帕金森定律:如何克服它以提高生產力

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May 9th, 2023
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摘要

帕金森定律是指為工作分配時間后,人們便會不自覺地完用所有分配的時間才能將其完成。一種可能的情況是您比必要的時間花費更長的時間,才完成一項任務,另一個可能是您有所拖延,直到截止日期就要到了才完成工作。本指南將說明帕金森定律運作原理,並提供讓您以較少時間完成工作的提示。

您是否曾拖延某個專案直到其最後一分鐘,即便您知道只需要花幾個小時就可以完成它?這算情況最好的拖延症了,不過也是帕金森定律的一種表現表式。當您有時間時,您就會花完它。您可能早早運用這些時間來慢條斯理地完成任務,您也可能拖延直到截止日期就要到來之前再匆忙應付。 

很遺憾地,期限不一定總能提高生產力,若能瞭解帕金森定律並找到方式克服它,就能提高生產力。本文將說明帕金森定律如何運作,並提供可讓您以較少時間完成工作的提示。

什麽是帕金森定律?

帕金森定律是指工作必須佔用所有預先分配的時間才能完成。當您疲於應付幾個工作的期限,或管理多個專案時,此定律就會起作用。

什麽是帕金森定律?

舉例來說,您被交代為期兩週要完成的專案提案。由於知道有許多時間,您可能很放心。然而,由於到達期限之前還有很多時間,您也因此花費 (比必要時間) 更長的時間完成手上的工作,或是拖延到截止日期幾乎要到了才完成工作。也就是說,任務的執行會延伸到填滿您的所有可用時間。

帕金森定律最早由誰提出?

西里爾·諾斯古德·帕金森 (Cyril Northcote Parkinson) 是英國航海歷史學家,1955 年在他為《經濟學人》所撰寫的諷刺散文中最早提出此概念。他後來又撰寫了名為帕金森定律:對於進度的追求 (Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress) 一書。散文中的故事談到一位女士如何在一整天中只做了一件事:寄送明信片。

因為這位女士有一整天的時間可以完成這個任務,她就花了一個小時尋找卡片、半個小時找眼鏡、90 分鐘寫卡片,諸如此類,直到她花了一整天的時間。她的故事旨在說明工作如何會延伸,直到填滿所有可用的時間。儘管帕金森的事例聽起來可能很極端,但我們都曾或多或少有過類似但沒那麼極端的經驗。

為什麼工作會延伸直到填滿可用的時間?

研究指出我們接獲一個任務時,會思考有多少可用的時間來完成任務,而不是我們實際需要多少時間。這種心態會導致時間被浪費、工作流程效率不彰。因此即便任務其實不需要那麼多時間來完成,身為一般人的我們仍經常感到必須花掉可用的所有時間來完成任務。

為什麼工作會延伸到填滿可用的時間?

帕金森定律範例

帕金森定律幾乎適用於一切事物。在個人對其有所瞭解並找到方法克服之前,沒有人能對帕金森定律免疫。您可能會在行銷或設計等各種團隊中發現帕金森定律的例子,也可能看見它正以更大的規模在企業組織中浮現。

儘管有各種克服帕金森定律的方法,您所執行的具體工作仍可導引您如何戰勝帕金森定律。參閱以下三個範例以及針對這些特定情境的解決方案。

行銷簡報

假設您是正在製作新客戶簡報的行銷經理,您有一個月的期限可以收集所有簡報必要的素材。這個期限讓您擁有許多準備時間,但因為您手上還有其他幾個急迫的任務,因此就把簡報擱置一旁。接著,期限就悄悄逼近,而您則在最後一分鐘慌忙地完成簡報。

試想另一個不同情境,您手上任何沒有其他任務,因此您花了整個月的時間製作簡報。儘管經過最初的兩週之後,簡報似乎接近完成,但因為您還有額外的時間,因此就繼續在簡報的各處添加細節,直到期限來臨。這時,您的工作就是延伸到填滿所有分配的時間了。

可能的解決方案:行銷團隊成員可以一起合作,根據實際狀況決定專案應該花費多久時間,而不是設定一個任意的期限。若專注於專案所需的時間量而非期限,就能提高生產力、避免效率不彰。

設計型錄

如果您是設計師,這個例子就很適合您。想像您要在兩週內完成一本型錄。身為創意人員,您對自己的工作感到自豪,而您的目標是要讓每個專案看起來極盡完美。您可能從未有過專案完全結束的感受,因為您總能找到一些可以修正或改進之處。

期限對您而言很實用,因為有期限,您才能確保一切如期完成;儘管如此,您卻總是讓工作延伸到最後一分鐘,因為您陶醉在每個專案的內容。

可能的解決方案:若您儘早讓客戶參與設計流程,就能避免自己在設計上花費不必要的時間。在期限外加上客戶的基準或經理查核進度的時程,由他們提供回饋,如此一來,您就知道自己的進度如何,以及何時應該停止。

40 個工時的工作週

多數公司的營運都是以一週 40 小時的工時模式為基礎。這種模式預先認定對大多數工作而言,每週需要用來完成任務的時間量是相同的。

但把行銷領域和醫療領域的工作時間均設想為一天 8 小時是否不切實際?這些工作難道一樣複雜嗎?簡單來說,答案是否定的。環顧四週,帕金森定律無處不在。有些人一週要忙碌 40 個小時,有些則運用時間管理技巧,讓自己在較少的時間完成任務,並因而從中得益。

可能的解決方案:不妨使用帕雷托法則,根據此法則,大致上 80% 的結果都是來自 20% 的成因。專注在具高度影響力的工作,並重視花費在工作上的時間將能帶來更高的生產力。

閱讀:助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧

如何克服帕金森定律

您可以使用具體策略來克服帕金森定律,善加利用您的時間。當您不再讓工作延伸到填滿所有時間,您就能更快完成工作,並使用剩餘的時間放鬆或轉而從事別的任務。

克服帕金森定律的 5 種方式

1. 策略性地規劃您的工作

當您提早進行工作的策略性規劃,您就比較不會拖延,而更可能以有效率的方式工作。建立一個計劃有助管理您的時間、評估任務需時多久,再據此加以詳細規劃。

您應在計劃中概述:

您也可針對公司內的長、短期目標建立更宏大的策略計劃。這樣做可促進自己工作時有更高的生產力

2. 設定自我約束的期限

克服帕金森定律的第一步是設定自我約束的期限,與其以「我有多少時間?」的心態來面對,不妨開始思考您實際上需要在每個任務花費多少時間,並且據此為自己設定期限。

若要確認您需要針對某項任務實際花費的時間,應先:

  • 瞭解專案需求:您需要更瞭解自己需要執行哪些工作,才能判斷專案需要多少時間來完成。在此步驟中,您必須考量所屬的較大專案,然後建立包含所有子任務和活動的清單。

  • 據此安排活動和任務的優先順序:一旦列出專案需求清單,您就能安排待辦清單的優先順序,決定哪些任務最為重要以及/或最複雜。您應將需時最久的任務置頂於清單中。

  • 決定您需要讓哪些人參與:若專案某些部分需要同仁協助,您就需要衡量由誰參與專案。若能在專案之初就連繫、編整您的團隊,之後就能為自己節省時間。

  • 進行時間的預估工作:您現在應詳知將至專案會涉及哪些人與事,以及他們將如何參與專案。接下來就能根據您的工作負荷和個人所能提供的生產力,針對完成工作預估實際所需要的時間。

將任務視為待完成的短期目標,即您愈快完成任務,您就有愈多時間可用來處理其他事。

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3. 嘗試時間箱法

時間箱是具高度生產力的工作策略,可協助您對抗拖延症、奪回喪失的生產力,並專注於重要的工作。

使用時間箱時,必須設定在特定時間範圍內要完成某個任務的目標。若您在開始執行任務前,先規劃任務應花多少時間完成,您對工作的目的性就會更強。時間箱可用來安排個別任務的時程、協助團隊變得有條不紊,也可更有效地管理會議。

推薦閱讀:如何安排,才能讓最重要的工作取得最高的優先順序

4. 嘗試番茄工作法

番茄工作法是與時間箱類似的概念,區分專心致志的工作段落與頻率較高的短暫休息,其目標在於提高生產力,同時減少心智疲勞。此技巧結合 25 分鐘的工作段落和 5 分鐘的休息時間,從而將專注力提高到最大程度。

使用番茄法技巧來管理時間,可區分為五個階段,包括:

  1. 按照重要性排序任務並據此建立清單

  2. 設定以 25 分鐘為單位的計時鬧鐘

  3. 在計時期間致力執行任務

  4. 休息五分鐘

  5. 在四個番茄法循環後,休息 15 至 30 分鐘

5. 使用任務管理工具

使用任務管理工具是組織一天工作、安排個人工作期限和確保有足夠時間管理優先事項的絕佳方法。無論是團隊合作,或執行個人專案,您都能 製作待辦清單,從而確保專注於專案進度。

若您想要掌控自己的時間、增加自己能完成的工作量,克服帕金森定律就很必要。在期限前完成任務,就能用多餘的時間直接進入下一個工作或休息一下。目的是要更有效率,而不是讓自己過度工作。

使用帕金森法則在更短的時間內完成更多工作

您瞭解帕金森法則的內涵以及運作的方式之後,就能加以利用並從中獲益。有了既定的正確策略 (如主動排程、個人應遵守的期限及任務優先順序),您就能在較短的時間內完成更多工作,並且更能取得工作/生活間的平衡。

使用任務管理軟體可以補足您已制定的策略,協助您達成目標。

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