每日計劃表範本

把自己的一天變得井井有條,不僅僅只是在清單中寫下每日待辦事項而已。組織並按輕重緩急安排優先任務可讓您追蹤最重要的工作。瞭解如何在 Asana 中建立每日計劃表範本。

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規劃一天的工作不僅僅只是意味著草草寫下即將到來的待辦事項而已。真正井然有序的日程應該包括每日任務,以及任務的優先順序、狀態、截止日期等。

不確定要如何變得井然有序嗎?請使用數位每日計劃表輸入。

[產品 UI] Dave 在 Asana 中的每日計劃表專案範本 (清單檢視)

什麼是每日計劃表?

顧名思義,每日計劃表就是掌握您每天必須執行的所有任務 (無論大小) 的一種方法。每日計劃表讓您以大格局瞭解每日任務,把規劃和安排日程的優先順序變得簡單,且確保不會遺漏任務的細節。藉助每日計劃表,您可以總是知道當天該做什麼事,包括團隊會議、該迅速完成的待辦事項,以及需要高投入度的任務。對組織來說是加分的工具。

什麼是每日計劃表範本?

您可能已猜到,每日計劃表範本 (也稱為每日排程範本) 是可讓您以範本型式建立和組織每日任務的一種方法。數位每日計劃表範本可供編輯,且可重複使用,因而可輕鬆組織工作、納入哪些事項需要完成、何時需要完成。您可藉助數位每日計劃表範本,快速開始每天的工作,同時還能確保不會錯過任何一件事 (甚至不會發生更糟糕的狀況——忘了執行待辦事項。)

使用數位每日計劃表範本的優點

您之前很可能是使用實體的手帳,畢竟誰能抗拒潔白無瑕的空白頁或專家裝幀的日誌本呢?不過說實話,儘管實體手帳可能在美觀的層面上很吸引人,但卻不總是那麼實用。例如,實體手帳的一大限制是缺乏空間。此外,還無法自訂,也不能讓您附加情境資訊至任務,而這兩點是讓事情井然有序的兩項關鍵元素。

這時,數位每日計劃表範本就能派上用場。由於數位範本可自訂,因此您可加以組織,使之最符合您的工作需求。想要用極簡主義風格檢視整天的每日計劃表嗎?很簡單。偏好將任務拆解成以小時為單位的排程嗎?沒問題。

專案管理工具 (而非使用可複印的每日計劃表範本) 中建立數位每日計劃表範本後,您就能:

  • 在一個位置掌握您的所有任務

  • 追蹤每個任務的優先順序

  • 輕鬆地按照任務的優先順序安排 (以及重新安排) 您的待辦清單

  • 將每日的任務連結至更大的目標

  • 提高生產力減少拖延

  • 精實的時間管理

  • 與團隊成員協作

  • 掌握自己已完成哪些任務

  • 追蹤您的進度

  • 即時觀看新任務加入的過程

[產品 UI] 簡易 Asana 每日計劃表專案範本 (清單檢視)
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如何建立您的數位每日計劃表範本

重要的事先執行:在您坐下來進入每日的規劃階段前,務必確認可在範本中自訂符合自己工作需求的排程。尋找能以標籤在任務標示任務狀態、投入量、優先順序或類別的功能。一旦開始新增項目到任務清單後,上述這些功能就能讓一天工作之規劃變得更簡單。

每日計劃表範本要納入什麼內容

好,基礎的部份我們已說明完畢。現在您知道每日計劃表範本是什麼,以及為什麼要使用,那麼不訪瞭解一下應該要在你的範本納入哪些內容。

您可決定要如何組織您的範本,並按照您覺得運作最佳的方式來做。若要建立一個基本範本,請開始新增該天的待辦事項,例如:會議、跟進事項以及行動項目。接著,請為任務加上標籤,以利附上您要達成井井有條所需的資訊。您可以使用的任務標籤包括:

  • 優先順序

  • 截止日期

  • 類別

  • 投入量

  • 狀態

如何安排您的每日計劃表範本

一旦新增且在每日任務上加上標籤,您就能進一步用自訂欄位排序任務,讓排程更清楚。或許您喜歡在早上把小任務解決,留下午後時段處理需要高投入度的待辦事項。又或者,您偏好按照重要性來檢視任務,以便確保優先執行重要工作。根據工作風格安排每天日程有助您保持專注、維持高生產力。畢竟,您的這些工作不都該交給科技來完成嗎?

以下是您可以安排每日計劃表範本幾種方法:

  • 任務類型或類別

  • 時間段

  • 任務優先順序

線上每日計劃表範本之使用提示

一起告別在可複印手帳、工作表和便利貼上列出待辦清單的時代吧。數位每日計劃表可讓您自訂工作流程,且無論身處何處,您都能存取排程表。此外,有別於實體手帳,它也沒有把數位每日計劃表弄丟的風險。

[產品 UI] Asana 每日計劃表範本圖片 (清單檢視)

以下提供幾個使用數位每日計劃表組織工作的提示和訣竅:

  • 清楚而具體

  • 把任務變成可行動的敘述,並且加上期限

  • 靈活排序工作

  • 使用清單範本檢視,以宏觀的角度查看即將到來的任務

  • 設定週期性任務以便將工作流程自動化

  • 以顏色編碼的任務和加上標籤的任務,確保明晰度

  • 整合您最喜愛的應用程式以利精簡工作

  • 將任務組織成區段

  • 透過視覺化方式的網格 (例如工作流程看板) 呈現每日排程

  • 將文件或圖片附加至任務,從而將所有資訊存放在同一位置

  • 新增團隊成員,促進可視度

整合功能

  • 自訂欄位自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始時間及日期時,他們就能清楚掌握每個任務應該用多久的時間來完成。使用開始日期功能來設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,以免依存項出問題而導致工作出錯。

  • 我的任務。我的任務是個人化的檢視,顯示指派給您的每項任務,且無論任務屬於哪個專案或團隊都會顯示。在同一位置以視覺化方式呈現您的所有待辦事項,您就能排序並優先執行重要項目,確保不遺漏任何細節。透過我的任務功能,您可在清單、看板和行事曆檢視間來回切換,以您想要的方式執行工作。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊減少虛耗在忙碌工作上的時間,並將更多時間運用於您需要他們從事的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——意即「當 X 發生時,就執行 Y」。使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。規則功能可把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新取回對時間的掌控,將其運用於技能性和策略性的工作。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任一 My Drive 檔案。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

常見問題

我需要數位每日計劃表範本嗎?

人們很容易喜歡擁有一本全新個人手帳或條列式札記的感覺 (更別提一筆畫刪掉任務的暢快感了)。但實體手帳有其缺點,例如空間受限,而且無法自訂工作流程,也無法新增情境資訊至任務。數位每日計劃表可以辦到這一切,甚至還不止。它能讓您組織每天的待辦事項,以有效的方式最大化您的生產力,為每天的成功打好基礎。更棒的是,您仍能在待辦事項上點選「完成」時擁有同等的滿足感。

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