每週待辦清單範本

實現明晰度不必很複雜。藉助每週待辦清單範本,您就可以在每週一花幾秒鐘時間建立一份新的任務清單。

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紙本每週計劃可能對於個人而言是足夠的,但說實話,無論您有多努力遵循排程,事情總會發生變化。遇到問題時,您一整天的工作都會完全重新安排,這樣就難以在列印出來的每週待辦清單上加以管理。對於任務管理,最好使用一個可自訂的數位每週待辦清單範本,這樣只需按幾下就能進行編輯。

[產品 UI] Asana 中的每週待辦清單專案,試算表風格的專案檢視 (清單)

如何使用每週待辦清單範本

建立、使用每週待辦清單範本非常簡單,數位化後尤為便捷。依循以下步驟,幾分鐘內即可啟用您的專屬範本:

  1. 建立一個新專案 (若您使用的是專案管理軟體,請設定為工作流程看板以便檢視)。

  2. 針對一週當中的每一天建立區段。

  3. 新增任務至每一個工作日區段。

  4. 依據需要指派團隊成員、截止日期以及專案相依性

  5. 開始使用!

使用數位每週待辦清單範本的 5 個優勢

每週待辦清單簡化了您的每週計劃,幫助您早做準備,其易於檢視的版面配置能夠展示您每週需要完成的全部事項。請注意,若您有很多日常任務,每週計劃範本可能會無法勝任。此時,最好選擇使用可用於任務管理的每日待辦清單範本。

無論您使用的是每日還是每週計劃範本,將任務清單用作首選系統都能帶來諸多好處。這是一種一站式系統,可讓您進行設定且無需擔心忘記。

藉助每週待辦清單範本,您可以:

1. 在幾秒鐘內建立新的每週待辦清單

只需建立一次自訂範本即可一勞永逸。在專案管理平台中建立您的每週待辦清單,只需按一下按鈕,即可每週自動建立新的清單。

2. 一週內容,一目了然

一次設定即可組織一週內容。然後每當您需要查閱您的工作負荷,只需找到目前的每週待辦清單,即可回顧您已完成的內容,查看尚需注意的任務。

[產品 UI] Asana 中的每週待辦清單,工作流程看板風格的檢視 (看板)

3. 只需簡單按幾下,即可重組與重整

您的工作負荷會隨時間而發生變化。無論是新的角色或僅僅是調整優先順序,您都需要一個能夠隨您的步調靈活變動的每週待辦清單範本。在工作管理平台中設定您的範本,您就可以依據您的工作流程和職責的變更對範本加以調整,以適應您新的需求。

4. 將每週工作自動化

使用範本自動化您的每週工作安排,這對於重複任務非常實用。您可以直接向其新增專案依存項和文件,您還可以將您的工作流程連結到您的待辦清單並加以設計,以便將所有任務準確放入需要的位置。

5. 連結任務與遠大目標

在日常工作中,大局往往容易被人忽視。將範本中的每週任務連結到您的目標,可即時追蹤進度並慶祝較宏大的專案里程碑

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間移動的情形,並一目了然地掌握您的專案所處的位置。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整您依存項的截止日期。

  • 我的任務。我的任務是個人化的檢視,顯示指派給您的每項任務,且無論任務屬於哪個專案或團隊都會顯示。在同一位置以視覺化方式呈現您的所有待辦事項,您就能排序並優先執行重要項目,確保不遺漏任何細節。透過我的任務功能,您可在清單、看板和行事曆檢視間來回切換,以您想要的方式執行工作。

推薦的應用程式

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

每週待辦清單範本是管理每日任務的簡便方式。不妨組建您的每週待辦清單範本,幾分鐘內即可變得更條理分明。

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常見問題

如何製作每週待辦清單範本?

設計每週待辦清單範本最簡單的方式就是建立數位工作流程看板軟體。這樣,您就可以在不同日期之間移動任務,指派項目到其他團隊,或將其連結到更大型的專案以便追蹤進度。

待辦清單範本和每週待辦清單範本有何不同?

定期待辦清單範本和每週核對清單範本的主要差異在於後者是專為工作週而設計。不同於不斷增加、永不止息的待辦項目清單,每週核對清單有助於維持條理分明並按時完成工作。

待辦清單範本中應包含哪些內容?

待辦清單範本是完全自訂的。我們建議您納入將至任務、截止日期以及每日工作細目,以便在您的每週待辦清單範本中加以組織,不過,您最終仍需決定要使用哪些功能,以便充分利用您的範本。

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