排定期的進度查核

協作的關鍵在於溝通,尤其在遠距團隊中工作時更是如此。

為了保持交流,請與您的直接下屬安排定期會議,無論是每日、每週或每兩天進行一次的會議皆可。藉由召開這些電話會議,團隊成員將能夠處理難以透過電子郵件或 Slack 傳達的事項。您還可以獲得更詳細的更新,以瞭解隊友的工作情形。

以下是一些您可能會想納入會議日程中的談話要點:

  • 取得現有專案的更新

  • 取得對過去或現有專案的回饋

  • 關心隊友的整體健康狀況

  • 討論將至的專案

  • 提供額外資源或培訓

這些要點有助於建立更有效率、參與度更高的會議。

8. 認可您團隊的成功

認可和慶祝團隊成員的貢獻是很重要的,因為這能讓他們感到受到重視和激勵。無論是透過電子郵件、在 Slack 上公開喊話,或是在會議中表揚,請尋找方法表達您的感激和支持。

這種類型的認可也是一種塑造正面行為和表現的方法,可供其他團隊成員仿效。

閱讀:管理分散式團隊:如何以跨文化的同情心進行領導

9. 提供團隊參與的機會

由於遠距工作時較難與其他團隊成員交流,故這種工作方式可能會讓人感到孤單。但也不必如此。請為您的團隊創造社交互動的機會,讓他們保持參與。

以下是一些提升團隊參與度的方法:

這些活動不僅有助於團隊成員建立連結,還是加強團隊關係的好方法,可進而提升凝聚力和協作。

Read: 5 ways to keep your team motivated when you can’t see them in person

居家辦公也能維持高效

不在辦公室,不等於犧牲生產力。嘗試以下策略,在遠距工作中提升您的專注程度:

10. 建立早晨例行事項

良好的早晨例行事項能讓您開啟正確的工作心態。過渡到遠距工作可能已打亂您的日程安排,因此回到每天早上的例行事項可以幫助您準備就緒,展開一天的工作。 

請規劃好自己「從家裡到公司」的轉換,從容地開始一天的工作。例如,您可以穿得像要去工作一樣、洗個澡,或沖杯咖啡。有了「要去上班」的意念後,您的生產力也更可能獲得提升。

同樣地,您也可以建立一套結束工作日和紓壓的例行事項。例如,您可以回顧當天完成的工作、改變裝扮,並花些時間冥想或清理思緒。

11. 遵守排程表

遠距辦公、彈性工作和其他在家工作的機會可以帶來彈性工時和方便性等好處,但請記住,如果您的工作流程不停被打斷,可能會需要花費更長時間才能完成工作。

您不必嚴格遵循朝九晚五的規則,但您應該騰出可以工作的時間並儘可能遵循,以便保持連續不斷的工作流程。

請別忘了安排休息時間,讓您有機會充電。定期休息可以讓您的大腦放鬆並重新專注,幫助您一整天保持高效狀態。

在線上工作也可能讓您容易忘記時間,故請利用時間追蹤軟體幫助您遵守您的日程安排。

12. 在早上處理高優先順序的任務

正如馬克吐溫所言,「如果您的工作是吃掉一隻青蛙,那麼最好一早就首先做這件事。」

當應用於任務的優先層級時,這句話是一則合理的建議。在早上吃掉您的「青蛙」(或處理最大或最重要的任務),接下來便能進行較不重要或時間上較不緊迫的任務,這會讓您一整天都充滿成就感,壓力也會比較小。

您可能可以集中更多注意力在早上的第一項任務上,因為隨著其他任務和通知開始湧入,您會更容易分心。

閱讀:助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧

13. 結合您的待辦清單和時間段

當您舒適地在家工作時,很容易偏離進度或拖延工作,因此使用時間管理或任務管理策略能提供很多幫助。舉例而言,您可以使用待辦清單軟體時間段工具,依據任務的重要性安排工作。

將任務可視化能助您保持進度正常,以便準時完成工作。如果您在一天的開端就清楚知道要做什麼,便可以幫助您專注於一次完成一項任務並避免多工處理。

使用 Asana 建立待辦清單

14. 定義一個獨立的實體工作空間

在床上或廚房工作可能很誘人,但您的工作效率可能會受到影響,因為周遭充滿干擾。請最好將個人生活和工作的空間分開,以便建立明確的界線。

如果您沒有一個可以充當辦公室的獨立空間,請在任一房間中規劃出一個區域做為您的工作空間。請購買好的辦公桌、椅子和電腦,使您得以舒適且專心地辦公。

擁有指定的工作空間可以助您取得正確的工作心態,並讓家裡的其他成員知道您正在工作。

使用 Asana 建立待辦清單

15. 整理您的工作空間

如果辦公桌很凌亂,您可能很難專心工作。研究顯示,雜亂的環境會讓我們感到更有壓力、更焦慮。

為避免這種情況,請花時間建立一套系統以整理您在家裡的工作空間。整潔的工作空間將為您節省打掃和尋找所需物品的時間。

以下是一些讓工作保持井然有序的方法:

  • 發展一套數位或實體的檔案系統以管理檔案

  • 使用書籤和常用功能組織瀏覽器的工具列

  • 在休息期間整理您的辦公桌

在一天结束時,請將辦公桌整理成隔天希望看到的樣子。

16. 限制干擾

當您的個人生活和職業生活一起交織於家中時,無可避免會在工作期間受到外在的干擾,這是可以理解的。話雖如此,您還是可以採取一些措施盡可能限制干擾。

以下是一些有助於在工作時減少干擾的方法:

  • 如果您不需要使用手機,請將之設為靜音或飛行模式

  • 在忙碌期間停用應用程式通知

  • 使用降躁耳機阻絕令人分心的聲音

  • 讓其他人知道您的工作排程,好讓他們在您工作以外的時間聯絡您

限制干擾

17. 與您的室友溝通期待

為了讓工作和家中的一切都順利進行,為您的室友設定期待至關重要。

請告訴我們您的工作排程,以及您工作時可以與您聯繫的時間和方式。 

如果您是父母並且要分擔照顧責任,請據此協調您的日程安排。例如,您可以將一天的工作分為幾個班次,在工作和照護孩子之間輪換。

請與您的室友溝通,讓他們知道如何在您工作期間與您聯絡。舉例而言,當您關上門,就代表他們不該敲門,而要改從門縫傳遞紙條給您。

溝通這些事項將有助於防止家庭衝突和設定明確的工作期待。

優先考量您的心理健康狀態

遠距辦公會給我們的心理健康帶來挑戰,例如界限不清和孤立感。以下是一些居家辦公時可培養身心健康的策略:

18. 與團隊成員討論

遠距工作的孤立狀態會影響我們的心理健康。擁有一個可以聯絡的人際網路對您會非常有幫助。

請找一位可以交流和聯絡的工作夥伴,與之分享工作上和工作以外的挑戰和成功。如此,您便可以在無法碰面的情況下持續塑造工作關係。

請向您的經理提出任何疑慮。他們將能夠重新調整您的工作負荷,或在需要時提供心理保健的資源。

如果您需要重新安排工作時間,或對請心理健康假有疑問,請聯絡您的人力資源團隊以尋求幫助。

19. 為自己安排時間

建立結構化的例行事項對於平衡工作和嗜好而言非常重要。計劃的詳細程度取決於您,不過一般來說,建立一套粗略的日常任務排程表有助於維持自己的責任感。

若您想為自己喜歡做的事情騰出時間,這點便格外重要。將工作排在第一順位很容易做到,但從長遠來看,為自己留出一些時間可以降低過勞的可能。

您的排程表可能包含以下這些任務:

  • 散步 15 分鐘

  • 閱讀一本書的一個章節

  • 打通電話給朋友或家人

在一天結束時把這些活動從您的清單上劃掉,不僅是一種很好的感覺,還可以幫助激發第二天的工作熱情。

20. 妥善利用寧靜時間

為妥善利用寧靜時間,請將您效率最高的工作時段安排在室友睡覺的時間。例如,您可以比他們早幾個小時起床,或者在他們不在時工作。您還可以安排一些安靜的時間完成一些工作。

請利用這些安靜的時段處理最需要集中注意力的高優先層級任務。然後,您便可以利用一整天的時間進行較不需要專注的任務。

21. 耐心對待自己和周遭的人

這個技巧同時適用於有工作的父母和沒有孩子的人。無論您是受到周圍的干擾或是自己分心,耐心都是關鍵。

您的注意力一次只能集中在這麼多事情上,故有時可能會需要放鬆規則。例如,您可以允許自己漸進式地休息。只是不要讓它成為一種習慣,導致您在工作交付項目上出錯。

要兼顧平衡工作、自我照顧和維繫與周遭的人的關係,是件不容易的事。提前計劃能提供很大的幫助,但即便如此,意料之外的事情總是會出現。當這種情形發生時,請告知您的團隊並制定備用計劃。

最重要的是要對自己有耐心。日子有好有壞,請接受這個事實,因為每個人都需要時間進行調適。

耐心對待自己和周遭的人

22. 保持規律的睡眠時間

隨著工作時間變得更為彈性,您可能會想熬夜看 Netflix 或者睡到中午。但是,擾亂您的生理時鐘可能會讓您一整天都處於精神不穩定或疲勞的狀態。

專家建議成年人每晚應獲得至少 7 小時的睡眠。請遵循這條經驗法則,以便以最佳狀態辦公,並將您的專注力最大化。

23. 設定工作界線

當家庭和工作生活之間的界線變得模糊,要劃分兩者可能會感覺更加困難。事實上,有 71% 的員工在 2020 年經歷過至少一次工作過勞。此外,87% 的員工表示他們每天加班將近 2 小時。

為避免過勞並適當地平衡工作與生活,設定清楚的界線非常重要,這就是制定排程表派上用場的地方。請定義您的工作時間以及他人可以聯絡您的時間。

在一天的工作結束後,請將所有工作相關的事情留到隔天,包括下班後收到的電子郵件。花點時間專注於您自己、您的興趣和您的人際關係。

24. 中午休息 30 分鐘呼吸新鮮空氣

連續幾個小時盯著螢幕處理大量資訊可能會讓人身心俱疲。

每當您有較長的休息時間時,請遠離螢幕,讓您的眼睛和腦袋休息一下。

以下這些方法可助您做到這點:

  • 減少使用社交媒體

  • 在休息期間出門散步

  • 在下一個工作日來臨前關閉工作通知

  • 下班後收起您的筆記型電腦/桌上設備

改變場景可以幫助您讓創意源源不絕

讓在家工作對您有利

無論您是在新創公司或是小型企業工作,都需要一些時間才能抓到平衡家庭和工作生活的竅門。請保持彈性,並隨時與您的團隊溝通您的需求。

有了合適的遠距工作工具和居家辦公環境後,您便已準備好進駐您的家庭辦公室,開始在家中辦公。請別忘記,在家工作有其好處,尤其當您應用這些技巧的時候更會感受到這點。

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