工作排程類型：如何為您的團隊找到正確的方法

您的團隊是任何專案中最重要的部分。 他們的工作和時間對於實現專案目標和促進 Business 版的發展至關重要。 當您有效管理團隊的時間時，您可以賦予每個人完成最佳工作的能力。 

這就是工作排程發揮作用的地方。 若能正確完成，工作排程可充分利用團隊的能力，並確保您的專案或 Business 版擁有成功所需的資源。

什麼是工作排程？

工作排程包含團隊工作的具體日期和時間的詳細資料。 它可以作為藍圖，讓團隊成員知道他們預計何時可以上班，並對誰在何時工作有明晰（度）。 

有許多不同的方式可以建立工作排程。 您選擇的排程類型取決於團隊的需求、專案和公司目標，以及獨特的組織文化。 例如：

• 網頁工程團隊可能會使用更彈性的全職排程，讓員工可以自行設定工作時間。

• 客戶服務團隊可能會輪班工作，以提供 24 小時支援。 

在實施任何工作排程變更之前，請務必諮詢您的內部法務和人力資源部 (HR) 團隊，因為可能存在當地或國家/地區的法律限制和程序要求。  

我們在下方介紹了工作排程的類型，以便找到適合您團隊工作流程的內容。

基本工作排程

基本排程類型完全是根據工作時數來區分。 一般而言，基本工作排程意味著您的團隊成員每週的工作時數相同。 話雖如此，您隨時可以自訂全職或兼職每週排程，以增加額外的彈性或滿足特定的 Business 版需求。 

全職工作排程

全職排程包括每週約 40 個小時，通常為週一至週五，但各國對全職工作的定義可能有所不同。 

• 例如：冰島、蘇格蘭和比利時等國家已採用每週四天工作制。 

兼職工作排程

兼職排程包括 (您猜對了) 比全職排程少的時數。 這樣就留下了很多彈性空間。 

• 範例：兼職員工可以每週工作 2 小時或 25 小時。 

彈性工作排程

彈性排程在遠距團隊中很常見。 事實上，35% 的員工表示，彈性的工作時間安排對於改善遠端工作與生活之間的平衡至關重要。

彈性排程為團隊成員提供了在生產力最高時工作的空間，並根據個人排程調整工作時間。 這可以改善工作與生活的平衡，促進流程狀態，並為清晨或傍晚工作效率更高的個人提供必要的專注時間。

以下是最常見的類型。 

彈性時間

此選項會建立「核心時數」，團隊成員應在辦公室或線上工作，例如上午 11 點至下午 3 點。 在這些核心時段之外，您的團隊可以根據自己的排程工作。 

• 例如：您可能會決定在上午 7 點至下午 3 點工作，而另一位團隊成員可能會在上午 10 點至下午 6 點工作。 

年化小時數

如果您的團隊有顯著的需求起伏和流程，則年化工時可為員工提供每年特定的總時數，通常每個工作週都有一些核心時數。 

• 範例：工程團隊可能會在大型發佈前的幾週內加班，然後在接下來的一週內減少工作時數。 

壓縮工作排程

壓縮排程可讓團隊成員將工作時間壓縮為更少的天數。 

• 範例：您可以工作四個 10 小時的工作日，而不是五個 8 小時的工作日。 

自由職業者工作排程

自由職業者是承包商，而非員工，通常可以按照符合自身需求的排程工作。 通常，自由職業者是在完成專案時獲得報酬，而不是按工作時數獲得報酬。 

• 範例：一位作家在早上 7 點到 11 點之間安排自由職業專案的時間，並在下午專注於撰寫自己的書。

混合式工作排程

混合式工作排程是指團隊交替遠距和辦公室工作時間，讓人們能夠靈活地遠距工作，並享受面對面協作的好處。 

• 範例：一個小型品牌設計團隊在週三於辦公室會面，並在當週剩餘時間在首頁工作。  

輪班工作排程

輪班工作排程提供了更結構化的方法。 它們最常用於工作時間不尋常的團隊，例如提供 24 小時支援的客戶服務團隊，或需要在清晨準備餐點的烹飪團隊。 

輪班排程

這種類型的輪班排程可讓 Business 版每天 24 小時運作，員工輪班工作。 

• 例如：部分團隊成員可能在白天工作，而其他人則可能在清晨或夜間輪班。 

分段排班

這種排程類型將員工的班次分為兩部分。 

• 範例：團隊成員可能會在早上打卡上班，下班後，再於晚上返回上另一個班次。 

待命工作排程

當員工待命時，他們可以在需要時工作。 他們通常仍會按正常班次工作，然後在離開後繼續待命。 隨叫隨到的輪班通常會在一週中的某些日子在團隊成員之間輪流進行，因此沒有人需要一直處於待命狀態。 

• 範例：員工的工作時間為上午 9 點至下午 5 點，離開後會隨時待命，以防輪班人手不足或發生緊急情況。 

針對所有工作排程類型，請務必與您的內部團隊確認，根據您的員工合約和當地法律，哪些類型是可行的。 針對任何工作排程變更，與員工進行協商並提前通知，始終是最佳作法。 在許多國家/地區，這是必要的。 

此外，在美國境外，僱傭合約通常會指定團隊成員的工作天數和時數。 在進行任何變更之前，請務必與您的內部人力資源和法務團隊確認。

如何透過 8 個步驟建立工作排程

請按照以下步驟建立量身定制的工作排程，為團隊的成功奠定基礎。  

1. 確定需求和資源

在開始排程之前，請先確定團隊將負責的工作範圍，以及您必須使用的資源。 這樣，您就可以以切實可行的方式安排團隊的時間，從而實現專案目標。

如果您的團隊由受薪員工組成，請確定團隊中有多少人、他們通常的工作時間，以及即將到來的休假或假期時間。 如果您依賴時薪團隊成員或承包商，請參閱您的專案預算，以確定您每週可以支付員工或承包商的時數。 

2. 確定團隊應該在何時工作

根據您的 Business 版或專案需求，您可能需要團隊成員在特定時間提供服務。 問問自己這些問題，以確定哪種類型的排程最適合您的團隊。 

• 您的團隊是否在單一時區的營業時間內運作，或者您的團隊跨越不同的時區？ 如果是後者，您可能需要在特定時間安排會議，以便適應時差，例如，某些團隊成員可能需要在太平洋時間上午 8 點上線與歐洲的同事會面。 

• 您是否需要有人在正常 Business 版時段之外隨時待命？ 例如，軟體開發人員團隊可能會指定一名待命人員，以防公司網站或伺服器出現故障。 

• 您的團隊是否在正常 Business 版工作時間之外運作？ 例如，24 小時客戶服務團隊可能會使用輪班時間表來提供持續的客戶支援。 

• 您預期在一天、一年或一個月中的不同時段會有什麼類型的工作需求？ 例如，B2B 公司的銷售額可能會在假期前後放緩，而烹飪 Business 版可能會在每天晚餐時段增加。 

• 您的團隊是否需要面對面會議，或者您可以非同步工作嗎？ 如果您需要面對面交流，理想的會面時間是什麼時候？ 如果您選擇更彈性的排程，這些問題可以幫助您確定團隊的「核心時數」。 

3. 列出每個班次的要求

現在您已確定團隊應該何時上班，請考慮每個班次的人員配置要求。 這樣一來，您就能在每天的領導和專業知識之間取得理想的平衡。 

首先，請問問自己以下問題： 

• 團隊成員可以獨立工作嗎？還是需要有領導職位的人員來監督或回答問題？ 例如，護理團隊應始終有一名醫生輪班，以便對更嚴重的疾病進行分類。

• 需要哪種類型的專業知識？ 例如，營運團隊可能需要在上午 9 點至下午 5 點之間擁有不同類型專業知識的人員，例如接待人員、辦公室經理和 IT 專家。 

• 具備特定專業知識的團隊成員是否應在不同時段提供服務？ 例如，這可能適用於與全球多個地區的客戶合作的銷售團隊。 一位客戶經理可能會在清晨上線與歐洲的客戶會面，而另一位則可能會在晚上與亞洲的團隊同步。  

您可以使用人員配置計劃範本來幫助預測覆蓋需求、記錄團隊的工作量，並在確定工作排程時避免排程間隙。

4. 瞭解您的團隊

為了讓您的工作排程盡可能有效，除了詢問每個人的空檔之外，還有其他重要的事情要做。 

詢問每位團隊成員他們偏好在什麼時候工作，以及他們在什麼時候最有生產力，例如，早上第一件事或一天結束時。 這樣一來，您就能確保每個人都能充分發揮其潛力，並避免在團隊成員偏好的專注時間安排團隊會議。 

此外，請瞭解每個人偏好的協作方式。 例如，如果團隊成員重視面對面會議，但也需要不受干擾的專注時間，那麼建立具有核心時數的彈性排程可能是一個不錯的選擇。 

5. 制定您的排程

現在您已經解決了需求和團隊偏好，可以開始建立團隊的工作排程了。 您包含的格式和詳細資料的程度取決於您選擇的排程類型，例如，您是計劃輪班還是標準的 9–5 覆蓋率。 

不過，以下是所有工作排程類型都需要包含的一些關鍵組成部份： 

• 每位團隊成員的姓名

• 他們預計工作的日期和時間

• 每個人負責的工作類型

• 他們將在哪裡工作 (例如，他們是否會在辦公室或遠距工作)

請注意，上述工作排程純粹是範例，並不代表 Asana 的工作排程政策。 

一旦您草擬了初始工作排程，請務必與您的法務和人力資源團隊聯絡，討論您應採取哪些步驟，以確保您的排程符合任何國家、聯邦和州的法規。 

6. 考慮變更

生活中總會發生意外，人們會生病、有家庭緊急情況，以及享受應得的假期。 因此，在發生意外事件時，規劃如何變更團隊的工作排程非常重要。 

在建立團隊的工作排程時，請考慮以下幾點： 

• 病假：決定當有人臨時需要休息時該怎麼辦。 例如，您可能需要找到替代人員或指定一位負責人來處理任何緊急請求或問題。 或者，您可以允許團隊成員在需要時相互交換班次。 

• 計劃休假：為員工申請休假建立明確的準則。 考慮他們應該提前多久通知您，例如，如果有人會外出一週或更長時間，您可能需要更多的通知，而單日休假則需要更少的通知。

• 備援可用性：提前記錄團隊的備援可用性，並為特定的 Business 版或專案需求指定備用聯絡人。 這樣一來，當您需要因病假和計劃休假而安排開放班次時，就能有參考資料。 您可以在 Business 版中分享持續性的覆蓋範圍。 

7. 分享您的排程

為了讓工作排程有效，團隊中的每個人都應該可以存取它。 分享團隊的工作排程，可為團隊成員有效合作提供所需的明晰度。 這讓人們知道誰可以隨時處理請求和問題，並為下班的團隊成員劃定界線。 

從簡單的 Excel 範本到更強大的專案管理軟體，您可以使用各種工具來建立和分享您的工作排程。 

在 Asana 中建立工作排程的優點

使用 Asana 這類工具：

• 您可以在集中的事實來源中輕鬆分享資訊，確保您的團隊可以存取最新版本的排程。 

• 團隊成員可以輕鬆更新其空閒時間並即時分享備註。 

• 您可以使用不同的專案檢視方式 (包括清單、看板、行事曆或時間軸選項) 將團隊的工作排程可視化。

8. 徵求回饋

您制定的第一個工作排程不必完美。 事實上，您可以預期持續調整和改進團隊的排程，而收集回饋是這一流程的重要組成部分。

建立定期向團隊徵求意見的節奏，例如在每個月或每季度結束時。 這樣，您就可以持續調整團隊的工作排程，並賦予每個人專注力和協作能力，充分發揮其潛力。 

工作排程如何幫助您的團隊？

工作排程可以賦予團隊權能，讓他們完成最出色的工作。 以下是其運作方式。 

• 提升生產力：不同的人在不同的時間可能會有不同的生產力，例如，有些人可能會在早上找到自己的流程狀態，而另一些人則可能在晚上工作得更好。 工作排程可讓您瞭解團隊成員的偏好時段，以便他們在最具生產力的時候工作。

• 善加運用團隊的優勢：不同的團隊成員擁有不同的技能組合。 例如，一個人可能外向且擅長與客戶溝通，而另一個人可能擅長幕後協調。 在排程時牢記這些差異，可以確保團隊的優勢得到很好的平衡。

• 建立明晰度：與團隊分享工作排程，讓每個人都能知道誰在何時工作。 這樣，團隊成員就能隨時知道誰可以在任何特定時間提供協助。 當人們下班時，整個團隊都會知道，因此員工有權完全斷開連線。 

• 節省時間：建立工作排程可能需要更多時間，但未來的您會感謝您。 一旦您建立了一致的排程流程，以及請假的準則，您就能減少處理後勤和最後一刻調整的時間。 

• 掌控成本：如果您的團隊成員是按小時付費的 (這在美國很常見)，則工作排程是簡化成本並維持在專案預算範圍內的簡單方法。 它有助於您管理員工或承包商的工作時間，並避免代價高昂的過度排程。 您還可以防止排程不足，並確保您永遠不會人手不足。 

• 保持合規性：根據團隊成員的工作時數，他們可能有權獲得某些福利，例如最低休息時間、用餐休息時間或加班費。 使用工作排程來管理員工工時，有助於您遵守國家、聯邦和州法律法規，例如美國的《公平勞動標準法》(FLSA)或歐洲的工作時間要求。 在提出新的工作排程表之前，請務必諮詢您的法律顧問。 

使用工作排程範本，自信規劃

若能正確完成，工作排程就能發揮團隊的優勢，並使每位團隊成員都能發揮最大生產力。 當您與團隊分享工作排程時，每個人都能清楚地看到哪些團隊成員在任何特定時間有空、誰負責什麼工作，以及誰在下班。