每週排程範本

不止步於追蹤每週待辦事項。組織、排定任務,從而使最具影響力的工作能夠確實完成。瞭解如何在 Asana 中建立每週排程範本。

建立您的範本

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[產品 UI] 依優先順序、投入量和狀態排序的每週排程 (清單檢視)

建立每週排程的重點,在於追蹤需要進行的事項。如果沒有給任務指明優先順序、截止日期和描述,可能會永遠完成不了。

這就是每週排程範本可以發揮作用之處。

什麼是每週排程?

最基本的每週排程即用於規劃每週時間安排以完成待辦事項的方式。但有效的每週排程還能幫助您明確每個任務的優先順序、截止日期、難題及目前所處階段。這樣一來,無論是一週中的哪一天,您都能準確掌握待辦清單上的事項以及需要優先處理哪些事務。

閱讀:建立最佳每週工作計劃的 4 個提示

什麼是每週排程範本?

每週排程範本 (有時又稱為每週計劃表範本或每週行事曆範本) 是一種建立、組織每週排程的範本化方式。若每週都使用範本建立每週排程,您就可以在週一上午著手處理待辦事項並且直接開始工作。 

數位每週排程範本的優點

在 Google 上快速搜尋「每週排程範本」,就會顯示數十個可以列印的 Excel 範本或空白的每週排程 PDF 檔。問題是,這些類型的每週行事曆只能讓您擷取到每個任務中極少的資訊量。

很多時候,待辦事項的複雜程度遠非一句話能說明。您需要追蹤的不僅僅是一週的工作,還需要知道每個任務的期限、重要程度以及涉及的協作者或情境。若您使用可列印的每週排程,您就會遺漏上述所有細節。

[產品 UI] 依優先順序和狀態排序的每週排程 (清單檢視)

專案管理工具建立簡單的每週排程,取代可列印的每週行事曆,您就可以:

  • 在一處位置查看所有待辦事項

  • 每日計劃表和每週行事曆之間切換

  • 追蹤每一個交付項目的優先順序

  • 當優先順序發生變更時重新安排截止日期

  • 專案關係人分享情境資訊

  • 附加相關文件 (如 Google 文件或 Google 試算表) 至待辦清單

  • 與您的團隊成員協作

  • 在工作進行處追蹤進度

  • 審核已完成的任務和任務清單

  • 改善時間管理

  • 即時檢視您的每週日程

建立您的範本

數位每週排程範本中應包含什麼內容

為了完成最重要的工作,您需要知道什麼工作是最重要的。聽上去顯然如此,對吧?但如果沒有合適的工具,就會很難辦到。

確保您的數位每週排程範本可讓您以不同資訊標記待辦事項,例如工作的優先順序或所需時長。這樣,無論您在哪一個上午登入,都能減少瀏覽工作排程花費的時間,並且專注於完成工作

[產品 UI] 依優先順序、狀態和工作類型排序的每週排程 (清單檢視)

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否阻擋了其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道何時該開始進行自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,並確保不會遺漏任何相依的工作。 

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

推薦的應用程式

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Outlook。當您透過電子郵件收到行動項目時 (例如審閱代理機構的工作或向合作夥伴請求設計資產),您現在可以直接從 Outlook 中為其建立 Asana 任務。接著,您可以將新任務指派給自己或隊友、設定截止日期,並將其新增至專案中,使之與其他相關工作相互連結。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Box。使用 Box 檔案選擇工具直接將檔案附加至Asana 任務,該工具內建於 Asana 的任務窗格中。

常見問題

每週排程範本和每日排程範本有何不同?

每週排程用於追蹤一週的待辦事項。每日排程範本則通常更為具體,用於追蹤一天的待辦事項,以及一天當中進行工作的時間。每日排程範本與時間段之時間管理技術類似,而每週排程範本則近似於排程計劃表。

我是否需要每週排程範本?

從紙上劃掉基本的待辦清單內容讓人頗有成就感,但每週排程才是讓工作始終進展順利的唯一現實的方式。在線上工具中將所有待辦事項可視化,您就可以即時動態追蹤每日排程。藉由免費的每週排程範本,每週都可以輕鬆建立新的每週排程。這樣,您就可以立即開始進行重要的工作了。

如何利用每週排程?

首先將所有每週待辦事項新增至一處地方,在這種情況中,可以新增到您的每週排程範本中。確保每個任務都有截止日期以及所有其他情境資訊,例如優先順序或狀態。然後,由於您的每週排程放置於一個線上工具中,因此請將您需要追蹤的所有協作者和文件新增至工作進行的位置。隨著一週時間的推進,請使用您的每週排程來確保工作進度正常。還需與您的團隊成員分享更新內容和可視度,並且在工作順利完成時慶祝一番。

每週排程的用途是什麼?

每週排程有助於維持條理與進展順利。可追蹤您的待辦事項、每個任務的狀態以及工作的重要程度。每週排程不僅可以讓您的團隊深入瞭解工作內容,還能在期限和交付項目發生變更時為您提供幫助。一目了然地瞭解您的重要工作,這樣您就可以按時、按排程完成工作。 

如何製作每週排程範本?

您的每週排程範本應放置於專案管理平台中。這樣不僅能夠輕輕鬆鬆複製範本,還能以工作優先順序、工作狀態等其他資訊標記每一個待辦事項。在您的每週工作排程和日常優先事項之間切換,以便隨時瞭解日程上的內容。

建立每週排程的優點有哪些?

您的每週排程範本就是您的每週規劃全部內容的事實來源。與個人計劃表或每月行事曆不同,每週排程可以在一處位置追蹤所有重要待辦事項。

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