如何變得井然有序：17 個實用提示

組織能力可能會讓人覺得是「與生俱來」的特質，要麼你有，要麼你沒有。但實際上，組織能力可以像任何其他軟技能一樣學習和磨練。 

這值得學習。 有條理的人不太可能錯過重要任務，而且往往感受到的壓力也較少。 當事情井然有序時，您就知道在哪裡可以找到每日待辦事項、如何取得您經常使用的範本，以及今天需要傳送哪些電子郵件。 這樣您就有更多時間和空間進行腦力激盪、創造和解決更具影響力的問題。

井然有序不僅適用於近藤麻理惠的追蹤者。 透過幾個簡單的調整，任何人都可以為日常工作增加更多條理，以便改善工作並減輕壓力。

井然有序有哪些好處？

井然有序有助於減輕壓力。 當您知道事情的所在，就可以完成更多事情，而不會感到不知所措。 在工作空間中，這意味著您可以完成更多高影響力的工作，而不會感到倦怠。 當您可以在一處位置查看所有工作時，就能更輕鬆地安排任務的優先順序，並確保最重要的項目得以完成。

井然有序的安排讓您有時間處理重要的工作。 這是一種影響力很大的方法，可幫助您在工作中感覺更好、更快樂，這些好處包括：

1. 更靈活的排程。 使用時間管理工具組織和管理您的排程，可以減少浪費時間的事情，讓您有更多時間專注和深度工作力。 

2. 減少壓力。 當您井井有條時，您就會知道事情的位置、截止時間以及完成工作所需採取的步驟。 無需擔心，因為每個任務都已指派並有期限。 

3. 更多發揮創意的空間。 您知道那份不斷追蹤需要完成的任務的心理任務清單嗎？ 這佔用了大量寶貴的大腦工作量。 將這些項目從您的腦海中外包出去，將為創意和專注的工作留出更多空間。

4. 降低過勞的風險。 當您感到壓力和不堪重負時，您更有可能做出倉促的決定。 這會增加壓力，並隨著時間的推移而加劇，導致過勞。 通常，不堪重負源自於覺得有太多事情要做，但時間不夠。 井然有序有助於您掌控自己的工作並減少過度工作。

5. 提高生產力。 在一個完美的組織系統中，每一項工作都有目的、所有者和期限。 即使您的工作並不完美，老實說，誰的工作是完美的呢？擁有井然有序的系統可以減少花費在無意義任務上的時間，並提高生產力。

組織還可以減少工作附帶事務，例如追蹤任務、在應用程式之間切換以及尋找狀態更新。 我們 60% 的時間都被工作附帶事務所佔據，僅剩 40% 的時間用於技能型工作和策略，而這些才是您工作中最重要的部分。 當您知道事情的所在，就可以減少花費在搜尋資訊上的時間，而將更多時間用於執行。

讓您井井有條的 17 種方法

組織工作可能會讓人感到不知所措，尤其是當您不習慣這樣做時。 但就像工作空間中的許多事情一樣，您可以透過將其分解為更易於管理的步驟來處理組織。 無論您是想組織個人任務、專案層級的工作，還是團隊的整個系統，都可以從這裡開始。

組織待辦事項的 6 種方法

一個很好的起點是組織您的個人任務。 追蹤並寫下待辦事項有助於您更快、更有效地完成工作。

1. 在一處位置追蹤您的待辦事項

您愈試著在大腦中追蹤事物，生產力就愈低。 建立更有效的待辦清單的第一步，就是將其從您的腦海中移除。 

這是儘管去做(GTD) 法的關鍵原則，它鼓勵您透過在工具中追蹤待辦事項來釋放腦力，而非在腦海中追蹤。 將所有待辦事項寫下來後，請使用待辦清單工具將這些任務轉化為井然有序、可行動的步驟。 藉助數位待辦清單管理工具，您可以在同一處查看所有任務、期限和截止日期，從而更快、更有效地採取行動。

2. 學會管理您的時間

時間管理是組織的關鍵組成部份。 如果您無法掌控自己的時間，就無法掌控自己的任務。 

幸運的是，時間管理就像組織一樣，是一種可學習的技能。 您可以實施各種技巧和策略，以便更好地管理您的時間。 

不要害怕嘗試幾種不同的技巧，直到您找到適合自己的技巧。 查看： 

• 時間段法：時間段法是指您將一天中的每個時刻都安排排程。 這包括您的會議、任務以及從瀏覽 Instagram 到午休的所有時間。 建立詳細的排程可讓您掌控自己的行事曆。 您將能夠確切地瞭解您的時間是如何運用的，以及任何改進的機會。

• 時間箱：針對每個任務，建立一個目標，以便在特定時間內完成。 如果任務沒有時限，可能會落入帕金森定律的陷阱，即工作會延伸到填滿可用的時間。 時間箱可防止這種情況發生，確保任務只會花費必要的時間。 

• 番茄鐘技術：番茄鐘技術可以幫助您完成高度專注的工作。 這是一個簡單的結構：每個番茄時間由 25 分鐘的工作區塊組成，並以 5 分鐘的休息時間結束。 當您在進行番茄鐘時，請限制干擾並關閉通知。 目標是專注於手上的任務。 

• 食蛙法：這聽起來可能是一種奇怪的時間管理技巧，但食蛙法來自馬克吐溫的一句名言：「如果你的工作是吃一隻青蛙，最好一早就首先做這件事。」 基本上，這意味著要先處理最困難的任務。 每天開始時，先確定並完成最困難的任務，然後依序完成，直到剩下較簡單的項目來結束一天的工作。 這有助於您利用最有效率的工作時間 (通常是剛開始工作時)，從而取得成功。

透過實施時間管理，您可以掌控自己的排程，並有更多時間來做… 任何您想做的事情。 

3. 練習收件匣清空

與普遍的看法相反，收件匣清空並不總是意味著收件匣中沒有電子郵件。 這個概念更多的是關於組織您的電子郵件並減少數位雜亂，以便您可以掌握重要的任務和更新。

若要套用「零收件匣」，請每週 (或如有需要，每天) 設定時間來分流傳入的訊息。 檢閱您的收件匣，並按任務或優先順序組織每個項目。 嘗試套用有助於推進流程的簡單規則。 例如，如果您使用的是工作管理平台，請在閱讀訊息時指派任務。 或者使用鍵盤捷徑快速閱讀訊息，並根據需要快速回覆。 

每次練習收件匣歸零，都會更容易複製。 使用每週行事曆提醒或每日鬧鐘，確保您隨時掌握或可能提前掌握收到的訊息。 

4. 為最重要的工作排定優先順序

讓您感覺富有成效的工作 (虛工) 與有助於推動團隊和 Business 版前進的工作之間存在差異。 一種可能會讓您感覺良好，誰不喜歡勾選待辦清單上的方塊呢？但另一種是最終將幫助您發展職業生涯、團隊和公司的工作類型。 

確定最重要的工作始於公司的策略計劃和全組織的OKR。 每一個任務，無論多麼小，都應該導向那些更大的、更全面的目標。 將個人任務與更廣泛的目標連結起來，為您提供完成最重要工作的背景資訊。

當您瞭解自己的工作如何向上銜接至更大的公司計劃時，您就能掌握調整期限和優先順序所需的情境資訊。 這樣，當截止日期發生變化或新專案被新增到您的工作板時，您可以評估該工作與您目前的優先事項的比較，並進行相應的調整。 

5. 委派任務

外包或委派任務可讓您專注於高影響力的專案。 但委派可能會讓人感到尷尬，特別是當您將工作委派給同儕，甚至在極少數情況下委派給上級時。 但實際上，將任務外包給合適的人是一種信任和驗證的行為。 

若要委派，請先確定您目前工作負荷中的所有任務。 然後使用艾森豪矩陣確定哪些任務的優先順序最高，並將任務分類為：

• 重要且緊急。 這是您最重要的工作。 將這些指派給自己，並優先處理此區塊中的任何內容。 

• 重要但不緊急。 這些任務很有價值，但可能不需要在今天完成。 請排定時間，確保完成這些工作。

• 非重要但緊急。 這些是需要委派的待辦事項。 它們對您來說並不重要，但絕對必須完成。 將這些專案指派給能夠快速有效地管理它們的其他人。

• 不重要也不急迫。 完全移除。 這是為了工作而工作。

如果您的「不重要但急迫」類別中有其他人可以做得更好的工作，那麼指派他人代理其實是您可以做的最好的事情。  

6. 整理您的實體和虛擬空間

乾淨、溫馨的辦公空間令人振奮，進入時也令人興奮。 當您清理辦公桌，使其不受干擾時，它可以幫助您感到更有自信、更有創意，甚至減少焦慮。 數位雜物也是如此。 所有未讀電子郵件和逾期任務，就像工作空間裡堆積如山的過期文件一樣。 

與其讓事情堆積如山，直到讓人感到壓力或無法管理，不如每週、每季度或每月留出時間 (無論哪種方式對您有效)，進行例行的清理。 若要進行虛擬去雜化，請嘗試： 

• 重新指派任何具有新的相關截止日期的逾期任務。

• 閱讀並清除您的通知。

• 練習收件匣清空。

• 將行事曆進行時間分段，為更多流程騰出空間。

在您進行去雜化的過程中，提醒自己，您真正要做的是保護未來的自己免受不必要的壓力。 

組織專案工作的 6 個提示

組織待辦事項是組織工作的第一步。 之後，您需要組織專案工作。 如果您從未想過如何組織專案工作，這六個提示可以幫助您入門。

1. 為所有事務建立一處位置

除了讓您的工作空間更具功能性之外，將每個數位和實體項目放在適當的位置，還可以節省時間並提高生產力。 

您可以在適當的專案中組織檔案和任務來做到這一點。 這樣做有兩個好處：您的團隊不必無休止地搜尋檔案，而且您可以透過向同事指出他們需要的確切流程或工作流程來減少匯報會議。 

若要設定，請建立一個專案空間，其中包含團隊的所有相關檔案、任務、目標和文件。 您可以使用Asana這樣的工作管理平台，將所有資訊 (包括參考文件和範本) 存放在一處。

2. 分解專案交付項目

從本質上講，專案是一種容納與特定計劃相關的所有任務和交付項目的方式。 這可以是一項以期限為導向的計劃，例如活動或產品發佈，或是一個持續進行的流程，例如編輯行事曆。 

無論您的團隊正在進行什麼工作，都可以將專案任務分解為足以指派給一個人的小型組成部分。

這很重要，原因如下：想像一下，您有一個複雜的交付項目，需要多個人才能完成。 舉例來說，一篇部落格。 您有作家、文案編輯和設計師。 但如果這一個職責在三個人之間平均分配，誰來推進工作？ 誰來追蹤它？ 誰負責變更期限或更新專案關係人？ 

相反，將專案交付項目分解為更小的工作片段。 為每個團隊成員分配各自的任務，在這種情況下，一個用於部落格設計，一個用於部落格草稿，一個用於部落格審查，以便每個人都能掌握人、事、時。 這也稱為工作分解排程。 

專案追蹤軟體是最簡單的方法。 設定一個定義明確的專案並指派任務，以便每個人都能清楚看到誰負責什麼。 這樣，有疑問的團隊成員就可以直接找到負責人，從而省去尋找每個任務和問題背後的人、事、原因或時間的過程。

3. 備份您的檔案

我們都經歷過那種可怕的時刻，當電腦當機或軟體故障導致您失去所有工作時。 但越來越多的雲端儲存空間正在使這種情況成為過去。 許多公司都為員工提供儲存解決方案，因此如果可以，請加以利用。

首先為您的所有檔案建立一個系統。 預先組織空間，使其對您來說有意義，並根據需要新增資料夾和細分。 如果您開始在沒有真正組織的情況下大量上傳備份檔案，那麼當您需要搜尋特定內容時，您將會感到頭痛不已。 

請確保您在任何工作場所都有自動儲存功能，或定期進入並儲存您的工作。 然後，如果可以的話，請設定自動備份。 如果無法做到，請設定提醒，在完成任務時備份所有內容，並在一天結束時再次備份。 

4. 集中狀態報告

報告可能是您工作中最需要手動操作且最耗時的部分之一。 我們都參加過一場本來可以用電子郵件就能完成的狀態會議，而且從多個來源收集資料並手動將其彙整到一處需要花費大量時間。 

因此，請尋找一種方法，在工作發生的地方進行報告。 不妨使用具有通用報告功能的專案管理工具，讓您在追蹤工作的同一空間中建立報告儀表板。 使用這些儀表板產生專案狀態報告，從而最大限度地減少會議，讓專案關係人隨時掌握最新資訊，或允許團隊在自己的時間審查資料。 

5. 將重複的任務和流程自動化

您知道嗎？平均而言，工作者會將13% 的時間花費在已完成的工作上。 因此，員工每年會因重複工作而損失長達 236 個小時。

組織可以幫助您減少手動、重複的流程，讓您的團隊有更多時間進行重要的工作。 而提升組織的最佳方式之一就是使用自動化技術。

自動化任務有助於在應完成的時間內完成工作，這一點至關重要，因為每週有26% 的期限被錯過。 換句話說，這意味著每 4 個任務中就有 1 個無法在應完成的時間內完成。 這些都是可以輕鬆避免的大量待辦項目。 

如果您是自動化的新手，請嘗試從基礎開始：

• 使用自動化技術，自動將工作指派給合適的人員。

• 根據相依性變更和調整截止日期。 

• 使用可自訂的專案範本將手動流程標準化。

6. 在集中式工具中追蹤工作

當您團隊的所有工作都在一個集中式工具中組織時，您就可以確切地看到誰在何時完成什麼事。 這樣一來，規劃就不必再憑空猜測，因為您知道任務何時完成、何時輪到您加入並推進專案，以及您應該優先處理哪些項目。

若要開始，請確保團隊的所有待辦事項都在一處位置。 組織任務，以便每個人都能存取所有任務，並要求每個人即時更新他們正在進行的工作。 這樣，每個人都能知道每個任務的確切狀態。

您可以更進一步，設定自動化工作流程，在輪到同事介入並推進專案時提醒他們。 工作流程可以觸發行動步驟並自動指派期限，確保專案進度正常。 設定工作流程需要一些後端工作，但一旦準備就緒，工作流程就會成為您、您的團隊和您的日常任務的集中事實來源。

跨團隊組織的 5 個步驟

組織的最後一步也是最困難的一步是促進跨團隊工作。 每個部門都有自己的做事方式、喜歡使用的工具以及隨著時間推移而實施的流程。 但大多數工作都是跨多個部門完成的。 試試這五個提示，簡化跨團隊工作，為您的專案奠定成功的基礎。

1. 整合您最喜愛的 Business 版工具

情境切換 (即從一個任務或應用程式快速轉移到另一個任務或應用程式) 是一個嚴重的干擾因素。 每次切換時，您的大腦都必須進行調整。 這會消耗您的精力和注意力，使您難以專注於工作或做出有效的決策。 

對我們許多人而言，情境切換是一個問題。 一般工作者每天要在 10 個應用程式之間切換多達 25 次。 因此，超過四分之一 (27%) 的員工表示，在切換應用程式時會錯過行動和訊息，而 26% 的人表示，應用程式過載會降低他們的效率。 

您可以減少所使用的應用程式數量，並預設透過 Business 版整合來減少這種精神上的壓力。 整合您最喜愛的 Business 版工具，讓您可以在一處存取來自不同來源的資訊。 這意味著您可以將資訊集中在工作管理平台中，同時獲得 Salesforce 或 Google Docs 等強大工具的優勢，兩全其美。 

2. 將較大的目標分解為較小的任務

大目標可能會讓人感到不勝負荷。 當這些宏偉、艱難和大膽的目標未能妥善組織時，您的團隊可能會覺得他們無法實現或他們的工作無關緊要。 但激勵員工對於成功的團隊至關重要， 39% 的員工希望知道他們的工作將為公司增加價值。 

將這些更大的、更全面的目標與個人職責連結起來，可向您的團隊展示他們的工作的重要性。 例如，假設您的長期目標是在未來 5 年內將客戶群增加 300%。 在這個廣泛的層面上，很難掌握如何做到這一點，或者這對公司意味著什麼，直到您將其分解為短期目標，逐年、逐任務地進行。 在這種情況下，可能會如下所示：

目標：在 5 年內將客戶群增加 300%

年度目標：第一年結束時成長 30%

子目標： 

銷售團隊增加 25%

• 部署員工推薦計劃，並將推薦數量增加 5%

每季度發佈 1 項產品功能

• 聘請客戶成功經理與產品溝通

將行銷觸及率提高 10%

• 聘請 3 名新團隊主管

• 排定 300 篇社交媒體貼文

透過將目標分解為可行動的步驟，您既能確保自己以良好的步調達成目標期限，又能向員工展示他們的日常任務如何為大規模、高影響力的目標做出貢獻。 

3. 追蹤專案相依性

作為一個團隊，我們依靠彼此來完成自己的工作。 但當您所依賴的事情被延遲時，會發生什麼情況？ 如果沒有簡單的方法來可視化相依性，您就無法知道工作何時會延遲，而您需要進行調整，而您的團隊成員也不知道他們的延遲實際上會影響其他人。 

清楚追蹤專案相依性有助於減少團隊中每個人的未知數。 專案相依性可幫助您瞭解您的工作何時依賴於其他人的任務，這意味著您需要等待他們完成才能開始。 透過專案管理軟體追蹤相依性，您可以確保團隊成員在解除阻擋時收到通知。 如果某項任務延遲，任務所有者就能確切知道該聯絡誰，以便取得更新的截止日期或期限。

4. 建立可重複使用的範本和參考指南

即使這是您經常做的事情，啟動新專案也可能會帶來潛在的壓力。 有很多詳細資料需要考慮，例如記住每個關鍵專案關係人和任務，因此很容易忽略重要的元素。 同時，您也不想花費數小時為每個新的專案計劃重新設計一套流程。 解決方案是一個可自訂的專案範本，您可以使用並調整以滿足您的特定專案需求。 

範本和參考指南為重複的任務提供了結構，使您能夠追蹤任務並防止重複。 它們是一種可調整的工具，可以幫助您更好、更快地工作。

為什麼要使用範本？

• 由於所有小任務都在同一處進行追蹤，因此您不太可能會忽略它們。

• 範本很容易變更，並可根據經驗教訓進行調整。

• 範本使專案經理的知識大眾化，讓每個人都能存取。

• 它們有助於新團隊從現有計劃中分離出來。

5. 建立集中式資訊中心

組織團隊的工作通常歸結為建立一個集中式資訊來源。 當您從一個資訊庫中進行操作時，它會減少整個團隊的困惑，因為每個人都知道他們應該在做什麼、何時做以及從哪裡獲得完成它的工具。 這也使專案關係人能夠一目了然地獲得深入解析，並且可以輕鬆提供狀態更新，減少不必要的狀態會議。 

使用專案集管理，您可以將工作簡化為集中式專案集，以便鳥瞰您的計劃和專案。 這是公共空間中白板的數位版本。 在這裡，每個人的工作都會被列出並指派給適當的團隊成員，從而建立一個可以即時調整和報告的活躍專案空間。

井然有序有助於您更聰明地工作

實施組織技巧並簡化您的生活需要一些投入量和時間。 但提前做好工作，讓自己更有條理，對您的未來會有所幫助。 隨著時間的推移，您將在工作日中創造更多空間，專注於您最擅長或為您帶來最大樂趣的任務，從而幫助您更好、更快樂地工作。