利用這些提示及範例,撰寫出色的 SMART 目標

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJanuary 8th, 202100
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撰寫更出色的 SMART 目標 - 標題圖片

每一個取得非凡成就的團隊都必須首先設定目標才能實現目標。設定好目標的團隊可以實現更出色的成果,如治癒疾病、建置更高效、更永續的設備或是讓我們的海洋更適合鯨魚和海豚生存。設定目標後,我們可以看到想要實現的目標,並且全力以赴。

但實現雄心壯志並不只是達到目標,還需要一條通往終點的道路,而這就是 SMART 目標的用武之地。SMART 是一個縮寫詞,可協助您定義、設定偉大目標。藉助 SMART,您可以確保備妥實現專案目標乃至更大型的公司目標所需要的一切內容。來看看如何辦到。

何謂 SMART 目標?

SMART 是一個縮寫詞,可協助您建立妥善定義、具可否證性且可實現的目標。SMART 代表著:

  • 明確 (Specific)

  • 可衡量 (Measurable)

  • 可實現 (Achievable)

  • 切實可行 (Realistic)

  • 有時間限制 (Time-bound)

縮寫詞 SMART 就是設定偉大目標的捷徑,因為其中包含了成功所需的一切因素。以下介紹如何分解及完成每一部分:

明確

請記住,設定 SMART 目標是為了達到特定目的,而非泛泛而談。您不僅希望所有計劃都能成功,而且希望特定專案也能成功。若要確保能夠實現這些目標,請務必讓目標與目前手上的工作彼此相關。

可衡量

SMART 中的 M 表示可衡量 (measurable),這一點可協助您評估專案是否成功。您的目標應以某種客觀的方法來衡量,可以是截止時間、數字、百分比變化或是其他一些可衡量的元素。

可實現

雖然不應設定太容易實現的目標,但還是要確保所設定的目標是可行、能想像得到的。可實現意即目標不應完全脫離現實。可問問自己:目標是否在專案範圍內?若不是,就是不可實現的。

何謂延伸目標?

「延伸目標」指需有目的地加以挑戰的目標。例如,若您的網站每月通常會有 30,000 名訪客,則延伸目標可以設定為每月 50,000 名訪客。這是相當大幅度的增長!但這一延伸目標仍處在現實範圍內。務必讓您的目標體現雄心壯志而非不切實際,比如說,讓訪客數目從每月 30,000 名飆漲至 300,000 名,這就是不切實際了。

切實可行

SMART 中的 A (可實現) 和 R (切實可行) 息息相關。除了設定可實現的目標以外,目標還需要切實可行。例如,也許目標可實現,但代價是每一位團隊成員都要超時工作六週。即使這一目標可實現,卻並非切實可行。務必透過建立清晰的資源管理計劃,同時兼顧兩者。

有時間限制

您的 SMART 目標應設定結束日期。若沒有時間限制,專案可能會拖延,無法得到清晰的成功指標,而且會遭遇範圍潛變的情況。若還未設定結束日期,務必要列出清晰的專案時間軸

SMART 目標的優勢是什麼?

確保您的重要目標涵蓋 SMART 的每一個元素可能比設定一般目標更耗時,但從 SMART 目標中所得到的價值會大於設定目標過程中所額外花費的時間。目標不應設定過後就忘記,而應是專案規劃過程中的關鍵部分。透過設定 SMART 目標,您與團隊就能得到:

  1. 清晰溝通與步調一致。當您的專案團隊確切瞭解工作的目的,團隊就能更有動力、更步調一致。瞭解個人工作內容對於更大的公司目標有何作用的團隊成員,相比起其他同事,其工作動力將會加倍,因此設定、分享 SMART 目標有助於提升整個團隊的動力。

  2. 專案成功明晰度。試過在專案結束後仍不知道自己是否已經實現目標嗎?SMART 目標有助於設定清晰目標,避免目標模糊不清或讓人困惑。

  3. 清晰的藍圖與完成指標。藉助 SMART 目標,您能確切知道要實現什麼,以及何時能實現。您已經驗證過這些目標是否切實可行且可實現了,也知道可以進行衡量,以便瞭解是否已經實現。

  4. 可追蹤的指標。完成專案時,SMART 目標有助於評估專案是否成功。如果沒有實現,也不要自責。事實上,在 Asana,我們的目標是要實現 70% 的目標。這樣就會知道設定的是具有挑戰性但可能實現的目標。無論是否已經達到目標,SMART 目標都可以協助您進行評估,以便從中總結經驗。

SMART 目標的 5 個範例

準備好開始了嗎?撰寫 SMART 目標前,這裡提供 5 個 SMART 目標範例,介紹每一個目標要如何符合 SMART 標準。

1. 業務目標

  • 範例:為第一季度的每一個月生產至少三種不同的大型行銷資產類型 (例如:電子書、網路研討會、影片、一至兩頁的銷售簡報)。

  • 符合 SMART 的原因:目標明確 (大型行銷資產),可衡量 (三種不同類型),可實現且切實可行 (雖要以專案團隊成員數目為準,但我們可以假設每個月都有足夠人手來完成這些資產),以及有時間限制 (第一季度中的每個月)

2. 團隊目標

  • 範例:在 2022 財政年度上半年期間,產品團隊將合作開展五個跨職能專案,重點為可用性測試、客戶問卷調查、客戶行銷或研發。

  • 符合 SMART 的原因:目標是明確的 (專案專注於可用性測試、客戶調查、客戶行銷或研發),可衡量 (五個跨職能專案),可實現 (六個月內完成五個專案),切實可行 (專案將跨整個產品團隊進行),有時間限制 (2022 財政年度上半年)

3. 專業目標

  • 範例:2021 年期間,我將透過指導培養自己的管理技能,至少有兩名學員來自於我們公司的僱員資源群組或我的校友人際網絡。

  • 符合 SMART 的原因:目標是明確的 (透過指導增進管理技能),可衡量 (至少兩位學員),可實現且切實可行 (這個人有兩種尋找學員的不同途徑),以及有時間限制 (2021 年期間)

4. 個人目標

  • 範例:我要訓練成可以在兩小時內跑完三月份舉行的聖地亞哥半程馬拉松。

  • 符合 SMART 的原因:目標是明確的 (聖地亞哥半程馬拉松),可衡量 (兩小時內),可實現 (對於大多數經過適當訓練的賽跑人士而言,兩小時是一個既有抱負又可行的速度),切實可行 (這個人已確定會進行訓練來備戰半程馬拉松),以及有時間限制 (三月)

5. 非營利目標

  • 範例:我們將在二月份為中學生提供 100 小時的數學與歷史免費輔導。

  • 符合 SMART 的原因:目標是明確的 (為中學生進行數學與歷史輔導),可衡量 (100 個小時),可實現且切實可行 (取決於非營利組織的志願者數量),以及有時間限制 (二月期間)

SMART 目標設定範本

準備好設定您的 SMART 目標時,先從撰寫一到兩句專案目標開始。然後,將五個 SMART 屬性逐一運用到您的目標中,並且確保涵蓋到所有基礎元素。準備開始時,可使用這些範本:

初始目標:寫下您的初始目標。如果沒有完全符合 SMART 也無需擔心,稍後我們會在範本中加以完善。

  • 範例:我想要在社交媒體上推廣公司品牌。

讓目標更明確:目標是否確切定義您想完成的事?如否,可重新組織語言,讓它更特定於您的某個專案。

  • 例如:在 Instagram 上使用公司特定標記,推廣公司品牌。

讓目標可衡量:是否想好專案完成後如何衡量目標?如否,新增一種衡量專案結束後是否成功的方式。

  • 例如:發展公司特定話題標記,用以產生 1,000 個新的 Instagram 追蹤者。

讓目標可實現:您的專案範圍能夠實現這個目標嗎?需確保這一特定目標處在專案涵蓋範圍內。

  • 例如:發展並使用公司特定話題標記,結合產業中的流行標記,以此產生 1,000 個新的 Instagram 追蹤者。

讓目標切實可行:專案團隊是否能夠合理地實現目標?即使是延伸目標,也應確保您可以憑藉手上的資源完成它。

  • 例如:每天在 Instagram 上發佈貼文,確保每一則貼文同時附帶公司特定標記及產業流行標記,以利產生 1,000 個新的 Instagram 追蹤者。

讓目標有時間限制:何時需要實現目標?務必在您的 SMART 目標中指明目標日期或專案時間軸。

  • 例如:2022 財政年度上半年中的每一個工作日都在 Instagram 上發佈貼文。6 月 30 日前,確保每一則貼文同時附帶公司特定標記及產業流行標記,以利產生 1,000 個新的 Instagram 追蹤者。

建立 SMART 目標後該做什麼

是否在電子郵件、會議或試算表中追蹤目標?若是,您並不是唯一一個。根據 Asana 目標報告,53% 的企業會透過電子郵件追蹤其目標, 36% 會以試算表進行追蹤,而 31% 則會在面對面會議上進行追蹤。

追蹤目標的難點在於要找到一種將目標與團隊日常工作連結起來的方法。您已經花了很多時間來建立 SMART 目標,將它置於首要地位可以助您確實達成目標。在 Asana,我們認為目標應與人們進行的工作密切相關。您可以:

1. 與專案關係人和團隊成員分享您的 SMART 目標

在專案伊始,務必將 SMART 目標呈現給每一位參與工作的人員。處理專案交付項目時,您的 SMART 目標應作為整個團隊的指南,這樣您就能夠知道專案目標是否實現了。

最好的做法就是使用像 Asana 這樣的工作管理工具。如此,團隊就能擁有可在一處地方容納所有資訊的集中事實來源,從日常工作到專案目標盡收其中。與其讓目標隱藏於文件、辦公桌或其他難以尋找的地方,不如將其與日常工作連結,讓每個人都能更有動力、更專注,且能維持資訊同步。

2. 定期檢查進度

除了在專案開始時與團隊分享 SMART 目標以外,務必定期衡量進度是否朝目標發展。您不希望進行專案到最後卻發現錯失了目標。您努力設定明確、可衡量的目標是有原因的,因為它可以作為北極星,在必要時對專案進行適當調整。

定期檢查 SMART 目標的最佳方式是每週傳送專案狀態更新。若要醒目提示團隊所完成的重要工作、即將來臨的里程碑以及是否進展順利,狀態更新就是一種絕佳方式。

3. 評估是否成功

SMART 目標可讓目標設定流程清楚明晰,這樣您可以準確衡量是否已經實現專案目標。如果實現了,那就是時候慶祝一番了!即便沒有實現,擁有如此明確的目標,而且進行定期檢查,也能幫助您很好地確定出問題所在,以及下次可改善的地方。

請記住,沒有達成目標不表示專案完全失敗。您可能有目的地設定了一個延伸目標來挑戰自我或團隊。即便沒有設定延伸目標,更重要的是要冷靜評估沒有實現目標的原因,而不是假裝沒有這回事。這樣,您就可以從錯誤中吸取教訓,在下次設定 SMART 目標時加以參考。

設定更明智的目標

SMART 目標能夠讓目標設定與專案管理變的清楚明晰,從而協助團隊獲致成功。當團隊能夠清晰掌握且方向一致時,也能更加動力十足,知道需要優先進行哪些工作。

若要深入瞭解如何讓團隊維持連結,請閱讀專案管理的優勢一文

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