每週排程範本

建立每週排程的重點，在於追蹤需要進行的事項。如果沒有給任務指明優先順序、截止日期和描述，可能會永遠完成不了。

這就是每週排程範本可以發揮作用之處。

什麼是每週排程？

最基本的每週排程即用於規劃每週時間安排以完成待辦事項的方式。但有效的每週排程還能幫助您明確每個任務的優先順序、截止日期、難度及目前所處階段。這樣一來，無論是一週中的哪一天，您都能準確掌握待辦清單上的事項以及需要優先處理哪些事務。

什麼是每週排程範本？

每週排程範本 (有時又稱為每週計劃表範本或每週行事曆範本) 是一種建立、組織每週排程的範本化方式。若每週都使用範本建立每週排程，您就可以在週一上午著手處理待辦事項並且直接開始工作。 

數位每週排程範本的優點

在 Google 上快速搜尋「每週排程範本」，就會顯示數十個可以列印的 Excel 範本或空白的每週排程 PDF 檔。問題是，這些類型的每週行事曆只能讓您擷取到每個任務中極少的資訊量。

很多時候，待辦事項的複雜程度遠非一句話能說明。您需要追蹤的不僅僅是一週的工作，還需要知道每個任務的期限、重要程度以及涉及的協作者或情境。若您使用可列印的每週排程，您就會遺漏上述所有細節。

在專案管理工具建立簡單的每週排程，取代可列印的每週行事曆，您就可以：

• 在一處位置查看所有待辦事項

• 在每日計劃表和每週行事曆之間切換

• 追蹤每一個交付項目的優先順序

• 當優先順序發生變更時重新安排截止日期

• 與專案關係人分享情境資訊

• 附加相關文件 (如 Google 文件或 Google 試算表) 至待辦清單

• 與您的團隊成員協作

• 在工作進行處追蹤進度

• 審核已完成的任務和任務清單

• 改善時間管理

• 即時檢視您的每週日程

數位每週排程範本中應包含什麼內容

為了完成最重要的工作，您需要知道什麼工作是最重要的。聽上去顯然如此，對吧？但如果沒有合適的工具，就會很難辦到。 

確保您的數位每週排程範本可讓您以不同資訊標記待辦事項，例如工作的優先順序或所需時長。這樣，無論您在哪一個上午登入，都能減少瀏覽工作排程花費的時間，並且專注於完成工作。

整合功能

• 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。

• 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作，以便相應地安排工作的優先順序。若團隊使用協作工作流程，便可以輕鬆查看自己有哪些任務正在等待他人先行完成，以及自己的工作何時可以開始進行。當第一項任務完成時，指派對象會收到通知，告知他們可以開始進行依存項任務。或者，如果您的工作依存於另一項任務，而該任務的時程被重新安排，則 Asana 會通知您，讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

• 開始日期。 有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期，您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時，他們便能清楚掌握每項任務需時多久來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作，使整個團隊的目標一致，並確保不會遺漏任何相依的工作。 

• 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式，使用欄來顯示專案資訊。欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織，但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示，卡片中帶有各種相關資訊，包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況，並一目了然地掌握您專案所在的位置。

推薦的應用程式

• Gmail。 您可藉由 Asana for Gmail 整合，直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您電子郵件的內容資訊，如此一來，您再也不會錯過什麼。寫電子郵件時需要參考 Asana 任務嗎？與其開啟 Asana，不妨改用 Asana for Gmail 附加元件，直接從您的 Gmail 收件匣輕易搜尋該任務。

• Outlook。 行動項目會以電子郵件的形式湧入 (例如來自代理機構的審查工作，或來自合作夥伴的設計資產請求)，而您現在則可直接從 Outlook 建立 Asana 任務。接著，您可以將這些新任務指派給自己或隊友、設定截止日期並新增至專案，以便與其他相關的工作連結起來。

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

• Box。使用 Box 檔案選擇工具直接將檔案附加至 Asana 任務，該工具內建於 Asana 的任務窗格中。

常見問題