專案時間軸範本：以 7 個步驟輕鬆建立專案時間軸

需要管理專案卻不知從何著手？擺脫試算表和毫無條理的待辦清單，改用專案時間軸範本來規劃工作，正是專案管理的好處之一。時間軸能將計劃中的各個階段串聯起來，一目瞭然。然而，若缺少合適的工具，建立專案時間軸往往既耗時又容易出錯。

無論職稱、行業或部門為何，以下提供一個完整的專案時間軸範例，以 7 個步驟帶您瞭解建立方法。按照這些步驟操作，就能掌握全局並建立自己的專案時間軸範本。

什麼是專案時間軸範本

專案時間軸範本是一種預先設計的視覺化架構，用來呈現專案中每項任務的開始與結束日期、執行順序以及任務之間的相依性。透過時間軸範本，團隊無需從空白頁面開始，即可快速建立清晰的專案排程，減少重複作業並降低遺漏風險。它也是繪製專案藍圖時不可或缺的起點。

與靜態的試算表不同，專案時間軸範本支援即時調整：當截止日期變動或新增任務時，整體排程會隨之更新，確保所有專案關係人都能看到最新狀態。

1. 建立專案簡介

每一個專案都應以專案簡介作為起點，確保所有專案關係人與計劃保持一致。專案簡介相當於藍圖，用於說明整個專案的目的、目標、里程碑和願景。以下是簡介中應回答的幾個核心問題：

• 專案的內部和外部目標是什麼？

• 哪些內部和外部專案關係人參與其中？各自的角色為何？

• 專案的時間範圍是？

• 專案的關鍵里程碑為何？

以客戶答謝宴會為例，假設目標是儘可能組織妥善、富有成效且高效率地規劃這場活動。透過撰寫活動簡介，可以針對上述四個問題釐清方向：

2. 列出待辦事項

建立成功的專案時間軸，第一步是列出從啟動到完成目標之間所需的一切事項，無論是報告還是活動都應俱全。此階段應思慮周全、鉅細靡遺，確保清單涵蓋所有讓專案按時、按預算完成的任務。

此時還無需擔心步驟的順序或完成時間，稍後會處理這些細節。

以客戶答謝宴會為例，細目可能如下：

• 撰寫活動計劃

• 確定預算

• 確認活動場所

• 選擇外燴服務

• 選擇活動主題

• 為活動設計創意構思

• 設定請柬回覆頁面

• 傳送邀請

• 宣傳活動

• 訂購小禮品

• 測試音訊 / 視訊

• 定案簡報

• 準備所有活動宣傳資料和小禮品

• 事件日期核對清單

對於較長或較複雜的步驟，可以將之分解為較小型、易於整理的子任務。這不僅有助於理解每一步驟的實際範圍，也能確保不會遺忘細節，讓管理更為順暢。

以「選擇外燴服務」為例，可將這一步驟拆解為易於處理的片段：

• 建立一份候選外燴服務商清單

• 取得每一位外燴服務商的報價

• 比較報價和餐單

• 挑出上選

• 選擇外燴服務

• 確定合約

3. 評估每個步驟需要的時間

擁有完整的步驟清單後，需要為每一個步驟分配合理的時間。此時的關鍵在於取得平衡：既給予團隊充足的時間完成任務，又維持整體時間範圍不失控。瞭解每項任務所需時間後，就能妥善安排排程，建立出專案藍圖。善用專案估算方法，能幫助團隊更準確地預估時程。

繼續以客戶答謝活動為例，為「選擇外燴服務」及其子任務預估所需時間：

選擇外燴服務 (9 週)

• 建立一份候選外燴服務商清單 (1 週)

• 取得每一位外燴服務商的報價 (3 週)

• 比較報價和餐單 (1 週)

• 挑出上選 (2 週)

• 選擇外燴服務 (1 週)

• 確定合約 (1 週)

依據這項時間規劃，選擇外燴服務公司的流程總計需要 9 週。運用倒向執行的方法，可以確定何時需要啟動特定步驟，並在專案時間軸上填入確切日期。

4. 指明相依性

執行專案時，某些步驟可以同時進行，尤其當重複任務由不同隊友負責的時候。但也有一些步驟必須在另一個步驟結束後才能開始。例如，選擇外燴服務商後才能訂購食物。這正是時間軸不可或缺的原因之一：視覺化呈現每一個步驟、步驟之間的重疊情況，以及每一個步驟所需花費的時間，都有助於維持專案進度。

此時也應確定每一步驟的責任人。儘早為專案中的每一部分指派責任人，有助於發現並調整時間或資源方面的衝突，避免日後出現意外和延誤。在第 6 步中，會說明向相關人員分享專案時間軸、明確職責的方法。

在活動範例中，其中一項任務是送出邀請。儘管這一步驟看似簡單，在送出邀請前仍需先完成幾件事：邀請函須經過精心設計，而在選出活動主題之前無法設計邀請函。某一任務需在另一個任務開始前完成，例如：

• 活動主題 (活動策劃團隊)

• 設計構思 (Linda)

• 選擇設計 (活動策劃團隊)

• 建立邀請函 (Linda)

• 傳送邀請函 (Tara)

花時間安排每一個任務的相依性和順序非常值得，搭配關鍵路徑法更能精準識別影響專案工期的核心任務，因為很快就能看到專案各片段彙整後的完整樣貌。同樣重要的是決定事項的執行者：誰負責確定活動主題？誰負責設計邀請函？儘早解決這些問題，可以避免衝突或小問題在後期浮現。

幸運的是，邀請流程和外燴廠商選擇可以同時進行 (這一點可在專案時間軸中清楚看到)。

5. 建立您的時間軸

此時，專案時間軸可能呈現的樣子已開始在腦海成形。與其只在心中描繪這張圖像 (以及所有任務和截止日期)，不如在螢幕上將其具體呈現。第一直覺可能是開啟 Excel 試算表或 PowerPoint 檔案，但這兩者的設計初衷並非規劃或管理專案，使用時容易遇到麻煩。選擇更合適的工具，能省下大量修正時間。

Asana 就是專為建立並管理專案時間軸而設計的專案管理工具。使用 Asana 不僅省去合併儲存格和手動建立公式的麻煩，還能在專案啟動後持續管理時間軸。透過專屬工具，可以隨著工作開展輕鬆調整時間軸，並為專案關係人即時提供變更和進度的更新。

使用合適的工具，時間軸便能與所有相關工作結合，始終保持最新狀態。專案進展順利還是脫序失控，往往就取決於此。

在 Asana 中建立時間軸的方法

使用 Asana 時間軸功能建立專屬的專案排程：

1. 在清單中輸入所有專案步驟，作為任務

2. 為每一個任務新增開始和結束日期

3. 為每一個任務新增任務所有者

4. 畫出任務之間的相依性

5. 點選「時間軸」檢視，即可看到清單轉換為可視化時間軸

• 提示： 若已經在試算表中建立好計劃，可以使用 CSV 匯入工具整合將其快速匯入至 Asana 中。

協助您開始使用的專案時間軸範本

快速設定專案時間軸最輕鬆的方式，就是利用專案範本開始。Asana 提供多款免費專案時間軸範本，無需從零開始，即可立即套用。每一個範本都以清單檢視開始，點選「時間軸」標籤即可轉換為可編輯專案時間軸範本：

• 產品行銷發佈範本

• 活動策劃範本

• 產品藍圖範本

• 一般專案計劃範本

這些專案時間軸範例涵蓋行銷、工程到跨部門協作等常見情境，可依據業務需求自由調整。

6. 與專案關係人分享

還記得在流程一開始就於簡介中列出了所有專案關係人嗎？建立好時間軸後，與每一位參與者分享至關重要。當專案關係人看到清晰的規劃時，對整體進度的信心會大幅提升。參與流程越輕鬆，協作效率也會越高。

使用專案管理工具建立時間軸時，分享變得既便捷又流暢。無需各種電子郵件和一堆文件，專案關係人也能立即掌握人、事、時。

以客戶答謝活動為例，除了直接責任人，還應將時間軸分享給參與整個專案的每一個人。如此一來，所有人隨時都可追蹤參與的部分及其相依性，無需額外索取資訊。

7. 管理執行狀況並隨情勢進行調整

執行過任何專案的人都知道，計劃總趕不上變化。然而，若做好因應準備，處理變化就不會那麼困難。時間軸不僅是規劃的絕佳工具，還能在延宕或變動無可避免地發生時，協助迅速調整。

任意改動任務，不見得會導致整個專案中斷。若專案有一部分延遲了，身為專案所有者能清楚掌握這對其餘部分帶來的衝擊，進而據此調整一切事務，使整個專案仍繼續向前推展。

根據 PMI 報導，專案若出現變動，可在特定步驟加以管控，然而一旦改變已成定局，就該更新時間軸了。由於計劃變動時，時間軸會很快失去時效性，因此仰賴專案管理工具 (而非電子郵件或試算表) 至關重要。身為專案所有者，有責任向所有專案關係人說明時間軸是唯一的事實來源，並確保該來源隨時獲得更新。

• 立即採取行動。 一旦變化已確定，就應立刻更新時間軸，反映出該項變化。

• 通知專案關係人。 受專案時間軸變化所影響的所有人，均應瞭解變化帶來的衝擊，並能透過視覺化的資料查看時間軸上的變化。

• 判斷影響。 更新時間軸後，即可瞭解是否有哪些時段過於緊密、哪些專案關係人手上的任務過多。是否可改動某項任務以確保有更多時間完成？有沒有其他人能接手該項職責，或盡一臂之力？

回到活動情境範例：假設已選定一家外燴服務商辦理客戶感恩晚餐會，但在即將簽訂合約之際，外燴公司來電表示重複接單，必須找到新的外燴公司。

透過時間軸，可以輕易調整任何任務的截止日期，以及將受此變動影響的團隊成員的排程。正向思考這項挑戰：既然已經歷經任務初期的各項事務，並從時間軸反映的內容看到變化，儘管問題令人沮喪，仍能更強烈地感受一切都在掌控中，因為時間軸讓計劃有條理且始終保持進展。

專案時間軸的常見問題

瞭解如何建立有條理的專案時間軸，代表在掌握這個強大工具上已跨出重要的一步。以下是幾個關於專案時間軸的常見問題及答案。

有自信地建立下一個專案時間軸

有了專案計劃還不夠，專案計劃與專案時程表的差異同樣值得關注。擬定時間軸是規劃階段的關鍵環節，能讓專案管理更有效率。將這 7 個步驟應用於所有專案時間軸範本的建立流程，就能始終專注於任務、減少壓力，並依據業務需求靈活調整。

若要更進一步發揮專案時間軸的功能，請用 Asana 建立下一個時間軸。